Maandbevestiging en maandafsluiting
Een maand gecontroleerd door wie ze gewerkt heeft.
Vanaf de 1e van de volgende maand leest elke werknemer zijn maandoverzicht na en bevestigt het. Is hij het niet eens, dan maakt hij een voorbehoud. U corrigeert indien nodig en sluit daarna de maand af: Cloketa archiveert ze in een ondertekend inspectiedossier. Discussies over de uren vinden nu plaats, niet drie maanden later.
Vier stappen, elke maand.
Het maandoverzicht verschijnt
Op de 1e van de volgende maand verschijnt er een banner op het dashboard van elke werknemer: « Uw overzicht van [maand] wacht op uw bevestiging », met de knop « Bekijken en bevestigen ». Die blijft zichtbaar zolang het overzicht van de afgelopen maand niet is bevestigd. De werknemer vindt er zijn dagen, pauzes en correcties terug en klikt daarna op « Overzicht bevestigen », of op « Bevestigen met voorbehoud » met uitleg over wat niet klopt (de opmerking is dan verplicht).
De voorbehouden worden behandeld
Een voorbehoud stuurt een e-mail naar de managers van het team van de werknemer. De leidinggevende leest het voorbehoud en de opmerking in het rapport van de werknemer en corrigeert de dag indien nodig, met een reden. Het overzicht krijgt dan de status « Opnieuw te bevestigen », en de werknemer wordt gevraagd het opnieuw te bevestigen. Een leidinggevende beslist nooit over zichzelf.
Over betwistingen wordt beslist
Als uw onderneming de optie heeft ingeschakeld, kan een werknemer een door de werkgever op zijn dag toegepaste correctie betwisten, tot de maandafsluiting. Een leidinggevende beslist, en de beslissing wordt vastgelegd. Correcties en betwistingen worden gemeld per e-mail en via een pushmelding.
De maand wordt afgesloten
De afsluiting genereert automatisch het maandarchief, een ondertekend inspectiedossier. De loonexport voor uw sociaal secretariaat downloadt u daarna apart, vanuit de rapporten.
Het afsluiten en heropenen van een maand is de taak van de eigenaar, de beheerders en HR. Voorbehouden gaan rechtstreeks naar de managers van het team van de werknemer (of, als het team er geen heeft, naar die van het bovenliggende team, en daarna naar de administratie).
Begin november bij een handelaar met 7 personen.
Illustratief voorbeeld.
- 1 november
Het maandoverzicht van oktober verschijnt op het startscherm van elke werknemer.
- 2 november
Vijf werknemers bevestigen zonder opmerking.
- 2 november
Léa bevestigt met voorbehoud: « Op zaterdag 18 ben ik om 19 u gestopt, niet om 18 u. » De managers van haar team krijgen een e-mail.
- 3 november
Hugo, de winkelverantwoordelijke, controleert de sluitingsplanning en corrigeert de dag met een reden. Het overzicht van Léa krijgt de status « Opnieuw te bevestigen »; ze bevestigt het dezelfde avond.
- 3 november
Samir betwist een correctie op zijn pauze van de 12e. Hugo bekijkt ze opnieuw en handhaaft zijn beslissing, met uitleg waarom. Alles blijft in de historiek.
- 4 november
Er staan geen aanvragen of betwistingen meer open: de zaakvoerster sluit oktober af. Het maandarchief wordt gegenereerd, waarna ze de loonexport downloadt voor haar sociaal secretariaat.
Minder geschillen, sterkere gegevens.
- Fouten worden opgemerkt door wie ze het best kent: de werknemer zelf.
- Een voorbehoud is een schriftelijke, gedateerde aanvraag, geen mondelinge opmerking die snel vergeten is.
- Na de afsluiting ligt de maand vast, behalve bij een gemotiveerde en vastgelegde heropening: de loonverwerking en de exports vertrekken van een stabiele basis.
- Elke afgesloten maand wordt gearchiveerd in een ondertekend inspectiedossier, dat u kunt downloaden.
Het principe dat voor 2027 is aangekondigd, is een objectieve, betrouwbare en toegankelijke registratie. Elke werknemer toegang geven tot zijn uren, en de mogelijkheid om ze te bevestigen of te betwisten, past daarin. De precieze regels zullen afhangen van de aangenomen tekst.
Wat u moet weten.
