Question 1

Votre employeur vous invite sur Cloketa : de quoi s'agit-il ?

Accepted Answer

Votre employeur utilise Cloketa pour enregistrer le temps de travail. Il vous a invité pour que vous puissiez pointer ou consulter vos prestations. Cloketa est un service de Be The Wave SRL, une entreprise belge. C'est votre employeur qui décide comment l'outil est utilisé dans votre entreprise : horaires, pauses, lieux de travail, géolocalisation éventuelle et droits d'accès. Pour toute question sur ces choix, adressez-vous à votre employeur.

Question 2

Est-ce que Cloketa me coûte quelque chose ?

Accepted Answer

Non. Cloketa est payé par votre employeur. Son utilisation ne vous coûte rien et ne modifie pas votre contrat de travail. Vous n'avez rien à acheter ni à installer depuis un store. Seule la connexion internet de votre appareil est utilisée. Si votre employeur vous demande de pointer avec votre téléphone personnel et que cela pose problème, parlez-en avec lui : il peut prévoir une autre solution, comme un appareil partagé dans l'entreprise.

Question 3

Comment créer mon accès et me connecter la première fois ?

Accepted Answer

Ouvrez l'e-mail « Invitation à rejoindre [votre entreprise] sur Cloketa », cliquez sur « Accepter l'invitation » et choisissez votre mot de passe. Vous arrivez ensuite directement dans l'espace de votre employeur. Ouvrez l'e-mail d'invitation reçu de Cloketa et cliquez sur Accepter l'invitation . Sur la page « Accepter l'invitation », choisissez un mot de passe personnel, puis cliquez sur Rejoindre l'entreprise . Lisez et acceptez les conditions d'utilisation (voir la question suivante). Installez Cloketa sur votre écran d'accueil pour le retrouver facilement. Le lien d'invitation est valable un mois . S'il ne fonctionne plus, ou si vous n'avez pas reçu l'e-mail (pensez à vérifier vos indésirables), demandez à votre employeur de vous renvoyer une invitation.

Question 4

Pourquoi dois-je accepter des conditions d'utilisation ?

Accepted Answer

Elles expliquent comment utiliser Cloketa correctement et en sécurité. Elles ne vous coûtent rien et ne modifient pas votre contrat de travail. Ces conditions vous demandent notamment : de garder vos accès pour vous ; de pointer de bonne foi ; de ne jamais indiquer de donnée médicale dans un commentaire. Elles vous donnent aussi un lien vers les informations sur la protection de vos données. Vous les acceptez une seule fois. Si elles changent, une nouvelle version vous est présentée.

Question 5

Faut-il installer une application ?

Accepted Answer

Non, pas depuis un store. Cloketa s'ouvre dans votre navigateur et vous pouvez l'ajouter à l'écran d'accueil de votre téléphone ou de votre ordinateur. Android (Chrome) : ouvrez Cloketa, touchez le menu ⋮ puis Ajouter à l'écran d'accueil ou Installer l'application . iPhone ou iPad (Safari) : ouvrez Cloketa dans Safari, touchez l'icône de partage puis Sur l'écran d'accueil . Ordinateur (Chrome ou Edge) : cliquez sur l'icône d'installation à droite de la barre d'adresse, ou sur le menu puis Installer Cloketa . Une fois installé, Cloketa s'ouvre comme une application. Une connexion internet reste nécessaire pour pointer.

Question 6

Comment activer la double authentification ?

Accepted Answer

Depuis votre avatar, ouvrez « Sécurité du compte » et activez la double authentification avec une application comme Google Authenticator ou Microsoft Authenticator, ou créez une clé d'accès (passkey). La double authentification protège votre compte même si votre mot de passe est découvert. Cliquez sur votre avatar en haut à droite, puis sur Sécurité du compte . Sur la carte « TOTP / MFA », cliquez sur Configurer . Ouvrez votre application d'authentification, scannez le QR code, confirmez le code à 6 chiffres, puis cliquez sur Activer . Conservez vos codes de récupération. Votre employeur peut rendre cette protection obligatoire.

