Einfache Zeiterfassung
Ein Handgriff zum Beginnen, ein Handgriff zum Beenden.
Schluss mit Stundenzetteln, die freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllt werden. Jeder Arbeitnehmer erfasst seinen Arbeitstag in dem Moment, in dem er stattfindet, auf dem Gerät, das er gerade zur Hand hat.
Vier Schaltflächen, keine Bedienungsanleitung.
Beginnen
Der Arbeitnehmer öffnet Cloketa, gibt unter « Wo arbeiten Sie? » an, wo er arbeitet, falls das Unternehmen mehrere Arbeitsorte hat, und tippt dann auf Beginnen. Die Uhrzeit wird vom Server festgelegt, nicht vom Telefon, und der Arbeitsort wird mit der Buchung gespeichert. Sein Status wechselt zu « Bei der Arbeit ».
Pause machen
Pause hält den Zähler an, und der Status wechselt zu « In Pause ». Eine gestempelte Pause wird von der Arbeitszeit abgezogen.
Fortsetzen
Fortsetzen startet den Zähler wieder. Der Arbeitnehmer kann mehrere Pausen pro Tag machen und beim Fortsetzen einen anderen Arbeitsort wählen.
Beenden
Am Ende des Tages schließt Beenden den Arbeitstag ab (« Arbeitstag beendet »). Der Arbeitnehmer findet seine Stunden unter « Berichte » und kann sie als CSV oder PDF herunterladen. Hat er etwas vergessen, nutzt er « Tag korrigieren ».
Auf dem Telefon, dem Computer oder einem gemeinsamen Terminal.
Telefon
Cloketa öffnet sich im Browser und lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm installieren, ohne Umweg über einen Store.
Computer
Für das Büropersonal genügt ein Browser-Tab. Gestempelt wird mit einem Klick zu Beginn und am Ende des Arbeitstags.
Zeiterfassungsterminal
Ein gemeinsam genutztes Tablet oder ein Computer, das einem Arbeitsort zugeordnet ist. Der Arbeitnehmer identifiziert sich, indem er seinen persönlichen QR-Code scannt oder seine Personalnummer eingibt, und gibt dann seinen sechsstelligen PIN-Code ein. Das Terminal meldet ihn nach 60 Sekunden automatisch ab, und niemand teilt ein Konto. Praktisch für eine Werkstatt, ein Geschäft oder eine Küche. Gemeinsame Zeiterfassungsterminals sind im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option für 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat erhältlich.
Auch ohne E-Mail-Adresse. Eine Aushilfe, ein Student oder ein Arbeiter ohne E-Mail kann ohne Konto angelegt werden. Er stempelt ausschließlich am Terminal, mit seinem persönlichen QR-Code oder seiner Personalnummer und anschließend seinem PIN-Code, ohne sich jemals anzumelden. Der Eigentümer oder ein Administrator zeigt seine Codes in seinem Profil an oder druckt sie aus und übergibt ihm die Nutzungsbedingungen als PDF: Der Bildschirm Team weist darauf hin, mit dem Download-Link.
Ihr Unternehmen kann die Nutzung eines privaten Telefons nicht ohne gesetzliche oder vertragliche Grundlage vorschreiben. Das Zeiterfassungsterminal dient genau als Alternative.
Ein Terminal in wenigen Minuten einsatzbereit, ohne besondere Hardware.
Im Enterprise-Angebot enthalten; in den anderen Tarifen als Option für 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat erhältlich.
Terminal anlegen
Der Eigentümer oder ein Administrator öffnet die Kachel « Zeiterfassungsterminals » im Dashboard. Er gibt dem Terminal einen Namen und wählt seinen Arbeitsort (es muss mindestens ein aktiver Arbeitsort vorhanden sein).
Link auf dem Gerät öffnen
Cloketa zeigt einen Link und den zugehörigen QR-Code an, ein einziges Mal und für 15 Minuten. Dieser Link wird auf dem Tablet oder Computer geöffnet, das als Terminal dienen soll (oder der QR-Code wird gescannt), dann wird bestätigt.
