Question 1

Comment fonctionne l'essai gratuit ?

Accepted Answer

Vous créez l'espace de votre entreprise et vous utilisez Cloketa gratuitement pendant 14 jours, avec toutes les fonctionnalités incluses dans les formules. Il n'y a ni carte bancaire à fournir ni engagement à prendre. L'essai commence à la création de votre Espace Entreprise. Pendant 14 jours, vous pouvez inviter vos travailleurs, configurer vos horaires et tester le pointage en conditions réelles. Vous choisissez une formule si l'outil vous convient. Sinon, vous ne faites rien : aucun paiement n'est prélevé. Pendant l'essai, le service est fourni en l'état, sans objectif de disponibilité ni support garanti. Le reste du contrat s'applique déjà, notamment l'accord de traitement des données (Annexe 1).

Question 2

Combien de temps dure l'essai ?

Accepted Answer

14 jours à compter de la création de votre Espace Entreprise. Le décompte commence le jour où vous créez l'espace de votre entreprise, et non le jour où vos travailleurs commencent à pointer. Pour en tirer le meilleur parti, préparez avant de commencer vos horaires habituels et la liste de vos travailleurs : la checklist du Diagnostic 2027 peut vous y aider.

Question 3

Faut-il une carte bancaire pour essayer Cloketa ?

Accepted Answer

Non. L'essai se lance sans carte bancaire et sans engagement. Vos coordonnées de paiement ne vous sont demandées que si vous décidez de souscrire une formule, mensuelle ou annuelle. Le paiement passe alors par notre prestataire Stripe.

Question 4

Le support est-il disponible pendant l'essai ?

Accepted Answer

Le propriétaire et les administrateurs de votre espace peuvent créer un ticket depuis le Centre d'aide pendant l'essai, mais sans garantie de réponse ni de délai. Pendant l'essai, le service est fourni en l'état, sans objectif de disponibilité ni support garanti (art. 9.2). Nous répondons en pratique aux questions du propriétaire et des administrateurs via le Centre d'aide de l'application (icône « ? », bouton « Créer un ticket »), les jours ouvrables de 9 h à 17 h, dans la mesure de nos disponibilités. Si vous voulez être accompagné dès le départ, la formule facultative Cloketa Start , commandable pendant l'essai, comprend la configuration de votre espace et un traitement prioritaire de votre ticket.

Question 5

Que se passe-t-il à la fin de l'essai si je ne souscris pas ?

Accepted Answer

Votre espace passe 30 jours en accès restreint (consultation et exports). Si vous souscrivez pendant ces 30 jours, vous retrouvez tout. Sinon, vos données sont supprimées. À la fin des 14 jours sans souscription, Cloketa passe en accès restreint : le pointage n'est plus possible, mais vous pouvez encore consulter et exporter vos données. Pendant 30 jours, vous pouvez récupérer vos données, par exemple avec les rapports ou l'export complet. Un rappel vous est envoyé 7 jours avant la suppression. Si vous souscrivez un abonnement pendant ces 30 jours, l'espace retrouve un accès complet, avec toutes ses données. Au-delà, les données sont supprimées de l'environnement de production, puis des sauvegardes à la fin de leur cycle de rotation.

Question 6

Puis-je refaire un essai pour la même entreprise ?

Accepted Answer

Oui. Chaque nouvel espace entreprise bénéficie de 14 jours d'essai gratuit, même si votre numéro d'entreprise a déjà été utilisé. C'est utile, par exemple, pour recommencer avec une configuration propre ou pour garder un espace de test à côté de votre espace réel. Chaque espace est indépendant : les données de l'un ne passent pas dans l'autre. Nous pouvons limiter des essais répétés en cas d'abus (art. 9.3).

Question 7

Qui peut créer l'espace de l'entreprise dans Cloketa ?

Accepted Answer

L'employeur, c'est-à-dire une personne habilitée à engager l'entreprise : gérant, administrateur ou mandataire. En créant l'espace, vous acceptez le contrat au nom de l'entreprise. Vous déclarez donc être légalement habilité à l'engager. Si ce n'est pas le cas, vous vous portez fort de la ratification du contrat par l'entreprise et vous répondez personnellement de ses obligations jusqu'à cette ratification (art. 3.2). L'utilisation du service ou le paiement d'une facture vaut ratification. Votre fiduciaire ou votre secrétariat social ne peut pas créer l'espace à votre place. Vous pouvez en revanche l'inviter ensuite comme utilisateur.

Question 8

Pourquoi Cloketa me demande-t-il mon numéro d'entreprise (BCE) ?

Accepted Answer

Pour identifier votre entreprise et préremplir ses coordonnées depuis la Banque-Carrefour des Entreprises. Vous vérifiez ces données et les corrigez si nécessaire. Cloketa est réservé aux entreprises. Le numéro d'entreprise permet de préremplir la dénomination et l'adresse de votre entreprise, et sert à la facturation. Les informations reprises de la BCE restent sous votre responsabilité : vérifiez-les avant de valider (art. 3.3).

Question 9

Cloketa est-il accessible à un indépendant sans personnel ou à un particulier ?

Accepted Answer

Cloketa est conçu pour les entreprises qui occupent du personnel. Un indépendant sans personnel peut l'utiliser, mais il n'a pas d'obligation d'enregistrement du temps. Cloketa n'est pas destiné aux particuliers. Le contrat est conclu entre entreprises : les règles de protection des consommateurs ne s'appliquent pas. Un particulier qui emploie du personnel domestique n'agit pas à titre professionnel et n'entre pas dans le public visé. Un indépendant qui s'inscrit occupe lui-même une place s'il pointe : il entre alors dans la formule Micro.

