Automatische Arbeitspläne
Ihre festen Arbeitspläne werden von selbst erfasst.
Warum sollte jemand, der immer von 8:30 bis 17:00 Uhr arbeitet, jeden Tag stempeln? Mit Cloketa ist sein Arbeitsplan maßgebend. Sie bearbeiten nur, was vom Üblichen abweicht.
Einmal einrichten, bei Bedarf prüfen.
Erstellen Sie den Arbeitsplan
Arbeitstage, Beginn- und Endzeiten, bezahlte oder unbezahlte Pausen. Derselbe Arbeitsplan kann für mehrere Arbeitnehmer gelten.
Weisen Sie ihn zu und wählen Sie den Modus
Im Bildschirm Arbeitszeiten weisen Sie den Arbeitsplan den betreffenden Arbeitnehmern zu und wählen für jeden den Modus « Arbeitsplan » oder « Zeiterfassung ». Die Änderung kann zu einem bestimmten Datum wirksam werden. Die anderen stempeln weiterhin normal.
Lassen Sie es laufen
Der Arbeitsplan ist maßgebend: Es wird keine Buchung erstellt, der Arbeitnehmer muss nichts tun. Wenn Sie es wünschen, bestätigt er seinen Arbeitstag mit einem Klick in seinem Dashboard: « Alles ist richtig » oder « Unterschied melden » (Option).
Bearbeiten Sie die Abweichungen
Eine spätere Ankunft, eine Überstunde, ein früherer Abgang? Der Arbeitnehmer meldet dies über eine Abweichung von seinem Arbeitsplan (« Unterschied melden ») mit einer Begründung. Ein Verantwortlicher genehmigt oder lehnt sie im Bildschirm Korrekturen ab. Eine direkt von einem Manager erfasste Abweichung gilt automatisch als genehmigt.
Eine Woche von Sophie am Empfang.
Illustratives Beispiel.
Sophie arbeitet von Montag bis Freitag von 8:30 bis 17:00 Uhr, mit einer unbezahlten Pause von 30 Minuten. Von Montag bis Mittwoch öffnet sie Cloketa nicht einmal: Ihr Arbeitsplan ist maßgebend. Am Donnerstag bleibt sie für eine Lieferung bis 18:00 Uhr. Sie nutzt « Unterschied melden »: « Ende um 18:00 Uhr – Annahme einer Lieferung ». Ihr Vorgesetzter genehmigt die Abweichung am nächsten Morgen. Der vorgesehene Arbeitsplan und die Abweichung bleiben im Verlauf sichtbar.
Weniger Handgriffe, ebenso viel Nachvollziehbarkeit.
Bei Funktionen mit regelmäßigen Arbeitszeiten bringt eine tägliche Zeiterfassung vor allem vergessene Buchungen, die korrigiert werden müssen. Der automatische Arbeitsplan geht vom Vorgesehenen aus und erfordert nur bei Abweichungen ein Eingreifen. Jede Abweichung ist mit einer Begründung, einem Urheber und einer Entscheidung dokumentiert.
Nach dem Vorentwurf eines Gesetzes, wie er öffentlich vorgestellt wurde, könnten sich Arbeitgeber mit festen Arbeitsplänen darauf beschränken, die Abweichungen vom Arbeitsplan zu erfassen, sofern sich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit daraus ableiten lässt. Dieser Punkt ist nicht endgültig: Wir werden Cloketa an den verabschiedeten Text anpassen.
Was Sie einstellen können.
Einstellungen
- Mehrere Arbeitspläne im selben Unternehmen (Vollzeit, Halbzeit, geteilte Dienste), mit der für jeden Arbeitnehmer angegebenen Teilzeitregelung.
- Schließtage des Unternehmens, die auf der Seite Unternehmen hinzugefügt werden (zum Beispiel Feiertage): An diesen Tagen sind keine Stunden vorgesehen, außer bei einer Abweichung.
