Horeca et événementiel
Le planning du lundi n'est jamais la semaine réelle.
Un extra appelé à 17 h, un service qui déborde, un étudiant qui remplace un collègue, une fermeture à 1 h du matin : Cloketa garde la trace des heures vraiment prestées, service par service, sans tableau à remplir en fin de semaine.
Ce qui coince dans une semaine en salle et en cuisine
Les services coupés
11 h – 14 h 30, puis 18 h – 23 h. Sur une feuille, ça devient vite « 10 h – 23 h » ou une durée approximative.
Une équipe qui change sans cesse
Étudiants, flexi-jobs, extras d'un soir : créer un compte, expliquer l'outil et récupérer les heures prend plus de temps que le service.
Les fins de soirée
La dernière table part à minuit et demi. Avec Cloketa, la prestation est enregistrée telle quelle, sans ressaisie : les heures après minuit sont comptées le jour où elles sont prestées, et le total de la semaine reste exact.
Un samedi à la brasserie de Sophie
Exemple illustratif.
- Matin
Lucas est en cuisine, en horaire fixe : sa journée suit son horaire, il n'a rien à pointer.
- 11:00
Emma, étudiante en salle, pointe sur la borne de pointage : elle scanne son QR personnel (ou saisit son matricule), tape son code PIN à 6 chiffres, puis appuie sur « Commencer ».
- 14:30
Emma appuie sur « Terminer » à la fin de son premier service. La coupure n'est pas comptée comme temps de travail.
- 17:30
Tom, flexi-job appelé en renfort, n'a pas de compte Cloketa : Sophie l'a créé sans adresse e-mail et lui a remis ses codes. Il pointe son arrivée à la borne de pointage avec son QR code (ou son matricule) et son code PIN.
- 18:00
Emma appuie sur « Commencer » pour le service du soir : deuxième plage de la journée.
- 21:15
Emma et Tom appuient sur « Faire une pause » pour un repas de 20 minutes, puis sur « Reprendre ». La pause est déduite de leur temps de travail.
- 00:40
Fin de service. Les heures d'Emma sont comptées de 18:00 à 24:00 le samedi et de 00:00 à 00:40 le dimanche. Le total de sa semaine est exact, sans aucune ressaisie.
- Dimanche 10:00
Lucas est parti une heure plus tôt samedi. Il touche « Signaler une différence » sur son tableau de bord, et Sophie valide la dérogation depuis son téléphone.
Une borne de pointage partagée à l'entrée du personnel
Une tablette ou un ancien téléphone posé près du vestiaire ou de la caisse. Chacun s'y identifie avec son QR personnel (ou son matricule) puis son code PIN à 6 chiffres ; la session se ferme seule après 60 secondes. Personne ne partage de compte, et vos travailleurs n'ont pas besoin d'utiliser leur propre téléphone. Un extra d'un soir n'a même pas besoin d'adresse e-mail : vous le créez sans compte, vous affichez ou imprimez ses codes depuis sa fiche, et il pointe uniquement à la borne de pointage. La borne est rattachée à un seul lieu, imposé, et doit rester connectée à internet.
Inclus dans l'offre Enterprise ; en option dans les autres formules, pour 4,90 € HTVA par borne active et par mois.
Services coupés, pauses et nuits
Plusieurs plages dans la même journée, des pauses non payées en pointage et des pauses payées ou non dans les horaires fixes, des prestations qui passent minuit : chaque moment reste distinct. Les heures après minuit sont comptées le jour où elles sont prestées, et le total de la semaine reste exact.
Horaire fixe pour l'équipe stable, pointage pour les autres
Votre chef de cuisine en horaire fixe n'a rien à faire : sa journée suit son horaire, et il ne signale que les écarts, que vous validez. Les étudiants, flexis et extras pointent réellement. Vous choisissez le mode pour chaque travailleur, au moment de lui affecter un horaire.
