Rapporten en inspectie-export
De uren van de maand, klaar wanneer u ze nodig hebt.
Voor de loonverwerking, voor een interne controle of voor een inspectie: u vindt de dagen van elke werknemer terug, met hun pauzes en correcties, zonder iets te moeten reconstrueren.
Filteren, controleren, exporteren.
Kies de periode en de werknemers
Een week, een maand, één persoon of het hele team.
Controleer
Totalen per dag en per week, detail van de registraties (met de gekozen werkplek) en de pauzes, gesignaleerde correcties, bevestigingsstatus van het maandoverzicht. Een open gebleven dag wordt als onvolledig gemarkeerd, behoudt de uren zoals ze geregistreerd zijn en blijft in « Te regulariseren registraties » staan tot hij is gecorrigeerd.
Exporteer voor de loonverwerking
Download de loonexport, een CSV-bestand dat klaar is om door te sturen naar uw sociaal secretariaat of om te importeren in uw loonsoftware. De rapporten kunt u ook downloaden in CSV of pdf (« PDF-overzicht »).
Genereer het inspectiedossier
Een volledige set gegevens van de periode, met een manifest en een integriteitscontrole. Elke afgesloten maand wordt ook automatisch gearchiveerd in een ondertekend inspectiedossier.
Een bestand dat uw sociaal secretariaat kan lezen.
De loonexport is een CSV-bestand dat rechtstreeks in Excel opent, accenten inbegrepen. U kiest tussen twee weergaven:
Per dag: één regel per werknemer en per dag, met de gepresteerde uren, de pauzes, de volgens het uurrooster geplande uren, het verschil tussen beide, en de dagen die nog open staan of gecorrigeerd zijn.
Totalen: één regel per werknemer voor de periode, met het aantal gepresteerde dagen, de totalen van uren en pauzes, het verschil met het uurrooster, de gecorrigeerde dagen en, voor een volledige maand, de bevestigingsstatus van het maandoverzicht.
- Duur in minuten en in decimale uren (7,50 voor 7 u 30).
- Werkelijke uren, zonder afronding.
- Deeltijds werk en laattijdige invoer gesignaleerd.
- Elke download wordt gelogd.
Een volledig, controleerbaar dossier.
Het inspectiedossier bundelt de registraties, de uurroosters, de pauzes en de correcties met hun oorspronkelijke waarden, redenen en beslissingen, evenals de bevestigingen door de werknemers. Het manifest beschrijft de inhoud, en met de integriteitscontrole kunt u nagaan dat de bestanden na de export niet zijn gewijzigd.
Maandelijkse archieven: bij elke afsluiting genereert Cloketa automatisch het ondertekende dossier van de maand (ZIP met JSON- en CSV-gegevens, pdf-samenvatting en ondertekend manifest). Het wordt bewaard zolang het contract loopt, maximaal 5 jaar. Maandbevestiging en maandafsluiting
Cloketa garandeert niet dat een rapport of een export door een inspectie of een rechtbank wordt aanvaard. Het geeft u gestructureerde en traceerbare gegevens; de beoordeling blijft die van de overheid.
Begin van de maand bij een garagehouder.
Illustratief voorbeeld.
Op de 3e opent Pierre het rapport van oktober voor zijn vijf werknemers. Vier hebben hun maandoverzicht bevestigd, één heeft een voorbehoud gemaakt over een zaterdag. Pierre corrigeert de dag, sluit de maand af en downloadt daarna de loonexport voor zijn sociaal secretariaat. Drie maanden later rijst er een vraag over een zaterdag met een levering: in enkele seconden vindt hij de dag terug, de correctie en de persoon die erover besliste.
Download en bewaar zelf.
Cloketa is geen wettelijk archiveringssysteem. De maandelijkse archieven blijven beschikbaar zolang het contract loopt (maximaal 5 jaar) en worden bij het einde ervan verwijderd. Download ze en bewaar uw exports gedurende de wettelijke termijn die voor uw onderneming geldt. De definitieve tekst die voor 2027 is aangekondigd, zou nadere regels over de bewaring kunnen bevatten.
