Automatische uurroosters
Uw vaste uurroosters registreren zichzelf.
Waarom iemand elke dag laten prikken die altijd van 8 u 30 tot 17 u werkt? Met Cloketa geldt zijn uurrooster. U behandelt alleen wat afwijkt van het gewone.
Eén keer instellen, controleren wanneer het nodig is.
Maak het uurrooster aan
Werkdagen, begin- en einduren, betaalde of onbetaalde pauzes. Eenzelfde uurrooster kan voor meerdere werknemers dienen.
Wijs het toe en kies de modus
In het scherm Uurroosters wijst u het uurrooster toe aan de betrokken werknemers en kiest u voor elk van hen de modus « uurrooster » of « registratie ». De wijziging kan op een bepaalde datum ingaan. De anderen blijven gewoon prikken.
Laat het lopen
Het uurrooster geldt: er wordt geen registratie aangemaakt, de werknemer hoeft niets te doen. Als u dat wenst, bevestigt hij zijn dag met één klik op zijn dashboard: « Alles klopt » of « Verschil melden » (optie).
Behandel de afwijkingen
Later aangekomen, een overuur, vroeger vertrokken? De werknemer meldt het met een afwijking van zijn uurrooster (« Verschil melden »), met een reden. Een leidinggevende keurt ze goed of weigert ze in het scherm Correcties. Een afwijking die een manager zelf invoert, is meteen goedgekeurd.
Een week van Sophie, aan het onthaal.
Illustratief voorbeeld.
Sophie werkt van maandag tot vrijdag van 8 u 30 tot 17 u, met een onbetaalde pauze van 30 minuten. Van maandag tot woensdag opent ze Cloketa zelfs niet: haar uurrooster geldt. Donderdag blijft ze tot 18 u voor een levering. Ze gebruikt « Verschil melden »: « Einde om 18:00 — ontvangst van een levering ». Haar leidinggevende keurt het de volgende ochtend goed. Het geplande uurrooster en de afwijking blijven zichtbaar in de historiek.
Minder handelingen, evenveel traceerbaarheid.
Voor functies met regelmatige uren levert dagelijks prikken vooral vergeten registraties op die moeten worden gecorrigeerd. Het automatische uurrooster vertrekt van wat gepland is en vraagt alleen een tussenkomst bij een verschil. Elk verschil wordt gedocumenteerd met een reden, een auteur en een beslissing.
Volgens het voorontwerp van wet zoals het publiek werd voorgesteld, zouden werkgevers met vaste uurroosters zich kunnen beperken tot het registreren van de afwijkingen van het uurrooster, als de werkelijk gepresteerde tijd daaruit kan worden afgeleid. Dat punt is niet definitief: we passen Cloketa aan de aangenomen tekst aan.
Wat u kunt instellen.
Instellingen
- Meerdere uurroosters in eenzelfde onderneming (voltijds, halftijds, gesplitste diensten), met het deeltijdse arbeidsregime per werknemer.
- Sluitingsdagen van de onderneming, toe te voegen op de pagina Onderneming (bijvoorbeeld de feestdagen): op die dagen zijn er geen uren gepland, behalve bij een afwijking.
- Wie beheert: de eigenaar, de beheerders en HR maken de uurroosters aan en wijzen ze toe; elke manager behandelt de afwijkingen van zijn teams.
- Betaalde of onbetaalde pauzes (het enige geval waarin een pauze betaald kan zijn), meerdere tijdsblokken per dag, einde « de volgende dag » voor een nachtrooster.
- Overschakeling van een werknemer van de modus uurrooster naar werkelijke registratie, en omgekeerd, op een bepaalde datum.
- Dagelijkse bevestiging van het uurrooster door de werknemer (optie).
Goed om te weten
- Het uurrooster geldt voor wat gepland is, niet voor wat er werkelijk is gebeurd. Verschillen moeten met een afwijking worden gemeld: het is aan de werkgever om de dagen vóór de loonverwerking te controleren.
- Het is geschikt voor echt vaste uurroosters. Voor dagen die vaak verschillen, is werkelijke registratie beter geschikt.
- Verlof: als u de module « Verlof » inschakelt (inbegrepen in het Enterprise-aanbod; in de andere formules een optie van € 0,50 excl. btw per actieve werknemer per maand, te activeren in Onderneming › Opties, daarna Onderneming › Verlof), vragen de werknemers hun verlof aan in « Mijn verlof » en haalt een goedgekeurd verlof de geplande uren van die dag weg. Zonder de module meldt u een afwezigheid met een afwijking die de tijdsblokken van de dag weghaalt, met een vrije reden, bijvoorbeeld « gewettigde afwezigheid ». Ziekte wordt nooit in Cloketa beheerd: vermeld nooit medische gegevens, de applicatie herinnert eraan.
- Feestdagen: voeg ze zelf toe als sluitingsdagen. Cloketa importeert ze niet automatisch.
Veelgestelde vragen over automatische uurroosters
Werkelijke registratie of automatisch uurrooster: hoe kiezen?
Een automatisch uurrooster voor wie vaste en voorspelbare uren heeft, werkelijke registratie voor wie wisselende dagen heeft. U kiest per werknemer, bij de toewijzing van een uurrooster, en de keuze kan vanaf een bepaalde datum veranderen.
Het volledige antwoord lezen : Werkelijke registratie of automatisch uurrooster: hoe kiezen?
Als mijn werknemers vaste uurroosters hebben, zullen ze dan elke dag moeten prikken?
Misschien niet. Het voorontwerp, zoals het werd voorgesteld, zou werkgevers met vaste uurroosters toelaten alleen de afwijkingen te registreren, als de werkelijk gepresteerde tijd daaruit kan worden afgeleid. Dit punt moet nog worden bevestigd door de definitieve tekst.
Wie is verantwoordelijk als een automatisch uurrooster niet klopt?
De werkgever. U stelt de uurroosters in en u controleert de registraties, automatisch of gecorrigeerd, vóór elke loonverwerking, aangifte of mededeling aan een overheid.
Het volledige antwoord lezen : Wie is verantwoordelijk als een automatisch uurrooster niet klopt?
Mag men de medische reden van een afwezigheid in een correctie vermelden?
Nee, nooit. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige gegevens zijn verboden in redenen, commentaren en bijlagen.
Gratis proefperiode
Stel uw uurroosters één keer en voorgoed in.
Maak een uurrooster aan, wijs het toe aan uw werknemers met een vast uurrooster en laat hen werken zonder te prikken. Liever dat wij het voor u doen? Daarvoor is er Cloketa Start.