Question 10

Comment accepte-t-on le contrat ? Puis-je en obtenir une copie ?

Accepted Answer

Le contrat s'accepte en ligne, à la création de votre espace, en cochant une case. Vous recevez une copie PDF de la version acceptée et elle reste téléchargeable dans les paramètres de votre entreprise. Au moment de l'acceptation, nous enregistrons le compte qui accepte, la date et l'heure, la version des conditions, son empreinte numérique, l'adresse IP et l'identifiant de votre espace. Ces enregistrements servent de preuve de l'acceptation. Toutes les versions que vous avez acceptées restent consultables dans le service. Les conditions générales sont consultables à tout moment avant de vous engager.

Question 11

Qu'est-ce que Cloketa Start ?

Accepted Answer

Un accompagnement facultatif au démarrage, à 99 € HTVA. Nous configurons votre espace à partir de vos horaires et de la liste de vos travailleurs, puis nous vous présentons l'interface lors d'un appel court. Vous commandez Cloketa Start depuis l'application, seul ou avec votre abonnement. C'est possible pendant l'essai, qui est conservé. Un ticket « Cloketa Start » est alors ouvert. Dans ce ticket, vous nous transmettez vos horaires habituels et la liste de vos travailleurs. Nous configurons votre espace pour vous. Lors d'un appel court, nous vous montrons l'interface et les gestes du quotidien. Pendant les 7 jours qui suivent, votre ticket est traité en priorité. Priorité ne veut pas dire délai garanti. Cloketa Start est facturé en plus de l'abonnement, en paiement unique. C'est une prestation de moyens, limitée à ce contenu (art. 10.4). Il ne comprend pas de conseil juridique, social ou de paie.

Question 12

Cloketa Start est-il obligatoire ?

Accepted Answer

Non. La plupart des petites équipes peuvent configurer Cloketa seules. Cloketa Start est utile si vous préférez nous confier la mise en place.

Lire la réponse complète → : Cloketa Start est-il obligatoire ?

Question 13

Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?

Accepted Answer

En 15 minutes, vous créez votre espace, ajoutez un lieu de travail, définissez un horaire et invitez vos premiers travailleurs. Les étapes sont les suivantes : Créez votre entreprise : les données BCE sont préremplies. Ajoutez un lieu de travail. Définissez un horaire et choisissez, pour chaque travailleur, le pointage réel ou l'horaire automatique. Invitez vos premiers travailleurs : ils reçoivent un e-mail avec le bouton « Accepter l'invitation ». Si vous préférez nous confier cette mise en place, voyez Cloketa Start . Avant la mise en service, prévoyez aussi d'informer votre personnel (voir « Que dois-je faire avant de lancer Cloketa ? » ).

Question 14

Faut-il installer quelque chose pour démarrer ?

Accepted Answer

Non. Cloketa fonctionne dans un navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone. Il peut aussi être ajouté à l'écran d'accueil comme une application (PWA), sans passer par un store. Il suffit d'un navigateur récent et d'une connexion internet. Sur téléphone, le navigateur propose d'« ajouter à l'écran d'accueil » ou d'« installer » Cloketa, qui s'ouvre alors comme une application. Pour un appareil partagé, vous pouvez configurer une borne de pointage où chaque travailleur pointe en scannant son QR personnel (ou en saisissant son matricule), puis en tapant son code PIN à 6 chiffres. Voir aussi « Sur quels appareils fonctionne Cloketa ? » .

Question 15

Comment inviter mes travailleurs ?

Accepted Answer

Le propriétaire, un administrateur ou un RH ajoute chaque travailleur depuis l'écran Équipe, avec son adresse e-mail, son rôle, son matricule et, le cas échéant, son temps partiel. Le travailleur reçoit un e-mail « Invitation à rejoindre [votre entreprise] sur Cloketa », avec le bouton « Accepter l'invitation ». Le lien d'invitation est valable un mois. S'il a expiré, renvoyez l'invitation : un nouveau lien, valable un mois lui aussi, est envoyé. L'e-mail d'invitation est rédigé dans la langue de votre entreprise. À sa première connexion, chaque utilisateur accepte les conditions d'utilisation qui lui sont propres (Annexe 3) et reçoit l'information sur la protection des données. Ces conditions ne lui coûtent rien et ne modifient pas son contrat de travail. L'e-mail d'invitation contient un lien vers l' aide pour les travailleurs . Un travailleur invité compte comme travailleur actif pour le calcul du prix. Pour une personne sans adresse e-mail, voir « Peut-on ajouter un travailleur sans adresse e-mail ? » .

Question 16

Peut-on ajouter un travailleur sans adresse e-mail ?

Accepted Answer

Oui. Vous pouvez créer un travailleur sans adresse e-mail : il pointe uniquement sur une borne de pointage, avec son QR personnel (ou son matricule) et son code PIN, et ne se connecte jamais à un compte. Son rôle est forcément celui de travailleur, et il pointe toujours (pas d'horaire automatique). Comme il ne se connecte jamais, il ne peut pas accepter les conditions d'utilisation à l'écran : remettez-lui ces conditions en PDF, c'est à vous de le faire. Cloketa vous le rappelle sur l'écran Équipe, avec un lien pour télécharger le PDF. Vous lui remettez aussi son QR code et son PIN, strictement personnels : vous pouvez les afficher ou les imprimer depuis sa fiche. Sur la borne, il scanne son QR personnel (ou saisit son matricule), puis tape son PIN à 6 chiffres. La validation mensuelle du relevé demande un compte personnel : il n'y a donc pas accès. Vous pouvez lui remettre son relevé en PDF. Il compte comme travailleur actif pour le calcul du prix.

