Funktionen
Alles, was Sie für die Arbeitszeiterfassung brauchen, und nicht mehr.
Cloketa passt sich jedem Arbeitnehmer an: Wer einen festen Arbeitsplan hat, muss nichts tun, wer wechselnde Arbeitstage hat, stempelt mit zwei Handgriffen. Sie bearbeiten nur die Ausnahmen.
Ein Modus pro Arbeitnehmer
Wählen Sie für jede Person die einfachste Methode.
Im selben Team haben der Techniker, der einen Einsatz nach dem anderen fährt, und die Person am Empfang von 8:30 bis 17:00 Uhr nicht dieselben Bedürfnisse. Cloketa zwingt Ihnen nicht eine einzige Regel für alle auf.
Echte Zeiterfassung
Der Arbeitnehmer erfasst Beginn, Pausen und Ende seines Arbeitstags über sein Telefon, einen Computer oder ein gemeinsam genutztes Gerät. Ideal, wenn sich die Arbeitszeiten von Tag zu Tag ändern.
Automatischer Arbeitsplan
Der übliche Arbeitsplan ist maßgebend: Der Arbeitnehmer muss nichts stempeln. Er meldet nur, was sich ändert (eine spätere Ankunft, eine Stunde mehr, eine Abwesenheit), über eine Abweichung von seinem Arbeitsplan mit « Unterschied melden ».
Gemischter Modus
Ein Teil des Teams stempelt, der andere folgt seinem Arbeitsplan. Der Modus wird bei der Zuweisung eines Arbeitsplans gewählt und kann zu einem bestimmten Datum wechseln, wenn sich die Funktion ändert.
Zehn Bausteine, eine einzige Anwendung.
Einfache Zeiterfassung
Beginnen, Pause machen, fortsetzen, beenden. Auf dem Telefon, dem Computer oder einem Zeiterfassungsterminal (persönlicher QR-Code oder Personalnummer, dann PIN-Code), mit dem gewählten Arbeitsort. Gemeinsame Zeiterfassungsterminals sind im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option für 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat erhältlich.
Automatische Arbeitspläne
Der Arbeitsplan ist maßgebend, nichts zu stempeln; Sie bearbeiten nur die Abweichungen.
Gleitzeit
Kernzeiten, Gleitzeitrahmen und erwartete Dauer; ein Stundenkonto, das von einem Zeitraum in den nächsten übertragen wird, und die Entscheidungen der Personalabteilung über den Überschuss.
Pausen und geteilte Dienste
Mehrere Zeitblöcke pro Tag, unbezahlte Pausen bei der Zeiterfassung, bezahlte oder unbezahlte Pausen in festen Arbeitsplänen, Leistungen über Mitternacht hinaus.
Nachvollziehbare Korrekturen
Eine Anfrage, eine Begründung, eine Entscheidung. Die ursprüngliche Uhrzeit bleibt sichtbar.
Live-Anwesenheit
Wer bei der Arbeit ist, wer in Pause ist und wo jeder gestempelt hat.
Monatsbestätigung und Monatsabschluss
Jeder Arbeitnehmer bestätigt seine Monatsaufstellung, bei Bedarf mit Vorbehalt. Danach wird der Monat abgeschlossen und archiviert.
Berichte und Exporte
CSV, PDF, Lohnexport, Inspektionsakte mit Integritätsprüfung und vollständiger Export Ihrer Daten.
Rollen und Organisation
Eigentümer, Administrator, Personalabteilung, Manager, Arbeitnehmer: Jeder hat seine Rechte, und niemand entscheidet über sich selbst.
Sicherheit und Daten
MFA, Passkeys, Hosting im Europäischen Wirtschaftsraum, Audit-Trail.
Die Rollen
Jeder sieht, was ihn betrifft.
Eigentümer
Legt das Unternehmen an und nimmt den Vertrag an. Er kann alles tun, einschließlich Abonnement und Rechnungsstellung, und seine Rolle kann nur von ihm selbst geändert werden.
Administrator
Dieselben Rechte wie der Eigentümer, einschließlich Abonnement, außer allem, was das Eigentum betrifft. Gemeinsam mit dem Eigentümer Ansprechpartner des Cloketa-Supports.
Personalabteilung (HR)
Verwaltet das Personal, die Teams und deren Manager; sieht das gesamte Unternehmen, entscheidet über Korrekturen, Arbeitspläne und Monatsabschlüsse und hat Zugriff auf die Exporte (Lohnexport, Inspektionsakte, vollständiger Export). Kein Abonnement und keine Einstellungen.
Manager
Beaufsichtigt die Zeiterfassung seiner Teams und Unterteams: Live-Anwesenheit, Berichte (als CSV und PDF herunterladbar), Korrekturen, Anfechtungen und Abweichungen. Niemals für sich selbst. Kein Monatsabschluss, kein Lohnexport, keine Inspektionsakte und kein vollständiger Export.
Arbeitnehmer
Sieht nur sich selbst: Er stempelt, sieht seine Stunden ein und lädt sie herunter, beantragt Korrekturen und bestätigt seine Monatsaufstellung.
