Question 1

Wie funktioniert die kostenlose Testphase?

Accepted Answer

Sie richten den Bereich Ihres Unternehmens ein und nutzen Cloketa 14 Tage lang kostenlos, mit allen Funktionen, die in den Tarifen enthalten sind. Sie müssen weder eine Kreditkarte angeben noch eine Verpflichtung eingehen. Die Testphase beginnt mit der Einrichtung Ihres Unternehmensbereichs. 14 Tage lang können Sie Ihre Arbeitnehmer einladen, Ihre Arbeitspläne einrichten und die Zeiterfassung unter realen Bedingungen testen. Wenn das Tool zu Ihnen passt, wählen Sie einen Tarif. Andernfalls tun Sie nichts: Es wird keine Zahlung abgebucht. Während der Testphase wird der Dienst so bereitgestellt, wie er ist, ohne Verfügbarkeitsziel und ohne garantierten Support. Der übrige Vertrag gilt bereits, insbesondere die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anhang 1).

Question 2

Wie lange dauert die Testphase?

Accepted Answer

14 Tage ab der Einrichtung Ihres Unternehmensbereichs. Die Frist beginnt an dem Tag, an dem Sie den Bereich Ihres Unternehmens einrichten, und nicht an dem Tag, an dem Ihre Arbeitnehmer zu stempeln beginnen. Um das Beste daraus zu machen, bereiten Sie vor dem Start Ihre üblichen Arbeitspläne und die Liste Ihrer Arbeitnehmer vor: Die Checkliste der Diagnose 2027 kann Ihnen dabei helfen.

Question 3

Braucht man eine Kreditkarte, um Cloketa zu testen?

Accepted Answer

Nein. Die Testphase startet ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung. Ihre Zahlungsdaten werden nur abgefragt, wenn Sie sich für einen Tarif entscheiden, monatlich oder jährlich. Die Zahlung läuft dann über unseren Dienstleister Stripe.

Question 4

Ist der Support während der Testphase verfügbar?

Accepted Answer

Der Eigentümer und die Administratoren Ihres Bereichs können während der Testphase über das Hilfezentrum ein Ticket erstellen, jedoch ohne Garantie auf eine Antwort oder eine Frist. Während der Testphase wird der Dienst so bereitgestellt, wie er ist, ohne Verfügbarkeitsziel und ohne garantierten Support (Art. 9.2). In der Praxis beantworten wir die Fragen des Eigentümers und der Administratoren über das Hilfezentrum der Anwendung (Symbol „?“, Schaltfläche „Ticket erstellen“) an Werktagen von 9:00 bis 17:00 Uhr, soweit es unsere Kapazitäten erlauben. Wenn Sie von Anfang an begleitet werden möchten, umfasst das optionale Paket Cloketa Start , das bereits während der Testphase bestellt werden kann, die Einrichtung Ihres Bereichs und eine vorrangige Bearbeitung Ihres Tickets.

Question 5

Was passiert am Ende der Testphase, wenn ich kein Abonnement abschließe?

Accepted Answer

Ihr Bereich wechselt für 30 Tage in einen eingeschränkten Zugang (Einsicht und Exporte). Wenn Sie innerhalb dieser 30 Tage ein Abonnement abschließen, steht Ihnen wieder alles zur Verfügung. Andernfalls werden Ihre Daten gelöscht. Endet die 14-tägige Testphase ohne Abonnement, wechselt Cloketa in den eingeschränkten Zugang: Stempeln ist nicht mehr möglich, Sie können Ihre Daten aber weiterhin einsehen und exportieren. 30 Tage lang können Sie Ihre Daten sichern, zum Beispiel mit den Berichten oder dem vollständigen Export. 7 Tage vor der Löschung erhalten Sie eine Erinnerung. Wenn Sie innerhalb dieser 30 Tage ein Abonnement abschließen, erhält der Bereich wieder vollen Zugang, mit allen seinen Daten. Danach werden die Daten aus der Produktionsumgebung gelöscht und anschließend am Ende ihres Rotationszyklus aus den Sicherungskopien.

Question 6

Kann ich für dasselbe Unternehmen erneut testen?

Accepted Answer

Ja. Jeder neue Unternehmensbereich erhält eine kostenlose Testphase von 14 Tagen, auch wenn Ihre Unternehmensnummer bereits verwendet wurde. Das ist zum Beispiel nützlich, um mit einer sauberen Einrichtung neu zu beginnen oder neben Ihrem echten Bereich einen Testbereich zu behalten. Jeder Bereich ist unabhängig: Daten gehen nicht von einem in den anderen über. Bei Missbrauch können wir wiederholte Testphasen begrenzen (Art. 9.3).

Question 7

Wer kann den Unternehmensbereich in Cloketa einrichten?

