Rollen en organisatie
Ieder zijn rechten. Elke aanvraag komt bij de juiste persoon terecht.
Zodra de onderneming meer dan enkele personen telt, kan de zaakvoerder niet meer alles alleen goedkeuren. Met Cloketa verdeelt u de rechten over eigenaar, beheerders, HR en managers, en deelt u de onderneming op in teams: elke manager behandelt dagelijks de correcties van zijn teams, de administratie en HR houden de controle over de loonverwerking en de exports. Elke werknemer ziet alleen zijn eigen gegevens.
Wie doet wat in Cloketa
Rollen worden per onderneming toegekend. Eenzelfde persoon kan werknemer zijn in de ene onderneming en manager in een andere.
Eigenaar
De persoon die de onderneming aanmaakt en het contract aanvaardt. Kan alles: abonnement en facturatie (intekenen, van formule veranderen, opzeggen, betaalportaal), instellingen van de onderneming, team, rapporten, correcties, uurroosters, maandafsluitingen en alle exports. Ontvangt de facturatie-e-mails en vindt de historiek van de aanvaarde algemene voorwaarden terug. Zijn rol is beschermd: die kan in de applicatie niet worden toegekend of ingetrokken. Een overdracht van het eigenaarschap gebeurt op aanvraag bij de support, na verificatie.
Beheerder
Dezelfde rechten als de eigenaar, abonnement en facturatie inbegrepen, behalve wat met het eigenaarschap te maken heeft: hij kan de eigenaar niet wijzigen, diens tweestapsverificatie niet resetten en zichzelf niet tot eigenaar benoemen. Samen met de eigenaar is hij het aanspreekpunt voor de support van Cloketa.
HR
Beheert het personeel en de teams: uitnodigingen en deactiveringen, teams, subteams en managers. Ziet de hele onderneming, beslist over correcties, uurroosters en maandafsluitingen, en heeft toegang tot de loonexport, het inspectiedossier, de archieven en de volledige export. Geen toegang tot het abonnement of de instellingen van de onderneming.
Manager
Superviseert de registraties van zijn teams en hun subteams: rapporten, live aanwezigheid, correcties goed te keuren of te weigeren (met een verplichte reden bij weigering), betwistingen om over te beslissen, afwijkingen van de uurroosters. Wordt verwittigd van de correcties en de voorbehouden bij de maandbevestiging van zijn teams. Beslist nooit over zichzelf. Geen loonexport, geen inspectiedossier, geen maandafsluiting, geen instellingen, geen teambeheer, geen abonnement.
Werknemer
Ziet alleen zichzelf. Prikt met keuze van zijn werkplek, raadpleegt zijn uren (en downloadt ze in CSV of pdf), vraagt correcties aan, kan een door de werkgever toegepaste correctie betwisten tot de maandafsluiting (als de onderneming dat heeft ingeschakeld) en bevestigt zijn maandoverzicht, eventueel met voorbehoud.
Werknemer zonder account. Een extra, een student of een arbeider zonder e-mailadres kan worden aangemaakt zonder account. Hij prikt alleen op een prikklok, met zijn persoonlijke QR-code of zijn personeelsnummer, daarna zijn pincode, en logt nooit in op de applicatie. Bezorg hem de gebruiksvoorwaarden in pdf: het scherm Team herinnert eraan, met de downloadlink. Omdat hij geen account heeft, bevestigt hij geen maandoverzicht: u kunt hem zijn maandoverzicht in pdf bezorgen.
De eigenaar, de beheerders, HR en de managers die alleen beheren, tellen niet mee in de prijs. Ze tellen alleen mee als ze zelf prikken. Bekijk de tarieven
De gegevens die Cloketa verlaten, blijven in goede handen
- Eigenaar, beheerders en HR: rapporten, CSV, pdf, loonexport, inspectiedossier, periodearchieven en volledige export van de onderneming.
- Managers: live aanwezigheid en rapporten van de werknemers van hun teams en subteams, te raadplegen en te downloaden in CSV of pdf, zonder loonexport, inspectiedossier, archieven of volledige export.
