Question 1

Uw werkgever nodigt u uit op Cloketa: waar gaat het om?

Accepted Answer

Uw werkgever gebruikt Cloketa om de arbeidstijd te registreren. Hij heeft u uitgenodigd zodat u kunt prikken of uw prestaties kunt raadplegen. Cloketa is een dienst van Be The Wave SRL, een Belgische onderneming. Uw werkgever beslist hoe de tool in uw onderneming wordt gebruikt: uurroosters, pauzes, werkplekken, eventuele geolocatie en toegangsrechten. Met vragen over deze keuzes kunt u terecht bij uw werkgever.

Question 2

Kost Cloketa mij iets?

Accepted Answer

Nee. Cloketa wordt betaald door uw werkgever. Het gebruik ervan kost u niets en wijzigt uw arbeidsovereenkomst niet. U hoeft niets te kopen of te installeren via een appstore. Alleen de internetverbinding van uw toestel wordt gebruikt. Vraagt uw werkgever u om met uw persoonlijke telefoon te prikken en vormt dat een probleem, bespreek het dan met hem: hij kan een andere oplossing voorzien, zoals een gedeeld toestel in de onderneming.

Question 3

Hoe maak ik mijn toegang aan en meld ik mij de eerste keer aan?

Accepted Answer

Open de e-mail « Uitnodiging voor [uw onderneming] op Cloketa », klik op « Uitnodiging aanvaarden » en kies uw wachtwoord. U komt daarna rechtstreeks in de omgeving van uw werkgever terecht. Open de uitnodigingsmail van Cloketa en klik op Uitnodiging aanvaarden . Kies op de pagina « Uitnodiging aanvaarden » een persoonlijk wachtwoord en klik daarna op Aansluiten bij de onderneming . Lees en aanvaard de gebruiksvoorwaarden (zie de volgende vraag). Installeer Cloketa op uw startscherm om het gemakkelijk terug te vinden. De uitnodigingslink is één maand geldig. Werkt hij niet meer, of hebt u de e-mail niet ontvangen (kijk ook in uw spam), vraag uw werkgever dan om u opnieuw een uitnodiging te sturen.

Question 4

Waarom moet ik gebruiksvoorwaarden aanvaarden?

Accepted Answer

Ze leggen uit hoe u Cloketa correct en veilig gebruikt. Ze kosten u niets en wijzigen uw arbeidsovereenkomst niet. Deze voorwaarden vragen u onder meer: uw toegangsgegevens voor uzelf te houden; te goeder trouw te prikken; nooit medische gegevens in een opmerking te vermelden. Ze bevatten ook een link naar de informatie over de bescherming van uw gegevens. U aanvaardt ze één keer. Wijzigen ze, dan krijgt u een nieuwe versie voorgelegd.

Question 5

Moet ik een app installeren?

Accepted Answer

Nee, niet via een appstore. Cloketa opent in uw browser en u kunt het toevoegen aan het startscherm van uw telefoon of computer. Android (Chrome) : open Cloketa, tik op het menu ⋮ en daarna op Toevoegen aan startscherm of App installeren . iPhone of iPad (Safari) : open Cloketa in Safari, tik op het deelpictogram en daarna op Zet op beginscherm . Computer (Chrome of Edge) : klik op het installatiepictogram rechts in de adresbalk, of op het menu en daarna op Cloketa installeren . Eenmaal geïnstalleerd opent Cloketa als een app. Om te prikken blijft een internetverbinding nodig.

Question 6

Hoe schakel ik tweestapsverificatie in?

Accepted Answer

Open via uw avatar « Accountbeveiliging » en schakel tweestapsverificatie in met een app zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator, of maak een toegangssleutel (passkey) aan. Tweestapsverificatie beschermt uw account, zelfs als uw wachtwoord wordt ontdekt. Klik rechtsboven op uw avatar en daarna op Accountbeveiliging . Klik op de kaart « TOTP / MFA » op Configureren . Open uw authenticatie-app, scan de QR-code, bevestig de code van 6 cijfers en klik daarna op Activeren . Bewaar uw herstelcodes. Uw werkgever kan deze beveiliging verplicht maken.

Question 7

Hoe prik ik mijn werkdag?