Accepted Answer

Der Arbeitgeber, das heißt eine Person, die befugt ist, das Unternehmen zu verpflichten: Geschäftsführer, Verwaltungsratsmitglied oder Bevollmächtigter. Mit der Einrichtung des Bereichs nehmen Sie den Vertrag im Namen des Unternehmens an. Sie erklären damit, rechtlich befugt zu sein, es zu verpflichten. Ist dies nicht der Fall, stehen Sie dafür ein, dass das Unternehmen den Vertrag genehmigt, und haften bis zu dieser Genehmigung persönlich für dessen Verpflichtungen (Art. 3.2). Die Nutzung des Dienstes oder die Bezahlung einer Rechnung gilt als Genehmigung. Ihr Buchhalter oder Ihr Sozialsekretariat kann den Bereich nicht an Ihrer Stelle einrichten. Sie können ihn jedoch anschließend als Benutzer einladen.

Question 8

Warum fragt Cloketa nach meiner Unternehmensnummer (ZDU)?

Accepted Answer

Um Ihr Unternehmen zu identifizieren und seine Angaben aus der Zentralen Datenbank der Unternehmen vorauszufüllen. Sie prüfen diese Daten und korrigieren sie bei Bedarf. Cloketa ist Unternehmen vorbehalten. Mit der Unternehmensnummer werden Name und Anschrift Ihres Unternehmens vorausgefüllt; außerdem dient sie der Rechnungsstellung. Die aus der ZDU übernommenen Angaben bleiben in Ihrer Verantwortung: Prüfen Sie sie, bevor Sie bestätigen (Art. 3.3).

Question 9

Steht Cloketa auch Selbstständigen ohne Personal oder Privatpersonen offen?

Accepted Answer

Cloketa ist für Unternehmen gedacht, die Personal beschäftigen. Ein Selbstständiger ohne Personal kann es nutzen, ist aber nicht zur Zeiterfassung verpflichtet. Cloketa ist nicht für Privatpersonen bestimmt. Der Vertrag wird zwischen Unternehmen geschlossen: Die Verbraucherschutzvorschriften gelten nicht. Eine Privatperson, die Hauspersonal beschäftigt, handelt nicht beruflich und gehört nicht zur Zielgruppe. Ein Selbstständiger, der sich anmeldet, belegt selbst einen Platz, wenn er stempelt: Er fällt dann unter den Tarif Micro.

Question 10

Wie wird der Vertrag angenommen? Kann ich eine Kopie erhalten?

Accepted Answer

Der Vertrag wird online bei der Einrichtung Ihres Bereichs angenommen, indem Sie ein Kästchen ankreuzen. Sie erhalten eine PDF-Kopie der angenommenen Fassung, die in den Einstellungen Ihres Unternehmens herunterladbar bleibt. Bei der Annahme speichern wir das annehmende Konto, Datum und Uhrzeit, die Fassung der Bedingungen, ihren digitalen Fingerabdruck, die IP-Adresse und die Kennung Ihres Bereichs. Diese Aufzeichnungen dienen als Nachweis der Annahme. Alle von Ihnen angenommenen Fassungen bleiben im Dienst einsehbar. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen können Sie jederzeit einsehen, bevor Sie sich verpflichten.

Question 11

Was ist Cloketa Start?

Accepted Answer

Eine optionale Begleitung beim Start für 99 € zzgl. MwSt. Wir richten Ihren Bereich anhand Ihrer Arbeitspläne und der Liste Ihrer Arbeitnehmer ein und stellen Ihnen anschließend die Oberfläche in einem kurzen Gespräch vor. Sie bestellen Cloketa Start in der Anwendung, einzeln oder zusammen mit Ihrem Abonnement. Das ist auch während der Testphase möglich, die erhalten bleibt. Dann wird ein Ticket „Cloketa Start“ eröffnet. In diesem Ticket übermitteln Sie uns Ihre üblichen Arbeitspläne und die Liste Ihrer Arbeitnehmer. Wir richten Ihren Bereich für Sie ein. In einem kurzen Gespräch zeigen wir Ihnen die Oberfläche und die alltäglichen Handgriffe. In den 7 darauffolgenden Tagen wird Ihr Ticket vorrangig bearbeitet. Vorrang bedeutet keine garantierte Frist. Cloketa Start wird zusätzlich zum Abonnement als Einmalzahlung abgerechnet. Es handelt sich um eine Leistung mit Bemühungspflicht, die auf diesen Inhalt beschränkt ist (Art. 10.4). Sie umfasst keine Rechts-, Sozial- oder Lohnberatung.

Question 12

Ist Cloketa Start Pflicht?

