Algemene voorwaarden Cloketa — Klantenovereenkomst

Identificatie en preambule

Versie 2026-10-21-v6 — van kracht op 21 oktober 2026

Vertaling. Bij afwijking heeft de Franse versie voorrang (artikel 32.5).

Dienstverlener: Be The Wave SRL, besloten vennootschap (société à responsabilité limitée) naar Belgisch recht, met zetel te rue Albert et Louis Curvers 34, 4053 Embourg, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0839.986.742 (btw BE 0839.986.742), uitgever van de dienst Cloketa. Contact: [email protected] — gegevensbescherming: [email protected].

Preambule

A. Be The Wave SRL ontwikkelt en exploiteert Cloketa, online toegankelijke software ("software as a service") waarmee werkgevers de arbeidstijd van hun werknemers kunnen registreren, plannen, corrigeren, bewaren en exporteren.

B. De Klant is een onderneming die Cloketa wenst te gebruiken voor haar beroepsdoeleinden en, in het bijzonder, om de registratie van de arbeidstijd van haar personeel te organiseren.

C. De partijen erkennen dat, op de datum van deze versie, de in België voor 1 januari 2027 aangekondigde algemene verplichting tot registratie van de arbeidstijd nog niet definitief is aangenomen en dat de nadere regels ervan kunnen wijzigen. De Klant kiest met kennis van zaken voor Cloketa.

D. De Klant vertrouwt Be The Wave SRL de verwerking van persoonsgegevens van zijn werknemers toe. De partijen willen deze verwerking regelen overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 ("AVG"), en de voorwaarden voor het overstappen naar een andere aanbieder overeenkomstig Verordening (EU) 2023/2854 ("Dataverordening").

Er wordt overeengekomen wat volgt.

Titel I — Kader van de overeenkomst

Artikel 1. Definities

De volgende termen, gebruikt met een hoofdletter, hebben de hieronder vermelde betekenis, zowel in het enkelvoud als in het meervoud.

• Beheerder: Gebruiker aan wie de Klant in Cloketa de meest uitgebreide rechten op de Bedrijfsomgeving toekent, met name het beheer van de Gebruikers, de regels, het abonnement en de exports.
• Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in het kader van zijn beroepsactiviteit, geïdentificeerd bij de aanmaak van de Bedrijfsomgeving, die de Overeenkomst aanvaardt en de Werknemers tewerkstelt.
• Overeenkomst: deze algemene voorwaarden, de bijlagen ervan, de onderschreven Formule en, in voorkomend geval, elk bijzonder document dat door beide partijen is ondertekend.
• Documentatie: de door de Dienstverlener gepubliceerde informatie over het gebruik van Cloketa, met name op www.cloketa.eu en in de applicatie.
• Klantgegevens: alle gegevens, met inbegrip van Persoonsgegevens, die door de Klant of zijn Gebruikers in Cloketa worden ingevoerd, of die door hun gebruik van de Dienst voor rekening van de Klant worden gegenereerd (prikkingen, uurroosters, correcties, redenen, beslissingen, Locaties, bijlagen, auditlogs met betrekking tot de Bedrijfsomgeving).
• Exporteerbare gegevens: de Klantgegevens en de bijbehorende metagegevens die in de zin van de Dataverordening kunnen worden geëxtraheerd, met uitzondering van de elementen die beschermd zijn door intellectuele-eigendomsrechten of het bedrijfsgeheim van de Dienstverlener of van derden.
• Bedrijfsomgeving: de logisch afgeschermde omgeving van Cloketa die eigen is aan de Klant en zijn instellingen en Klantgegevens bevat.
• Formule: het door de Klant gekozen tariefaanbod (met name Micro, Small, Team of Enterprise), met de maandelijkse of jaarlijkse periodiciteit ervan.
• Onbeschikbaarheid: periode waarin de prik- en raadpleegfuncties van Cloketa ontoegankelijk zijn voor alle Gebruikers van de Klant, door een oorzaak die toe te schrijven is aan de infrastructuur van de Dienstverlener, zoals bepaald in artikel 14.
• Kiosk: een gedeeld toestel, door de Klant geconfigureerd en gekoppeld aan een Locatie, waarop de Werknemers prikken met een persoonlijke QR-code of pincode.
• Locatie: een door de Klant bepaalde werkplaats (bijvoorbeeld een kantoor, een vestiging, een bouwplaats of telewerk), met of zonder adres of geografische coördinaten, alsook, indien de Klant dit activeert, de geografische positie die door het toestel van een Gebruiker wordt vastgelegd op het ogenblik van een prikking.
• Dienstverlener: Be The Wave SRL.
• Dienst of Cloketa: de software Cloketa die online en als progressieve webapplicatie (PWA) wordt geleverd, de Documentatie, de updates ervan en, indien onderschreven, de begeleidingsdiensten zoals Cloketa Start.
• Duurzame drager: elk hulpmiddel waarmee informatie kan worden opgeslagen en ongewijzigd kan worden gereproduceerd, met name een e-mail of een pdf-document.
• Werknemer: elke persoon van wie de Klant de arbeidstijd in Cloketa registreert of laat registreren, ongeacht zijn statuut (bediende, arbeider, uitzendkracht, student of andere).
• Actieve Werknemer: elke actieve of uitgenodigde persoon die een plaats inneemt in de Bedrijfsomgeving en de Dienst kan gebruiken; dit is de eenheid voor de prijsberekening.
• Gebruiker: elke natuurlijke persoon die door de Klant gemachtigd is om toegang te hebben tot de Bedrijfsomgeving, ongeacht zijn rol (Beheerder, leidinggevende, Werknemer).
• Datalek: een inbreuk op de beveiliging in de zin van artikel 4, 12) van de AVG die Klantgegevens treft.

Artikel 2. Voorwerp en contractuele documenten

2.1. De Overeenkomst bepaalt de voorwaarden waaronder de Dienstverlener de Dienst ter beschikking stelt van de Klant, alsook de rechten en verplichtingen van de partijen.

2.2. De Overeenkomst bestaat, in afnemende volgorde van voorrang, uit: (i) elk bijzonder document dat door beide partijen is ondertekend; (ii) de onderschreven Formule en het bijbehorende bestellingsoverzicht; (iii) Bijlage 1 (Verwerkersovereenkomst), die voorrang heeft voor elke kwestie inzake gegevensbescherming; (iv) deze algemene voorwaarden; (v) Bijlagen 2 en 3; (vi) de Documentatie.

2.3. De Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de partijen. Zij vervangt elke eerdere uitwisseling. De algemene aankoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, zelfs indien zij later worden meegedeeld.

Artikel 3. Sluiting van de overeenkomst, vertegenwoordigingsbevoegdheid en bewijs

3.1. Uitsluitend professioneel gebruik. Cloketa is voorbehouden aan ondernemingen in de zin van artikel I.1, 1° van het Wetboek van economisch recht. De Klant verklaart te handelen voor beroepsdoeleinden. De regels inzake consumentenbescherming zijn niet van toepassing op de Overeenkomst.

3.2. Vertegenwoordigingsbevoegdheid. De persoon die de Bedrijfsomgeving aanmaakt en de Overeenkomst aanvaardt, verklaart wettelijk bevoegd te zijn om de Klant te verbinden, als orgaan of als lasthebber. Is dat niet het geval, dan staat hij sterk voor de bekrachtiging van de Overeenkomst door de Klant en is hij persoonlijk aansprakelijk voor de verplichtingen die eruit voortvloeien tot die bekrachtiging. Het gebruik van de Dienst of de betaling van een factuur geldt als bekrachtiging.

3.3. Identificatie van de Klant. De Klant verstrekt juiste en volledige informatie, met name zijn benaming, zijn ondernemingsnummer, zijn adres en de identiteit van de ondertekenaar. De Dienstverlener kan deze informatie vooraf invullen op basis van de Kruispuntbank van Ondernemingen; de Klant controleert en verbetert deze gegevens onder zijn verantwoordelijkheid.

3.4. Elektronische aanvaarding. De Overeenkomst wordt gesloten door de elektronische aanvaarding door de Klant bij de aanmaak van de Bedrijfsomgeving, door middel van een niet vooraf aangevinkt selectievakje en een afzonderlijke aanvaardingshandeling. De Dienstverlener registreert de identiteit van de account, de datum en het uur, de aanvaarde versie, de digitale vingerafdruk ervan (hash), het IP-adres en de identificatiecode van de Bedrijfsomgeving.

3.5. Bewijs. Tussen ondernemingen is het bewijs vrij. De partijen komen overeen dat de in artikel 3.4 bedoelde registraties en de logs van de Dienst, behoudens tegenbewijs, bewijs leveren van de aanvaarding en de inhoud ervan. De Klant kan op elk ogenblik vanuit Cloketa een kopie op een Duurzame drager van de aanvaarde versie downloaden.

3.6. Precontractuele informatie. De Klant erkent dat hij vóór de aanvaarding kennis heeft kunnen nemen van de Overeenkomst, de Formule, de prijs, de procedure voor het overstappen naar een andere aanbieder en voor de export van artikel 27, alsook van de lijst van subverwerkers in Bijlage 2.