Question 7

Comment pointer ma journée ?

Accepted Answer

Touchez Commencer au début du travail, Faire une pause quand vous vous arrêtez, Reprendre au retour et Terminer en fin de journée. Votre statut s'affiche : « Au travail », « En pause » ou « Journée terminée ». Le compteur déduit les pauses. Chaque action est enregistrée au moment où vous la faites, avec l'heure du serveur. Une connexion internet est donc nécessaire. Une pause que vous pointez n'est pas comptée comme temps de travail. Si votre employeur a défini plusieurs lieux de travail, choisissez-le dans « Où travaillez-vous ? » au moment de pointer. Le lieu est enregistré à chaque pointage (voir « Je change de lieu pendant la journée » ). Si votre journée comporte plusieurs plages (par exemple un service le midi et un le soir), terminez la première puis recommencez pour la suivante. Si vous travaillez après minuit, les heures après minuit sont comptées le jour suivant. Le total reste exact. N'oubliez pas Terminer . Si vous oubliez un pointage, Cloketa peut vous envoyer un rappel (voir « J'ai reçu un rappel d'oubli de pointage : que faire ? » ). Une journée restée ouverte n'est jamais clôturée à votre place : elle est marquée incomplète jusqu'à ce que vous la corrigiez.

Question 8

Je n'ai pas de bouton pour pointer : est-ce normal ?

Accepted Answer

Oui, si votre employeur a choisi l' horaire automatique pour vous. Votre horaire fait foi : vous n'avez rien à pointer, et vous ne signalez que les écarts. Dans ce mode, vous n'avez rien à faire les jours normaux. Si vous avez commencé plus tôt, terminé plus tard ou pris une pause différente, signalez l'écart depuis votre tableau de bord avec Signaler une différence (ou confirmez avec Tout est correct ) : un responsable valide cette dérogation. Pour un congé, utilisez Mes congés si votre employeur a activé la gestion des congés ; sinon, une absence se signale de la même façon, avec un motif court et jamais de donnée médicale. Pour savoir quel mode s'applique à vous ou pour en changer, adressez-vous à votre employeur.

Question 9

Comment pointer sur la borne de pointage de l'entreprise ?

Accepted Answer

Sur l'écran « Identifiez-vous », scannez votre QR personnel (bouton « Scanner mon QR avec la caméra ») ou saisissez votre matricule, puis tapez votre code PIN à 6 chiffres. Choisissez ensuite Commencer , Faire une pause , Reprendre ou Terminer . Le lieu de pointage est imposé par la borne. Vous êtes déconnecté automatiquement après 60 secondes. Votre QR et votre PIN vous sont remis par votre employeur, qui les gère. Ils sont strictement personnels : ne pointez jamais pour un collègue et ne laissez personne pointer à votre place, cela fausse l'enregistrement du temps de travail. Si vous ne les avez pas reçus, demandez-les à votre employeur.

Question 10

Je change de lieu pendant la journée : comment faire ?

Accepted Answer

Le lieu est enregistré au moment de chaque pointage. Si vous changez de lieu, choisissez le nouveau lieu dans « Où travaillez-vous ? » : il sera enregistré à votre pointage suivant, par exemple quand vous reprenez après votre pause. Il n'existe pas d'action « changer de lieu ». Ne pointez pas une pause ou une fin juste pour un trajet entre deux lieux : une pause n'est pas comptée comme temps de travail. Demandez à votre employeur comment il souhaite que vos trajets soient enregistrés.

Question 11

Je n'ai pas d'adresse e-mail ni de compte : comment ça marche ?

Accepted Answer

Votre employeur peut vous inscrire sans adresse e-mail. Vous pointez alors uniquement sur la borne de pointage de l'entreprise, avec votre QR personnel (ou votre matricule) et votre code PIN, sans jamais vous connecter. Comme vous ne vous connectez pas, vous ne voyez pas les conditions d'utilisation à l'écran. Votre employeur doit vous les remettre en PDF : demandez-les-lui si vous ne les avez pas reçues. Sans compte, vous ne pouvez pas non plus valider votre relevé du mois dans Cloketa : votre employeur peut vous le remettre en PDF. Pour consulter vos heures ou demander une correction, adressez-vous à votre employeur.