Accepted Answer

Tik op Starten bij het begin van het werk, op Pauzeren wanneer u stopt, op Hervatten bij uw terugkeer en op Stoppen aan het einde van de dag. Uw status wordt getoond: « Aan het werk », « In pauze » of « Werkdag beëindigd ». De teller trekt de pauzes af. Elke actie wordt geregistreerd op het moment dat u ze uitvoert, met de tijd van de server. Een internetverbinding is dus nodig. Een pauze die u prikt, telt niet als arbeidstijd. Heeft uw werkgever meerdere werkplekken ingesteld, kies de juiste dan bij het prikken in « Waar werkt u? ». De werkplek wordt bij elke registratie vastgelegd (zie « Ik verander van werkplek tijdens de dag » ). Bestaat uw werkdag uit meerdere blokken (bijvoorbeeld een middag- en een avonddienst), sluit dan het eerste af en start opnieuw voor het volgende. Werkt u na middernacht, dan worden de uren na middernacht bij de volgende dag geteld. Het totaal blijft correct. Vergeet Stoppen niet. Vergeet u te prikken, dan kan Cloketa u een herinnering sturen (zie « Ik heb een herinnering over een vergeten registratie gekregen: wat nu? » ). Een werkdag die open blijft, wordt nooit in uw plaats afgesloten: hij wordt als onvolledig gemarkeerd tot u hem corrigeert.

Question 8

Ik heb geen knop om te prikken: is dat normaal?

Accepted Answer

Ja, als uw werkgever voor u het automatisch uurrooster heeft gekozen. Uw uurrooster is bepalend: u hoeft niets te prikken en u meldt alleen de afwijkingen. In deze modus hoeft u op gewone dagen niets te doen. Bent u vroeger begonnen, later gestopt of hebt u een andere pauze genomen, meld de afwijking dan vanuit uw dashboard met Verschil melden (of bevestig met Alles klopt ): een verantwoordelijke keurt deze afwijking goed. Voor verlof gebruikt u Mijn verlof als uw werkgever het verlofbeheer heeft ingeschakeld; anders meldt u een afwezigheid op dezelfde manier, met een korte reden en nooit met medische gegevens. Om te weten welke modus voor u geldt of om die te wijzigen, kunt u terecht bij uw werkgever.

Question 9

Hoe prik ik op de prikklok van de onderneming?

Accepted Answer

Scan op het scherm « Identificeer u » uw persoonlijke QR (knop « Mijn QR scannen met de camera ») of vul uw personeelsnummer in, en tik daarna uw pincode van 6 cijfers in. Kies vervolgens Starten , Pauzeren , Hervatten of Stoppen . De werkplek wordt door de prikklok bepaald. U wordt na 60 seconden automatisch afgemeld. Uw QR en uw pincode krijgt u van uw werkgever, die ze beheert. Ze zijn strikt persoonlijk : prik nooit voor een collega en laat niemand in uw plaats prikken, want dat vertekent de registratie van de arbeidstijd. Hebt u ze niet ontvangen, vraag ze dan aan uw werkgever.

Question 10

Ik verander van werkplek tijdens de dag: hoe pak ik dat aan?

Accepted Answer

De werkplek wordt vastgelegd op het moment van elke registratie. Verandert u van werkplek, kies dan de nieuwe werkplek in « Waar werkt u? »: die wordt bij uw volgende registratie vastgelegd, bijvoorbeeld wanneer u na uw pauze hervat.

Het volledige antwoord lezen → : Ik verander van werkplek tijdens de dag: hoe pak ik dat aan?

Question 11

Ik heb geen e-mailadres en geen account: hoe werkt het?

Accepted Answer

Uw werkgever kan u zonder e-mailadres inschrijven. U prikt dan alleen op de prikklok van de onderneming, met uw persoonlijke QR (of uw personeelsnummer) en uw pincode, zonder u ooit aan te melden. Omdat u zich niet aanmeldt, ziet u de gebruiksvoorwaarden niet op het scherm. Uw werkgever moet ze u als pdf bezorgen: vraag ernaar als u ze niet hebt ontvangen. Zonder account kunt u uw maandoverzicht ook niet bevestigen in Cloketa: uw werkgever kan het u als pdf bezorgen. Om uw uren te raadplegen of een correctie te vragen, kunt u terecht bij uw werkgever.

Question 12

Kan ik prikken zonder internetverbinding?

Accepted Answer

Nee. Elke registratie wordt onmiddellijk door de server gevalideerd, dus een verbinding is nodig. Zonder verbinding noteert u het tijdstip en corrigeert u de dag zo snel mogelijk (Rapporten → Dag corrigeren ), of volgt u de procedure die uw werkgever heeft voorzien.