Artikel 4. Beschrijving en beperkingen van de Dienst

4.1. Functionaliteiten. De Dienst maakt met name het volgende mogelijk: de werkelijke prikking (begin, pauze, hervatting, einde) vanuit een browser, een PWA of een Kiosk; de automatische registratie van vaste uurroosters; het beheer van pauzes, onderbroken uurroosters en prestaties over middernacht heen; het voorstellen, valideren en traceren van correcties; het aanwezigheidsoverzicht; het beheer van Locaties en, indien de Klant dit activeert, de geolocatie bij het prikken; het opmaken van rapporten en van een inspectie-export met manifest en integriteitscontrole; het beheer van meerdere ondernemingen en van toegangsrechten. De actuele beschrijving staat in de Documentatie.

4.2. Standaarddienst. De Dienst is standaardsoftware die identiek aan alle klanten van eenzelfde Formule wordt aangeboden, onder voorbehoud van de opties die overeenkomstig artikel 10.5 zijn geactiveerd. De Dienstverlener verbindt zich er niet toe specifieke functionaliteiten te ontwikkelen, behoudens een ondertekend bijzonder document.

4.3. Wijzigingen. De Dienstverlener kan de Dienst laten evolueren en functionaliteiten toevoegen, wijzigen of intrekken om technische, veiligheids- of wettelijke redenen of ter verbetering van het product. Wanneer een wijziging een voor de Klant essentiële functionaliteit aanzienlijk en nadelig beperkt, brengt de Dienstverlener hem daarvan ten minste dertig dagen vooraf op de hoogte, behoudens een dringende veiligheidsreden of een wettelijke verplichting; de Klant kan de Overeenkomst dan beëindigen overeenkomstig artikel 25.3.

4.4. Wijziging van het wettelijk kader. De Dienstverlener volgt de evolutie van de regelgeving inzake de registratie van de arbeidstijd en spant zich in om de Dienst binnen een redelijke termijn na de bekendmaking van de definitieve teksten aan te passen. Hij waarborgt niet dat de Dienst zal voldoen aan alle toekomstige, sectorale of conventionele vereisten die op de Klant van toepassing zijn, noch op een bepaalde datum. Indien de Dienst redelijkerwijs niet kan worden aangepast aan een essentiële wettelijke vereiste, kan elke partij de Overeenkomst beëindigen overeenkomstig artikel 25.3.

4.5. Wat Cloketa niet is. Cloketa is geen officiële applicatie van een overheidsinstantie, geen sociaal secretariaat, geen loonsoftware en geen audit-, certificerings- of adviesdienst. De berekeningen, waarschuwingen, totalen, Locatievoorstellen, rapporten en exports zijn technische hulpmiddelen die de Klant vóór elk gebruik controleert.

4.6. Bètafunctionaliteiten. De functionaliteiten die als "bèta", "preview" of "experimenteel" worden aangeduid, worden geleverd in de staat waarin zij zich bevinden, voor testdoeleinden, zonder verbintenis inzake beschikbaarheid of instandhouding, en kunnen op elk ogenblik worden ingetrokken.

Titel II — Accounts, Gebruikers en verplichtingen van de Klant

Artikel 5. Bedrijfsomgeving en Beheerders

5.1. De Klant wijst ten minste één Beheerder aan. Hij bepaalt vrij de rollen en rechten van elke Gebruiker in zijn Bedrijfsomgeving.

5.2. De instructies die in Cloketa worden gegeven door een Beheerder of door een Gebruiker met de nodige rechten (uitnodigingen, instellingen, validaties, exports, verwijderingen, wijziging van Formule) worden geacht door de Klant te zijn gegeven en verbinden hem.

5.3. De Klant houdt de lijst van Beheerders actueel. Bij het vertrek van een Beheerder of bij verlies van toegang kan de Dienstverlener, op schriftelijk verzoek van een persoon die bevoegd is om de Klant te vertegenwoordigen en na redelijke verificatie, de Beheerdersrechten aan een andere persoon toekennen.

Artikel 6. Gebruikers en Werknemers

6.1. De Klant is de enige partij bij de Overeenkomst. De Overeenkomst wordt uitsluitend met de Klant gesloten. De Gebruikers, met inbegrip van de Werknemers, worden geen partij bij de Overeenkomst en verwerven geen eigen recht op de uitvoering ervan, onverminderd hun rechten als betrokkenen in de zin van de AVG.

6.2. Door de Klant verleende toegang. De Klant verleent zijn Gebruikers een persoonlijk, niet-overdraagbaar toegangsrecht, beperkt tot de duur van de Overeenkomst en tot het gebruik van de Bedrijfsomgeving. Dit recht eindigt wanneer de Klant de Gebruiker deactiveert of wanneer de Overeenkomst eindigt.

6.3. Gebruiksvoorwaarden voor de Gebruikers. Bij zijn eerste aanmelding neemt elke Gebruiker kennis van en aanvaardt hij de Gebruiksvoorwaarden van Bijlage 3 en ontvangt hij de informatie over gegevensbescherming. Deze voorwaarden regelen het loyale en veilige gebruik van de Dienst. Zij leggen de Gebruiker geen enkele prijs of financiële verplichting op en vervangen de verplichtingen van de Klant tegenover zijn Werknemers niet.

6.4. Aansprakelijkheid van de Klant voor zijn Gebruikers. De Klant is tegenover de Dienstverlener aansprakelijk voor de handelingen en nalatigheden van zijn Gebruikers als voor zijn eigen handelingen en nalatigheden. Hij ziet erop toe dat zij de Overeenkomst en Bijlage 3 naleven.

6.5. Persoonlijke inloggegevens. Elke toegang is strikt persoonlijk. Het delen van een account, een pincode of een QR-code tussen meerdere personen is verboden. De Klant deelt zijn Gebruikers mee dat een prikking voor rekening van een collega de registratie van de arbeidstijd vervalst.

6.6. Accounts voor meerdere ondernemingen. Eenzelfde persoon kan beschikken over een account die in meerdere Bedrijfsomgevingen wordt gebruikt. Zijn rollen, personeelsnummers en arbeidsgegevens blijven eigen aan elke Bedrijfsomgeving en zijn niet toegankelijk voor de andere klanten.

Artikel 7. Verplichtingen van de Klant als werkgever

7.1. Sociale verantwoordelijkheid. De Klant blijft de enige werkgever en is als enige verantwoordelijk voor de naleving van het arbeidsrecht en het socialezekerheidsrecht, van de collectieve en sectorale arbeidsovereenkomsten, van zijn arbeidsreglement, van de arbeidsduur en arbeidsregelingen, van de pauzes, van de verloning, van de aangiften en van de verplichtingen tot bewaring van de sociale documenten. Hij bepaalt of de Dienst en de instellingen ervan geschikt zijn voor zijn situatie en raadpleegt, indien nodig, zijn sociaal secretariaat of een gekwalificeerde adviseur.

7.2. Informatie en overleg met het personeel. Vóór de ingebruikname vervult de Klant de formaliteiten die vereist zijn door de wet en de toepasselijke overeenkomsten, met name:

1. de voorafgaande, duidelijke en volledige informatie aan de Werknemers over de verwerking van hun gegevens (artikelen 13 en 14 van de AVG), met inbegrip van de eventuele geolocatie bij het prikken;
2. de informatie aan en, in voorkomend geval, de raadpleging van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk of de vakbondsafvaardiging, met name bij de invoering van een nieuwe technologie;
3. de aanpassing van het arbeidsreglement volgens de wettelijke procedure, wanneer het registratiesysteem of de nadere regels ervan daarin moeten worden opgenomen;
4. de naleving van de taalwetgeving die van toepassing is op de arbeidsbetrekkingen, met name in het Nederlandse of het Duitse taalgebied, door de passende taal te kiezen voor de interface en voor de documenten die aan de Werknemers worden overhandigd.

7.3. Geolocatie en Locaties. De geolocatie bij het prikken is standaard uitgeschakeld. De Klant beslist als enige om ze uitgeschakeld te laten, facultatief of verplicht te maken. Indien hij ze activeert:

1. beschikt hij over een welbepaald doel en een geldige rechtsgrond, die schriftelijk worden gedocumenteerd, en gaat hij de evenredigheid van de maatregel na, met name in het licht van de minder ingrijpende oplossingen die de Dienst biedt (Locaties zonder coördinaten, Kiosk gekoppeld aan een vestiging);
2. voert hij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit wanneer die vereist is;
3. gebruikt hij de geolocatie niet om de verplaatsingen van de Werknemers buiten de prikkingen te volgen, noch voor een onverenigbaar doel.

Het automatische Locatievoorstel steunt op de locatie die door de browser van de Gebruiker wordt verstrekt, met diens toestemming. Het kan onjuist zijn; de Gebruiker en de Klant controleren het resultaat ervan.

7.4. Toestellen van de Werknemers. De Klant mag het gebruik van een privétoestel niet opleggen zonder passende wettelijke of contractuele grondslag. Indien nodig stelt hij een alternatief ter beschikking, bijvoorbeeld een Kiosk of een professioneel toestel.

