Kantoren en diensten
Een duidelijk kader voor de arbeidstijd. Geen badgelezer voor volwassenen.
Vaste uurroosters, telewerk op woensdag, een opleiding bij een klant op donderdag: op een kantoor lijken de meeste dagen op elkaar. Met Cloketa worden vaste uurroosters vanzelf geregistreerd, en vragen enkel de afwijkingen een actie.
Waar kleine kantoren voor vrezen
Een nutteloze verplichting toevoegen
Mensen die al vijf jaar van 8 u 30 tot 17 u werken, vier keer per dag laten prikken? Niemand heeft daar zin in.
Een spreadsheet die ontspoort
Het gedeelde bestand met de overuren wordt door sommigen ingevuld, door anderen vergeten, en niemand weet welke versie de juiste is.
De vaagheid van telewerk en verplaatsingen
Een dag bij een klant, een opleiding die laat eindigt, een dag telewerk: niets wordt op dezelfde manier genoteerd.
Een week in het agency van Thomas
Illustratief voorbeeld.
- Maandag 08:30
Léa, grafisch ontwerpster, heeft een vast uurrooster (8 u 30 – 17 u, pauze van 30 minuten): haar dag volgt haar uurrooster, ze hoeft niets te prikken.
- Dinsdag 08:30
Hugo, ontwikkelaar met wisselende uren, tikt bij aankomst op “Starten” op zijn computer.
- Dinsdag 12:45
Hugo tikt op “Pauzeren” en om 13:20 op “Hervatten”: 35 minuten afgetrokken van zijn arbeidstijd.
- Woensdag
Léa telewerkt. Haar uurrooster blijft ongewijzigd: niets te melden.
- Donderdag 19:30
Léa is bij een klant gebleven tot 19 u. Ze tikt op “Verschil melden” op haar dashboard: einde om 19:00, reden “workshop bij klant uitgelopen”.
- Vrijdag 09:00
In het scherm Correcties heeft Thomas maar één aanvraag voor de hele week. Hij keurt ze goed in twee klikken.
Automatisch uurrooster, beheer bij uitzondering
Voor mensen met een vast uurrooster is het uurrooster de referentie: ze hoeven niets te prikken. Ze melden enkel de afwijkingen (vroeger vertrek, langere dag, afwezigheid) met “Verschil melden”: dat is een afwijking van het uurrooster, die u goedkeurt. Een afwezigheid meldt u op dezelfde manier, met een neutrale reden. Schakelt u de module Verlof in (inbegrepen in het Enterprise-aanbod, als optie in de andere formules voor € 0,50 excl. btw per actieve werknemer per maand), dan wordt verlof aangevraagd in “Mijn verlof” en worden, na goedkeuring, de geplande uren van die dag geschrapt.
Feestdagen en sluitingsdagen voegt u manueel toe op de pagina Onderneming. De modus kiest u per werknemer op het moment dat u hem een uurrooster toewijst, en hij kan op een bepaalde datum veranderen.
Eenvoudig prikken voor wisselende uren
Wie wisselende dagen heeft, prikt met één klik vanaf zijn computer of zijn smartphone: “Starten”, “Pauzeren”, “Hervatten”, “Stoppen”. Geen app te installeren.
Eén lijst met aanvragen, geen e-mails
Afwijkingen van het uurrooster en correcties komen op één scherm terecht. U vergelijkt voor en na, u keurt goed of weigert (met een reden bij weigering), en de historiek bewaart het origineel, de reden en de beslissing. Op het einde van de maand kan iedereen zijn maandoverzicht bevestigen (“Overzicht bevestigen” of “Bevestigen met voorbehoud”), waarna u de maand afsluit.
Telewerk, vertrouwensfuncties en vast uurrooster: wat het voorontwerp zegt
De algemene registratieverplichting die voor 2027 is aangekondigd, zou alle werkgevers betreffen, maar het voorontwerp vermeldt mogelijke uitsluitingen: leidinggevende functies en vertrouwensposten, handelsvertegenwoordigers, werknemers in telewerk of thuiswerk. Hun precieze draagwijdte ligt nog niet vast.
Voor werknemers met een vast uurrooster zou het voorontwerp toelaten om enkel de afwijkingen van het uurrooster te registreren, op voorwaarde dat de werkelijk gepresteerde tijd daaruit kan worden afgeleid. Dat is het principe van het automatisch uurrooster van Cloketa.
De tekst is nog niet aangenomen: laat uw sociaal secretariaat bevestigen welke werknemers van uw kantoor betrokken zouden zijn.
Cloketa registreert de arbeidstijd, niet de tijd per project. Het toewijzen van uren aan klanten of projecten, en de facturatie, worden vandaag niet aangeboden.
Een kantoor met 3 mensen? € 79 excl. btw per jaar.
Tot 3 actieve werknemers, formule Micro: € 79 excl. btw per jaar of € 7,90 excl. btw per maand. Een agency met 12 mensen stapt over naar Team: € 299 excl. btw per jaar. De zaakvoerder telt niet mee als hij zelf niet prikt.
Veelgestelde vragen uit de sector
Moeten mijn werknemers met een vast uurrooster elke dag prikken?
Nee. Met een vast uurrooster volgt hun dag hun uurrooster, zonder enige registratie. Ze melden enkel de afwijkingen, die u goedkeurt.
Wordt telewerk ondersteund?
Ja. Een werknemer met een vast uurrooster hoeft niets te doen, en een werknemer die prikt, doet dat vanaf zijn computer, waar hij ook is. Telewerk zou volgens het voorontwerp bovendien uitgesloten kunnen worden van de verplichting: ga dat na met uw sociaal secretariaat.
Kan ik de tijd per project of per klant opvolgen?
Nee. Cloketa registreert de arbeidstijd voor wettelijke en organisatorische doeleinden. Een opsplitsing per project en facturatie worden niet aangeboden.
Is dit een vorm van controle?
Nee. Cloketa registreert geen schermactiviteit, geen surfgedrag en geen continue locatie. Het registreert het begin, de pauzes en het einde van het werk, en de correcties daarop.
Moet een zelfstandige consultant in Cloketa staan?
Nee, de registratie betreft uw werknemers in loondienst. U kunt hem toevoegen als uw organisatie dat vraagt, maar hij telt dan mee als actieve werknemer.
Kan ik een werknemer van een automatisch uurrooster naar prikken laten overschakelen?
Ja. De wijziging geldt vanaf een datum die u kiest, bijvoorbeeld wanneer zijn functie of zijn contract verandert.
Gratis proefperiode
Zet uw kantoor in 15 minuten op een automatisch uurrooster
Voer de gebruikelijke uurroosters in, nodig het team uit en laat Cloketa 14 dagen draaien. U ziet enkel de uitzonderingen.
Belangrijke informatie Cloketa is een tool voor de registratie van de arbeidstijd. Het geeft geen juridisch of sociaal advies en vervangt geen enkele officiële aangifte of applicatie. Elke werkgever blijft verantwoordelijk voor zijn verplichtingen: raadpleeg bij twijfel uw sociaal secretariaat of een adviseur.