Question 13

Ik ben vergeten te prikken of heb mij vergist: wat nu?

Accepted Answer

Vraag een correctie aan voor de betrokken dag, met het juiste tijdstip en een korte reden. Een verantwoordelijke van uw onderneming (een manager, een beheerder of de eigenaar) aanvaardt of weigert ze. U wordt op de hoogte gebracht van de beslissing. Open de tegel Rapporten , sectie « Geregistreerde dagen ». Kies bij de betrokken dag Dag corrigeren . Geef de juiste uren en de reden op, bijvoorbeeld « vergeten te prikken aan het einde van de dag », en klik daarna op Ter goedkeuring versturen . U volgt uw aanvragen op in de tegel Correcties (« Mijn correcties en afwijkingen »). Hebt u een herinnering over een vergeten registratie gekregen, dan is de werkwijze dezelfde. Wordt uw aanvraag geweigerd, dan moet de verantwoordelijke een reden opgeven. Het oorspronkelijke tijdstip, uw reden en de beslissing blijven zichtbaar in de historiek: niets wordt gewist. Bent u het niet eens met de beslissing, bespreek het dan rechtstreeks met uw werkgever. Cloketa kan niet tussenkomen.

Question 14

Mijn werkgever heeft een van mijn dagen gecorrigeerd: kan ik dat betwisten?

Accepted Answer

Ja, als uw werkgever deze mogelijkheid heeft ingeschakeld. U kunt een correctie door een verantwoordelijke betwisten tot de maandafsluiting. Uw betwisting wordt onderzocht door een andere verantwoordelijke van de onderneming. De correctie, uw betwisting en de beslissing blijven zichtbaar in de historiek. Verschijnt de optie niet, of is de maand al afgesloten, neem dan rechtstreeks contact op met uw werkgever.

Question 15

Wat mag ik schrijven als reden voor een correctie?

Accepted Answer

Een korte, feitelijke reden. Vermeld nooit medische informatie, een diagnose of andere gevoelige gegevens. Schrijf bijvoorbeeld « gewettigde afwezigheid », « persoonlijke afspraak » of « vertraging openbaar vervoer » in plaats van de medische reden. Cloketa beheert geen afwezigheden wegens ziekte: medische attesten regelt u met uw werkgever volgens de gebruikelijke procedures, buiten Cloketa.

Question 16

Mijn getoonde uren komen niet overeen met wat ik heb gepresteerd: wie contacteer ik?

Accepted Answer

Stel eerst een correctie voor de betrokken dag voor. Voor elke andere vraag over uw uurrooster, uw pauzes of de berekening van uw uren kunt u terecht bij uw werkgever. Uw werkgever stelt de uurroosters, de pauzes en de regels van zijn onderneming in. Een pauze die u prikt, telt niet als arbeidstijd; sommige vaste uurroosters voorzien betaalde pauzes. De support van Cloketa is voorbehouden aan uw werkgever: hij kan geen vragen van werknemers beantwoorden.

Question 17

Hoe raadpleeg en download ik mijn uren?

Accepted Answer

Open de tegel Rapporten : daar ziet u uw gepresteerde uren, uw pauzes en uw urensaldo, en u kunt ze downloaden in CSV of met de knop PDF-overzicht . U ziet alleen uw eigen gegevens, nooit die van uw collega's. Voor een vraag over de berekening van uw uren of over uw loon kunt u terecht bij uw werkgever.

Question 18

Hoe bevestig ik mijn maandoverzicht?

Accepted Answer

Vanaf de 1e van de volgende maand verschijnt de banner « Uw overzicht van [maand] wacht op uw bevestiging » op uw startpagina. Klik op Bekijken en bevestigen , controleer uw dagen en kies daarna Overzicht bevestigen of Bevestigen met voorbehoud . U krijgt geen e-mail en geen melding: alleen de banner herinnert u eraan, voor de vorige maand. Vraag vóór het bevestigen de nodige correcties aan voor de foute dagen. Met het voorbehoud kunt u in enkele woorden een onenigheid aangeven (de opmerking is verplicht). Het wordt naar de verantwoordelijken van uw onderneming gestuurd. Corrigeren zij een dag, dan krijgt uw overzicht de status « Opnieuw te bevestigen » en wordt u gevraagd het opnieuw te bevestigen. Voor de bevestiging is een persoonlijke account nodig: prikt u alleen op een prikklok, vraag uw overzicht dan aan uw werkgever. Net als bij correcties schrijft u nooit medische informatie in een voorbehoud. Met elke vraag over uw overzicht kunt u terecht bij uw werkgever.