7.5. Juistheid en controle. De Klant waarborgt de juistheid, rechtmatigheid en relevantie van de Klantgegevens. Hij stelt zijn regels, uurroosters, pauzes, Locaties, rechten en validatieprocessen in. Hij controleert de resultaten, met name de automatische registraties van vaste uurroosters en de correcties, vóór elke loonverwerking, aangifte, beslissing of mededeling aan een overheidsinstantie.

7.6. Bewaring en exports. De Klant exporteert en bewaart zelf, gedurende de toepasselijke wettelijke termijn, de documenten en gegevens die hij moet kunnen voorleggen aan een inspectiedienst of een rechtbank. De Dienst is geen systeem voor wettelijke archivering.

Artikel 8. Aanvaardbaar gebruik

8.1. De Klant en zijn Gebruikers onthouden zich met name ervan:

• de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige of frauduleuze doeleinden of voor doeleinden die in strijd zijn met de rechten van de Werknemers;
• bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 van de AVG), met name gezondheidsgegevens of medische redenen, in te voeren in de vrije velden, correctieredenen, opmerkingen of bijlagen;
• de beveiligingsmaatregelen te omzeilen, de kwetsbaarheid van de Dienst te testen of hem aan belastingstests te onderwerpen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord;
• op grote schaal gegevens te extraheren met andere geautomatiseerde middelen dan de ter beschikking gestelde exports en interfaces;
• de Dienst te decompileren, te disassembleren of te reproduceren, behalve binnen de door de wet strikt toegestane grenzen;
• de Dienst door te verkopen, in sublicentie te geven of ter beschikking te stellen van derden buiten de onderneming van de Klant;
• kwaadaardige inhoud of inhoud die inbreuk maakt op de rechten van derden in te voeren.

8.2. De Klant meldt de Dienstverlener onverwijld elk ongeoorloofd gebruik, elke compromittering van inloggegevens en elk beveiligingsincident waarvan hij kennis heeft, en werkt redelijkerwijs mee aan de analyse ervan.

Titel III — Financiële voorwaarden

Artikel 9. Proefperiode

9.1. De Klant kan een gratis proefperiode van veertien dagen genieten vanaf de aanmaak van de Bedrijfsomgeving, zonder verbintenis tot inschrijving.

9.2. Tijdens de proefperiode wordt de Dienst geleverd in de staat waarin hij zich bevindt, zonder beschikbaarheidsdoelstelling of gewaarborgde ondersteuning. Voor het overige is de Overeenkomst van toepassing, met name Bijlage 1.

9.3. Bij gebrek aan inschrijving aan het einde van de proefperiode wordt de toegang beperkt. De Klantgegevens blijven gedurende dertig dagen exporteerbaar en worden vervolgens verwijderd overeenkomstig artikel 27.5. De Dienstverlener kan herhaalde proefperiodes voor eenzelfde onderneming weigeren of beperken.

Artikel 10. Prijzen en Formules

10.1. De prijzen zijn die van de gekozen Formule en van de geactiveerde opties, zoals gepubliceerd op www.cloketa.eu of vermeld in het bestellingsoverzicht. Zij worden uitgedrukt in euro, exclusief btw en exclusief andere belastingen, die ten laste van de Klant zijn.

10.2. De prijs wordt per Bedrijfsomgeving vastgesteld, volgens het aantal Actieve Werknemers. Het aantal Beheerders en leidinggevenden heeft geen invloed op de prijs, tenzij zij ook Actieve Werknemers zijn.

10.3. Wijziging van schijf. Wanneer het aantal Actieve Werknemers de schijf van de Formule overschrijdt, stapt de Klant over naar de hogere Formule. Gebeurt dat niet, dan kan de Dienstverlener hem ambtshalve laten overstappen na een voorafgaande kennisgeving van veertien dagen die zonder regularisatie is gebleven. Het verschil wordt pro rata van de lopende periode gefactureerd. Een overstap naar een lagere Formule gaat in op de volgende vervaldag, zonder terugbetaling.

10.4. Formule Enterprise en aanvullende diensten. De voorwaarden van de Formule Enterprise (16 Actieve Werknemers en meer) en van de begeleidingsdiensten, zoals Cloketa Start (99 EUR excl. btw, facultatief en afzonderlijk gefactureerd), worden nader bepaald in het overeenstemmende aanbod. Een begeleidingsdienst is een middelenverbintenis, beperkt tot de beschreven inhoud ervan.

10.5. Opties. De gedeelde prikklokken, het teambeheer en het verlofbeheer zijn opties. Zij zijn inbegrepen in de Formule Enterprise. In de andere Formules activeert of deactiveert een Beheerder ze via de Dienst, tegen de prijzen die op www.cloketa.eu zijn gepubliceerd en vóór de activering worden getoond: per actieve prikklok voor de prikklokken, per Actieve Werknemer voor de teams en het verlof. Een optie is gratis tijdens de proefperiode. Daarna wordt zij samen met de Formule gefactureerd, volgens dezelfde periodiciteit; een activering in de loop van een periode wordt pro rata gefactureerd. Het aantal prikklokken en Actieve Werknemers wordt dagelijks vastgesteld: een stijging wordt pro rata van de lopende periode gefactureerd, een daling geldt vanaf de volgende vervaldag, zonder terugbetaling. Een gedeactiveerde optie blijft beschikbaar tot het einde van de betaalde periode, zonder terugbetaling; de bijbehorende gegevens blijven bewaard. Kortingen en promotiecodes gelden ook voor de opties, tenzij anders vermeld. Een optie die door de Dienstverlener wordt aangeboden, wordt niet gefactureerd.

Artikel 11. Facturering en betaling

11.1. De vergoedingen zijn vooraf betaalbaar, voor de gekozen jaarlijkse of maandelijkse periode. De betaling gebeurt via de in de Dienst aangeboden middelen, met name via de betaaldienstverlener Stripe. De Klant staat de overeenstemmende terugkerende afschrijvingen toe.

11.2. De facturen worden in elektronische vorm uitgereikt, in voorkomend geval via het Peppol-netwerk overeenkomstig de Belgische verplichtingen inzake elektronische facturering. De Klant deelt zijn factureringsgegevens mee en houdt ze actueel.

11.3. Behoudens andersluidende vermelding op de factuur zijn de facturen betaalbaar op de vermelde vervaldag, en uiterlijk binnen veertien dagen na hun datum. Elke betwisting moet schriftelijk en met redenen omkleed worden ingediend binnen vijftien dagen na de factuur; zo niet wordt de factuur geacht te zijn aanvaard, onverminderd het bewijs van een materiële vergissing.

11.4. Elk op de vervaldag onbetaald bedrag brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest op tegen de rentevoet bepaald door de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, alsook de door die wet bepaalde forfaitaire schadevergoeding voor invorderingskosten, onverminderd hogere, behoorlijk verantwoorde invorderingskosten.

11.5. De betaalde vergoedingen worden niet terugbetaald, behalve in de gevallen die uitdrukkelijk in de Overeenkomst zijn bepaald (artikelen 14.5, 23.3, 25.3, 25.4, 28 en punt 5.3 van Bijlage 1) of door een dwingende bepaling.

11.6. Doorverwijzingsprogramma. De Klant kan Cloketa aanbevelen bij een andere onderneming volgens de voorwaarden van het doorverwijzingsprogramma die in de Dienst zijn gepubliceerd (scherm « Doorverwijzing ») en deel uitmaken van de Overeenkomst. De doorverwezen onderneming krijgt een korting op haar eerste factuur, niet combineerbaar met een andere promotiecode. De beloning van de Klant bestaat uit een tegoed, gelijk aan één maandbedrag exclusief btw van het abonnement van de doorverwezen onderneming en beperkt tot één maandbedrag exclusief btw van zijn eigen abonnement, dat automatisch wordt verrekend met zijn volgende facturen van vergoedingen. Het tegoed wordt nooit terugbetaald, uitbetaald of ingewisseld voor geld; het brengt geen rente op en is niet overdraagbaar. Het nog niet verrekende saldo van het tegoed vervalt, zonder vergoeding, wanneer de Overeenkomst eindigt, om welke reden ook, met name wanneer de Klant zijn abonnement niet verlengt. De Dienstverlener kan een misbruikte of met de voorwaarden strijdige doorverwijzing weigeren en het programma voor de toekomst wijzigen of stopzetten; reeds toegekende tegoeden blijven verrekenbaar zolang de Overeenkomst van kracht is.

Artikel 12. Laattijdige betaling en opschorting

12.1. Bij niet-betaling op de vervaldag stuurt de Dienstverlener een herinnering. Bij gebrek aan betaling binnen zeven dagen na deze herinnering kan hij de beheerfuncties van de Bedrijfsomgeving opschorten.

12.2. Om de Werknemers niet van hun registratie-instrument te beroven, blijven de prik- en exportfuncties beschikbaar gedurende dertig dagen na de opschorting van de beheerfuncties.

12.3. Bij gebrek aan regularisatie na afloop van deze termijn kan de Dienstverlener de volledige Dienst opschorten en de Overeenkomst beëindigen overeenkomstig artikel 25.5. De opschorting schort de verschuldigde bedragen niet op.