Statussen en afsluiting
- Elk maandoverzicht heeft een status: bevestigd, bevestigd met voorbehoud, opnieuw te bevestigen of in afwachting. U vindt die terug in het rapport van de werknemer, in de loonexport (totalen van een maand) en in het inspectiedossier.
- De bevestiging is een leesbevestiging: ze blokkeert noch de afsluiting noch de exports. Een niet-bevestigd overzicht verhindert dus niet dat u afsluit.
- Wat de afsluiting wel blokkeert: een openstaande correctieaanvraag of een open betwisting.
- De herinneringsbanner geldt alleen voor de vorige maand. Het maandoverzicht verstuurt geen e-mail of melding.
Archief en heropening
- Het maandarchief is een ondertekend ZIP-bestand. Het bevat de registraties, de correcties stap voor stap, de dagtotalen en de bevestigingen (in JSON en CSV), een pdf-samenvatting en een ondertekend manifest.
- Het wordt bewaard zolang het contract loopt, maximaal 5 jaar, en daarna bij het einde van het contract verwijderd. Vergeet het niet te downloaden.
- Een afgesloten maand kan worden heropend door de eigenaar, een beheerder of iemand met de HR-rol, met een verplichte reden die in de audit wordt opgenomen. Een nieuwe afsluiting maakt een revisie aan: het vorige archief blijft bewaard en het nieuwe komt erbij.
Werknemers zonder account
- De maandbevestiging vereist een persoonlijk account. Een werknemer die alleen op een prikklok prikt (persoonlijke QR-code of personeelsnummer, daarna pincode), heeft er geen toegang toe: u kunt hem zijn maandoverzicht in pdf bezorgen.
In te stellen, in gedachten te houden
- Inschakeling van de betwisting van correcties door de werknemers.
- Overloop vóór de afsluiting de « Te regulariseren registraties » (scherm Correcties): Cloketa signaleert daar vergeten registraties, en een open gebleven dag blijft onvolledig zolang hij niet is gecorrigeerd of de waarschuwing niet als nagekeken is gemarkeerd. Niets wordt automatisch gecorrigeerd.
- De bevestiging door de werknemer vervangt uw eigen controle niet: controleer de dagen vóór de loonverwerking.
Veelgestelde vragen over maandbevestiging en maandafsluiting
Hoe werkt de maandbevestiging van het overzicht?
Vanaf de 1e van de volgende maand kan elke werknemer met een account zijn urenoverzicht van de afgelopen maand bevestigen, eventueel met een voorbehoud. Een voorbehoud wordt per e-mail naar de managers van zijn team gestuurd.
Het volledige antwoord lezen : Hoe werkt de maandbevestiging van het overzicht?
Hoe bevestig ik mijn maandoverzicht?
Vanaf de 1e van de volgende maand verschijnt de banner « Uw overzicht van [maand] wacht op uw bevestiging » op uw startpagina. Klik op Bekijken en bevestigen, controleer uw dagen en kies daarna Overzicht bevestigen of Bevestigen met voorbehoud.
Het volledige antwoord lezen : Hoe bevestig ik mijn maandoverzicht?
Kan een werknemer een correctie door de werkgever betwisten?
Ja, als u deze optie inschakelt in de instellingen van de onderneming. De werknemer kan dan een correctie die een verantwoordelijke heeft toegepast betwisten, tot de maandafsluiting.
Het volledige antwoord lezen : Kan een werknemer een correctie door de werkgever betwisten?
Wat is de maandafsluiting?
De stap die een maand vastzet zodra ze gecontroleerd is. Ze maakt automatisch het maandarchief van de maand aan. De eigenaar, de beheerders en HR kunnen afsluiten.
Kan men een afgesloten maand heropenen?
Ja. De eigenaar, een beheerder of een HR-medewerker kan een afgesloten maand heropenen, met een verplichte reden. De heropening wordt vastgelegd in de audit.
Het volledige antwoord lezen : Kan men een afgesloten maand heropenen?
Wat bevat het maandarchief?
Een ondertekend inspectiedossier van de maand, in zip-formaat, dat bij elke afsluiting automatisch wordt aangemaakt. Het wordt in Cloketa bewaard zolang het contract loopt, maximaal 5 jaar: download het.
Gratis proefperiode
Rond uw volgende maand af zonder discussies op het laatste moment.
Start de proefperiode nu: vanaf de 1e van volgende maand hebben uw werknemers een maandoverzicht om te bevestigen.