Traceerbare correcties
Fouten gebeuren. Hun correctie moet leesbaar blijven.
Een vergeten registratie hoort niet te eindigen in berichten die niemand nog terugvindt. In Cloketa is elke correctie een aanvraag met een reden, behandeld door een leidinggevende, en het oorspronkelijke uur verdwijnt nooit.
Correctieaanvraag
Marie D. · dinsdag
RedenVergeten in te prikken bij aankomst
- 08:42 · oorspronkelijke registratie bewaard
- 08:51 · aanvraag verstuurd naar de teammanager
Een aanvraag, een beslissing, een historiek.
De werknemer stelt voor
In « Rapporten », onderdeel « Geregistreerde dagen », kiest hij « Dag corrigeren », vult de juiste uren in, legt uit waarom en klikt op « Ter goedkeuring versturen ». Hij volgt zijn aanvragen op in « Mijn correcties en afwijkingen ».
De juiste manager wordt verwittigd
De aanvraag komt terecht in het scherm Correcties van de managers van het team van de werknemer, met een e-mail en een pushmelding. Heeft het team geen manager, dan gaat ze naar die van het bovenliggende team, en daarna naar de beheerders en de eigenaar.
Hij vergelijkt en beslist
Voor en na naast elkaar, reden zichtbaar. Hij keurt goed, of weigert met een verplichte reden.
Alles blijft in de historiek
Het oorspronkelijke uur, het voorstel, de reden, de auteur, de beslissing en de datum ervan worden bewaard.
De vergeten pauze van Marie.
Illustratief voorbeeld.
Marie is vergeten haar middagpauze te prikken. Haar dag toont 9 u in plaats van 8 u 30. Dezelfde avond klikt ze op « Dag corrigeren » en voegt ze haar pauze toe: « Pauze van 12:00 tot 12:30 vergeten ». De volgende dag ziet haar leidinggevende de aanvraag, vergelijkt de twee versies en keurt goed. Als iemand zich over drie maanden de vraag stelt, ligt het antwoord klaar: wat er geregistreerd was, wat er gewijzigd is, door wie en waarom.
Een correctie mag nooit iets wissen.
- Niets wordt overschreven: de oorspronkelijke waarde blijft raadpleegbaar, ook na een goedgekeurde correctie.
- Elke beslissing heeft een auteur en een datum.
- Goedkeuringen worden gedelegeerd: de managers behandelen de aanvragen dagelijks, de eigenaar en de beheerders houden de controle. Rollen en organisatie
- Niemand is rechter en partij: een manager beslist nooit over zijn eigen correcties. Wanneer de eigenaar zijn eigen dag corrigeert, is dat een zelfcorrectie, die aan de andere leidinggevenden wordt gemeld.
- Bevoegde leidinggevenden kunnen de dag van een werknemer ook rechtstreeks corrigeren; hun tussenkomst wordt op dezelfde manier vastgelegd.
- Als uw onderneming het inschakelt, kan de werknemer een door de werkgever toegepaste correctie betwisten, tot de maandafsluiting. Een leidinggevende beslist, en de beslissing wordt vastgelegd. Maandbevestiging en maandafsluiting
- De correcties staan stap voor stap in het inspectiedossier.
- Voor een werknemer met een vast uurrooster loopt een verschil niet via een dagcorrectie, maar via een afwijking van zijn uurrooster, voorgesteld met « Verschil melden » en goedgekeurd in hetzelfde scherm Correcties. Automatische uurroosters
Een betrouwbaar registratiesysteem laat niet toe gegevens te wijzigen zonder een spoor na te laten. Dat is een van de principes achter de verplichting die voor 2027 is aangekondigd.
Vergeten registraties opgespoord, nooit in uw plaats gecorrigeerd.
Om de 5 minuten spoort Cloketa waarschijnlijk vergeten registraties op: niet-geprikte aankomst of vertrek, geen pauze na 6 uur ononderbroken werk, verlengde pauze, registratie niet afgesloten. De werknemer krijgt een herinnering (pushmelding, anders e-mail), en elke manager kiest in zijn profiel wat hij voor zijn teams ontvangt: niets, alleen niet-afgesloten registraties, alles meteen of elke ochtend een samenvatting. De termijnen stelt u in via Onderneming › Vergeten registraties.
Niets wordt ooit automatisch gecorrigeerd. Een open gebleven dag behoudt de uren zoals ze geregistreerd zijn, wordt als onvolledig gemarkeerd en blijft vermeld in « Te regulariseren registraties », in het scherm Correcties, tot hij is gecorrigeerd of de waarschuwing als nagekeken is gemarkeerd.
Geen waarschuwingen op verlof-, sluitings- of feestdagen, en evenmin voor werknemers met een automatisch uurrooster.
Enkele eenvoudige regels.
- Schrijf een feitelijke reden: « vertraging openbaar vervoer », « uitgelopen klantenvergadering ».
- Vermeld nooit een medische reden of gevoelige informatie in een reden of een opmerking. Schrijf « gewettigde afwezigheid » in plaats van de reden.
- Leg vast wie wat goedkeurt: dat is uw organisatie, Cloketa past de rollen toe die u toekent.
- Een dagcorrectie kan geen betaalde pauze aanmaken: betaalde pauzes bestaan alleen in vaste uurroosters.
Veelgestelde vragen over correcties
Hoe werkt een correctie?
De werknemer opent Rapporten → “Geregistreerde dagen” → “Dag corrigeren”, geeft de juiste dag en een reden in en klikt op “Ter goedkeuring versturen”. Een verantwoordelijke (een manager van het team van de werknemer, een HR-medewerker, een beheerder of de eigenaar) vergelijkt de dag vóór en na, en aanvaardt of weigert. Een weigering wordt altijd gemotiveerd.
Kan een werknemer een correctie door de werkgever betwisten?
Ja, als u deze optie inschakelt in de instellingen van de onderneming. De werknemer kan dan een correctie die een verantwoordelijke heeft toegepast betwisten, tot de maandafsluiting.
Het volledige antwoord lezen : Kan een werknemer een correctie door de werkgever betwisten?
Verdwijnt de oorspronkelijke waarde na een correctie?
Nee. De oorspronkelijke waarden van correcties en de auditlogboeken worden bewaard zolang de registratie waarop ze betrekking hebben.
Het volledige antwoord lezen : Verdwijnt de oorspronkelijke waarde na een correctie?
Mag men de medische reden van een afwezigheid in een correctie vermelden?
Nee, nooit. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige gegevens zijn verboden in redenen, commentaren en bijlagen.
Ik ben vergeten te prikken of heb mij vergist: wat nu?
Vraag een correctie aan voor de betrokken dag, met het juiste tijdstip en een korte reden. Een verantwoordelijke van uw onderneming (een manager, een beheerder of de eigenaar) aanvaardt of weigert ze. U wordt op de hoogte gebracht van de beslissing.
Het volledige antwoord lezen : Ik ben vergeten te prikken of heb mij vergist: wat nu?
Gratis proefperiode
Vervang de berichten door een wachtrij van aanvragen.
Probeer het met een echte vergeten dag: in twee minuten ziet u hoe de aanvraag binnenkomt en hoe ze gedocumenteerd blijft.