Artikel 13. Wijziging van de prijzen

13.1. De Dienstverlener kan zijn prijzen wijzigen om een geldige reden, met name de evolutie van zijn kosten, van de gezondheidsindex, van de functionele reikwijdte of van het wettelijk kader. De wijziging is van toepassing vanaf de volgende vervaldag.

13.2. De Dienstverlener geeft kennis van elke verhoging op een Duurzame drager, ten minste zestig dagen vóór de inwerkingtreding ervan voor een jaarlijkse Formule, en dertig dagen vooraf voor een maandelijkse Formule.

13.3. De Klant die de verhoging niet aanvaardt, kan de Overeenkomst kosteloos beëindigen met ingang van de datum van inwerkingtreding van de nieuwe prijs. Doet hij dat niet, dan wordt de nieuwe prijs geacht te zijn aanvaard.

Titel IV — Dienstverleningsniveau, onderhoud en ondersteuning

Artikel 14. Beschikbaarheid van de Dienst

14.1. Middelenverbintenis. De Dienstverlener zet de redelijke middelen in opdat de Dienst permanent toegankelijk zou zijn. Hij waarborgt geen ononderbroken of foutloze werking.

14.2. Beschikbaarheidsdoelstelling. De Dienstverlener streeft naar een maandelijkse beschikbaarheid van 97 % van de prik- en raadpleegfuncties, hetzij, ter indicatie, een gecumuleerde Onbeschikbaarheid van ongeveer 21 u 36 min over een maand van dertig dagen. Het percentage wordt als volgt berekend: (minuten van de maand − niet-uitgesloten minuten Onbeschikbaarheid) / minuten van de maand. Alleen Onbeschikbaarheden van ten minste vijftien opeenvolgende minuten, vastgesteld door de monitoringtools van de Dienstverlener, worden in aanmerking genomen.

14.3. Uitsluitingen. Worden niet als Onbeschikbaarheid aangerekend: gepland of dringend onderhoud (artikel 15); overmacht (artikel 23); storingen van de communicatienetwerken, toestellen, browsers, besturingssystemen of verbindingen van de Klant of de Gebruikers; storingen van diensten van derden die niet tot de hostinginfrastructuur van de Dienst behoren (met name diensten voor meldingen, e-mail, betaling, DNS-resolutie, contentdistributie of bescherming tegen aanvallen); cyberaanvallen ondanks redelijke beveiligingsmaatregelen; opschortingen overeenkomstig de Overeenkomst; niet-conform gebruik van de Dienst; bètafunctionaliteiten en de proefperiode.

14.4. Geen sanctie. De beschikbaarheidsdoelstelling is een kwaliteitsdoelstelling. Het niet halen ervan geeft geen aanleiding tot servicekredieten, boetes, prijsverminderingen of schadevergoeding, met als enig voorbehoud artikel 14.5.

14.5. Ernstige tekortkoming: enig rechtsmiddel. Er is sprake van een ernstige tekortkoming indien (a) de beschikbaarheid lager is dan 97 % gedurende twee opeenvolgende maanden of drie maanden binnen een periode van twaalf maanden, of (b) een niet-uitgesloten ononderbroken Onbeschikbaarheid langer duurt dan tweeënzeventig uur. De Klant kan de Overeenkomst dan schriftelijk beëindigen binnen dertig dagen na de ernstige tekortkoming, met onmiddellijke ingang. De Dienstverlener betaalt hem de vooraf betaalde vergoedingen voor de nog niet verstreken periode pro rata temporis terug. Deze beëindiging en deze terugbetaling vormen het enige en exclusieve rechtsmiddel van de Klant voor elke Onbeschikbaarheid, prestatievermindering of gebrek aan beschikbaarheid, onder voorbehoud van artikel 22.6.

14.6. Noodprocedure. De Klant erkent dat geen enkele onlinedienst permanent beschikbaar is. Hij voert een noodprocedure in waarmee de arbeidstijd tijdens een Onbeschikbaarheid kan worden geregistreerd (bijvoorbeeld een papieren lijst of een rekenblad) en daarna via een traceerbare correctie opnieuw in Cloketa kan worden ingevoerd.

14.7. Informatie. Bij een groot incident spant de Dienstverlener zich in om de Beheerders te informeren per e-mail, in de applicatie of op een statuspagina, zonder verbintenis inzake termijn.

Artikel 15. Onderhoud en anomalieën

15.1. Gepland onderhoud. De Dienstverlener spant zich in om gepland onderhoud uit te voeren buiten de werkdagen van 7 u tot 19 u (Brusselse tijd) en de Beheerders daarvan ten minste achtenveertig uur vooraf op de hoogte te brengen wanneer de voorzienbare onderbreking langer duurt dan dertig minuten.

15.2. Dringend onderhoud. De Dienstverlener kan de Dienst zonder voorafgaande kennisgeving onderbreken wanneer de beveiliging, de integriteit van de gegevens of de stabiliteit van de Dienst dat vereisen.

15.3. Anomalieën. De Klant meldt elke anomalie met een nauwkeurige beschrijving die het mogelijk maakt ze te reproduceren. De Dienstverlener bepaalt, volgens zijn redelijke beoordeling van de ernst en de impact, of en wanneer hij een anomalie verhelpt, door middel van een update, een workaround of documentatie. Er wordt geen enkele correctietermijn gewaarborgd.

15.4. Geen vergoeding. Een anomalie, een bug, traagheid of een storing geeft geen aanleiding tot enige vergoeding, onder voorbehoud van de artikelen 14.5, 22.4 en 22.6. De Klant controleert de resultaten van de Dienst overeenkomstig artikel 7.5.

Artikel 16. Ondersteuning

16.1. Kanalen en openingsuren. De ondersteuning is bereikbaar per e-mail ([email protected]) en via de geïntegreerde ondersteuningsmodule, op Belgische werkdagen, van 9 u tot 17 u, in het Frans, het Nederlands, het Duits en het Engels.

16.2. Geen dienstverleningsniveau. De ondersteuning wordt verleend op basis van een middelenverbintenis, zonder gewaarborgde termijn voor behandeling, antwoord of oplossing. De Dienstverlener behandelt de verzoeken volgens hun ernst en de volgorde van ontvangst.

16.3. Reikwijdte. De ondersteuning heeft betrekking op het gebruik en de werking van de Dienst. Zij omvat geen juridisch, sociaal of loonadvies, geen instellingen voor rekening van de Klant en geen opleiding, behoudens een onderschreven begeleidingsdienst. De Dienstverlener kan ervoor kiezen enkel aan de Beheerders te antwoorden.

16.4. Toegang van de ondersteuning tot de gegevens. Het personeel van de Dienstverlener heeft enkel toegang tot de Klantgegevens voor zover dat nodig is voor de behandeling van een verzoek, voor de beveiliging of voor een wettelijke verplichting. Deze toegangen worden gelogd. De bijlagen bij ondersteuningsverzoeken zijn enkel toegankelijk voor gemachtigde personen.

Titel V — Gegevens, beveiliging en eigendom

Artikel 17. Klantgegevens en gegevensbescherming

17.1. Eigendom van de Klantgegevens. De Klant behoudt al zijn rechten op de Klantgegevens. Hij verleent de Dienstverlener, voor de duur van de Overeenkomst en van de handelingen bij het einde van de overeenkomst, het recht om ze te hosten, te reproduceren en te verwerken, uitsluitend voor zover dat nodig is voor de levering van de Dienst, de beveiliging ervan en de naleving van zijn wettelijke verplichtingen.

17.2. Rollen. Voor de Klantgegevens die persoonsgegevens zijn, treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke en de Dienstverlener als verwerker, onder de voorwaarden van Bijlage 1, die integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst.

17.3. Eigen verwerkingen van de Dienstverlener. De Dienstverlener treedt op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor: de aanmaak en het beheer van de toegangsaccounts, de authenticatie en de beveiliging van het platform; het beheer van de contractuele relatie, de facturering en de invordering; de voorkoming van fraude en misbruik; de communicatie met betrekking tot de Dienst; de naleving van zijn wettelijke verplichtingen; de bezoekersmeting van de website op basis van toestemming. Deze verwerkingen worden beschreven in zijn privacyverklaring, die toegankelijk is vanuit de Dienst. De Klant bezorgt deze informatie zo nodig aan zijn Gebruikers.

17.4. Geanonimiseerde gegevens. De Klant geeft de Dienstverlener de instructie om op basis van de Klantgegevens onomkeerbaar geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens aan te maken, waarmee noch een natuurlijke persoon noch de Klant kan worden geïdentificeerd. De Dienstverlener mag deze gegevens, tijdens en na de Overeenkomst, gebruiken om statistieken op te stellen, het gebruik te meten, de Dienst te verbeteren en te beveiligen en nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen. Deze gegevens zijn geen Klantgegevens en geen persoonsgegevens. De Dienstverlener verkoopt ze niet en publiceert ze enkel in een geaggregeerde vorm die de identiteit van de Klant niet onthult.

