Monatsbestätigung und Monatsabschluss
Ein Monat, geprüft von denen, die ihn gearbeitet haben.
Ab dem 1. des Folgemonats prüft jeder Arbeitnehmer seine Monatsaufstellung und bestätigt sie. Ist er nicht einverstanden, meldet er einen Vorbehalt an. Sie korrigieren bei Bedarf und schließen dann den Monat ab: Cloketa archiviert ihn in einer signierten Inspektionsakte. Diskussionen über die Stunden finden jetzt statt, nicht drei Monate später.
Vier Schritte, jeden Monat.
Die Monatsaufstellung erscheint
Am 1. des Folgemonats erscheint im Dashboard jedes Arbeitnehmers ein Banner: « Ihre Aufstellung für [Monat] wartet auf Ihre Bestätigung », mit der Schaltfläche « Ansehen und bestätigen ». Es bleibt sichtbar, solange die Aufstellung des vergangenen Monats nicht bestätigt ist. Der Arbeitnehmer findet dort seine Arbeitstage, Pausen und Korrekturen und klickt dann auf « Aufstellung bestätigen » oder auf « Mit Vorbehalt bestätigen », wobei er erklärt, was nicht stimmt (der Kommentar ist dann Pflicht).
Die Vorbehalte werden bearbeitet
Ein Vorbehalt löst eine E-Mail an die Manager des Teams des Arbeitnehmers aus. Der Verantwortliche liest den Vorbehalt und den Kommentar im Bericht des Arbeitnehmers und korrigiert den Arbeitstag bei Bedarf mit einer Begründung. Die Aufstellung wechselt dann zu « Erneut zu bestätigen », und der Arbeitnehmer wird gebeten, sie erneut zu bestätigen. Ein Verantwortlicher entscheidet nie über sich selbst.
Die Anfechtungen werden entschieden
Wenn Ihr Unternehmen die Option aktiviert hat, kann ein Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber an seinem Arbeitstag vorgenommene Korrektur bis zum Monatsabschluss anfechten. Ein Verantwortlicher entscheidet, und die Entscheidung wird nachverfolgt. Korrekturen und Anfechtungen werden per E-Mail und Push-Benachrichtigung mitgeteilt.
Der Monat wird abgeschlossen
Der Abschluss erzeugt automatisch das monatliche Archiv, eine signierte Inspektionsakte. Der Lohnexport für Ihr Sozialsekretariat wird anschließend separat über die Berichte heruntergeladen.
Abschluss und Wiedereröffnung eines Monats obliegen dem Eigentümer, den Administratoren und der Personalabteilung. Die Vorbehalte gehen direkt an die Manager des Teams des Arbeitnehmers (oder, wenn das Team keine hat, an die des übergeordneten Teams und dann an die Verwaltung).
Anfang November in einem Geschäft mit 7 Personen.
Illustratives Beispiel.
- 1. November
Die Oktoberaufstellung erscheint auf der Startseite jedes Arbeitnehmers.
- 2. November
Fünf Arbeitnehmer bestätigen ohne Anmerkung.
- 2. November
Léa bestätigt mit Vorbehalt: « Am Samstag, dem 18., habe ich um 19 Uhr aufgehört, nicht um 18 Uhr. » Die Manager ihres Teams erhalten eine E-Mail.
- 3. November
Hugo, der Filialleiter, prüft den Schließplan und korrigiert den Arbeitstag mit einer Begründung. Léas Aufstellung wechselt zu « Erneut zu bestätigen »; sie bestätigt sie noch am selben Abend.
- 3. November
Samir ficht eine Korrektur an, die an seiner Pause vom 12. vorgenommen wurde. Hugo prüft sie erneut und hält seine Entscheidung mit einer Erklärung aufrecht. Alles bleibt im Verlauf.
- 4. November
Keine Anfrage und keine Anfechtung mehr offen: Die Geschäftsführerin schließt den Oktober ab. Das Monatsarchiv wird erzeugt, dann lädt sie den Lohnexport für ihr Sozialsekretariat herunter.
Weniger Streitigkeiten, belastbarere Daten.
- Fehler werden von der Person erkannt, die sie am besten kennt: dem Arbeitnehmer selbst.
- Ein Vorbehalt ist eine schriftliche und datierte Anfrage, keine mündliche Bemerkung, die schnell vergessen wird.
- Nach dem Abschluss ist der Monat festgeschrieben, außer bei einer begründeten und nachverfolgten Wiedereröffnung: Lohnabrechnung und Exporte beruhen auf einer stabilen Grundlage.
- Jeder abgeschlossene Monat wird in einer signierten Inspektionsakte archiviert, die Sie herunterladen können.
Der für 2027 angekündigte Grundsatz ist eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung. Jedem Arbeitnehmer Zugang zu seinen Stunden und die Möglichkeit zu geben, sie zu bestätigen oder anzufechten, geht in diese Richtung. Die genauen Modalitäten hängen vom verabschiedeten Text ab.
Was Sie wissen sollten.