Question 19

Ik heb een herinnering over een vergeten registratie gekregen: wat nu?

Accepted Answer

Controleer uw registratie. Bent u het echt vergeten, prik dan nu als uw werkdag nog loopt en vraag daarna een correctie aan met het juiste tijdstip. Klopt alles, dan hoeft u niets te doen. Cloketa stuurt een herinnering wanneer een vergetelheid waarschijnlijk lijkt: aankomst niet geprikt, geen pauze na 6 uur, een pauze die lang duurt, vertrek niet geprikt of registratie niet afgesloten. De herinnering komt via een pushmelding als u die hebt ingeschakeld, anders per e-mail. Geen enkele registratie wordt automatisch gewijzigd. Uw werkdag loopt nog : prik de vergeten actie (bijvoorbeeld Hervatten of Stoppen ). Het geregistreerde tijdstip is fout : corrigeer de dag met het juiste tijdstip en een korte reden (zie « Ik ben vergeten te prikken of heb mij vergist: wat nu? » ). Een werkdag die open blijft, wordt als onvolledig gemarkeerd en uw verantwoordelijke ziet hem bij zijn te regulariseren registraties, tot hij gecorrigeerd is.

Question 20

Hoe vraag ik verlof aan?

Accepted Answer

Heeft uw werkgever het verlofbeheer ingeschakeld, open dan Mijn verlof , kies Nieuwe aanvraag , het type en de periode, en daarna Aanvraag versturen . Een verantwoordelijke keurt de aanvraag goed of weigert ze, en u wordt op de hoogte gebracht. U kunt volledige of halve dagen aanvragen. Cloketa controleert uw saldo en overlappingen met uw andere aanvragen. Uw saldi worden ingevoerd door uw werkgever: hebt u twijfels, neem dan contact met hem op. Een weigering wordt altijd gemotiveerd. Toegekend verlof haalt de geplande uren van de dag weg: u hoeft die dag niets te prikken. Afwezigheden wegens ziekte worden niet in Cloketa beheerd. Vermeld nooit medische informatie in de opmerking. Ziet u Mijn verlof niet, dan gebruikt uw werkgever deze module niet: vraag hem hoe u een afwezigheid meldt.

Question 21

Volgt Cloketa mijn verplaatsingen?

Accepted Answer

Nee. Geolocatie is standaard uitgeschakeld. Schakelt uw werkgever ze in, dan wordt uw locatie alleen vastgelegd op het moment dat u prikt, nooit doorlopend. Uw werkgever kan werkplekken instellen en, als hij dat beslist, uw locatie opvragen op het moment van de registratie. In dat geval moet hij u daar vooraf over informeren. Uw browser vraagt u altijd om toestemming. Heeft uw werkgever de locatie verplicht gemaakt, dan wordt een registratie zonder locatie geweigerd: als u de toestemming weigert, of als u geen netwerk of gps hebt, kunt u niet prikken. Vraag dan een correctie van uw dag aan en bespreek het met uw werkgever.

Question 22

Wie ziet mijn gegevens?

Accepted Answer

De personen in uw onderneming die daartoe gemachtigd zijn: de eigenaar, de beheerders, HR en de managers van uw team. Uw collega's zien uw gegevens niet. Be The Wave host de gegevens voor rekening van uw werkgever. Uw werkgever is verwerkingsverantwoordelijke voor uw werkgegevens. Het personeel van Be The Wave heeft er alleen toegang toe als dat nodig is, bijvoorbeeld om een vraag van uw werkgever te behandelen of voor de beveiliging, en deze toegang wordt gelogd. Moet support tijdelijk met uw account optreden, dan krijgt u daarvan een melding. De gegevens worden gehost in de Europese Unie. Werkt u voor meerdere ondernemingen, dan ziet elk alleen haar eigen gegevens.

Question 23

Hoe oefen ik mijn rechten op mijn gegevens uit (AVG)?

Accepted Answer

Voor uw werkgegevens richt u zich eerst tot uw werkgever. Voor de gegevens van uw account (aanmelding, beveiliging) schrijft u naar privacy&#64;cloketa.eu. U hebt een recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Uw werkgever beslist over het beheer van uw werkgegevens: hij kan bijvoorbeeld uw prestaties exporteren of een gegeven corrigeren. Ontvangt Be The Wave een verzoek over uw werkgegevens, dan bezorgt ze dat aan uw werkgever. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Question 24

Cloketa werkt niet: wat nu?