17.5. Dienstberichten. De Dienstverlener kan de Gebruikers de berichten sturen die nodig zijn voor de werking van de Dienst (uitnodigingen, meldingen, beveiligingswaarschuwingen, herinitialiseringen). Elke commerciële communicatie aan de Gebruikers neemt de toepasselijke regelgeving in acht en kan op elk ogenblik worden geweigerd.

Artikel 18. Beveiliging, hosting en back-ups

18.1. Beveiligingsmaatregelen. De Dienstverlener neemt de technische en organisatorische maatregelen die in Bijlage 2 worden beschreven en die in verhouding staan tot het risico. Hij kan ze laten evolueren op voorwaarde dat het algemene beschermingsniveau niet wordt verlaagd. Aangezien geen enkel verbonden systeem onkwetsbaar is, waarborgen deze maatregelen niet dat er geen lek, inbraak of gegevensverlies zal optreden.

18.2. Gedeelde beveiliging. De Klant beveiligt zijn accounts, toestellen, Kiosken, netwerken en toegangscodes, past het beginsel van de minste privileges toe en trekt overbodig geworden toegangen onverwijld in. De Dienstverlener kan multifactorauthenticatie of een toegangssleutel (passkey) opleggen voor accounts met uitgebreide rechten.

18.3. Hosting. De Dienst, de productiegegevens en de back-ups ervan worden gehost in de Europese Economische Ruimte, momenteel bij OVHcloud. De Dienstverlener kan van hostingprovider veranderen ten gunste van een oplossing die een globaal gelijkwaardig beveiligingsniveau biedt, met inachtneming van Bijlage 1.

18.4. Back-ups. De Dienstverlener maakt versleutelde back-ups, die gescheiden van de productieomgeving worden opgeslagen en gedurende 35 glijdende dagen worden bewaard, en test periodiek het herstel ervan volgens een risicogebaseerde aanpak. De back-ups dienen voor de continuïteit van de Dienst; zij vormen geen archivering voor rekening van de Klant. Een herstel kan het verlies van de meest recente gegevens tot gevolg hebben; er wordt geen enkele doelstelling inzake herstelpunt of hersteltijd gewaarborgd.

18.5. Bewaring in de Dienst. De Klant stelt de bewaartermijnen in binnen de grenzen die de Dienst biedt en in het licht van zijn wettelijke verplichtingen. De door de Klant gevraagde verwijderingen worden definitief in de productiedatabank en vervolgens in de back-ups na afloop van hun rotatiecyclus. De auditlogs en de oorspronkelijke waarden van de correcties worden bewaard zolang de registratie waarop zij betrekking hebben bestaat, om de integriteit van het auditspoor te vrijwaren.

Artikel 19. Intellectuele eigendom

19.1. De Dienstverlener en zijn licentiegevers behouden alle intellectuele-eigendomsrechten op Cloketa, met name op de software, de code, de databanken, de interfaces, de exportmodellen, de merken, de logo's en de Documentatie. De Overeenkomst houdt geen enkele overdracht van rechten in.

19.2. De Dienstverlener verleent de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn interne behoeften, beperkt tot de duur van de Overeenkomst en tot de onderschreven Formule.

19.3. De Dienstverlener mag de suggesties, feedback en ideeën die door de Klant of zijn Gebruikers worden meegedeeld vrij en kosteloos gebruiken, zonder enige verplichting tegenover hen.

19.4. Behoudens verzet van de Klant, dat op elk ogenblik per e-mail kan worden meegedeeld, mag de Dienstverlener de naam en het logo van de Klant vermelden in zijn commerciële referenties, zonder enig Klantgegeven bekend te maken.

Artikel 20. Vertrouwelijkheid

20.1. Elke partij houdt de niet-openbare informatie van de andere partij die zij naar aanleiding van de Overeenkomst verkrijgt vertrouwelijk. Zij gebruikt die informatie enkel voor de uitvoering van de Overeenkomst en deelt ze enkel mee aan de personen die ze moeten kennen en die gebonden zijn door een gelijkwaardige vertrouwelijkheidsverplichting.

20.2. Deze verplichting is niet van toepassing op informatie die openbaar is zonder fout van de ontvangende partij, die haar reeds bekend was, die onafhankelijk is ontwikkeld of waarvan de mededeling wordt opgelegd door de wet of een overheidsinstantie, in dit laatste geval na kennisgeving aan de andere partij wanneer dat is toegestaan.

20.3. De vertrouwelijkheidsverplichting blijft gedurende vijf jaar na het einde van de Overeenkomst bestaan. De Klantgegevens die persoonsgegevens zijn, blijven zonder beperking in de tijd beschermd overeenkomstig Bijlage 1.

Titel VI — Waarborgen en aansprakelijkheid

Artikel 21. Waarborgen

21.1. De Dienstverlener waarborgt dat hij beschikt over de rechten die nodig zijn om de Dienst te leveren en dat hij deze levert met de zorg van een normaal voorzichtige en zorgvuldige professional.

21.2. Voor zover wettelijk toegestaan, is elke andere uitdrukkelijke of impliciete waarborg uitgesloten, met name elke waarborg van geschiktheid voor een bepaald gebruik, van overeenstemming van de Dienst of de instellingen ervan met de wettelijke, sectorale of conventionele verplichtingen van de Klant, van aanvaarding van een rapport of een export door een inspectiedienst, een rechtbank of een overheidsinstantie, en van foutloosheid.

21.3. De Klant waarborgt dat hij beschikt over alle rechtsgronden, informatie en machtigingen die vereist zijn om de Klantgegevens in de Dienst in te voeren en de persoonsgegevens daarin overeenkomstig de Overeenkomst te laten verwerken.

Artikel 22. Aansprakelijkheid

22.1. Beginsel. De verplichtingen van de Dienstverlener zijn middelenverbintenissen. Hij kan enkel aansprakelijk worden gesteld voor een bewezen fout die hem toe te rekenen is, en uitsluitend voor de rechtstreekse, voorzienbare en persoonlijke schade van de Klant die daaruit met zekerheid voortvloeit.

22.2. Uitgesloten schade. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse of immateriële schade, zoals verlies van winst, omzet, exploitatie, cliënteel, opportuniteiten of imago, bijkomende personeelskosten, kosten voor de reconstructie van gegevens die de Klant had kunnen vermijden door zijn eigen exports, of vorderingen van derden.

22.3. Sociale en administratieve gevolgen. Voor zover wettelijk toegestaan, draagt de Dienstverlener niet de geldboeten, administratieve of strafrechtelijke sancties, sociale bijdragen of regularisaties, achterstallige lonen, aan de Werknemers verschuldigde vergoedingen, noch de gevolgen van een controle of een beslissing van een overheidsinstantie, die verbonden blijven aan de arbeidsorganisatie van de Klant en aan zijn verplichtingen als werkgever. Hij is evenmin aansprakelijk voor de gevolgen van onjuiste gegevens, van ontoereikende instellingen of controle, van onrechtmatige instructies, van niet-conform gebruik, van het ontbreken van een noodprocedure (artikel 14.6) of van een dienst van een derde.

22.4. Verlies of wijziging van gegevens. Bij verlies of wijziging van Klantgegevens die toe te rekenen is aan de Dienstverlener, verbindt deze zich ertoe de redelijke middelen in te zetten om ze te herstellen op basis van de laatste beschikbare back-up. Dit herstel vormt het enige rechtsmiddel van de Klant voor deze schade, onder voorbehoud van artikel 22.6.

22.5. Plafond. De totale en gecumuleerde aansprakelijkheid van de Dienstverlener op grond van of in verband met de Overeenkomst, alle oorzaken en vorderingen samen, is beperkt tot het bedrag van de vergoedingen exclusief btw die de Klant voor de Dienst effectief heeft betaald in de loop van de twaalf maanden voorafgaand aan het eerste schadeverwekkende feit.

22.6. Wettelijke grenzen. Geen enkele bepaling van de Overeenkomst sluit de aansprakelijkheid van de Dienstverlener uit of beperkt ze in geval van bedrog, fraude, opzettelijke fout of zware fout, begaan door hemzelf of zijn aangestelden, van aantasting van het leven of de lichamelijke integriteit, of in elk ander geval waarin de wet dit verbiedt. Geen enkele bepaling heeft tot gevolg dat een essentiële verbintenis van de Overeenkomst van haar inhoud wordt ontdaan. De rechten die de betrokkenen aan artikel 82 van de AVG ontlenen, worden niet aangetast; in de verhouding tussen de partijen gebeurt de verdeling volgens het aandeel in de aansprakelijkheid van elk van hen.

22.7. Bijdrage. Wanneer meerdere oorzaken, waaronder een feit van de Klant of van een derde, tot de schade hebben bijgedragen, is de Dienstverlener slechts aansprakelijk in de mate van zijn eigen bijdrage.

22.8. Termijn voor het instellen van een vordering. Elke vordering van de Klant tegen de Dienstverlener moet, op straffe van verval, worden ingesteld binnen een termijn van één jaar vanaf de dag waarop de Klant kennis heeft gekregen van het schadeverwekkende feit, of er redelijkerwijs kennis van had moeten krijgen, behoudens andersluidende dwingende bepaling.