Question 12

Peut-on pointer sans connexion internet ?

Accepted Answer

Non. Chaque pointage est validé immédiatement par le serveur, donc une connexion est nécessaire. Sans connexion, notez votre heure et corrigez la journée dès que possible (Rapports → Corriger la journée ), ou suivez la procédure prévue par votre employeur.

Question 13

J'ai oublié de pointer ou je me suis trompé : que faire ?

Accepted Answer

Demandez la correction de la journée concernée, avec l'heure exacte et un motif court. Un responsable de votre entreprise (un manager, un administrateur ou le propriétaire) l'accepte ou la refuse. Vous êtes prévenu de la décision. Ouvrez la tuile Rapports , section « Journées pointées ». Sur la journée concernée, choisissez Corriger la journée . Indiquez les heures correctes et le motif, par exemple « oubli de pointage en fin de journée », puis cliquez sur Envoyer pour validation . Vous suivez vos demandes dans la tuile Corrections (« Mes corrections et dérogations »). Si vous avez reçu un rappel d'oubli de pointage, la démarche est la même. Si votre demande est refusée, le responsable doit indiquer un motif. L'heure d'origine, votre motif et la décision restent visibles dans l'historique : rien n'est effacé. Si vous n'êtes pas d'accord avec la décision, parlez-en directement avec votre employeur. Cloketa ne peut pas intervenir.

Question 14

Mon employeur a corrigé une de mes journées : puis-je la contester ?

Accepted Answer

Oui, si votre employeur a activé cette possibilité. Vous pouvez contester une correction faite par un responsable jusqu'à la clôture du mois. Votre contestation est examinée par un autre responsable de l'entreprise. La correction, votre contestation et la décision restent visibles dans l'historique. Si l'option n'apparaît pas, ou si le mois est déjà clôturé, adressez-vous directement à votre employeur.

Question 15

Que puis-je écrire dans le motif d'une correction ?

Accepted Answer

Un motif court et factuel. N'indiquez jamais d'information médicale, de diagnostic ou d'autre donnée sensible. Écrivez par exemple « absence justifiée », « rendez-vous personnel » ou « retard de transport », plutôt que la raison médicale. Cloketa ne gère pas les absences pour maladie : les justificatifs médicaux se règlent avec votre employeur selon les procédures habituelles, en dehors de Cloketa.

Question 16

Mes heures affichées ne correspondent pas à ce que j'ai presté : qui contacter ?

Accepted Answer

Proposez d'abord une correction pour la journée concernée. Pour toute autre question sur vos horaires, vos pauses ou le calcul de vos heures, adressez-vous à votre employeur. C'est votre employeur qui configure les horaires, les pauses et les règles de son entreprise. Une pause que vous pointez n'est pas comptée comme temps de travail ; certains horaires fixes prévoient des pauses payées. Le support de Cloketa est réservé à votre employeur : il ne peut pas répondre aux demandes des travailleurs.

Question 17

Comment consulter et télécharger mes heures ?

Accepted Answer

Ouvrez la tuile Rapports : vous y voyez vos heures prestées, vos pauses et votre écart horaire, et vous pouvez les télécharger en CSV ou avec le bouton Relevé PDF . Vous ne voyez que vos propres données, jamais celles de vos collègues. Pour une question sur le calcul de vos heures ou sur votre paie, adressez-vous à votre employeur.

Question 18

Comment valider mon relevé du mois ?

