Horaires automatiques
Vos horaires fixes s'enregistrent tout seuls.
Pourquoi faire pointer chaque jour quelqu'un qui travaille toujours de 8 h 30 à 17 h ? Avec Cloketa, son horaire fait foi. Vous ne traitez que ce qui sort de l'ordinaire.
Configurez une fois, vérifiez quand il le faut.
Créez l'horaire
Jours travaillés, heures de début et de fin, pauses payées ou non. Un même horaire peut servir à plusieurs travailleurs.
Affectez-le et choisissez le mode
Dans l'écran Horaires, vous affectez l'horaire aux travailleurs concernés et choisissez pour chacun le mode « horaire » ou « pointage ». Le changement peut prendre effet à une date donnée. Les autres continuent à pointer normalement.
Laissez faire
L'horaire fait foi : aucun pointage n'est créé, le travailleur n'a rien à faire. Si vous le souhaitez, il confirme sa journée d'un clic sur son tableau de bord : « Tout est correct » ou « Signaler une différence » (option).
Traitez les dérogations
Une arrivée tardive, une heure supplémentaire, un départ anticipé ? Le travailleur le signale par une dérogation à son horaire (« Signaler une différence »), avec un motif. Un responsable l'approuve ou la refuse dans l'écran Corrections. Une dérogation saisie directement par un manager est approuvée d'office.
Une semaine de Sophie, à l'accueil.
Exemple illustratif.
Sophie travaille du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h, avec une pause non payée de 30 minutes. Du lundi au mercredi, elle n'ouvre même pas Cloketa : son horaire fait foi. Jeudi, elle reste jusqu'à 18 h pour une livraison. Elle utilise « Signaler une différence » : « Fin à 18 h 00 — réception d'une livraison ». Son responsable l'approuve le lendemain matin. L'horaire prévu et la dérogation restent visibles dans l'historique.
Moins de manipulations, autant de traçabilité.
Pour les fonctions aux horaires réguliers, un pointage quotidien ajoute surtout des oublis à corriger. L'horaire automatique part de ce qui est prévu et ne demande d'intervenir qu'en cas d'écart. Chaque écart est documenté par un motif, un auteur et une décision.
Selon l'avant-projet de loi tel qu'il a été présenté publiquement, les employeurs dont les horaires sont fixes pourraient se limiter à enregistrer les dérogations à l'horaire, si le temps réellement presté peut en être déduit. Ce point n'est pas définitif : nous adapterons Cloketa au texte adopté.
Ce que vous pouvez régler.
Réglages
- Plusieurs horaires dans une même entreprise (temps plein, mi-temps, horaires coupés), avec le régime de temps partiel indiqué pour chaque travailleur.
- Jours de fermeture de l'entreprise, à ajouter sur la page Entreprise (par exemple les jours fériés) : ces jours-là, aucune heure n'est prévue, sauf dérogation.
- Qui gère : le propriétaire, les administrateurs et les RH créent et affectent les horaires ; chaque manager traite les dérogations de ses équipes.
- Pauses payées ou non payées (c'est le seul cas où une pause peut être payée), plusieurs plages par jour, fin « le lendemain » pour un horaire de nuit.
- Passage d'un travailleur du mode horaire au pointage réel, et inversement, à une date donnée.
- Confirmation quotidienne de l'horaire par le travailleur (option).
À savoir
- L'horaire fait foi pour ce qui est prévu, pas pour ce qui s'est réellement passé. Les écarts doivent être signalés par une dérogation : c'est à l'employeur de vérifier les journées avant la paie.
- Il convient aux horaires réellement fixes. Pour des journées qui varient souvent, le pointage réel est plus adapté.
- Congés : si vous activez le module « Congés » (inclus dans l'offre Enterprise ; dans les autres formules, option à 0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois, à activer dans Entreprise › Options, puis Entreprise › Congés), les travailleurs demandent leurs congés dans « Mes congés » et un congé approuvé retire les heures prévues du jour. Sans le module, une absence se déclare par une dérogation qui retire les plages du jour, avec un motif libre, par exemple « absence justifiée ». La maladie n'est jamais gérée dans Cloketa : n'indiquez jamais de donnée médicale, l'application le rappelle.
- Jours fériés : ajoutez-les vous-même comme jours de fermeture. Cloketa ne les importe pas automatiquement.
Questions fréquentes sur les horaires automatiques
Pointage réel ou horaire automatique : comment choisir ?
Horaire automatique pour les personnes aux horaires fixes et prévisibles, pointage réel pour celles dont les journées varient. Le choix se fait travailleur par travailleur, lors de l'affectation d'un horaire, et peut changer à une date donnée.
Lire la réponse complète : Pointage réel ou horaire automatique : comment choisir ?
Si mes travailleurs ont des horaires fixes, devront-ils pointer tous les jours ?
Peut-être pas. L'avant-projet, tel qu'il a été présenté, permettrait aux employeurs dont les horaires sont fixés de n'enregistrer que les dérogations, si le temps réellement presté peut en être déduit. Ce point doit encore être confirmé par le texte définitif.
Qui est responsable si un horaire automatique est faux ?
L'employeur. Vous paramétrez les horaires et vous contrôlez les enregistrements, automatiques ou corrigés, avant toute paie, déclaration ou communication à une autorité.
Lire la réponse complète : Qui est responsable si un horaire automatique est faux ?
Peut-on écrire le motif médical d'une absence dans une correction ?
Non, jamais. Les données de santé et les autres données sensibles sont interdites dans les motifs, commentaires et pièces jointes.
Lire la réponse complète : Peut-on écrire le motif médical d'une absence dans une correction ?
Essai gratuit
Configurez vos horaires une fois pour toutes.
Créez un horaire, affectez-le à vos travailleurs à horaire fixe et laissez-les travailler sans pointer. Si vous préférez qu'on le fasse pour vous, Cloketa Start est là.