Accepted Answer

Nein. Die meisten kleinen Teams können Cloketa selbst einrichten. Cloketa Start ist sinnvoll, wenn Sie die Einrichtung lieber uns überlassen. Cloketa Start ist optional und wird separat abgerechnet (99 € zzgl. MwSt.). Es ändert weder Ihren Tarif noch Ihren Preis noch die enthaltenen Funktionen.

Question 13

Wie lange dauert es, bis man einsatzbereit ist?

Accepted Answer

In 15 Minuten richten Sie Ihren Bereich ein, fügen einen Arbeitsort hinzu, legen einen Arbeitsplan fest und laden Ihre ersten Arbeitnehmer ein. Die Schritte sind folgende: Legen Sie Ihr Unternehmen an: Die ZDU-Daten werden vorausgefüllt. Fügen Sie einen Arbeitsort hinzu. Legen Sie einen Arbeitsplan fest und wählen Sie für jeden Arbeitnehmer das tatsächliche Stempeln oder den automatischen Arbeitsplan. Laden Sie Ihre ersten Arbeitnehmer ein: Sie erhalten eine E-Mail mit der Schaltfläche „Einladung annehmen“. Wenn Sie diese Einrichtung lieber uns überlassen, siehe Cloketa Start . Denken Sie vor der Inbetriebnahme auch daran, Ihr Personal zu informieren (siehe „Was muss ich tun, bevor ich Cloketa einführe?“ ).

Question 14

Muss man für den Start etwas installieren?

Accepted Answer

Nein. Cloketa läuft im Browser, auf dem Computer oder auf dem Telefon. Es kann auch wie eine App zum Startbildschirm hinzugefügt werden (PWA), ohne Umweg über einen App-Store. Sie brauchen nur einen aktuellen Browser und eine Internetverbindung. Auf dem Telefon bietet der Browser an, Cloketa „zum Startbildschirm hinzuzufügen“ oder zu „installieren“; es öffnet sich dann wie eine App. Für ein gemeinsam genutztes Gerät können Sie ein Zeiterfassungsterminal einrichten, an dem jeder Arbeitnehmer stempelt, indem er seinen persönlichen QR-Code scannt (oder seine Personalnummer eingibt) und dann seine sechsstellige PIN eintippt. Siehe auch „Auf welchen Geräten funktioniert Cloketa?“ .

Question 15

Wie lade ich meine Arbeitnehmer ein?

Accepted Answer

Der Eigentümer, ein Administrator oder die Personalabteilung (HR) fügt jeden Arbeitnehmer über die Seite „Team“ hinzu, mit seiner E-Mail-Adresse, seiner Rolle, seiner Personalnummer und gegebenenfalls seiner Teilzeit. Der Arbeitnehmer erhält eine E-Mail „Einladung zu [Ihrem Unternehmen] auf Cloketa“ mit der Schaltfläche „Einladung annehmen“. Der Einladungslink ist einen Monat gültig. Ist er abgelaufen, senden Sie die Einladung erneut: Es wird ein neuer Link verschickt, der ebenfalls einen Monat gültig ist. Die Einladungs-E-Mail ist in der Sprache Ihres Unternehmens verfasst. Bei der ersten Anmeldung nimmt jeder Benutzer die für ihn geltenden Nutzungsbedingungen an (Anhang 3) und erhält die Datenschutzinformationen. Diese Bedingungen kosten ihn nichts und ändern seinen Arbeitsvertrag nicht. Die Einladungs-E-Mail enthält einen Link zur Hilfe für Arbeitnehmer . Ein eingeladener Arbeitnehmer zählt bei der Preisberechnung als aktiver Arbeitnehmer. Für eine Person ohne E-Mail-Adresse siehe „Kann man einen Arbeitnehmer ohne E-Mail-Adresse hinzufügen?“ .

Question 16

Kann man einen Arbeitnehmer ohne E-Mail-Adresse hinzufügen?

Accepted Answer

Ja. Sie können einen Arbeitnehmer ohne E-Mail-Adresse anlegen: Er stempelt ausschließlich an einem Zeiterfassungsterminal, mit seinem persönlichen QR-Code (oder seiner Personalnummer) und seiner PIN, und meldet sich nie bei einem Konto an. Seine Rolle ist zwingend die des Arbeitnehmers, und er stempelt immer (kein automatischer Arbeitsplan). Da er sich nie anmeldet, kann er die Nutzungsbedingungen nicht am Bildschirm annehmen: Händigen Sie ihm diese Bedingungen als PDF aus – das ist Ihre Aufgabe. Cloketa erinnert Sie auf der Seite „Team“ daran, mit einem Link zum Herunterladen des PDF. Sie händigen ihm auch seinen QR-Code und seine PIN aus, die streng persönlich sind: Sie können sie in seinem Profil anzeigen oder ausdrucken. Am Terminal scannt er seinen persönlichen QR-Code (oder gibt seine Personalnummer ein) und tippt dann seine sechsstellige PIN ein. Die Monatsbestätigung der Aufstellung erfordert ein persönliches Konto: Er hat daher keinen Zugang dazu. Sie können ihm seine Aufstellung als PDF aushändigen. Er zählt bei der Preisberechnung als aktiver Arbeitnehmer.