Accepted Answer

À partir du 1er du mois suivant, le bandeau « Votre relevé de [mois] attend votre validation » s'affiche sur votre accueil. Cliquez sur Voir et valider , vérifiez vos journées, puis choisissez Valider le relevé ou Valider avec réserve . Vous ne recevez ni e-mail ni notification : seul le bandeau vous le rappelle, pour le mois précédent. Avant de valider, demandez les corrections nécessaires pour les journées incorrectes. La réserve vous permet d'indiquer un désaccord en quelques mots (le commentaire est obligatoire). Elle est envoyée aux responsables de votre entreprise. S'ils corrigent une journée, votre relevé passe à « À revalider » et vous êtes invité à le valider de nouveau. La validation demande un compte personnel : si vous pointez uniquement sur une borne de pointage, demandez votre relevé à votre employeur. Comme pour les corrections, n'écrivez jamais d'information médicale dans une réserve. Pour toute question sur votre relevé, adressez-vous à votre employeur.

Question 19

J'ai reçu un rappel d'oubli de pointage : que faire ?

Accepted Answer

Vérifiez votre pointage. Si vous avez vraiment oublié, pointez maintenant si votre journée est en cours, puis demandez une correction avec l'heure exacte. Si tout est correct, vous n'avez rien à faire. Cloketa envoie un rappel quand un oubli semble probable : arrivée non pointée, pas de pause après 6 heures, pause qui dure, départ non pointé ou pointage non clôturé. Le rappel arrive par notification push si vous l'avez activée, sinon par e-mail. Aucun pointage n'est modifié automatiquement. Votre journée est en cours : pointez l'action oubliée (par exemple Reprendre ou Terminer ). L'heure enregistrée est fausse : corrigez la journée avec l'heure exacte et un motif court (voir « J'ai oublié de pointer ou je me suis trompé : que faire ? » ). Une journée restée ouverte est marquée incomplète et votre responsable la voit dans ses pointages à régulariser, jusqu'à ce qu'elle soit corrigée.

Question 20

Comment demander un congé ?

Accepted Answer

Si votre employeur a activé la gestion des congés, ouvrez Mes congés , choisissez Nouvelle demande , le type et la période, puis Envoyer la demande . Un responsable l'accorde ou la refuse, et vous êtes prévenu. Vous pouvez demander des journées entières ou des demi-journées. Cloketa vérifie votre solde et les chevauchements avec vos autres demandes. Vos soldes sont encodés par votre employeur : en cas de doute, adressez-vous à lui. Un refus est toujours motivé. Un congé accordé retire les heures prévues de la journée : vous n'avez rien à pointer ce jour-là. Les absences pour maladie ne sont pas gérées dans Cloketa. N'indiquez jamais d'information médicale dans le commentaire. Si vous ne voyez pas Mes congés , votre employeur n'utilise pas ce module : demandez-lui comment signaler une absence.

Question 21

Cloketa suit-il mes déplacements ?

Accepted Answer

Non. La géolocalisation est désactivée par défaut. Si votre employeur l'active, votre position est relevée uniquement au moment où vous pointez, jamais en continu. Votre employeur peut définir des lieux de travail et, s'il le décide, demander votre position au moment du pointage. Dans ce cas, il doit vous en informer au préalable. Votre navigateur vous demande toujours votre autorisation. Si votre employeur a rendu la localisation obligatoire, un pointage sans position est refusé : si vous refusez l'autorisation, ou si vous n'avez ni réseau ni GPS, vous ne pourrez pas pointer. Demandez alors la correction de votre journée et parlez-en avec votre employeur.

Question 22

Qui voit mes données ?

Accepted Answer

Les personnes de votre entreprise qui en ont le droit : le propriétaire, les administrateurs, les RH et les managers de votre équipe. Vos collègues ne voient pas vos données. Be The Wave héberge les données pour le compte de votre employeur. Votre employeur est responsable du traitement de vos données de travail. Le personnel de Be The Wave n'y accède que si c'est nécessaire, par exemple pour traiter une demande de votre employeur ou pour la sécurité, et ces accès sont journalisés. Si le support doit agir temporairement avec votre compte, vous en êtes notifié. Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Si vous travaillez pour plusieurs entreprises, chacune ne voit que ses propres données.

Question 23

Comment exercer mes droits sur mes données (RGPD) ?