Question 17

Mes étudiants doivent-ils installer une application ?

Accepted Answer

Non. Ils ouvrent un lien dans leur navigateur et peuvent ajouter Cloketa à l'écran d'accueil de leur téléphone. Ils peuvent aussi pointer sur votre borne de pointage avec leur QR code (ou leur matricule) et leur code PIN.

Lire la réponse complète → : Mes étudiants doivent-ils installer une application ?

Question 18

Un extra sans adresse e-mail peut-il pointer ?

Accepted Answer

Oui. Créez-le comme travailleur sans compte : il pointe uniquement à la borne de pointage avec son QR code (ou son matricule) et son code PIN, sans jamais se connecter. Comme il ne voit pas les conditions d'utilisation à l'écran, remettez-les-lui en PDF. Cloketa vous le rappelle sur l'écran Équipe.

Lire la réponse complète → : Un extra sans adresse e-mail peut-il pointer ?

Question 19

Comment le prix de Cloketa est-il calculé ?

Accepted Answer

Un prix par entreprise, selon le nombre de travailleurs actifs : Micro (1 à 3), Small (4 à 10), Team (11 à 15). Au-delà de 15, nous établissons un devis (Enterprise). Formule Travailleurs actifs Annuel Mensuel Micro 1–3 79 € HTVA / an 7,90 € HTVA / mois Small 4–10 199 € HTVA / an 19,90 € HTVA / mois Team 11–15 299 € HTVA / an 29,90 € HTVA / mois Enterprise 16&#43; sur devis — Les prix sont exprimés en euros, hors TVA.

Question 20

Qu'est-ce qu'un « travailleur actif » ?

Accepted Answer

Toute personne active ou invitée qui occupe une place dans votre espace et peut utiliser le service. C'est l'unité de calcul du prix. Un travailleur invité compte, même s'il n'a pas encore activé son accès. Un travailleur désactivé, par exemple après la fin de son contrat, ne compte plus. Le statut n'a pas d'importance : employé, ouvrier, étudiant, intérimaire ou flexi-job, toute personne dont vous enregistrez le temps est un travailleur au sens du contrat.

Question 21

Le propriétaire, les administrateurs, les RH et les managers comptent-ils dans le prix ?

Accepted Answer

Non, sauf s'ils pointent eux-mêmes et sont donc aussi des travailleurs actifs. Le nombre de propriétaires, d'administrateurs, de RH et de managers n'influence pas le prix. Un gérant qui ne fait que gérer ou consulter les données ne compte pas. Un manager dont le temps est lui-même enregistré dans Cloketa compte comme travailleur actif.

Question 22

Un travailleur invité mais qui ne s'est pas encore connecté est-il compté ?

Accepted Answer

Oui. Dès qu'il est invité, il occupe une place dans votre espace. Si une invitation n'est plus utile, retirez-la ou désactivez la personne pour libérer sa place (voir « Comment désactiver un travailleur ? » ). Pensez-y si vous êtes proche de la limite de votre formule.

Question 23

Quelles fonctionnalités sont incluses dans chaque formule ?

Accepted Answer

Micro, Small et Team donnent accès aux mêmes fonctionnalités : seul le nombre de travailleurs actifs change. Les bornes de pointage partagées, les équipes et la gestion des congés sont incluses dans l'offre Enterprise et disponibles en option dans les autres formules, à activer depuis l'application : 4,90 € HTVA par borne active et par mois pour les bornes, 0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois pour les équipes comme pour les congés. Toutes les formules comprennent : le pointage (navigateur, PWA, QR personnel et code PIN) ; les horaires automatiques et les pauses ; les horaires coupés et le travail de nuit ; les corrections traçables et les présences en direct ; les rapports, les exports CSV et PDF, l'export paie et le dossier d'inspection ; la validation mensuelle par les travailleurs, la clôture du mois et les archives mensuelles ; les rôles (propriétaire, administrateur, manager, travailleur) ; les clés API et les webhooks ; la gestion de plusieurs entreprises ; la sécurité (MFA, passkeys). Inclus dans l'offre Enterprise, disponible en option dans les autres formules : les bornes de pointage partagées (4,90 € HTVA par borne active et par mois) ; les équipes, les sous-équipes et leurs managers, l'organigramme (0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois) ; la gestion des congés (0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois). Le propriétaire ou un administrateur active une option dans Entreprise › Options, gratuitement pendant l'essai. Voir « Combien coûtent les options et comment les activer ? » . Cloketa est un service standard, identique pour tous les clients. Nous ne développons pas de fonctionnalités sur mesure, sauf accord écrit particulier.

Question 24

Combien coûtent les options et comment les activer ?