Question 17

Müssen meine Studierenden eine App installieren?

Accepted Answer

Nein. Sie öffnen einen Link in ihrem Browser und können Cloketa zum Startbildschirm ihres Telefons hinzufügen. Sie können auch an Ihrem Zeiterfassungsterminal mit ihrem QR-Code (oder ihrer Personalnummer) und ihrem PIN-Code stempeln.

Vollständige Antwort lesen → : Müssen meine Studierenden eine App installieren?

Question 18

Kann eine Aushilfe ohne E-Mail-Adresse stempeln?

Accepted Answer

Ja. Legen Sie sie als Arbeitnehmer ohne Konto an: Sie stempelt ausschließlich am Zeiterfassungsterminal mit ihrem QR-Code (oder ihrer Personalnummer) und ihrem PIN-Code, ohne sich jemals anzumelden. Da sie die Nutzungsbedingungen nicht am Bildschirm sieht, geben Sie ihr diese als PDF. Cloketa erinnert Sie im Bildschirm Team daran.

Vollständige Antwort lesen → : Kann eine Aushilfe ohne E-Mail-Adresse stempeln?

Question 19

Wie wird der Preis von Cloketa berechnet?

Accepted Answer

Ein Preis pro Unternehmen, je nach Anzahl der aktiven Arbeitnehmer: Micro (1 bis 3), Small (4 bis 10), Team (11 bis 15). Ab 16 erstellen wir ein Angebot (Enterprise). Tarif Aktive Arbeitnehmer Jährlich Monatlich Micro 1–3 79 € zzgl. MwSt. / Jahr 7,90 € zzgl. MwSt. / Monat Small 4–10 199 € zzgl. MwSt. / Jahr 19,90 € zzgl. MwSt. / Monat Team 11–15 299 € zzgl. MwSt. / Jahr 29,90 € zzgl. MwSt. / Monat Enterprise 16&#43; nach Angebot — Die Preise verstehen sich in Euro, ohne MwSt.

Question 20

Was ist ein „aktiver Arbeitnehmer“?

Accepted Answer

Jede aktive oder eingeladene Person, die einen Platz in Ihrem Bereich belegt und den Dienst nutzen kann. Sie ist die Berechnungseinheit für den Preis. Ein eingeladener Arbeitnehmer zählt, auch wenn er seinen Zugang noch nicht aktiviert hat. Ein deaktivierter Arbeitnehmer, zum Beispiel nach dem Ende seines Vertrags, zählt nicht mehr. Der Status spielt keine Rolle: Angestellter, Arbeiter, Student, Leiharbeitnehmer oder Flexi-Job – jede Person, deren Zeit Sie erfassen, ist ein Arbeitnehmer im Sinne des Vertrags.

Question 21

Zählen der Eigentümer, die Administratoren, die Personalabteilung (HR) und die Manager beim Preis mit?

Accepted Answer

Nein, es sei denn, sie stempeln selbst und sind damit auch aktive Arbeitnehmer. Die Anzahl der Eigentümer, Administratoren, HR-Benutzer und Manager hat keinen Einfluss auf den Preis. Ein Geschäftsführer, der die Daten nur verwaltet oder einsieht, zählt nicht. Ein Manager, dessen eigene Zeit in Cloketa erfasst wird, zählt als aktiver Arbeitnehmer.

Question 22

Zählt ein eingeladener Arbeitnehmer, der sich noch nicht angemeldet hat?

Accepted Answer

Ja. Sobald er eingeladen ist, belegt er einen Platz in Ihrem Bereich. Wenn eine Einladung nicht mehr benötigt wird, ziehen Sie sie zurück oder deaktivieren Sie die Person, um ihren Platz freizugeben (siehe „Wie deaktiviere ich einen Arbeitnehmer?“ ). Denken Sie daran, wenn Sie nahe an der Grenze Ihres Tarifs sind.

Question 23

Welche Funktionen sind in jedem Tarif enthalten?