Wie heeft toegang tot wat.
Toegang
- Eigenaar, beheerders en HR: alle rapporten in CSV en pdf, de loonexport, het inspectiedossier, de periodearchieven en de volledige export van de onderneming (JSON + CSV).
- Managers: de rapporten van de werknemers van hun teams en subteams, te raadplegen en te downloaden in CSV en pdf, zonder loonexport, zonder inspectiedossier, zonder archieven of volledige export.
- Werknemers: hun eigen uren, als rapport, CSV of pdf.
Beperkingen
Geen loonberekening, geen toeslagen en geen sociale aangiftes. Geen totalen per werkplek of per werf: de werkplek staat in het detail van de registraties en in de exports. De exports zijn technische hulpmiddelen: controleer ze voor elk gebruik.
Volledige export
De eigenaar of een beheerder kan op elk moment alle gegevens van de onderneming downloaden (JSON + CSV). Dat is ook het juiste antwoord als u wilt « terugkeren naar een vorige toestand »: de back-ups van Cloketa dienen voor de continuïteit van de dienst en laten niet toe een vroegere toestand te herstellen voor één enkele onderneming.
Overstappen naar een andere leverancier
Uw gegevens kunnen kosteloos worden geëxporteerd in een gestructureerd formaat (Abonnement → « Opzeggen of overstappen » → « Volledige export downloaden »). Na een opzegging blijft de omgeving nog 30 dagen raadpleegbaar en exporteerbaar. Gedetailleerde procedure
Veelgestelde vragen over rapporten en exports
Welke rapporten en exports zijn beschikbaar?
Rapporten per werknemer en per periode, CSV- en pdf-exports, een loonexport, een inspectiedossier met manifest en integriteitscontrole, en maandarchieven die bij elke afsluiting worden aangemaakt.
Het volledige antwoord lezen : Welke rapporten en exports zijn beschikbaar?
Maakt u back-ups? Kan ik een herstel aanvragen?
Ja. Elke dag wordt een versleutelde kopie van de volledige database gemaakt, gescheiden van de productie opgeslagen en 35 dagen bewaard. Die dient voor de continuïteit van de dienst: het is niet mogelijk om op verzoek de gegevens van één enkele klant te herstellen.
Het volledige antwoord lezen : Maakt u back-ups? Kan ik een herstel aanvragen?
Zal een Cloketa-rapport door de inspectie worden aanvaard?
Dat kunnen we niet garanderen: het is aan de inspectie om dat te beoordelen. Met Cloketa kunt u een volledige en controleerbare historiek voorleggen.
Het volledige antwoord lezen : Zal een Cloketa-rapport door de inspectie worden aanvaard?
Hoelang moet ik de gegevens bewaren? Archiveert Cloketa ze voor mij?
Het is aan u om de gegevens die u nodig kunt hebben te bewaren gedurende de toepasselijke wettelijke termijn. Cloketa is geen wettelijk archiveringssysteem: exporteer regelmatig.
Het volledige antwoord lezen : Hoelang moet ik de gegevens bewaren? Archiveert Cloketa ze voor mij?
Wat bevat het maandarchief?
Een ondertekend inspectiedossier van de maand, in zip-formaat, dat bij elke afsluiting automatisch wordt aangemaakt. Het wordt in Cloketa bewaard zolang het contract loopt, maximaal 5 jaar: download het.
Hoe stap ik over naar een andere aanbieder? Zijn er kosten?
Er zijn geen overstapkosten en geen kosten voor gegevensextractie. U kunt uw gegevens op elk moment exporteren, in een gestructureerd en machineleesbaar formaat.
Het volledige antwoord lezen : Hoe stap ik over naar een andere aanbieder? Zijn er kosten?
Gratis proefperiode
Uw volgende maandeinde, zonder reconstructie.
Laat Cloketa tijdens de proefperiode twee weken draaien en open dan uw eerste rapport. U ziet meteen het verschil met tijdsheets.