Pflege und Betreuung
Ihre Teams kümmern sich um andere. Die Zeiterfassung darf ihnen keine Zeit rauben.
Empfang ab 7:30 Uhr, Sprechstunden bis 19:00 Uhr, Bereitschaft am Samstag, Nachtdienst in einer kleinen Wohneinrichtung: Cloketa erfasst die versetzten Arbeitszeiten Ihres Teams einfach und ohne Personalabteilung.
Was die Erfassung in einer kleinen Pflegeeinrichtung erschwert
Wechselnde Arbeitszeiten
Morgens, abends, am Wochenende, nachts: Die Dienstpläne ändern sich jede Woche, und Diensttausche unter Kollegen werden nicht immer notiert.
Niemand hat Zeit
Die Koordinatorin ist zugleich Krankenpflegerin, Assistentin oder Psychologin. Die Zeiterfassung kommt nach den Patienten.
Sensible Daten in der Nähe
Eine Patientenakte, ein Attest, eine Abwesenheit: Es braucht ein Zeiterfassungstool, das nicht alles vermischt.
Ein Dienstag in Claires Gemeinschaftspraxis
Illustratives Beispiel.
- 07:30
Sarah, medizinische Sekretärin, hat einen festen Arbeitsplan: Ihr Tag folgt ihrem Arbeitsplan, sie muss nichts stempeln.
- 07:45
Marc, Krankenpfleger, stempelt am Computer des Empfangs, der als Zeiterfassungsterminal dient. Der Rechner hat keine Webcam: Er gibt seine Personalnummer ein, tippt seinen 6-stelligen PIN-Code ein und tippt auf « Beginnen ». Der Ort « Maison médicale » ist vom Terminal fest vorgegeben.
- 12:15
Marc tippt auf « Pause »: 30 Minuten Pause, die von seiner Arbeitszeit abgezogen werden.
- 12:45
Auf seinem dienstlichen Telefon wählt Marc « Visites à domicile » unter « Wo arbeiten Sie? » und tippt auf « Fortsetzen ». Er bricht zu seiner Runde auf: Sein Arbeitstag bleibt während der Fahrten zwischen den Patienten offen.
- 16:30
Sarah muss 1 Stunde früher gehen. Sie tippt in ihrer Übersicht auf « Unterschied melden » und gibt den Grund « genehmigte Abwesenheit » an: Das ist eine Abweichung von ihrem Arbeitsplan. Es wird kein medizinischer Grund angegeben.
- 19:10
Marc tippt auf « Beenden ». Die Nettosumme wird berechnet, Pausen abgezogen.
- 19:15
Claire öffnet den Bildschirm Korrekturen: nur eine Abweichung zu bearbeiten, die von Sarah. Sie nimmt sie an.
Automatischer Arbeitsplan für feste Stellen
Empfang, Sekretariat oder Leitung arbeiten oft mit festem Arbeitsplan. Ihr Tag folgt ihrem Arbeitsplan, ganz ohne Stempeln: Sie melden nur Abweichungen, die der Verantwortliche genehmigt. Wer unterschiedlich verlaufende Tage hat, stempelt tatsächlich.
Nächte, Wochenenden und geteilte Dienste
Mehrere Zeitblöcke am selben Tag, unbezahlte Pausen bei der Zeiterfassung, bezahlte oder unbezahlte Pausen in festen Arbeitsplänen. Eine in einem festen Arbeitsplan vorgesehene Nacht bleibt ein einziger Zeitblock, mit einem Ende, das mit « Folgetag » markiert ist. Eine gestempelte Nacht wird so erfasst, wie sie war: Die Stunden nach Mitternacht werden an dem Tag gezählt, an dem sie geleistet werden, und die Summe bleibt korrekt.
Cloketa wendet keine branchenspezifischen Regeln des Pflegebereichs an, etwa eine abweichende Vergütung von Bereitschaftsdiensten oder Rufbereitschaften: Diese Regeln bleiben Sache Ihres Sozialsekretariats.
Klar getrennte Rechte und Daten
Jede Person sieht nur, was ihre Rolle erlaubt: Der Arbeitnehmer sieht nur seine eigenen Stunden, der Manager überwacht die Buchungen seiner Abteilung ohne Zugriff auf den Lohnexport oder die Inspektionsakte, und die Verwaltung kümmert sich um den Rest. In einer Einrichtung mit mehreren Abteilungen kann jede Abteilung einen oder mehrere Manager haben, und eine Rolle Personalabteilung (HR) verwaltet das Personal. Teams und ihre Manager sind im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option für 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat erhältlich. Am Monatsende kann jeder seine Monatsaufstellung bestätigen (« Aufstellung bestätigen » oder « Mit Vorbehalt bestätigen »).
