Soins et accompagnement
Vos équipes prennent soin des autres. Le suivi des heures ne doit pas leur prendre de temps.
Accueil à 7 h 30, consultations jusqu'à 19 h, permanence le samedi, nuit dans une petite structure d'hébergement : Cloketa enregistre les horaires décalés de votre équipe, simplement, sans service RH.
Ce qui complique le suivi dans une petite structure de soins
Des horaires qui tournent
Matin, soir, week-end, nuit : les plannings changent chaque semaine et les échanges entre collègues ne sont pas toujours notés.
Personne n'a le temps
La coordinatrice est aussi infirmière, assistante ou psychologue. Le suivi des heures passe après les patients.
Des données sensibles à proximité
Un dossier patient, un certificat, une absence : il faut un outil d'heures qui ne mélange pas tout.
Un mardi dans la maison médicale de Claire
Exemple illustratif.
- 07:30
Sarah, secrétaire médicale, est en horaire fixe : sa journée suit son horaire, elle n'a rien à pointer.
- 07:45
Marc, infirmier, pointe sur l'ordinateur de l'accueil, utilisé comme borne de pointage. Le poste n'a pas de webcam : il saisit son matricule, tape son code PIN à 6 chiffres et appuie sur « Commencer ». Le lieu « Maison médicale » est imposé par la borne.
- 12:15
Marc appuie sur « Faire une pause » : 30 minutes de pause, déduites de son temps de travail.
- 12:45
Sur son téléphone professionnel, Marc choisit « Visites à domicile » dans « Où travaillez-vous ? » et appuie sur « Reprendre ». Il part en tournée : sa journée reste ouverte pendant les trajets entre patients.
- 16:30
Sarah doit partir 1 h plus tôt. Elle touche « Signaler une différence » sur son tableau de bord et indique le motif « absence autorisée » : c'est une dérogation à son horaire. Aucun motif médical n'est indiqué.
- 19:10
Marc appuie sur « Terminer ». Le total net est calculé, pauses déduites.
- 19:15
Claire ouvre l'écran Corrections : une seule dérogation à traiter, celle de Sarah. Elle l'accepte.
Horaire automatique pour les postes fixes
L'accueil, le secrétariat ou la direction travaillent souvent à horaire fixe. Leur journée suit leur horaire, sans aucun pointage : ils ne signalent que les écarts, que le responsable valide. Ceux dont les journées varient pointent réellement.
Nuits, week-ends et horaires coupés
Plusieurs plages dans la même journée, pauses non payées en pointage, pauses payées ou non dans les horaires fixes. Une nuit prévue dans un horaire fixe reste une seule plage, avec une fin marquée « lendemain ». Une nuit pointée est enregistrée telle quelle : les heures après minuit sont comptées le jour où elles sont prestées, et le total reste exact.
Cloketa n'applique pas de règle propre au secteur des soins, comme une rémunération différente des gardes ou les astreintes : ces règles restent du ressort de votre secrétariat social.
Des droits et des données bien séparés
Chaque personne ne voit que ce que son rôle permet : le travailleur ne voit que ses propres heures, le manager supervise les pointages de son service sans accès à l'export paie ni au dossier d'inspection, et l'administration gère le reste. Dans une structure à plusieurs services, chaque service peut avoir un ou plusieurs managers, et un rôle RH gère le personnel. Les équipes et leurs managers sont inclus dans l'offre Enterprise et disponibles en option dans les autres formules, pour 0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois. En fin de mois, chacun peut valider son relevé (« Valider le relevé » ou « Valider avec réserve »).
L'accès peut être protégé par double authentification ou passkey. Les données sont hébergées dans l'Espace économique européen. Cloketa n'est pas fait pour contenir des données de santé : les motifs restent neutres.
Horaires décalés, données de santé et obligation 2027
Enregistrement du temps de travail : l'obligation générale annoncée pour 2027 viserait aussi les petites structures de soins. Les horaires de nuit, de week-end et les gardes sont souvent encadrés par des règles de votre commission paritaire : votre secrétariat social reste votre référence. Le texte n'est pas encore adopté.
Données de santé : un motif d'absence ou de correction ne doit jamais contenir d'information médicale, ni sur vos travailleurs, ni sur vos patients. Écrivez « absence justifiée » plutôt que la raison. C'est une règle des Conditions générales de Cloketa (art. 8.1) et, pour les travailleurs, du point 4 des conditions d'utilisation.
Cloketa n'est pas un logiciel médical ni un outil de planning de soins. Il enregistre le temps de travail. Les dossiers patients restent dans vos outils dédiés.
Une maison médicale de 9 personnes ? 199 € HTVA par an.
De 4 à 10 travailleurs actifs, c'est la formule Small : 199 € HTVA par an ou 19,90 € HTVA par mois. Les prestataires indépendants qui ne pointent pas dans Cloketa ne comptent pas.
Questions fréquentes du secteur
Peut-on indiquer le motif médical d'une absence ?
Non. Aucune donnée de santé ne doit figurer dans Cloketa, ni dans un motif, ni dans un commentaire, ni dans une pièce jointe. Utilisez une formulation neutre comme « absence justifiée ». Le module Congés, facultatif, ne propose d'ailleurs aucun type maladie.
Une garde de nuit est-elle coupée à minuit ?
Cela dépend du mode. Dans un horaire fixe de nuit, la fin est marquée « lendemain » et la nuit reste une seule plage. En pointage réel, la prestation est enregistrée telle quelle, mais les heures après minuit sont comptées le jour où elles sont prestées. Dans les deux cas, le total reste exact.
Les médecins indépendants doivent-ils pointer ?
Cloketa enregistre le temps de travail de vos travailleurs salariés. Les indépendants n'ont pas à y figurer, sauf si vous le souhaitez pour votre organisation.
Peut-on utiliser l'ordinateur de l'accueil pour pointer ?
Oui. Il peut servir de borne de pointage, rattachée à un seul lieu : chacun s'y identifie en scannant son QR personnel ou en saisissant son matricule, puis en tapant son code PIN à 6 chiffres, sans partager de compte. Pour scanner le QR, l'appareil a besoin d'une caméra ; sans caméra, le matricule suffit.
Où sont hébergées les données ?
Dans l'Espace économique européen, chez OVHcloud. Les sauvegardes sont chiffrées.
Une collègue peut-elle pointer à la place d'une autre en cas d'urgence ?
Non. Les accès sont personnels. En cas d'oubli, la personne concernée corrige elle-même sa journée (« Corriger la journée », avec un motif), et le responsable valide.
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Information importante Cloketa est un outil d'enregistrement du temps de travail. Il ne fournit pas de conseil juridique ou social et ne remplace aucune déclaration ni application officielle. Chaque employeur reste responsable de ses obligations : en cas de doute, consultez votre secrétariat social ou un conseiller.