Das Organigramm. Teams und Unterteams mit jeweils einem oder mehreren Managern, eine Rolle Personalabteilung für die Personalverwaltung und Anfragen, die direkt bei den Managern des betreffenden Teams ankommen. Teams und ihre Manager sind im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option für 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat erhältlich.
Ein Arbeitnehmer ohne E-Mail-Adresse kann ausschließlich an einem Zeiterfassungsterminal stempeln, mit seinem persönlichen QR-Code oder seiner Personalnummer und anschließend seinem PIN-Code. Dieselbe Person kann für mehrere Unternehmen arbeiten, die Cloketa nutzen: ein einziges Konto, getrennte Rollen und Personalnummern in jedem Unternehmen. Rollen und Organisation
Verbinden Sie Cloketa mit Ihren Tools.
Der Eigentümer und die Administratoren können API-Schlüssel und Webhooks erstellen, um die Zeitdaten an andere Software weiterzugeben, zum Beispiel an Ihre Lohnsoftware. Für die meisten Unternehmen genügt der Lohnexport.
Was Cloketa nicht tut (und das ist gewollt).
Ein einfaches Werkzeug ist auch eines, das in seinem Bereich bleibt. Das sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen.
- Keine Lohnabrechnung und keine Gehaltsberechnung: Der Lohnexport geht an Ihr Sozialsekretariat oder Ihre Lohnsoftware.
- Keine Dimona, kein Checkinatwork: Diese offiziellen Meldungen erfolgen weiterhin dort, wo sie vorgesehen sind.
- Keine Rechts- oder Sozialberatung: Cloketa stellt Ihnen das Werkzeug bereit, Ihr Sozialsekretariat bleibt Ihr Berater.
- Keine Stunden pro Projekt oder Kunde: Cloketa erfasst die Arbeitszeit, nicht die Fakturierung.
- Keine Offline-Zeiterfassung: Jede Buchung wird im Moment ihrer Erfassung vom Server bestätigt, was eine Internetverbindung erfordert.
- Keine Erfassung von Krankheiten: Der Gesundheitszustand ist eine medizinische Angabe. Urlaub hingegen wird mit dem Modul « Urlaub », das im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option erhältlich ist (0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat), verwaltet, und Feiertage werden als Schließtage hinzugefügt. Cloketa berechnet keine gesetzlichen Urlaubsansprüche.
- Keine automatische Korrektur: Cloketa meldet vergessene Buchungen, ändert aber niemals einen Arbeitstag an Ihrer Stelle.
- Keine Summen pro Ort oder Baustelle: Der gewählte Ort erscheint im Detail der Buchungen und in den Exporten.
- Keine App zum Herunterladen aus einem Store: Cloketa öffnet sich im Browser und lässt sich mit einem Handgriff auf dem Startbildschirm installieren.
Eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist derzeit für 2027 angekündigt. Cloketa ist für eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung konzipiert und wird nach der Verabschiedung an den endgültigen Text angepasst.
Häufige Fragen zu den Funktionen
Muss man für den Start etwas installieren?
Nein. Cloketa läuft im Browser, auf dem Computer oder auf dem Telefon. Es kann auch wie eine App zum Startbildschirm hinzugefügt werden (PWA), ohne Umweg über einen App-Store.
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Tatsächliche Zeiterfassung oder automatischer Arbeitsplan: Wie wählt man?
Automatischer Arbeitsplan für Personen mit festen, vorhersehbaren Arbeitszeiten, tatsächliche Zeiterfassung für Personen mit wechselnden Arbeitstagen. Die Wahl erfolgt für jeden Arbeitnehmer einzeln, bei der Zuweisung eines Arbeitsplans, und kann zu einem bestimmten Datum geändert werden.
Müssen meine Arbeitnehmer ihr privates Smartphone verwenden?
Nein, das ist nicht verpflichtend. Ohne geeignete gesetzliche oder vertragliche Grundlage können Sie es nicht vorschreiben: Sehen Sie bei Bedarf ein Zeiterfassungsterminal oder ein dienstliches Gerät vor.
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Kann man ohne Internetverbindung stempeln?
Nein. Jede Buchung wird sofort vom Server bestätigt: Eine Verbindung ist erforderlich.
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Welche Funktionen sind in jedem Tarif enthalten?
Micro, Small und Team bieten Zugang zu denselben Funktionen: Nur die Anzahl der aktiven Arbeitnehmer ändert sich. Gemeinsame Zeiterfassungsterminals, Teams und Urlaubsverwaltung sind im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option erhältlich, direkt in der Anwendung zu aktivieren: 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat für die Terminals, 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat für die Teams ebenso wie für den Urlaub.
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Kostenlose Testphase
Testen Sie mit Ihrem eigenen Team.
Legen Sie Ihr Unternehmen an, laden Sie zwei oder drei Arbeitnehmer ein und wählen Sie ihren Erfassungsmodus. Nach einer Woche wissen Sie, ob Cloketa Ihnen Zeit spart.