Der Zugang kann mit Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Passkey geschützt werden. Die Daten werden im Europäischen Wirtschaftsraum gehostet. Cloketa ist nicht dafür gedacht, Gesundheitsdaten zu enthalten: Die Gründe bleiben neutral.
Versetzte Arbeitszeiten, Gesundheitsdaten und die Pflicht 2027
Arbeitszeiterfassung: Die für 2027 angekündigte allgemeine Pflicht würde auch kleine Pflegeeinrichtungen betreffen. Nacht- und Wochenendarbeit sowie Bereitschaftsdienste sind oft durch Regeln Ihrer paritätischen Kommission geregelt: Ihr Sozialsekretariat bleibt Ihre Referenz. Der Text ist noch nicht verabschiedet.
Gesundheitsdaten: Ein Grund für eine Abwesenheit oder eine Korrektur darf niemals medizinische Informationen enthalten, weder über Ihre Arbeitnehmer noch über Ihre Patienten. Schreiben Sie « entschuldigte Abwesenheit » statt des Grundes. Das ist eine Regel der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Cloketa (Art. 8.1) und, für die Arbeitnehmer, von Punkt 4 der Nutzungsbedingungen.
Cloketa ist weder eine medizinische Software noch ein Tool zur Pflegeplanung. Es erfasst die Arbeitszeit. Die Patientenakten bleiben in Ihren dafür vorgesehenen Tools.
Eine Gemeinschaftspraxis mit 9 Personen? 199 € zzgl. MwSt. pro Jahr.
Von 4 bis 10 aktiven Arbeitnehmern: Das ist der Tarif Small, für 199 € zzgl. MwSt. pro Jahr oder 19,90 € zzgl. MwSt. pro Monat. Selbstständige Leistungserbringer, die nicht in Cloketa stempeln, zählen nicht mit.
Häufige Fragen aus der Branche
Kann man den medizinischen Grund einer Abwesenheit angeben?
Nein. In Cloketa dürfen keine Gesundheitsdaten stehen, weder in einem Grund noch in einem Kommentar noch in einem Anhang. Verwenden Sie eine neutrale Formulierung wie « entschuldigte Abwesenheit ». Das optionale Modul Urlaub bietet im Übrigen keinen Abwesenheitstyp Krankheit an.
Wird ein Nachtdienst um Mitternacht geteilt?
Das hängt vom Modus ab. In einem festen Nachtarbeitsplan wird das Ende mit « Folgetag » markiert, und die Nacht bleibt ein einziger Zeitblock. Bei echter Zeiterfassung wird die Leistung so erfasst, wie sie war, aber die Stunden nach Mitternacht werden an dem Tag gezählt, an dem sie geleistet werden. In beiden Fällen bleibt die Summe korrekt.
Müssen selbstständige Ärzte stempeln?
Cloketa erfasst die Arbeitszeit Ihrer angestellten Arbeitnehmer. Selbstständige müssen dort nicht erscheinen, es sei denn, Sie wünschen dies für Ihre Organisation.
Kann man den Computer am Empfang zum Stempeln verwenden?
Ja. Er kann als Zeiterfassungsterminal dienen, das einem einzigen Ort zugeordnet ist: Jeder identifiziert sich dort, indem er seinen persönlichen QR-Code scannt oder seine Personalnummer eingibt und dann seinen 6-stelligen PIN-Code eintippt, ohne ein Konto zu teilen. Zum Scannen des QR-Codes braucht das Gerät eine Kamera; ohne Kamera genügt die Personalnummer.
Wo werden die Daten gehostet?
Im Europäischen Wirtschaftsraum, bei OVHcloud. Die Sicherungen sind verschlüsselt.
Kann eine Kollegin im Notfall für eine andere stempeln?
Nein. Die Zugänge sind persönlich. Bei einem Versäumnis korrigiert die betroffene Person ihren Tag selbst (« Tag korrigieren », mit einem Grund), und der Verantwortliche genehmigt.
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Stellen Sie Ihre festen Stellen auf automatischen Arbeitsplan, lassen Sie die anderen stempeln, und sehen Sie, wie viele Anträge tatsächlich noch zu bearbeiten sind.
Wichtiger Hinweis Cloketa ist ein Werkzeug zur Arbeitszeiterfassung. Es leistet keine Rechts- oder Sozialberatung und ersetzt keine offizielle Meldung oder Anwendung. Jeder Arbeitgeber bleibt für seine Pflichten verantwortlich: Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihr Sozialsekretariat oder einen Berater.