- Werknemers: hun eigen uren, als rapport, CSV of pdf.
Beslissingen die altijd door iemand anders worden genomen
- Een manager keurt nooit zijn eigen correcties goed: daarover beslist een andere leidinggevende.
- Wanneer de eigenaar zijn eigen dag corrigeert, wordt de correctie gemarkeerd als zelfcorrectie en aan de andere leidinggevenden gemeld.
- Een weigering is altijd gemotiveerd, en elke beslissing (goedkeuring, weigering, beslechte betwisting, afsluiting, heropening) behoudt haar auteur en datum.
Het organigram
Teken uw onderneming zoals ze werkt
Maak uw teams en subteams aan (een werkplaats, werfploegen per regio, een winkel, de keuken en de zaal…), koppel elke werknemer aan zijn team (één per werknemer) en duid de managers aan: een team kan er meerdere hebben, gekozen uit de personen met de rol Manager. Elke manager superviseert zijn teams en hun subteams. De correctie van een arbeider van het team Namen komt terecht bij de ploegbaas van Namen, niet bij de zaakvoerder.
- Rapporten per team: elke manager ziet en downloadt alleen de rapporten van zijn teams en subteams.
- De juiste beslisser: een aanvraag gaat naar de managers van het team van de werknemer. Heeft het team geen manager, dan gaat ze naar die van het bovenliggende team, en daarna naar de beheerders en de eigenaar.
- De HR-rol: beheert het personeel (uitnodigingen, deactiveringen, teams en managers), ziet de hele onderneming, exporteert de gegevens (loonexport en inspectiedossier inbegrepen) en beslist over correcties, uurroosters en maandafsluitingen, zonder toegang tot het abonnement of de instellingen van de onderneming.
- Afsluiting door de administratie: de maandafsluiting is de taak van de eigenaar, de beheerders en HR.
- Overzicht behouden: de eigenaar, de beheerders en HR zien de hele onderneming.
Inbegrepen in het Enterprise-aanbod; als optie in de andere formules, voor € 0,50 excl. btw per actieve werknemer per maand.
Een installatiebedrijf met 14 personen
Julie, de zaakvoerster, is eigenaar. Haar vennoot Marc is beheerder. Nadia beheert het personeel en de planning: zij heeft de rol HR. Het bedrijf heeft twee teams: Werven (manager: Karim, werfleider, die ook zijn eigen dagen prikt) en Werkplaats (manager: Nadia).
Illustratief voorbeeld.
- Maandag, 17:30
Tom is vergeten het einde van zijn pauze te prikken. Hij klikt op zijn telefoon op « Dag corrigeren » en verstuurt zijn aanvraag ter goedkeuring. Karim, manager van het team Werven, wordt verwittigd per e-mail en via een melding.
- Maandag, 17:32
Karim vergelijkt met wat hij op de werf heeft gezien en keurt de aanvraag goed.
- Dinsdag
Karim vraagt een correctie van zijn eigen aankomst aan: daarover kan hij niet zelf beslissen. De aanvraag gaat naar het bovenliggende team en daarna naar de administratie, en Marc keurt ze goed.
- Dinsdag
Lucas, leerling in de werkplaats zonder e-mailadres, prikt op de prikklok van de werkplaats met zijn personeelsnummer en zijn pincode.
- Begin van de volgende maand
Iedereen bevestigt zijn maandoverzicht. Een voorbehoud komt per e-mail bij Karim binnen, die de betrokken dag corrigeert. Nadia sluit de maand af en downloadt de loonexport voor het sociaal secretariaat.
Prijs: 12 actieve werknemers, onder wie Karim en Lucas (Julie, Marc en Nadia prikken niet) → formule Team, € 299 excl. btw / jaar.
Verdeelde rechten, zonder controleverlies
- De rol van de eigenaar is beschermd: niemand anders dan hijzelf kan die wijzigen, en een beheerder kan zichzelf niet tot eigenaar benoemen.