Accepted Answer

Pour vos données de travail, adressez-vous d'abord à votre employeur. Pour les données de votre compte (connexion, sécurité), écrivez à privacy&#64;cloketa.eu. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Votre employeur décide de la gestion de vos données de travail : il peut par exemple exporter vos prestations ou corriger une donnée. Si Be The Wave reçoit une demande qui concerne vos données de travail, elle la transmet à votre employeur. Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données.

Question 24

Cloketa ne fonctionne pas : que faire ?

Accepted Answer

Vérifiez votre connexion internet puis réessayez. Si le service reste indisponible, suivez la procédure de secours de votre employeur et régularisez vos pointages ensuite. Votre employeur a normalement prévu une solution de secours, comme un relevé papier. Une fois le service rétabli, corrigez les journées concernées (Rapports → Corriger la journée ). Si le problème ne concerne que vous (mot de passe, accès bloqué), contactez votre employeur.

Question 25

J'ai perdu mon téléphone, mon code PIN ou mon QR code

Accepted Answer

Prévenez votre employeur sans attendre. Il peut désactiver l'ancien code et vous en remettre un nouveau. Si vous soupçonnez qu'une autre personne utilise votre compte, changez votre mot de passe depuis un autre appareil et signalez-le immédiatement à votre employeur. Si vous avez perdu l'appareil qui génère vos codes de double authentification, demandez à votre employeur de réinitialiser votre double authentification : il peut le faire depuis Cloketa.

Question 26

J'ai oublié mon mot de passe

Accepted Answer

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ? , puis sur Envoyer le lien , et suivez le lien reçu par e-mail. Il est valable 1 heure. Si vous ne recevez pas l'e-mail, vérifiez vos indésirables et l'adresse utilisée par votre employeur. Si le problème persiste, contactez votre employeur.

Question 27

Je travaille pour plusieurs employeurs qui utilisent Cloketa

Accepted Answer

Un seul compte suffit. Vous passez d'une entreprise à l'autre avec le lien Changer , à côté du nom de l'entreprise en haut de l'écran, et chacune ne voit que ses propres données. Vos rôles, matricules et pointages restent séparés pour chaque employeur. Chaque accès est géré par l'entreprise concernée. Choisissez la bonne entreprise avant de pointer : sur la page « Choisissez une entreprise », cliquez sur Ouvrir .

Question 28

Que se passe-t-il à la fin de mon contrat ?

Accepted Answer

Votre employeur met fin à votre emploi dans Cloketa à partir de votre dernier jour. Vous ne pouvez plus vous connecter à cet espace, ni pointer sur ses bornes, ni y recevoir de notifications. Vos données de travail restent conservées par votre employeur, selon ses obligations légales. Pour obtenir une copie de vos prestations, adressez-vous à lui avant votre départ ou après, selon ses procédures. Si vous utilisez Cloketa pour d'autres employeurs, ces accès ne changent pas.

Question 29

Comment changer la langue de l'interface ?

Accepted Answer

Dans Mon profil ou avec le sélecteur de langue, choisissez le français, le néerlandais, l'anglais ou l'allemand. La langue choisie s'applique à l'interface, aux e-mails et aux notifications que vous recevez. L'e-mail d'invitation, lui, est rédigé dans la langue de votre entreprise.

Question 30

Comment activer ou couper les notifications ?

Accepted Answer

Activez ou coupez les notifications push sur chaque appareil, depuis votre avatar → Sécurité du compte . Les e-mails, eux, ne se désactivent pas. Vous êtes prévenu par e-mail et, si vous l'avez activé, par notification push des décisions sur vos corrections et vos dérogations. Vous pouvez aussi recevoir un rappel d'oubli de pointage, par notification push si elle est activée, sinon par e-mail. Le relevé du mois ne déclenche aucune notification : un bandeau s'affiche sur votre accueil. Sur iPhone, elles ne fonctionnent qu'une fois Cloketa ajouté à l'écran d'accueil.

Question 31

À qui poser mes autres questions ?

Accepted Answer

À votre employeur. Il configure Cloketa pour votre entreprise et c'est lui qui peut répondre à vos questions sur vos horaires, vos corrections et vos données de travail.

Lire la réponse complète → : À qui poser mes autres questions ?

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