22.9. Buitencontractuele vordering en hulppersonen. De uitsluitingen en beperkingen van dit artikel zijn van toepassing ongeacht de grondslag van de vordering, contractueel of buitencontractueel, overeenkomstig Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. De bestuurders, werknemers, onderaannemers en andere hulppersonen van de Dienstverlener kunnen zich daarop beroepen tegenover de Klant.

22.10. Vrijwaring door de Klant. De Klant vrijwaart de Dienstverlener tegen elke klacht, vordering of sanctie van Werknemers, Gebruikers, overheidsinstanties of andere derden die voortvloeit uit de Klantgegevens, zijn instructies, zijn instellingen, een tekortkoming aan de artikelen 7 en 8 of zijn rol als verwerkingsverantwoordelijke, en vergoedt hem de redelijke kosten van verdediging, behalve voor zover de schade voortvloeit uit een fout van de Dienstverlener.

Artikel 23. Overmacht

23.1. Geen enkele partij is aansprakelijk voor een tekortkoming die voortvloeit uit een gebeurtenis buiten haar redelijke controle, die redelijkerwijs niet kon worden voorzien bij de sluiting van de Overeenkomst en waarvan de gevolgen niet door passende maatregelen kunnen worden vermeden, met name: natuurramp, brand, overstroming, epidemie, oorlog, terreurdaad, beslissing van een overheidsinstantie, externe staking, algemene storing van de telecommunicatie- of energienetwerken, ernstige storing van de hostingprovider of van een kritieke leverancier die niet aan de Dienstverlener toe te rekenen is, grootschalige cyberaanval ondanks redelijke beveiligingsmaatregelen.

23.2. De verhinderde partij brengt de andere partij zo spoedig mogelijk op de hoogte en zet de redelijke middelen in om de gevolgen van de gebeurtenis te beperken. De uitvoering van de getroffen verplichtingen wordt opgeschort zolang de verhindering duurt. De verplichting tot betaling van reeds vervallen bedragen wordt niet opgeschort.

23.3. Indien de verhindering langer dan zestig dagen duurt, kan elke partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder schadevergoeding. De Dienstverlener betaalt dan de vooraf betaalde vergoedingen voor de niet-geleverde periode pro rata temporis terug.

Titel VII — Duur, einde van de overeenkomst, stopzetting van het product en overdracht

Artikel 24. Duur en verlenging

24.1. De Overeenkomst treedt in werking bij haar aanvaarding. Na de proefperiode loopt zij verder voor de periode van de onderschreven Formule (één maand of één jaar) vanaf de eerste betaling.

24.2. Op elke vervaldag wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd voor een periode van dezelfde duur, tenzij de Klant ze vóór de vervaldag vanuit de Dienst of schriftelijk beëindigt. Voor een jaarlijkse Formule herinnert de Dienstverlener ten minste dertig dagen vooraf op een Duurzame drager aan de vervaldag.

Artikel 25. Beëindiging

25.1. Beëindiging op de vervaldag. De Klant kan de Overeenkomst op elk ogenblik beëindigen met ingang van het einde van de lopende periode. Hij behoudt de toegang tot de Dienst tot die datum.

25.2. Vervroegde beëindiging door de Klant. Overeenkomstig de Dataverordening kan de Klant op elk ogenblik kennis geven van zijn wil om de Overeenkomst vóór de vervaldag te beëindigen, met name om over te stappen naar een andere aanbieder. De beëindiging gaat in op de door de Klant vermelde datum en uiterlijk twee maanden na de kennisgeving, en wordt vervolgens gevolgd door de overgangsperiode van artikel 27. Voor een jaarlijkse Formule blijven de vergoedingen voor de lopende jaarlijkse periode verworven door de Dienstverlener als forfaitaire en evenredige vergoeding voor vervroegde beëindiging: zij stemmen overeen met de tegenprestatie voor de jaarlijkse verbintenis, op grond waarvan de Klant een korting van ongeveer twee maanden heeft genoten ten opzichte van de maandelijkse Formule. Voor een maandelijkse Formule is geen enkele vergoeding verschuldigd.

25.3. Beëindiging wegens aanzienlijke wijziging. In de gevallen bedoeld in de artikelen 4.3, 4.4, 29.3 en 30.3 kan de Klant de Overeenkomst kosteloos en schriftelijk beëindigen, met ingang van de datum van inwerkingtreding van de wijziging of uiterlijk binnen de dertig dagen die daarop volgen. De Dienstverlener betaalt dan de vooraf betaalde vergoedingen voor de niet-geleverde periode pro rata temporis terug. In het geval van artikel 4.4 beschikt de Dienstverlener over hetzelfde beëindigingsrecht, met dezelfde terugbetaling.

25.4. Tekortkoming van de Dienstverlener. Bij een ernstige tekortkoming van de Dienstverlener aan een essentiële verplichting, die niet wordt verholpen binnen dertig dagen na een schriftelijke en nauwkeurige ingebrekestelling, kan de Klant de Overeenkomst schriftelijk beëindigen. De Dienstverlener betaalt de vooraf betaalde vergoedingen voor de niet-geleverde periode pro rata temporis terug, onverminderd artikel 22.

25.5. Tekortkoming van de Klant. De Dienstverlener kan de Overeenkomst schriftelijk en zonder schadevergoeding beëindigen: (a) bij aanhoudende niet-betaling onder de voorwaarden van artikel 12.3; (b) bij een ernstige tekortkoming van de Klant die niet wordt verholpen binnen vijftien dagen na een ingebrekestelling; (c) onmiddellijk, bij onrechtmatig of frauduleus gebruik van de Dienst of bij een ernstige tekortkoming aan artikel 8 die de beveiliging van de Dienst of van andere klanten in gevaar brengt. De betaalde vergoedingen blijven verworven en de verschuldigde bedragen worden opeisbaar.

25.6. Insolventie. Onder voorbehoud van de dwingende regels van Boek XX van het Wetboek van economisch recht kan elke partij de Overeenkomst beëindigen in geval van faillissement, vereffening of stopzetting van de activiteit van de andere partij.

25.7. Gevolgen. Het einde van de Overeenkomst, om welke reden ook, maakt een einde aan de toegangsrechten van de Klant en de Gebruikers, onder voorbehoud van de overgangs- en exportperiode van artikel 27. De artikelen 11, 17.4, 19, 20, 22, 27 en 33 alsook Bijlage 1, voor de duur van de verwerkingen, blijven na het einde van de Overeenkomst van kracht.

Artikel 26. Opschorting

26.1. De Dienstverlener kan de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten, in de strikt noodzakelijke mate, bij een ernstig risico voor de beveiliging of de integriteit van de Dienst of de gegevens, bij onrechtmatig gebruik of gebruik in strijd met artikel 8, bij een bevel van een overheidsinstantie of bij laattijdige betaling overeenkomstig artikel 12.

26.2. De Dienstverlener brengt de Klant op de hoogte van de opschorting en de reden ervan, vooraf wanneer de omstandigheden dat toelaten, en heft ze op zodra de oorzaak ervan is weggevallen. Een gerechtvaardigde opschorting geeft geen recht op enige schadevergoeding.

Artikel 27. Overstap naar een andere aanbieder, teruggave en verwijdering van de gegevens

27.1. Permanente export. Gedurende de volledige duur van de Overeenkomst kan de Klant zijn Exporteerbare gegevens exporteren met behulp van de functies van de Dienst, met name de rapporten en de inspectie-export met manifest en integriteitscontrole, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

27.2. Overgangsperiode. Bij de inwerkingtreding van de beëindiging, ongeacht de oorzaak ervan, gaat de Bedrijfsomgeving over naar een beperkte modus gedurende een periode van dertig kalenderdagen. Tijdens deze periode kan de Klant zijn Exporteerbare gegevens raadplegen en exporteren. De Dienstverlener verleent hem redelijke bijstand, zonder overstapkosten, om hem in staat te stellen te migreren naar een andere aanbieder of naar zijn eigen systemen. Indien deze periode technisch onhaalbaar is, brengt de Dienstverlener de Klant daarvan op de hoogte binnen veertien werkdagen na zijn verzoek, met opgave van redenen, en stelt hij een alternatieve periode vast van ten hoogste zeven maanden.

27.3. Overdraagbaarheid en interfaces. De Dienstverlener beschrijft in de Documentatie de exportformaten, de categorieën van Exporteerbare gegevens en de procedure voor het overstappen naar een andere aanbieder. Hij rekent geen overstapkosten of kosten voor gegevensextractie aan. Bijstand die verder gaat dan de standaard exportfuncties kan het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke offerte, die door de Klant wordt aanvaard.

27.4. Verantwoordelijkheid voor de export. Het komt de Klant toe zijn exports uit te voeren vóór het einde van de overgangsperiode. De Dienstverlener heeft geen enkele verplichting om de Klantgegevens daarna te bewaren.