Status und Abschluss
- Jede Monatsaufstellung hat einen Status: bestätigt, mit Vorbehalt bestätigt, erneut zu bestätigen oder ausstehend. Sie finden ihn im Bericht des Arbeitnehmers, im Lohnexport (Summen eines Monats) und in der Inspektionsakte.
- Die Bestätigung ist eine Lesebestätigung: Sie blockiert weder den Abschluss noch die Exporte. Eine nicht bestätigte Aufstellung verhindert den Abschluss also nicht.
- Was den Abschluss blockiert: eine offene Korrekturanfrage oder eine offene Anfechtung.
- Das Erinnerungsbanner betrifft nur den Vormonat. Die Aufstellung löst weder eine E-Mail noch eine Benachrichtigung aus.
Archiv und Wiedereröffnung
- Das monatliche Archiv ist eine signierte ZIP-Datei. Sie enthält die Buchungen, die Korrekturen Schritt für Schritt, die Tagessummen und die Bestätigungen (in JSON und CSV), eine PDF-Zusammenfassung und ein signiertes Manifest.
- Es wird für die Dauer des Vertrags aufbewahrt, höchstens 5 Jahre, und am Vertragsende gelöscht. Denken Sie daran, es herunterzuladen.
- Ein abgeschlossener Monat kann vom Eigentümer, einem Administrator oder einer Person der Personalabteilung wieder geöffnet werden, mit einer verpflichtenden Begründung, die im Audit festgehalten wird. Ein erneuter Abschluss erzeugt eine Revision: Das vorherige Archiv bleibt erhalten, und das neue kommt hinzu.
Arbeitnehmer ohne Konto
- Die Monatsbestätigung erfordert ein persönliches Konto. Ein Arbeitnehmer, der ausschließlich an einem Zeiterfassungsterminal stempelt (persönlicher QR-Code oder Personalnummer, dann PIN-Code), hat keinen Zugriff darauf: Sie können ihm seine Aufstellung als PDF aushändigen.
Einzustellen und im Blick zu behalten
- Aktivierung der Anfechtung von Korrekturen durch die Arbeitnehmer.
- Gehen Sie vor dem Abschluss die « Zu berichtigenden Zeiterfassungen » durch (Bildschirm Korrekturen): Cloketa meldet dort vergessene Buchungen, und ein offen gebliebener Arbeitstag bleibt unvollständig, solange er nicht korrigiert oder die Meldung nicht als geprüft markiert wurde. Nichts wird automatisch korrigiert.
- Die Bestätigung durch den Arbeitnehmer ersetzt nicht Ihre eigene Kontrolle: Prüfen Sie die Arbeitstage vor der Lohnabrechnung.
Häufige Fragen zu Monatsbestätigung und Monatsabschluss
Wie funktioniert die Monatsbestätigung der Aufstellung?
Ab dem 1. des Folgemonats kann jeder Arbeitnehmer mit Konto seine Stundenaufstellung des abgelaufenen Monats bestätigen, gegebenenfalls mit Vorbehalt. Ein Vorbehalt wird per E-Mail an die Manager seines Teams gesendet.
Vollständige Antwort lesen : Wie funktioniert die Monatsbestätigung der Aufstellung?
Wie bestätige ich meine Monatsaufstellung?
Ab dem 1. des Folgemonats wird auf Ihrer Startseite das Banner „Ihre Aufstellung für [Monat] wartet auf Ihre Bestätigung“ angezeigt. Klicken Sie auf Ansehen und bestätigen, prüfen Sie Ihre Tage und wählen Sie dann Aufstellung bestätigen oder Mit Vorbehalt bestätigen.
Vollständige Antwort lesen : Wie bestätige ich meine Monatsaufstellung?
Kann ein Arbeitnehmer eine Korrektur durch den Arbeitgeber anfechten?
Ja, wenn Sie diese Option in den Unternehmenseinstellungen aktivieren. Der Arbeitnehmer kann dann eine von einem Verantwortlichen vorgenommene Korrektur bis zum Monatsabschluss anfechten.
Vollständige Antwort lesen : Kann ein Arbeitnehmer eine Korrektur durch den Arbeitgeber anfechten?
Was ist der Monatsabschluss?
Das ist der Schritt, der einen Monat nach der Prüfung festschreibt. Er erzeugt automatisch das Monatsarchiv. Der Eigentümer, die Administratoren und HR können den Monat abschließen.
Kann man einen abgeschlossenen Monat wieder öffnen?
Ja. Der Eigentümer, ein Administrator oder HR kann einen abgeschlossenen Monat mit einer verpflichtenden Begründung wieder öffnen. Die Wiedereröffnung wird im Audit protokolliert.
Vollständige Antwort lesen : Kann man einen abgeschlossenen Monat wieder öffnen?
Was enthält das Monatsarchiv?
Es ist eine signierte Inspektionsakte des Monats im ZIP-Format, die bei jedem Abschluss automatisch erzeugt wird. Sie wird während der Vertragsdauer, höchstens 5 Jahre lang, in Cloketa aufbewahrt: Laden Sie sie herunter.
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