Fertig
Das Gerät bleibt ein Jahr lang als Terminal registriert. Der Ort des Terminals gilt für jede Buchung: Auf dem Bildschirm sieht der Arbeitnehmer « Fester Erfassungsort ».
Bei Problemen
Sie erzeugen einen neuen Link oder deaktivieren das Terminal. Um den Ort zu wechseln, legen Sie ein neues Terminal an: Der Ort eines Terminals lässt sich nicht ändern.
Ein Arbeitstag von Karim, Techniker.
Illustratives Beispiel.
- 07:45
Karim tippt bei seiner Ankunft im Depot auf seinem Telefon auf « Beginnen ».
- 12:10
« Pause » zur Mittagszeit.
- 12:40
« Fortsetzen ».
- 16:55
« Beenden ». Angezeigte Summe: 8 Std. 40 Min.
Im Büro sieht sein Vorgesetzter live, dass Karim « Bei der Arbeit » ist, und am Abend ist der Arbeitstag bereits in den Berichten. Niemand hat etwas abgeschrieben.
Was Sie einstellen und was Sie wissen sollten.
Einstellungen
- Arbeitsorte: Büro, Werkstatt, Baustelle, Homeoffice… mit oder ohne Adresse.
- Geolokalisierung: standardmäßig deaktiviert. Sie können sie optional oder verpflichtend machen; der Standort wird dann nur im Moment der Buchung erfasst, niemals fortlaufend. Ist sie verpflichtend, wird eine Buchung ohne Standort abgelehnt. Informieren Sie Ihre Arbeitnehmer, bevor Sie sie aktivieren, und prüfen Sie, ob sie gerechtfertigt ist.
- Zeiterfassungsterminals: ein Terminal pro Gerät, einem einzigen Arbeitsort zugeordnet, verwaltet vom Eigentümer oder den Administratoren.
- Vergessene Buchungen: Cloketa erkennt nicht gestempelte Ankünfte oder Abgänge, ungewöhnlich lange Pausen und offen gebliebene Arbeitstage und sendet dem Arbeitnehmer und seinem Vorgesetzten eine Erinnerung. Die Fristen werden pro Unternehmen eingestellt.
Ehrliche Grenzen
- Eine Internetverbindung ist erforderlich: Jede Buchung wird sofort vom Server bestätigt. Sehen Sie für den Fall eines Ausfalls ein Notfallverfahren vor (zum Beispiel einen Papierzettel) und berichtigen Sie anschließend über eine Korrektur.
- Der Arbeitsort wird bei jeder Buchung gespeichert. Es gibt keine Schaltfläche « Ort wechseln »: Der neue Ort wird bei der nächsten Buchung gewählt (« Pause » und dann « Fortsetzen » oder « Beenden » und dann « Beginnen »). Achtung: Eine Fahrt zwischen zwei Kunden oder zwei Baustellen ist grundsätzlich Arbeitszeit. Lassen Sie sie nicht als Pause stempeln und klären Sie mit Ihrem Sozialsekretariat die Regeln Ihres Sektors.
- Bei verpflichtender Geolokalisierung kann ein Arbeitnehmer ohne Netz und ohne GPS nicht stempeln. Er berichtigt anschließend über eine begründete Korrektur.
- Cloketa korrigiert niemals einen Arbeitstag an Ihrer Stelle. Ein offen gebliebener Arbeitstag wird unter « Zu berichtigende Zeiterfassungen » gemeldet und bleibt unvollständig, solange er nicht korrigiert wurde.
- Ein Zugang ist streng persönlich: Für einen Kollegen zu stempeln ist verboten.
Eine vom Server mit Zeitstempel versehene Buchung im tatsächlichen Moment ist die Grundlage einer objektiven und verlässlichen Erfassung, wie sie für 2027 angekündigt ist.
Kostenlose Testphase
Lassen Sie Ihr Team schon morgen stempeln.
Laden Sie Ihre Arbeitnehmer per E-Mail ein: Sie klicken auf « Einladung annehmen », installieren Cloketa auf ihrem Telefon und stempeln. Nichts zu kaufen, nichts bei Ihnen zu installieren.