Accepted Answer

Bornes de pointage partagées : 4,90 € HTVA par borne active et par mois. Équipes et managers, gestion des congés : 0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois, pour chaque option. Incluses dans Enterprise, elles s'activent depuis l'application dans les autres formules, gratuitement pendant l'essai. Option Mensuel Annuel Bornes de pointage partagées 4,90 € HTVA par borne active 49 € HTVA par borne active Équipes et managers 0,50 € HTVA par travailleur actif 5 € HTVA par travailleur actif Gestion des congés 0,50 € HTVA par travailleur actif 5 € HTVA par travailleur actif Activation : le propriétaire ou un administrateur active ou désactive une option dans Entreprise › Options. Le prix et le montant du jour s'affichent avant de confirmer. Essai : les options sont gratuites pendant les 14 jours d'essai, puis ajoutées à l'abonnement lors de la souscription. Facturation : une option suit la périodicité de la formule (mensuelle ou annuelle) et apparaît sur sa propre ligne de facture. Activée en cours de période, elle est facturée au prorata. Le nombre de bornes actives et de travailleurs actifs est relevé chaque jour : une hausse est facturée au prorata sur la facture suivante, une baisse s'applique au renouvellement, sans remboursement. Désactivation : l'option reste utilisable jusqu'à la fin de la période payée. Les données (bornes, équipes, soldes et demandes de congé) sont conservées et réapparaissent si vous la réactivez. Enterprise : les trois options sont incluses. Réductions : les codes promo et la réduction de parrainage s'appliquent aussi aux options.

Question 25

Que se passe-t-il si mon équipe dépasse la limite de ma formule ?

Accepted Answer

Vous passez à la formule supérieure. Si vous ne le faites pas vous-même, nous vous prévenons, puis le changement est appliqué automatiquement 14 jours plus tard. La différence est facturée au prorata. Quand le nombre de travailleurs actifs dépasse votre formule, par exemple un 4e travailleur en Micro, l'ajout est accepté et le propriétaire et les administrateurs sont prévenus par e-mail. Vous disposez de 14 jours pour régulariser : changer de formule ou libérer des places. Sans régularisation, nous pouvons vous faire passer d'office à la formule supérieure. La différence de prix est facturée au prorata de la période en cours.

Question 26

Puis-je passer à une formule inférieure ?

Accepted Answer

Oui. Le changement prend effet à votre prochaine échéance, sans remboursement de la période en cours. Si votre équipe diminue, vous pouvez choisir une formule inférieure. Vous gardez la formule actuelle jusqu'à la fin de la période déjà payée, mensuelle ou annuelle. Le nouveau prix s'applique au renouvellement. Vérifiez que votre nombre de travailleurs actifs tient dans la nouvelle formule.

Question 27

Mensuel ou annuel : quelle différence ?

Accepted Answer

L'annuel revient à deux mois offerts par rapport au mensuel, en échange d'un engagement d'un an. Le mensuel reste résiliable à chaque fin de mois, sans indemnité. Annuel : par exemple 79 € HTVA au lieu de 12 × 7,90 € HTVA &#61; 94,80 € HTVA pour Micro. Si vous arrêtez avant la fin de l'année, les montants de l'année en cours restent dus (voir « Puis-je arrêter avant la fin de mon année ? » ). Mensuel : plus souple. Vous pouvez arrêter à chaque échéance, et une résiliation anticipée n'entraîne aucune indemnité. Dans les deux cas, l'abonnement est payé d'avance et se renouvelle automatiquement.

Question 28

Les prix sont-ils indiqués hors TVA ?

Accepted Answer

Oui. Tous nos prix sont exprimés en euros, hors TVA et hors autres taxes, qui s'ajoutent. La TVA est appliquée sur la facture selon les règles en vigueur pour votre entreprise.

Question 29

Quels moyens de paiement acceptez-vous ?

Accepted Answer

Carte bancaire, Apple Pay, Google Pay, Bancontact, domiciliation SEPA et virement bancaire, traités par Stripe. Le paiement se fait d'avance pour chaque période. Vous choisissez le moyen de paiement au moment de souscrire, sur la page de paiement sécurisée de Stripe. Avec une carte, Apple Pay, Google Pay ou une domiciliation SEPA, les paiements suivants se font automatiquement à chaque échéance, mensuelle ou annuelle. Avec un virement, vous recevez les coordonnées bancaires sur la facture ; l'abonnement est confirmé à la réception du paiement. Cloketa ne voit ni ne stocke aucune donnée de paiement : seuls les identifiants techniques de Stripe (client, abonnement) sont conservés. Vous changez de moyen de paiement depuis la tuile « Abonnement » → « Gérer dans Stripe ».

Question 30

Qui gère l'abonnement et la facturation ?

Accepted Answer

Le propriétaire et les administrateurs. Ils peuvent souscrire, changer de formule, résilier et ouvrir le portail Stripe (tuile « Abonnement » → « Gérer dans Stripe ») pour gérer la carte de paiement et retrouver les factures. Les e-mails liés à la facturation (fin de l'essai, paiement échoué, etc.) sont envoyés au propriétaire. Les RH, les managers et les travailleurs n'ont pas accès à l'abonnement. Les actions faites dans l'abonnement par le propriétaire ou un administrateur engagent votre entreprise.

Question 31

Comment recevrai-je mes factures ? Via Peppol ?

Accepted Answer

Les factures sont électroniques. Lorsque les règles belges de facturation électronique l'imposent, elles sont envoyées via le réseau Peppol. Tenez vos données de facturation à jour dans votre espace : dénomination, numéro d'entreprise, adresse, e-mail de facturation. Une erreur dans ces données peut retarder la réception de vos factures. Vous retrouvez et téléchargez vos factures depuis la tuile « Abonnement » → « Gérer dans Stripe », qui ouvre le portail client Stripe.