Accepted Answer

Controleer uw internetverbinding en probeer opnieuw. Blijft de dienst onbeschikbaar, volg dan de noodprocedure van uw werkgever en regulariseer uw registraties achteraf. Uw werkgever heeft normaal een noodoplossing voorzien, zoals een papieren registratie. Zodra de dienst hersteld is, corrigeert u de betrokken dagen (Rapporten → Dag corrigeren ). Betreft het probleem alleen u (wachtwoord, geblokkeerde toegang), neem dan contact op met uw werkgever.

Question 25

Ik ben mijn telefoon, mijn pincode of mijn QR-code kwijt

Accepted Answer

Verwittig uw werkgever onmiddellijk. Hij kan de oude code deactiveren en u een nieuwe bezorgen. Vermoedt u dat iemand anders uw account gebruikt, wijzig dan uw wachtwoord vanaf een ander toestel en meld het onmiddellijk aan uw werkgever. Bent u het toestel kwijt dat uw codes voor tweestapsverificatie genereert, vraag uw werkgever dan om uw tweestapsverificatie opnieuw in te stellen: hij kan dat doen vanuit Cloketa.

Question 26

Ik ben mijn wachtwoord vergeten

Accepted Answer

Klik op de aanmeldpagina op Wachtwoord vergeten? en daarna op Link versturen , en volg de link die u per e-mail ontvangt. Die is 1 uur geldig. Ontvangt u de e-mail niet, kijk dan in uw spam en controleer het adres dat uw werkgever gebruikt. Blijft het probleem bestaan, neem dan contact op met uw werkgever.

Question 27

Ik werk voor meerdere werkgevers die Cloketa gebruiken

Accepted Answer

Eén account volstaat. U schakelt tussen ondernemingen met de link Wijzigen , naast de naam van de onderneming bovenaan het scherm, en elke onderneming ziet alleen haar eigen gegevens. Uw rollen, personeelsnummers en registraties blijven per werkgever gescheiden. Elke toegang wordt beheerd door de betrokken onderneming. Kies de juiste onderneming voordat u prikt: klik op de pagina « Kies een onderneming » op Openen .

Question 28

Wat gebeurt er aan het einde van mijn contract?

Accepted Answer

Uw werkgever beëindigt uw tewerkstelling in Cloketa vanaf uw laatste dag. U kunt zich dan niet meer aanmelden in die omgeving, niet meer prikken op de prikklokken ervan en er geen meldingen meer ontvangen. Uw werkgegevens blijven bewaard door uw werkgever, volgens zijn wettelijke verplichtingen. Voor een kopie van uw prestaties kunt u bij hem terecht, vóór of na uw vertrek, volgens zijn procedures. Gebruikt u Cloketa voor andere werkgevers, dan veranderen die toegangen niet.

Question 29

Hoe wijzig ik de taal van de interface?

Accepted Answer

Kies in Mijn profiel of met de taalkeuze Frans, Nederlands, Engels of Duits. De gekozen taal geldt voor de interface, de e-mails en de meldingen die u ontvangt. De uitnodigingsmail is wel opgesteld in de taal van uw onderneming.

Question 30

Hoe schakel ik meldingen in of uit?

Accepted Answer

Schakel pushmeldingen in of uit op elk toestel, via uw avatar → Accountbeveiliging . E-mails kunnen niet worden uitgeschakeld. U wordt per e-mail en, als u ze hebt ingeschakeld, via pushmelding op de hoogte gebracht van de beslissingen over uw correcties en afwijkingen. U kunt ook een herinnering over een vergeten registratie ontvangen, via pushmelding als die is ingeschakeld, anders per e-mail. Het maandoverzicht stuurt geen melding: er verschijnt een banner op uw startpagina. Op een iPhone werken pushmeldingen alleen als Cloketa aan het beginscherm is toegevoegd.

Question 31

Bij wie kan ik terecht met mijn andere vragen?

Accepted Answer

Bij uw werkgever. Hij configureert Cloketa voor uw onderneming en hij kan uw vragen over uw uurrooster, uw correcties en uw werkgegevens beantwoorden.

Het volledige antwoord lezen → : Bij wie kan ik terecht met mijn andere vragen?

Goed van start met Cloketa

Starten in 3 stappen

Aanvaard de uitnodiging

Zet Cloketa op uw startscherm

Prik of controleer uw werkdagen

Eerste stappen