27.5. Verwijdering. Na afloop van de overgangsperiode, of eerder op schriftelijk verzoek van de Klant, verwijdert de Dienstverlener de Klantgegevens uit de productieomgeving. Zij verdwijnen uit de back-ups na afloop van hun rotatiecyclus, zonder dat zij in de tussentijd kunnen worden hersteld, behoudens wettelijke verplichting. Op verzoek bevestigt de Dienstverlener de verwijdering schriftelijk. De gegevens waarvoor de Dienstverlener verwerkingsverantwoordelijke is (artikel 17.3) worden bewaard gedurende de termijnen die in zijn privacyverklaring zijn bepaald.

Artikel 28. Stopzetting van de Dienst door de Dienstverlener

28.1. De Dienstverlener kan op elk ogenblik beslissen de levering van de Dienst geheel of gedeeltelijk definitief stop te zetten, om welke reden ook, mits een opzegtermijn van ten minste zestig dagen waarvan aan de Klant kennis wordt gegeven op een Duurzame drager.

28.2. Tijdens de opzegtermijn blijft de Dienst onder redelijke voorwaarden toegankelijk en beschikt de Klant over de exportfuncties. Artikel 27 is van toepassing bij het verstrijken van de opzegtermijn, waarbij de overgangsperiode van dertig dagen loopt vanaf de datum van stopzetting.

28.3. De Dienstverlener betaalt de Klant pro rata temporis de vergoedingen terug die effectief vooraf zijn betaald voor de periode na de datum van stopzetting. Deze terugbetaling is het enige wat verschuldigd is wegens de stopzetting van de Dienst, zonder enige andere schadevergoeding, onder voorbehoud van artikel 22.6.

28.4. Dit artikel beperkt de onmiddellijke opschorting of beëindiging niet die door de Overeenkomst of door de wet is toegestaan, met name in geval van overmacht.

Artikel 29. Overdracht

29.1. Overdracht door de Dienstverlener. De Klant stemt er nu reeds mee in dat de Dienstverlener de Overeenkomst en de rechten en verplichtingen die eruit voortvloeien geheel of gedeeltelijk overdraagt aan een derde, met name in het kader van een overdracht van Cloketa, van een handelszaak of van een bedrijfstak, van een fusie, een splitsing, een inbreng of elke andere reorganisatie.

29.2. De Dienstverlener brengt de Klant op een Duurzame drager op de hoogte van de overdracht, uiterlijk binnen dertig dagen na de totstandkoming ervan. De overnemer neemt de verplichtingen van de Dienstverlener uit hoofde van de Overeenkomst over, met inbegrip van die van Bijlage 1. Vanaf de overdracht is de Dienstverlener voor de toekomst bevrijd van zijn verplichtingen.

29.3. Indien de overdracht een aanzienlijke en nadelige wijziging van de voorwaarden van de Dienst of van de gegevensverwerking tot gevolg heeft, met name een hosting buiten de Europese Economische Ruimte, kan de Klant de Overeenkomst beëindigen overeenkomstig artikel 25.3.

29.4. Overdracht door de Klant. De Klant mag de Overeenkomst niet overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener, die deze niet zonder gegronde reden mag weigeren. Deze toestemming is niet vereist in geval van fusie of splitsing van de Klant, op voorwaarde dat de Dienstverlener daarvan binnen dertig dagen op de hoogte wordt gebracht.

Titel VIII — Wijzigingen en slotbepalingen

Artikel 30. Wijziging van de Overeenkomst

30.1. De Dienstverlener kan de Overeenkomst wijzigen om een geldige reden, met name de evolutie van de Dienst, de wetgeving, de rechtspraak, de aanbevelingen van een overheidsinstantie, zijn onderaannemers of zijn beveiligingspraktijken.

30.2. De wijzigingen die de rechten van de Klant niet beperken of die door de wet worden opgelegd, worden van kracht vanaf de kennisgeving ervan of op de vermelde datum.

30.3. Van elke andere wijziging wordt aan de Klant kennis gegeven op een Duurzame drager, ten minste dertig dagen vóór de inwerkingtreding ervan. De Klant die ze weigert, kan de Overeenkomst beëindigen overeenkomstig artikel 25.3. Bij gebrek aan beëindiging vóór de inwerkingtreding, of bij aanvaarding in de Dienst, is de nieuwe versie van toepassing.

30.4. Elke versie wordt geïdentificeerd door een nummer, een datum van inwerkingtreding en een digitale vingerafdruk. De aanvaarde versies blijven voor de Klant raadpleegbaar in de Dienst.

Artikel 31. Communicatie

31.1. Mededelingen aan de Klant worden rechtsgeldig gericht per e-mail aan de Beheerders, aan het factuuradres of via een melding in de Dienst. De Klant houdt deze adressen actueel.

31.2. Mededelingen aan de Dienstverlener worden gericht aan [email protected] of via de ondersteuningsmodule. Mededelingen met betrekking tot gegevensbescherming worden gericht aan [email protected].

31.3. Van een ingebrekestelling of een beëindiging kan kennis worden gegeven per e-mail met ontvangstbevestiging, via de daartoe bestemde functie in de Dienst of per aangetekende zending.

Artikel 32. Diverse bepalingen

32.1. Onafhankelijkheid. De partijen handelen als onafhankelijke dienstverleners. De Overeenkomst schept tussen hen geen band van ondergeschiktheid, lastgeving, vennootschap of vertegenwoordiging.

32.2. Gedeeltelijke nietigheid. Indien een bepaling nietig of niet-tegenwerpelijk wordt verklaard, wordt zij geacht te zijn beperkt tot de maximale draagwijdte die de wet toestaat of te zijn vervangen door de geldige bepaling die het economische doel ervan het dichtst benadert. De overige bepalingen blijven van toepassing.

32.3. Geen afstand. Het feit dat een recht niet wordt ingeroepen, geldt niet als afstand van dat recht.

32.4. Verandering van omstandigheden. Elke partij draagt het risico van een verandering van omstandigheden in de zin van artikel 5.74 van het Burgerlijk Wetboek, waarvan de toepassing is uitgesloten. De aanpassingen van de prijs en van de Dienst blijven beheerst door de artikelen 4, 13 en 30.

32.5. Talen. De Overeenkomst kan ter beschikking worden gesteld in het Frans, het Nederlands, het Engels en het Duits. Bij afwijking heeft de Franse versie voorrang.

Artikel 33. Toepasselijk recht en geschillen

33.1. De Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.

33.2. Vóór elke gerechtelijke procedure, behoudens dringendheid of een procedure tot invordering van een onbetwiste schuldvordering, geeft de meest gerede partij schriftelijk kennis van het geschil. De partijen beschikken over dertig dagen om een minnelijke oplossing te zoeken; zij kunnen een beroep doen op bemiddeling.

33.3. Bij gebrek aan akkoord valt elk geschil met betrekking tot de Overeenkomst onder de exclusieve bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van de Dienstverlener.

Bijlage 1 — Verwerkersovereenkomst (artikel 28 van de AVG)

Deze bijlage regelt de verwerkingen die de Dienstverlener (de "verwerker") uitvoert voor rekening van de Klant (de "verwerkingsverantwoordelijke"). Zij heeft voorrang op elke andere bepaling van de Overeenkomst voor kwesties inzake gegevensbescherming.

1. Beschrijving van de verwerking

2. Gedocumenteerde instructies

2.1. De verwerker verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, ook wat doorgiften betreft, behoudens een wettelijke verplichting naar Unierecht of Belgisch recht; in dat geval stelt hij de Klant daarvan vóór de verwerking in kennis, tenzij de wet dit verbiedt.

2.2. Gelden als gedocumenteerde instructies van de Klant: de Overeenkomst, de instellingen en handelingen die door de gemachtigde Gebruikers in de Dienst worden verricht, en elke aanvullende schriftelijke instructie die door de verwerker wordt aanvaard. Een instructie die een specifieke ontwikkeling of kost met zich meebrengt, kan het voorwerp uitmaken van een offerte.

2.3. De verwerker brengt de Klant onmiddellijk op de hoogte indien hij van oordeel is dat een instructie een inbreuk vormt op de AVG of op een andere bepaling inzake gegevensbescherming. Hij kan de uitvoering van die instructie opschorten tot zij wordt bevestigd of gewijzigd.

3. Vertrouwelijkheid

De verwerker ziet erop toe dat de personen die gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, gebonden zijn door een contractuele of wettelijke vertrouwelijkheidsverplichting, enkel toegang hebben tot de gegevens voor zover dat nodig is en bewust gemaakt zijn van gegevensbescherming.

4. Beveiliging

De verwerker neemt de in Bijlage 2 beschreven maatregelen overeenkomstig artikel 32 van de AVG. De Klant erkent dat zij een op het risico afgestemd beveiligingsniveau bieden, rekening houdend met de aard van de verwerkte gegevens.

5. Subverwerkers

5.1. De Klant geeft een algemene toestemming voor het inschakelen van de in Bijlage 2 vermelde subverwerkers en van hun vervangers of aanvullingen.

5.2. De verwerker brengt de Klant ten minste dertig dagen vooraf op de hoogte van elke voorgenomen toevoeging of vervanging, per e-mail aan de Beheerders of in de Dienst, behoudens dringende redenen van beveiliging of continuïteit, in welk geval hij de Klant onverwijld informeert.