Question 32

Quel est le délai de paiement ? Comment contester une facture ?

Accepted Answer

Sauf mention contraire, une facture est payable au plus tard 14 jours après sa date. Une contestation doit être envoyée par écrit et motivée dans les 15 jours de la facture.

Lire la réponse complète → : Quel est le délai de paiement ? Comment contester une facture ?

Question 33

Que se passe-t-il si je paie en retard ? Mes travailleurs peuvent-ils encore pointer ?

Accepted Answer

Oui, pendant un temps. Après un rappel resté sans paiement 7 jours, les fonctions d'administration peuvent être suspendues. Le pointage et l'export restent disponibles 30 jours de plus. À l'échéance impayée, nous vous envoyons un rappel. Sans paiement dans les 7 jours qui suivent, nous pouvons suspendre les fonctions d'administration de votre espace. Pour ne pas priver vos travailleurs de leur outil, le pointage et l'export restent disponibles pendant 30 jours après cette suspension. Sans régularisation, l'ensemble du service peut être suspendu et le contrat résilié. Un montant impayé produit des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire de recouvrement, selon la loi du 2 août 2002. La suspension ne suspend pas les montants dus.

Question 34

Les prix peuvent-ils augmenter ? Avec quel préavis ?

Accepted Answer

Oui, pour une raison valable (coûts, indice santé, fonctionnalités, cadre légal). Vous êtes prévenu au moins 60 jours avant pour l'annuel, 30 jours pour le mensuel. Le nouveau prix ne s'applique qu'à la prochaine échéance. La notification vous est envoyée sur un support durable, par exemple par e-mail. Si vous n'acceptez pas l'augmentation, vous pouvez mettre fin au contrat sans frais, avec effet à la date d'entrée en vigueur du nouveau prix. Sans réaction de votre part, le nouveau prix est réputé accepté.

Question 35

Avez-vous une formule pour plus de 15 travailleurs ?

Accepted Answer

Oui, la formule Enterprise, à partir de 16 travailleurs actifs : conditions et facturation sur devis. Les conditions de la formule Enterprise sont précisées dans une offre personnalisée, qui peut couvrir plusieurs entités juridiques. Pour la demander, utilisez le bouton Demander un devis en indiquant la taille de votre équipe et votre organisation (sites, horaires, nombre d'entreprises).

Question 36

Je gère plusieurs entreprises : faut-il un abonnement par entreprise ?

Accepted Answer

Oui. Le prix est fixé par Espace Entreprise, selon ses propres travailleurs actifs. Vous pouvez en revanche tout gérer avec un seul compte personnel. Chaque entreprise dispose de son espace cloisonné, avec ses travailleurs, ses rôles, ses matricules et sa formule. Une même personne, par exemple un gérant de deux sociétés ou un travailleur partagé entre deux employeurs, utilise un seul compte pour passer d'un espace à l'autre. Ses données restent séparées dans chaque entreprise.

Question 37

Que se passe-t-il quand j'ajoute un travailleur en cours d'année ?

Accepted Answer

Tant que vous restez dans la limite de votre formule, rien ne change. Si l'ajout dépasse votre formule, il est accepté : vous êtes prévenu par e-mail et, sans régularisation, la formule supérieure s'applique après 14 jours, au prorata.

Lire la réponse complète → : Que se passe-t-il quand j'ajoute un travailleur en cours d'année ?

Question 38

Les redevances payées sont-elles remboursables ?

Accepted Answer

En principe, non. Il existe des exceptions prévues par le contrat, avec un remboursement au prorata de la période non fournie. Un remboursement au prorata est prévu notamment : en cas de défaillance grave de disponibilité (art. 14.5) ; en cas de force majeure de plus de 60 jours (art. 23.3) ; si vous résiliez à la suite d'une modification substantielle du service, du contrat ou du cadre légal (art. 25.3) ; en cas de manquement grave de notre part non corrigé (art. 25.4) ; si Cloketa cesse d'être fourni (art. 28) ; si vous vous opposez à un nouveau sous-traitant pour un motif lié à la protection des données (Annexe 1, point 5.3). En dehors de ces cas, et sauf disposition légale impérative, les montants payés restent acquis.

Question 39

Comment fonctionne le parrainage ?

Accepted Answer

Invitez une autre entreprise depuis l'écran « Parrainage » : elle reçoit -20 % sur sa première facture et, 30 jours après son premier paiement, vous recevez un crédit d'un mois d'abonnement. Le propriétaire et les administrateurs de l'espace partagent leur lien personnel ou envoient une invitation par e-mail depuis Cloketa. Le lien est valable 90 jours ; si l'entreprise a reçu plusieurs invitations, la première utilisée compte. Votre crédit vaut un mois HTVA de l'abonnement choisi par l'entreprise parrainée, plafonné à un mois HTVA de votre propre abonnement. Il est versé 30 jours après sa première facture payée, si son abonnement est toujours actif et n'a pas été remboursé. Au maximum 12 parrainages récompensés par année civile ; les crédits se cumulent. L'écran « Parrainage » montre l'étape de chaque entreprise invitée : entreprise créée, essai, abonnement, première facture payée, crédit versé.

Question 40

Mon crédit de parrainage peut-il être remboursé ou payé ?