Flexi-jobs, étudiants, caisse enregistreuse : ce que Cloketa fait et ne fait pas
Flexi-jobs, étudiants et extras sont déjà soumis à des déclarations spécifiques (Dimona, contingent étudiant, déclarations des occasionnels). Ces formalités restent à faire auprès de la sécurité sociale, par vous ou votre secrétariat social.
Système de caisse enregistreuse : si votre établissement y est soumis, vérifiez avec votre secrétariat social comment s'articulent les enregistrements qu'il impose et ceux de Cloketa.
Enregistrement général du temps de travail : l'obligation annoncée pour 2027 viserait tous les employeurs. Selon l'avant-projet, pour les travailleurs à horaire fixe, il pourrait suffire d'enregistrer les écarts à leur horaire. Le texte n'est pas encore adopté.
Cloketa ne remplace aucune déclaration officielle. Ni Dimona, ni Student@work, ni système de caisse enregistreuse. Il structure vos heures internes et leur historique.
8 personnes en salle et en cuisine ? 199 € HTVA par an.
Une brasserie avec 5 fixes et 3 étudiants compte 8 travailleurs actifs : c'est la formule Small, à 199 € HTVA par an ou 19,90 € HTVA par mois. Sophie ne compte pas si elle ne pointe pas. Un extra compte tant qu'il est actif ou invité dans votre espace, y compris quand son invitation est en attente.
Après la saison, mettez fin à son emploi depuis sa fiche (« Mettre fin à l'emploi et désactiver l'accès ») pour libérer sa place. Son historique est conservé, et vous pourrez le réinviter.
Questions fréquentes du secteur
Mes étudiants doivent-ils installer une application ?
Non. Ils ouvrent un lien dans leur navigateur et peuvent ajouter Cloketa à l'écran d'accueil de leur téléphone. Ils peuvent aussi pointer sur votre borne de pointage avec leur QR code (ou leur matricule) et leur code PIN.
Un extra sans adresse e-mail peut-il pointer ?
Oui. Créez-le comme travailleur sans compte : il pointe uniquement à la borne de pointage avec son QR code (ou son matricule) et son code PIN, sans jamais se connecter. Comme il ne voit pas les conditions d'utilisation à l'écran, remettez-les-lui en PDF. Cloketa vous le rappelle sur l'écran Équipe.
Un extra qui ne vient qu'une soirée compte-t-il dans le prix ?
Il compte tant qu'il est actif ou invité dans votre espace. Mettez fin à son emploi quand il ne travaille plus pour vous (Équipe → sa fiche → « Mettre fin à l'emploi et désactiver l'accès ») : son accès est coupé, QR et PIN compris, et son historique est conservé.
Comment est gérée une fermeture après minuit ?
La prestation est enregistrée telle quelle, sans ressaisie. Les heures après minuit sont comptées le jour où elles sont prestées : un service de 18:00 à 00:40 compte six heures le samedi et 40 minutes le dimanche. Le total de la semaine reste exact. Pour un horaire fixe de nuit, la fin est marquée « lendemain » et la plage reste sur le jour de début.
Peut-on pointer sans internet si le wifi tombe pendant le service ?
Non. Le pointage doit être validé par le serveur. En cas de coupure, notez les heures et régularisez-les ensuite avec « Corriger la journée » et un motif.
Cloketa déclare-t-il mes flexi-jobs ou mes étudiants ?
Non. Les déclarations Dimona et le suivi du contingent étudiant restent à faire auprès de la sécurité sociale, par vous ou votre secrétariat social.
Puis-je mélanger personnel en horaire fixe et personnel qui pointe ?
Oui. Le mode est choisi pour chaque travailleur et peut changer à une date donnée, quand sa fonction change.
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Testez Cloketa pendant un vrai week-end de service
Installez la borne de pointage, ajoutez vos étudiants et vos fixes, et regardez ce que donne le total du dimanche soir.
Information importante Cloketa est un outil d'enregistrement du temps de travail. Il ne fournit pas de conseil juridique ou social et ne remplace aucune déclaration ni application officielle. Chaque employeur reste responsable de ses obligations : en cas de doute, consultez votre secrétariat social ou un conseiller.