Accepted Answer

Micro, Small und Team bieten Zugang zu denselben Funktionen: Nur die Anzahl der aktiven Arbeitnehmer ändert sich. Gemeinsame Zeiterfassungsterminals, Teams und Urlaubsverwaltung sind im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option erhältlich, direkt in der Anwendung zu aktivieren: 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat für die Terminals, 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat für die Teams ebenso wie für den Urlaub. Alle Tarife umfassen: die Zeiterfassung (Browser, PWA, persönlicher QR-Code und PIN-Code); automatische Arbeitspläne und Pausen; geteilte Dienste und Nachtarbeit; nachvollziehbare Korrekturen und die Live-Anwesenheit; Berichte, CSV- und PDF-Exporte, den Lohnexport und die Inspektionsakte; die Monatsbestätigung durch die Arbeitnehmer, den Monatsabschluss und die Monatsarchive; die Rollen (Eigentümer, Administrator, Manager, Arbeitnehmer); API-Schlüssel und Webhooks; die Verwaltung mehrerer Unternehmen; die Sicherheit (MFA, Passkeys). Im Enterprise-Angebot enthalten, in den anderen Tarifen als Option erhältlich : gemeinsame Zeiterfassungsterminals (4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat); Teams, Unterteams und ihre Manager, das Organigramm (0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat); die Urlaubsverwaltung (0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat). Der Eigentümer oder ein Administrator aktiviert eine Option unter Unternehmen › Optionen, kostenlos während der Testphase. Siehe « Was kosten die Optionen und wie werden sie aktiviert? » . Cloketa ist ein Standarddienst, der für alle Kunden gleich ist. Wir entwickeln keine maßgeschneiderten Funktionen, außer nach besonderer schriftlicher Vereinbarung.

Question 24

Was kosten die Optionen und wie werden sie aktiviert?

Accepted Answer

Gemeinsame Zeiterfassungsterminals: 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat. Teams und Manager sowie Urlaubsverwaltung: 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat, für jede Option. Im Enterprise-Angebot enthalten, werden sie in den anderen Tarifen direkt in der Anwendung aktiviert, kostenlos während der Testphase. Option Monatlich Jährlich Gemeinsame Zeiterfassungsterminals 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal 49 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal Teams und Manager 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer 5 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer Urlaubsverwaltung 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer 5 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer Aktivierung : Der Eigentümer oder ein Administrator aktiviert oder deaktiviert eine Option unter Unternehmen › Optionen. Der Preis und der heute fällige Betrag werden vor der Bestätigung angezeigt. Testphase : Die Optionen sind während der 14-tägigen Testphase kostenlos und werden beim Abschluss des Abonnements hinzugefügt. Abrechnung : Eine Option folgt dem Abrechnungsrhythmus des Tarifs (monatlich oder jährlich) und erscheint in einer eigenen Rechnungszeile. Wird sie im laufenden Zeitraum aktiviert, wird sie anteilig berechnet. Die Anzahl der aktiven Terminals und der aktiven Arbeitnehmer wird täglich erfasst: Eine Erhöhung wird auf der nächsten Rechnung anteilig berechnet, eine Verringerung gilt ab der Verlängerung, ohne Erstattung. Deaktivierung : Die Option bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums nutzbar. Die Daten (Terminals, Teams, Urlaubssalden und -anträge) bleiben erhalten und erscheinen wieder, wenn Sie die Option erneut aktivieren. Enterprise : Die drei Optionen sind enthalten. Rabatte : Gutscheincodes und der Empfehlungsrabatt gelten auch für die Optionen.

Question 25

Was passiert, wenn mein Team die Grenze meines Tarifs überschreitet?

Accepted Answer

Sie wechseln in den nächsthöheren Tarif. Wenn Sie das nicht selbst tun, benachrichtigen wir Sie, und der Wechsel wird 14 Tage später automatisch vorgenommen. Die Differenz wird anteilig berechnet. Wenn die Anzahl der aktiven Arbeitnehmer Ihren Tarif überschreitet, zum Beispiel durch einen 4. Arbeitnehmer im Tarif Micro, wird die Hinzufügung angenommen, und der Eigentümer und die Administratoren werden per E-Mail benachrichtigt. Sie haben 14 Tage Zeit, um dies zu bereinigen: den Tarif wechseln oder Plätze freigeben. Ohne Bereinigung können wir Sie von Amts wegen in den nächsthöheren Tarif einstufen. Die Preisdifferenz wird anteilig für den laufenden Zeitraum berechnet.

Question 26

Kann ich in einen niedrigeren Tarif wechseln?

Accepted Answer

Ja. Der Wechsel wird zum nächsten Fälligkeitstermin wirksam, ohne Erstattung des laufenden Zeitraums. Wenn Ihr Team kleiner wird, können Sie einen niedrigeren Tarif wählen. Sie behalten den aktuellen Tarif bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums, monatlich oder jährlich. Der neue Preis gilt bei der Verlängerung. Prüfen Sie, ob Ihre Anzahl aktiver Arbeitnehmer in den neuen Tarif passt.

Question 27

Monatlich oder jährlich: Was ist der Unterschied?