Accepted Answer

Non. Le crédit est un avoir déduit automatiquement de vos prochaines factures Cloketa ; il n'est jamais remboursé ni échangé contre de l'argent. Le crédit est imputé sur vos prochaines factures d'abonnement, jusqu'à épuisement. Il ne porte pas intérêt et ne peut pas être cédé à une autre entreprise. Le solde non utilisé est perdu lorsque votre contrat prend fin, quelle qu'en soit la raison, notamment si vous ne renouvelez pas votre abonnement. Les crédits déjà accordés restent utilisables tant que votre contrat est en vigueur, même si le programme change.

Question 41

Quand un parrainage ne donne-t-il pas de crédit ?

Accepted Answer

Quand l'entreprise invitée n'est pas une nouvelle cliente distincte de la vôtre, ou quand elle ne paie pas d'abonnement. Un parrainage n'est pas récompensé notamment si : l'entreprise invitée est la vôtre, a le même numéro d'entreprise, ou s'inscrit avec une adresse e-mail du même domaine que votre entreprise (hors messageries publiques) ; elle est déjà ou a déjà été cliente de Cloketa, ou a déjà été parrainée ; son essai se termine sans abonnement ; son premier paiement est remboursé ou son abonnement est arrêté pendant les 30 jours qui suivent ; vous avez déjà reçu 12 crédits de parrainage pendant l'année civile. La réduction de -20 % de l'entreprise parrainée n'est pas cumulable avec un autre code promotionnel.

Question 42

Un consultant indépendant doit-il figurer dans Cloketa ?

Accepted Answer

Non, l'enregistrement concerne vos travailleurs salariés. Vous pouvez l'ajouter si votre organisation le demande, mais il comptera comme travailleur actif.

Question 43

Faut-il payer en plus pour chaque magasin ?

Accepted Answer

Non. Le prix dépend du nombre de travailleurs actifs de l'entreprise. Vous créez autant de lieux de travail que nécessaire. Les bornes de pointage partagées sont incluses dans l'offre Enterprise et disponibles en option dans les autres formules, pour 4,90 € HTVA par borne active et par mois.

Lire la réponse complète → : Faut-il payer en plus pour chaque magasin ?

Question 44

Un extra qui ne vient qu'une soirée compte-t-il dans le prix ?

Accepted Answer

Il compte tant qu'il est actif ou invité dans votre espace. Mettez fin à son emploi quand il ne travaille plus pour vous (Équipe → sa fiche → « Mettre fin à l'emploi et désactiver l'accès ») : son accès est coupé, QR et PIN compris, et son historique est conservé.

Lire la réponse complète → : Un extra qui ne vient qu'une soirée compte-t-il dans le prix ?

Question 45

L'abonnement est-il renouvelé automatiquement ?

Accepted Answer

Oui. À chaque échéance, l'abonnement est reconduit pour une période de même durée (un mois ou un an), sauf si vous le résiliez avant. Le contrat court à partir du premier paiement, après l'essai. Pour une formule annuelle, nous vous rappelons l'échéance au moins 30 jours à l'avance, par e-mail ou sur un autre support durable.

Question 46

Comment résilier mon abonnement ?

Accepted Answer

Depuis l'application ou par écrit, avant l'échéance. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours, et vous gardez l'accès jusqu'à cette date. Le propriétaire ou un administrateur ouvre la tuile « Abonnement » → « Résilier ou changer de fournisseur ». La page propose d'abord « Télécharger l'export complet », puis le choix « À l'échéance » ou « De manière anticipée, à la date choisie », et enfin le bouton « Confirmer la résiliation ». Vous pouvez aussi nous écrire à info&#64;cloketa.eu. Pensez à exporter vos données : après la fin du contrat, vous disposez de 30 jours en lecture seule pour le faire (voir « Que deviennent mes données ? » ).

Question 47

Puis-je arrêter avant la fin de mon année ? Suis-je remboursé ?

Accepted Answer

Vous pouvez arrêter à tout moment, mais pour une formule annuelle, les montants de l'année en cours restent dus : il n'y a pas de remboursement. Pour une formule mensuelle, aucune indemnité n'est due. Conformément au règlement européen sur les données (Data Act), vous pouvez notifier à tout moment votre volonté de mettre fin au contrat, par exemple pour changer de fournisseur. La résiliation prend effet à la date que vous indiquez, au plus tard deux mois après la notification. Elle est suivie de la période de transition de 30 jours pour exporter vos données. En formule annuelle, les redevances de l'année en cours restent acquises à titre d'indemnité forfaitaire. C'est la contrepartie de l'engagement annuel, qui vous a fait bénéficier d'environ deux mois offerts.

Question 48

Puis-je résilier sans frais si Cloketa change ses conditions ou ses fonctionnalités ?

Accepted Answer

Oui, dans certains cas : quand une modification réduit de manière substantielle et défavorable une fonctionnalité essentielle, ou quand une modification du contrat réduit vos droits. Vous êtes remboursé au prorata. Fonctionnalité essentielle réduite : nous vous prévenons au moins 30 jours à l'avance, sauf urgence de sécurité ou obligation légale (art. 4.3). Modification du contrat qui réduit vos droits : elle vous est notifiée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur (art. 30.3). Si vous refusez la modification , vous pouvez résilier par écrit, sans frais, avec effet à la date de la modification ou au plus tard dans les 30 jours qui suivent. Les redevances payées d'avance pour la période non fournie vous sont remboursées au prorata. Modifications qui ne réduisent pas vos droits ou qui sont imposées par la loi : elles s'appliquent dès leur notification (art. 30.2).