- De tweestapsverificatie van een lid kan worden gereset door de eigenaar of een beheerder. Die van een eigenaar alleen door een eigenaar.
- Wanneer de support van Cloketa toegang moet krijgen tot uw omgeving om u te helpen, gebeurt dat binnen een kader: verplichte reden, nieuwe authenticatie, logging en melding aan de betrokken persoon. Beveiliging en gegevens
Enkele tips om de rechten goed te verdelen
- Duid minstens twee personen met uitgebreide rechten aan (eigenaar en beheerder): als een van hen afwezig is of de onderneming verlaat, raakt de toegang niet geblokkeerd.
- Ga zuinig om met uitgebreide rechten: wat een beheerder in Cloketa doet, verbindt de onderneming.
- Vertrouw de rol van manager toe aan de personen die de teams op het terrein opvolgen: zij behandelen de correcties van hun teams zonder toegang tot de loonverwerking of het abonnement. Een team kan meerdere managers hebben, om vervangingen op te vangen.
- Vertrouw de HR-rol toe aan de persoon die het personeel en de lonen beheert: die bereidt de exports voor en sluit de maand af zonder aan het abonnement te komen.
- Trek zonder uitstel de toegang in van iemand die de onderneming verlaat of van functie verandert. Open in het scherm Team zijn fiche en gebruik « Tewerkstelling beëindigen en toegang intrekken »: u kiest de laatste dag, de toegang wordt afgesloten (QR-code en pincode inbegrepen) en zijn registraties worden bewaard. De persoon kan later opnieuw worden uitgenodigd.
- Uw boekhouder of uw sociaal secretariaat kan toegang krijgen als u dat wenst. Dat gebeurt nooit automatisch, en u kunt die toegang op elk moment intrekken.
Veelgestelde vragen
Welke rollen bestaan er in Cloketa?
Vijf rollen: Eigenaar, Beheerder, HR, Manager en Werknemer. U kent ze vrij toe, per onderneming.
Het volledige antwoord lezen : Welke rollen bestaan er in Cloketa?
Hoe delegeer ik goedkeuringen aan managers per team?
In het organogram deelt u de onderneming op in teams en subteams, en wijst u hun managers aan. De aanvragen van een werknemer komen terecht bij de managers van zijn team. Teams en hun managers zijn inbegrepen in het Enterprise-aanbod en als optie beschikbaar in de andere formules, voor € 0,50 excl. btw per actieve werknemer per maand.
Het volledige antwoord lezen : Hoe delegeer ik goedkeuringen aan managers per team?
Ziet een manager de hele onderneming?
Nee. Een manager is beperkt tot zijn teams en hun subteams. Alleen de eigenaar, de beheerders en HR zien de hele onderneming. Teams en hun managers zijn inbegrepen in het Enterprise-aanbod en als optie beschikbaar in de andere formules, voor € 0,50 excl. btw per actieve werknemer per maand.
Het volledige antwoord lezen : Ziet een manager de hele onderneming?
Kan een manager zijn eigen correcties goedkeuren?
Nee. Een manager beslist nooit voor zichzelf: zijn eigen aanvragen worden door een andere verantwoordelijke behandeld.
Het volledige antwoord lezen : Kan een manager zijn eigen correcties goedkeuren?
Kan ik een werknemer zonder e-mailadres toevoegen?
Ja. U kunt een werknemer zonder e-mailadres aanmaken: hij prikt uitsluitend op een prikklok, met zijn persoonlijke QR-code (of zijn personeelsnummer) en zijn pincode, en meldt zich nooit aan op een account.
Het volledige antwoord lezen : Kan ik een werknemer zonder e-mailadres toevoegen?
Kan een beheerder de eigenaar wijzigen? Hoe draag ik het eigenaarschap over?
Nee. De rol van de eigenaar kan alleen door hemzelf worden gewijzigd. Een beheerder kan hem niet degraderen, zichzelf niet tot eigenaar promoveren en zijn tweestapsverificatie niet resetten.
Gratis proefperiode