Accepted Answer

Die jährliche Zahlung entspricht im Vergleich zur monatlichen zwei geschenkten Monaten, im Gegenzug für eine Bindung von einem Jahr. Das Monatsabonnement bleibt zum Ende jedes Monats kündbar, ohne Entschädigung. Jährlich : zum Beispiel 79 € zzgl. MwSt. statt 12 × 7,90 € zzgl. MwSt. &#61; 94,80 € zzgl. MwSt. für Micro. Wenn Sie vor Ende des Jahres aufhören, bleiben die Beträge des laufenden Jahres geschuldet (siehe „Kann ich vor Ende meines Jahres aufhören?“ ). Monatlich : flexibler. Sie können zu jedem Fälligkeitstermin aufhören, und eine vorzeitige Kündigung zieht keine Entschädigung nach sich. In beiden Fällen wird das Abonnement im Voraus bezahlt und verlängert sich automatisch.

Question 28

Verstehen sich die Preise ohne MwSt.?

Accepted Answer

Ja. Alle unsere Preise sind in Euro angegeben, ohne MwSt. und ohne sonstige Steuern, die hinzukommen. Die MwSt. wird auf der Rechnung nach den für Ihr Unternehmen geltenden Regeln berechnet.

Question 29

Welche Zahlungsmittel akzeptieren Sie?

Accepted Answer

Karte, Apple Pay, Google Pay, Bancontact, SEPA-Lastschrift und Banküberweisung, abgewickelt über Stripe. Die Zahlung erfolgt für jeden Zeitraum im Voraus. Sie wählen das Zahlungsmittel beim Abschluss des Abonnements auf der sicheren Zahlungsseite von Stripe. Mit Karte, Apple Pay, Google Pay oder SEPA-Lastschrift erfolgen die folgenden Zahlungen automatisch zu jedem Fälligkeitstermin, monatlich oder jährlich. Bei einer Überweisung stehen die Bankdaten auf der Rechnung; das Abonnement wird nach Eingang der Zahlung bestätigt. Cloketa sieht und speichert keinerlei Zahlungsdaten: Gespeichert werden nur die technischen Kennungen von Stripe (Kunde, Abonnement). Ihr Zahlungsmittel ändern Sie über die Kachel „Abonnement“ → „In Stripe verwalten“.

Question 30

Wer verwaltet das Abonnement und die Rechnungsstellung?

Accepted Answer

Der Eigentümer und die Administratoren. Sie können ein Abonnement abschließen, den Tarif wechseln, kündigen und das Stripe-Portal öffnen (Kachel „Abonnement“ → „In Stripe verwalten“), um die Zahlungskarte zu verwalten und die Rechnungen abzurufen. E-Mails zur Rechnungsstellung (Ende der Testphase, fehlgeschlagene Zahlung usw.) werden an den Eigentümer gesendet. Die Personalabteilung (HR), die Manager und die Arbeitnehmer haben keinen Zugang zum Abonnement. Handlungen des Eigentümers oder eines Administrators im Abonnement verpflichten Ihr Unternehmen.

Question 31

Wie erhalte ich meine Rechnungen? Über Peppol?

Accepted Answer

Die Rechnungen sind elektronisch. Wenn die belgischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung es verlangen, werden sie über das Peppol-Netzwerk versandt. Halten Sie Ihre Rechnungsdaten in Ihrem Bereich auf dem neuesten Stand: Name, Unternehmensnummer, Anschrift, Rechnungs-E-Mail. Ein Fehler in diesen Daten kann den Empfang Ihrer Rechnungen verzögern. Ihre Rechnungen finden Sie über die Kachel „Abonnement“ → „In Stripe verwalten“, die das Stripe-Kundenportal öffnet; dort können Sie sie auch herunterladen.

Question 32

Wie lange ist die Zahlungsfrist? Wie erhebe ich Einspruch gegen eine Rechnung?

Accepted Answer

Sofern nicht anders angegeben, ist eine Rechnung spätestens 14 Tage nach ihrem Datum zu zahlen. Ein Einspruch muss schriftlich und begründet innerhalb von 15 Tagen nach dem Rechnungsdatum eingereicht werden.

Vollständige Antwort lesen → : Wie lange ist die Zahlungsfrist? Wie erhebe ich Einspruch gegen eine Rechnung?

Question 33

Was passiert, wenn ich zu spät zahle? Können meine Arbeitnehmer weiterhin stempeln?