Question 49

Et si la loi de 2027 impose quelque chose que Cloketa ne peut pas faire ?

Accepted Answer

Si Cloketa ne peut raisonnablement pas être adapté à une exigence légale essentielle, vous pouvez résilier sans frais et être remboursé au prorata. Nous suivons l'évolution de la réglementation et nous nous efforçons d'adapter Cloketa dans un délai raisonnable après la publication des textes définitifs. Nous ne pouvons pas garantir que le service couvrira toutes les exigences futures, sectorielles ou conventionnelles, ni à une date déterminée. Si l'adaptation n'est pas raisonnablement possible, chacune des parties peut mettre fin au contrat (art. 4.4 et 25.3).

Question 50

Que deviennent mes données après la fin du contrat ?

Accepted Answer

Pendant 30 jours, votre espace passe en lecture seule pour que vous puissiez exporter vos données. Ensuite, elles sont supprimées. Sur demande, nous vous confirmons la suppression par écrit. Transition de 30 jours calendrier : consultation et export, avec une assistance raisonnable de notre part, sans frais de changement de fournisseur. Suppression : à la fin de la transition, ou plus tôt sur demande écrite, les données sont supprimées de la production. Elles disparaissent des sauvegardes au terme de leur cycle de rotation (35 jours) et ne peuvent pas être restaurées entre-temps, sauf obligation légale. Votre responsabilité : faire vos exports avant la fin de la transition. Nous ne conservons pas vos données au-delà. Attention : Cloketa n'est pas un système d'archivage légal. Les documents que vous devez conserver pendant la durée légale doivent être exportés et gardés par vos soins.

Question 51

Comment changer de fournisseur ? Y a-t-il des frais ?

Accepted Answer

Aucuns frais de changement de fournisseur ni d'extraction de données. Vous pouvez exporter vos données à tout moment, dans un format structuré et lisible par machine. Pendant toute la durée du contrat, les rapports, les exports CSV et PDF, l'export complet, l'export paie, le dossier d'inspection (avec manifeste et contrôle d'intégrité) et les archives mensuelles vous permettent de récupérer vos données. L'export complet de l'entreprise (JSON &#43; CSV) se télécharge depuis la tuile « Abonnement » → « Résilier ou changer de fournisseur ». Les formats, les catégories de données exportables et la procédure sont décrits sur notre page Changement de fournisseur (nouvelle fenêtre) . Une assistance allant au-delà des exports standard peut faire l'objet d'un devis, que vous acceptez au préalable.

Question 52

Et si Cloketa s'arrête ?

Accepted Answer

Vous seriez prévenu au moins 60 jours à l'avance, vous pourriez exporter vos données et vous seriez remboursé au prorata de ce que vous avez payé d'avance. Pendant le préavis, le service reste accessible dans des conditions raisonnables, avec les fonctions d'export. La période de transition de 30 jours commence ensuite à la date d'arrêt. Le remboursement au prorata est le seul montant dû en cas d'arrêt, sans autre indemnité, sauf faute lourde ou intentionnelle.

Question 53

Et si Cloketa est racheté par une autre société ?

Accepted Answer

Le contrat peut être transféré au repreneur, qui reprend nos obligations, y compris en matière de protection des données. Si les conditions se dégradent de manière substantielle, vous pouvez résilier sans frais. En acceptant le contrat, vous consentez à ce qu'il soit transféré en cas de cession de Cloketa, de fusion ou de réorganisation. Vous en êtes informé au plus tard 30 jours après la cession. Si celle-ci entraîne une modification substantielle et défavorable, par exemple un hébergement hors de l'Espace économique européen, vous pouvez résilier avec remboursement au prorata (art. 25.3).

Question 54

Mon entreprise fusionne ou est reprise : que devient le contrat ?

Accepted Answer

En cas de fusion ou de scission, le contrat suit automatiquement : il suffit de nous en informer dans les 30 jours. Pour une autre forme de cession, notre accord écrit préalable est nécessaire.

Lire la réponse complète → : Mon entreprise fusionne ou est reprise : que devient le contrat ?

Question 55

Cloketa peut-il suspendre ou résilier mon accès ?

Accepted Answer

Oui, dans des cas précis : impayé persistant, risque sérieux pour la sécurité, usage illicite ou injonction d'une autorité. La suspension est limitée au strict nécessaire et levée dès que sa cause disparaît. Nous vous informons de la suspension et de son motif, au préalable lorsque c'est possible. Une résiliation de notre part est possible en cas d'impayé persistant, de manquement grave non corrigé dans les 15 jours d'une mise en demeure, ou immédiatement en cas d'usage frauduleux compromettant la sécurité du service ou d'autres clients. Les redevances payées restent alors acquises.

Question 56

L'enregistrement du temps de travail est-il déjà obligatoire ?

Accepted Answer

Pas encore de manière générale. Une obligation est annoncée pour le 1er janvier 2027, mais le texte est un avant-projet de loi, ni adopté ni publié. Calendrier actuellement visé : entrée en vigueur au 1er janvier 2027, avec une période de transition annoncée jusqu'au 31 mars 2027. Un système adapté serait donc attendu au 1er avril 2027. Avis du Conseil national du travail : rendu le 30 septembre 2026 (avis n° 2.499), sans accord entre partenaires sociaux. Le contenu et les dates peuvent encore changer. Obligations déjà existantes : certaines s'appliquent déjà, selon votre secteur ou vos régimes de travail (temps partiel variable, flexi-jobs, étudiants, Checkinatwork…). Faites valider votre situation par votre secrétariat social. Voir notre page Obligation 2027 .