- Wer verwaltet: Der Eigentümer, die Administratoren und die Personalabteilung erstellen und weisen die Arbeitspläne zu; jeder Manager bearbeitet die Abweichungen seiner Teams.
- Bezahlte oder unbezahlte Pausen (dies ist der einzige Fall, in dem eine Pause bezahlt sein kann), mehrere Zeitblöcke pro Tag, Ende « am Folgetag » für einen Nachtarbeitsplan.
- Wechsel eines Arbeitnehmers vom Arbeitsplanmodus zur echten Zeiterfassung und umgekehrt, zu einem bestimmten Datum.
- Tägliche Bestätigung des Arbeitsplans durch den Arbeitnehmer (Option).
Gut zu wissen
- Der Arbeitsplan ist maßgebend für das Vorgesehene, nicht für das, was tatsächlich geschehen ist. Abweichungen müssen als Abweichung gemeldet werden: Es ist Sache des Arbeitgebers, die Arbeitstage vor der Lohnabrechnung zu prüfen.
- Er eignet sich für wirklich feste Arbeitszeiten. Bei häufig wechselnden Arbeitstagen ist die echte Zeiterfassung besser geeignet.
- Urlaub: Wenn Sie das Modul « Urlaub » aktivieren (im Enterprise-Angebot enthalten; in den anderen Tarifen als Option für 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat, zu aktivieren unter Unternehmen › Optionen, dann Unternehmen › Urlaub), beantragen die Arbeitnehmer ihren Urlaub unter « Mein Urlaub », und ein genehmigter Urlaub entfernt die vorgesehenen Stunden des Tages. Ohne das Modul wird eine Abwesenheit über eine Abweichung gemeldet, die die Zeitblöcke des Tages entfernt, mit einer frei formulierten Begründung, zum Beispiel « entschuldigte Abwesenheit ». Krankheit wird niemals in Cloketa verwaltet: Geben Sie niemals medizinische Angaben ein, die Anwendung weist darauf hin.
- Feiertage: Fügen Sie sie selbst als Schließtage hinzu. Cloketa importiert sie nicht automatisch.
Häufige Fragen zu den automatischen Arbeitsplänen
Tatsächliche Zeiterfassung oder automatischer Arbeitsplan: Wie wählt man?
Automatischer Arbeitsplan für Personen mit festen, vorhersehbaren Arbeitszeiten, tatsächliche Zeiterfassung für Personen mit wechselnden Arbeitstagen. Die Wahl erfolgt für jeden Arbeitnehmer einzeln, bei der Zuweisung eines Arbeitsplans, und kann zu einem bestimmten Datum geändert werden.
Müssen meine Arbeitnehmer mit festen Arbeitszeiten jeden Tag stempeln?
Vielleicht nicht. Der Vorentwurf, wie er vorgestellt wurde, würde es Arbeitgebern mit festgelegten Arbeitszeiten erlauben, nur die Abweichungen zu erfassen, sofern sich die tatsächlich geleistete Zeit daraus ableiten lässt. Dieser Punkt muss durch den endgültigen Text noch bestätigt werden.
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Wer ist verantwortlich, wenn ein automatischer Arbeitsplan falsch ist?
Der Arbeitgeber. Sie richten die Arbeitspläne ein und kontrollieren die automatischen oder korrigierten Erfassungen vor jeder Lohnabrechnung, Meldung oder Mitteilung an eine Behörde.
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Darf man den medizinischen Grund einer Abwesenheit in eine Korrektur schreiben?
Nein, niemals. Gesundheitsdaten und andere sensible Daten sind in Begründungen, Kommentaren und Anhängen verboten.
Kostenlose Testphase
Richten Sie Ihre Arbeitspläne ein für alle Mal ein.
Erstellen Sie einen Arbeitsplan, weisen Sie ihn Ihren Arbeitnehmern mit festem Arbeitsplan zu und lassen Sie sie arbeiten, ohne zu stempeln. Wenn Sie es lieber für sich erledigen lassen möchten, ist Cloketa Start für Sie da.