5.3. De Klant kan zich tegen de wijziging verzetten, schriftelijk en om een redelijke reden die verband houdt met gegevensbescherming, binnen vijftien dagen na de kennisgeving. De partijen zoeken te goeder trouw naar een oplossing. Bij gebrek daaraan kan de Klant de Overeenkomst beëindigen vóór de inwerkingtreding van de wijziging, met terugbetaling pro rata temporis van de vooraf betaalde vergoedingen voor de niet-geleverde periode; dit recht vormt zijn enige rechtsmiddel.

5.4. De verwerker legt elke subverwerker contractueel verplichtingen inzake gegevensbescherming op die voldoende garanties bieden en ten minste gelijkwaardig zijn aan die van deze bijlage. Hij blijft tegenover de Klant aansprakelijk voor de nakoming van die verplichtingen, overeenkomstig artikel 28, 4 van de AVG.

6. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

6.1. De productiegegevens en de back-ups worden gehost in de Europese Economische Ruimte.

6.2. Een doorgifte naar een derde land vindt enkel plaats indien zij in Bijlage 2 is vermeld en gedekt is door een adequaatheidsbesluit, door standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of door een andere waarborg bepaald in hoofdstuk V van de AVG, indien nodig aangevuld met aanvullende maatregelen.

6.3. Voor pushmeldingen bezorgt de verwerker aan de meldingsdiensten van de aanbieders van browsers en besturingssystemen enkel een minimale inhoud, end-to-end versleuteld volgens het Web Push-protocol, en technische identificatoren.

7. Bijstand aan de Klant

7.1. Rechten van de betrokkenen. De verwerker stelt in de Dienst functies ter beschikking waarmee de Klant kan ingaan op verzoeken om inzage, rectificatie, wissing, beperking en overdraagbaarheid. Hij bezorgt de Klant onverwijld elk verzoek dat hij rechtstreeks van een betrokkene ontvangt en beantwoordt het niet zelf, behoudens instructie van de Klant.

7.2. Effectbeoordelingen en raadplegingen. De verwerker verstrekt de Klant de redelijkerwijs beschikbare informatie om hem te helpen bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit.

7.3. Kosten. De bijstand is kosteloos wanneer zij steunt op de standaardfuncties van de Dienst en de Documentatie. Substantiële bijstand die verder gaat, kan worden gefactureerd tegen een redelijk tarief dat vooraf wordt meegedeeld, tenzij die bijstand noodzakelijk is geworden door een tekortkoming van de verwerker.

8. Datalekken

8.1. De verwerker meldt de Klant elk Datalek zo spoedig mogelijk en uiterlijk achtenveertig uur nadat hij er kennis van heeft gekregen.

8.2. De melding beschrijft, voor zover deze informatie beschikbaar is, de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokken personen en registraties, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. De informatie kan gefaseerd worden verstrekt.

8.3. De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokkenen. De melding door de verwerker geldt niet als erkenning van aansprakelijkheid.

9. Aantonen van naleving en audits

9.1. De verwerker stelt de Klant de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 van de AVG aan te tonen, in de eerste plaats door middel van deze bijlage, Bijlage 2, een standaardvragenlijst inzake beveiliging en de attesten of certificeringen van zijn subverwerkers.

9.2. Indien deze informatie ontoereikend is, kan de Klant een audit laten uitvoeren, ten hoogste eenmaal per periode van twaalf maanden, mits een schriftelijke voorafgaande kennisgeving van dertig dagen, door een onafhankelijke auditor die tot geheimhouding gehouden is en geen concurrent van de verwerker is. De audit vindt plaats tijdens de kantooruren, zonder de Dienst te verstoren noch de beveiliging of de vertrouwelijkheid van de gegevens van andere klanten in gevaar te brengen. Hij is ten laste van de Klant, met inbegrip van de tijd die de verwerker er redelijkerwijs aan besteedt.

9.3. De frequentiebeperking is niet van toepassing op een audit die door een toezichthoudende autoriteit wordt geëist of die volgt op een Datalek dat aan de verwerker toe te rekenen is.

10. Verzoeken van overheidsinstanties

De verwerker brengt de Klant op de hoogte van elk verzoek om toegang tot de gegevens dat uitgaat van een overheidsinstantie, tenzij de wet dit verbiedt. Hij verstrekt enkel de strikt vereiste gegevens en betwist kennelijk onwettige verzoeken.

11. Einde van de verwerking

Bij het einde van de Overeenkomst maakt de verwerker de export mogelijk en verwijdert hij vervolgens de gegevens overeenkomstig artikel 27 van de Overeenkomst, behoudens een wettelijke bewaarplicht.

12. Register en aansprakelijkheid

De verwerker houdt het register bij bedoeld in artikel 30, 2 van de AVG. De aansprakelijkheid van de partijen uit hoofde van deze bijlage wordt beheerst door artikel 22 van de Overeenkomst, onverminderd de rechten van de betrokkenen en de rechtstreekse verplichtingen van elke partij tegenover de toezichthoudende autoriteit.

Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen en subverwerkers

A. Technische en organisatorische maatregelen

B. Subverwerkers die Klantgegevens verwerken

C. Dienstverleners voor de eigen verwerkingen van de Dienstverlener

Voor de verwerkingen waarvoor hij verantwoordelijk is (artikel 17.3), doet de Dienstverlener met name een beroep op Stripe (Stripe Payments Europe Limited, Ierland) voor de betalingen en op Brevo voor de communicatie. Deze dienstverleners worden beschreven in de privacyverklaring van de Dienstverlener.

De actuele lijst kan worden geraadpleegd in de Dienst en op www.cloketa.eu. De wijzigingen ervan volgen de procedure van punt 5 van Bijlage 1.

Bijlage 3 — Gebruiksvoorwaarden voor de Gebruikers

Welkom bij Cloketa. Uw werkgever gebruikt Cloketa, een dienst van Be The Wave SRL (KBO 0839.986.742), om de arbeidstijd te registreren. Deze voorwaarden leggen uit hoe u Cloketa correct gebruikt. Ze kosten u niets en wijzigen uw arbeidsovereenkomst niet.

1. Wie doet wat? Uw werkgever beslist hoe Cloketa in uw onderneming wordt gebruikt: uurroosters, pauzes, werkplaatsen, geolocatie, toegangsrechten en bewaartermijnen. Hij is verwerkingsverantwoordelijke voor uw arbeidsgegevens. Be The Wave SRL host en exploiteert Cloketa voor zijn rekening. Be The Wave SRL is verantwoordelijk voor de gegevens van uw account die worden gebruikt voor het aanmelden en de beveiliging.

2. Uw toegang is persoonlijk. Houd uw inloggegevens, pincodes en QR-codes voor uzelf. Prik nooit voor een collega en laat niemand voor u prikken. Activeer de multifactorauthenticatie wanneer die u wordt aangeboden. Meld elk verlies van een toestel en elke verdachte toegang aan uw werkgever.

3. Juiste registraties. Registreer uw prestaties te goeder trouw. Is een dag onjuist, stel dan een correctie voor met een duidelijke reden. De oorspronkelijke waarde, uw reden en de beslissing blijven zichtbaar in de historiek.

4. Geen gevoelige gegevens in de opmerkingen. Vermeld nooit medische informatie, een diagnose of andere gevoelige gegevens in een reden, een opmerking of een bijlage. Schrijf bijvoorbeeld "gewettigde afwezigheid" in plaats van de medische reden.

5. Locatie. Uw werkgever kan werkplaatsen vastleggen en, als hij daartoe beslist, uw positie opvragen op het ogenblik van het prikken. In dat geval moet hij u daarover vooraf informeren. Cloketa volgt uw verplaatsingen buiten de prikmomenten niet. Uw browser vraagt uw toestemming vóór elke locatiebepaling; een weigering kan het prikken verhinderen als uw werkgever de locatiebepaling verplicht heeft gemaakt.

6. Loyaal gebruik. Probeer niet de beveiliging te omzeilen, toegang te krijgen tot gegevens die niet voor u bestemd zijn of de dienst te verstoren.

7. Beschikbaarheid. Cloketa is een onlinedienst die tijdelijk onbeschikbaar kan zijn. Volg in dat geval de noodprocedure van uw werkgever en regulariseer daarna uw prikkingen.

8. Uw gegevens en uw rechten. Om uw rechten (inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid) met betrekking tot uw arbeidsgegevens uit te oefenen, wendt u zich eerst tot uw werkgever. Voor de gegevens van uw account schrijft u naar [email protected]. U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. De privacyverklaring van Cloketa en de informatie die uw werkgever u verstrekt, beschrijven de verwerkingen.

9. Einde van de toegang. Uw werkgever kan uw toegang deactiveren, bijvoorbeeld bij het einde van uw arbeidsovereenkomst. Als u Cloketa voor meerdere ondernemingen gebruikt, wordt elke toegang afzonderlijk beheerd.

10. Wijzigingen en toepasselijk recht. Deze voorwaarden kunnen wijzigen; een nieuwe versie wordt u voorgelegd. Ze worden beheerst door het Belgisch recht.