Question 57

Que devra-t-on enregistrer exactement ?

Accepted Answer

D'après l'avant-projet tel qu'il a été présenté, le temps de travail réellement presté par chaque travailleur, au moyen d'un système objectif, fiable et accessible. Les modalités précises ne sont pas encore fixées. Ce principe découle de la jurisprudence de la Cour de justice de l'Union européenne (arrêt du 14 mai 2019, C-55/18). Plusieurs points restent en discussion : enregistrement des heures de début et de fin, des pauses, durée de conservation, accès des travailleurs. Cloketa enregistre dès aujourd'hui les débuts, pauses, reprises et fins, ainsi que les corrections avec leur motif. Il sera adapté aux exigences définitives après l'adoption du texte.

Question 58

Faudra-t-il installer une pointeuse ?

Accepted Answer

Non, selon ce qui est annoncé : l'employeur choisirait librement son système, tant qu'il est objectif, fiable et accessible. Aucune pointeuse physique ne serait imposée. Cloketa fonctionne sans matériel : navigateur, téléphone ou appareil partagé utilisé comme borne de pointage. Faites confirmer par votre secrétariat social que le système choisi convient à votre situation.

Question 59

Si mes travailleurs ont des horaires fixes, devront-ils pointer tous les jours ?

Accepted Answer

Peut-être pas. L'avant-projet, tel qu'il a été présenté, permettrait aux employeurs dont les horaires sont fixés de n'enregistrer que les dérogations, si le temps réellement presté peut en être déduit. Ce point doit encore être confirmé par le texte définitif. C'est le principe de l'horaire automatique de Cloketa. Pour un travailleur en horaire fixe, l'horaire fait foi : il n'a rien à pointer. Seuls les écarts (retard, heures supplémentaires, absence) sont signalés par une dérogation à l'horaire, qu'un responsable approuve. Vous restez responsable de contrôler ces enregistrements avant toute paie ou déclaration (art. 7.5).

Question 60

Qui serait exclu de l'obligation ?

Accepted Answer

Plusieurs exclusions sont évoquées, sans être définitives : fonctions de direction et postes de confiance, représentants de commerce, travailleurs à domicile ou en télétravail, travailleurs mobiles. Leur portée exacte dépendra du texte adopté. Même pour des travailleurs exclus, un enregistrement du temps peut rester utile ou être imposé par d'autres règles : temps partiel, secteur, règlement de travail. Vérifiez avec votre secrétariat social.

Question 61

Cloketa garantit-il que mon entreprise sera en règle ?

Accepted Answer

Non. Cloketa est un outil d'enregistrement du temps de travail. Le respect de vos obligations d'employeur reste votre responsabilité. Vous restez seul employeur et seul responsable du droit du travail, des conventions sectorielles, de votre règlement de travail, des pauses, des rémunérations et des déclarations. C'est aussi à vous de déterminer si Cloketa et son paramétrage conviennent à votre situation (art. 7.1). Le contrat exclut toute garantie de conformité du service ou de son paramétrage à vos obligations légales, sectorielles ou conventionnelles (art. 21.2). Cloketa est conçu pour un enregistrement objectif, fiable et accessible, et il sera adapté au texte définitif après son adoption.

Question 62

Cloketa remplace-t-il mon secrétariat social, ma paie, Dimona ou Checkinatwork ?

Accepted Answer

Non. Cloketa n'est ni une application officielle, ni un secrétariat social, ni un logiciel de paie. Il ne fait aucune déclaration à votre place. Dimona, Checkinatwork (construction, nettoyage), les déclarations sociales et la paie restent des obligations distinctes, gérées avec les outils officiels et votre secrétariat social. Cloketa vous aide à disposer d'un enregistrement clair et traçable du temps de travail. Ses calculs, totaux, rapports et exports sont des aides techniques à vérifier avant toute utilisation.

Question 63

Un rapport Cloketa sera-t-il accepté par l'inspection ?

Accepted Answer

Nous ne pouvons pas le garantir : c'est à l'inspection d'apprécier. Cloketa vous permet de présenter un historique complet et vérifiable. Le dossier d'inspection réunit les données utiles, un manifeste et un contrôle d'intégrité. À chaque clôture mensuelle, un dossier d'inspection signé du mois est aussi archivé automatiquement. Les corrections conservent la valeur d'origine, le motif, l'auteur et la décision. Le contrat exclut toutefois toute garantie d'acceptation d'un rapport ou d'un export par une inspection, un tribunal ou une autorité (art. 21.2).

Question 64

Que dois-je faire avant de lancer Cloketa dans mon entreprise ?

Accepted Answer

Informer vos travailleurs, consulter les organes du personnel s'il y en a et, si nécessaire, adapter votre règlement de travail. Votre secrétariat social peut vous guider. Le contrat liste les démarches à accomplir avant la mise en service : Informer les travailleurs , de façon claire et complète, sur le traitement de leurs données (RGPD), y compris sur une éventuelle géolocalisation. Informer, et le cas échéant consulter , le conseil d'entreprise, le comité pour la prévention et la protection au travail ou la délégation syndicale, notamment pour l'introduction d'une nouvelle technologie. Adapter le règlement de travail selon la procédure légale, lorsque le système d'enregistrement doit y figurer. Respecter la législation linguistique , en choisissant la langue de l'interface et des documents adaptée à votre région.

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