Accepted Answer

Ja, eine Zeit lang. Bleibt eine Zahlungserinnerung 7 Tage lang unbezahlt, können die Verwaltungsfunktionen ausgesetzt werden. Zeiterfassung und Export bleiben weitere 30 Tage verfügbar. Bei einer unbezahlten Fälligkeit senden wir Ihnen eine Zahlungserinnerung. Erfolgt innerhalb der folgenden 7 Tage keine Zahlung, können wir die Verwaltungsfunktionen Ihres Bereichs aussetzen. Damit Ihre Arbeitnehmer ihr Werkzeug nicht verlieren, bleiben Zeiterfassung und Export nach dieser Aussetzung noch 30 Tage verfügbar. Ohne Bereinigung kann der gesamte Dienst ausgesetzt und der Vertrag gekündigt werden. Auf einen unbezahlten Betrag fallen Verzugszinsen und eine pauschale Beitreibungsentschädigung gemäß dem Gesetz vom 2. August 2002 an. Die Aussetzung setzt die geschuldeten Beträge nicht aus.

Question 34

Können die Preise steigen? Mit welcher Vorankündigung?

Accepted Answer

Ja, aus einem triftigen Grund (Kosten, Gesundheitsindex, Funktionen, rechtlicher Rahmen). Sie werden beim Jahrestarif mindestens 60 Tage und beim Monatstarif mindestens 30 Tage vorher informiert. Der neue Preis gilt erst ab dem nächsten Fälligkeitstermin. Die Mitteilung wird Ihnen auf einem dauerhaften Datenträger zugestellt, zum Beispiel per E-Mail. Wenn Sie die Erhöhung nicht akzeptieren, können Sie den Vertrag kostenlos beenden, mit Wirkung zum Datum des Inkrafttretens des neuen Preises. Ohne Reaktion Ihrerseits gilt der neue Preis als angenommen.

Question 35

Haben Sie einen Tarif für mehr als 15 Arbeitnehmer?

Accepted Answer

Ja, den Tarif Enterprise, ab 16 aktiven Arbeitnehmern: Bedingungen und Abrechnung nach Angebot. Die Bedingungen des Tarifs Enterprise werden in einem individuellen Angebot festgelegt, das mehrere juristische Personen umfassen kann. Um es anzufordern, verwenden Sie die Schaltfläche Angebot anfordern und geben Sie die Größe Ihres Teams und Ihre Organisation an (Standorte, Arbeitspläne, Anzahl der Unternehmen).

Question 36

Ich verwalte mehrere Unternehmen: Braucht man ein Abonnement pro Unternehmen?

Accepted Answer

Ja. Der Preis wird pro Unternehmensbereich festgelegt, nach dessen eigenen aktiven Arbeitnehmern. Sie können jedoch alles mit einem einzigen persönlichen Konto verwalten. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen, abgeschotteten Bereich mit seinen Arbeitnehmern, Rollen, Personalnummern und seinem Tarif. Ein und dieselbe Person, zum Beispiel der Geschäftsführer zweier Gesellschaften oder ein Arbeitnehmer, der für zwei Arbeitgeber tätig ist, nutzt ein einziges Konto, um zwischen den Bereichen zu wechseln. Ihre Daten bleiben in jedem Unternehmen getrennt.

Question 37

Was passiert, wenn ich im Laufe des Jahres einen Arbeitnehmer hinzufüge?

Accepted Answer

Solange Sie innerhalb der Grenze Ihres Tarifs bleiben, ändert sich nichts. Überschreitet die Hinzufügung Ihren Tarif, wird sie angenommen: Sie werden per E-Mail benachrichtigt, und ohne Bereinigung gilt nach 14 Tagen anteilig der nächsthöhere Tarif.

Vollständige Antwort lesen → : Was passiert, wenn ich im Laufe des Jahres einen Arbeitnehmer hinzufüge?

Question 38

Werden gezahlte Entgelte erstattet?

Accepted Answer

Grundsätzlich nicht. Der Vertrag sieht Ausnahmen vor, mit einer anteiligen Erstattung für den nicht erbrachten Zeitraum. Eine anteilige Erstattung ist insbesondere vorgesehen: bei einem schwerwiegenden Verfügbarkeitsausfall (Art. 14.5); bei höherer Gewalt von mehr als 60 Tagen (Art. 23.3); wenn Sie nach einer wesentlichen Änderung des Dienstes, des Vertrags oder des rechtlichen Rahmens kündigen (Art. 25.3); bei einer nicht behobenen schwerwiegenden Pflichtverletzung unsererseits (Art. 25.4); wenn Cloketa nicht mehr bereitgestellt wird (Art. 28); wenn Sie einem neuen Unterauftragsverarbeiter aus einem datenschutzbezogenen Grund widersprechen (Anhang 1, Punkt 5.3). Außerhalb dieser Fälle und vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Bestimmungen bleiben die gezahlten Beträge einbehalten.

Question 39

Wie funktioniert das Empfehlungsprogramm?

Accepted Answer

Laden Sie über den Bildschirm „Empfehlung“ ein anderes Unternehmen ein: Es erhält 20 % Rabatt auf seine erste Rechnung, und 30 Tage nach seiner ersten Zahlung erhalten Sie ein Guthaben im Wert eines Abonnementmonats. Der Eigentümer und die Administratoren des Bereichs teilen ihren persönlichen Link oder senden eine E-Mail-Einladung aus Cloketa. Der Link ist 90 Tage gültig; hat das Unternehmen mehrere Einladungen erhalten, zählt die zuerst genutzte. Ihr Guthaben entspricht einem Monat zzgl. MwSt. des vom empfohlenen Unternehmen gewählten Abonnements, höchstens einem Monat zzgl. MwSt. Ihres eigenen Abonnements. Es wird 30 Tage nach der ersten bezahlten Rechnung gewährt, wenn das Abonnement noch aktiv ist und nicht erstattet wurde. Höchstens 12 belohnte Empfehlungen pro Kalenderjahr; Guthaben werden addiert. Der Bildschirm „Empfehlung“ zeigt den Stand jedes eingeladenen Unternehmens: Unternehmen angelegt, Testphase, Abonnement, erste Rechnung bezahlt, Guthaben gewährt.

Question 40

Kann mein Empfehlungsguthaben erstattet oder ausgezahlt werden?

Accepted Answer

Nein. Das Guthaben wird automatisch von Ihren nächsten Cloketa-Rechnungen abgezogen; es wird nie erstattet oder in Geld umgetauscht. Das Guthaben wird mit Ihren nächsten Abonnementrechnungen verrechnet, bis es aufgebraucht ist. Es ist nicht verzinslich und kann nicht auf ein anderes Unternehmen übertragen werden. Ein nicht genutzter Rest verfällt, wenn Ihr Vertrag aus welchem Grund auch immer endet, insbesondere wenn Sie Ihr Abonnement nicht verlängern. Bereits gewährte Guthaben bleiben nutzbar, solange Ihr Vertrag läuft, auch wenn sich das Programm ändert.

Question 41

Wann ergibt eine Empfehlung kein Guthaben?

Accepted Answer

Wenn das eingeladene Unternehmen kein von Ihrem Unternehmen getrennter Neukunde ist oder kein Abonnement bezahlt. Eine Empfehlung wird insbesondere nicht belohnt, wenn: das eingeladene Unternehmen Ihr eigenes ist, dieselbe Unternehmensnummer hat oder sich mit einer E-Mail-Adresse der Domain Ihres Unternehmens registriert (ausgenommen öffentliche Postfächer); es bereits Cloketa-Kunde ist oder war oder bereits empfohlen wurde; seine Testphase ohne Abonnement endet; seine erste Zahlung erstattet oder sein Abonnement in den folgenden 30 Tagen beendet wird; Sie im Kalenderjahr bereits 12 Empfehlungsguthaben erhalten haben. Der Rabatt von 20 % des empfohlenen Unternehmens ist nicht mit einem anderen Aktionscode kombinierbar.

Question 42

Muss ein selbstständiger Berater in Cloketa erscheinen?

Accepted Answer

Nein, die Erfassung betrifft Ihre angestellten Arbeitnehmer. Sie können ihn hinzufügen, wenn Ihre Organisation es verlangt, aber er zählt dann als aktiver Arbeitnehmer.

Question 43

Muss ich für jedes Geschäft extra bezahlen?

Accepted Answer

Nein. Der Preis hängt von der Anzahl der aktiven Arbeitnehmer des Unternehmens ab. Sie legen so viele Arbeitsorte an wie nötig. Gemeinsame Zeiterfassungsterminals sind im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option für 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat erhältlich.

Vollständige Antwort lesen → : Muss ich für jedes Geschäft extra bezahlen?

Question 44

Zählt eine Aushilfe, die nur einen Abend kommt, beim Preis mit?

Accepted Answer

Sie zählt, solange sie in Ihrem Bereich aktiv oder eingeladen ist. Beenden Sie ihre Beschäftigung, wenn sie nicht mehr für Sie arbeitet (Team → ihr Profil → « Beschäftigung beenden und Zugang entziehen »): Ihr Zugang wird gesperrt, einschließlich QR-Code und PIN, und ihr Verlauf bleibt erhalten.

Vollständige Antwort lesen → : Zählt eine Aushilfe, die nur einen Abend kommt, beim Preis mit?

Question 45

Wird das Abonnement automatisch verlängert?

Accepted Answer

Ja. Zu jedem Fälligkeitstermin wird das Abonnement um einen Zeitraum gleicher Dauer (einen Monat oder ein Jahr) verlängert, sofern Sie es nicht vorher kündigen. Der Vertrag läuft ab der ersten Zahlung nach der Testphase. Bei einem Jahrestarif erinnern wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus an den Fälligkeitstermin, per E-Mail oder auf einem anderen dauerhaften Datenträger.

Question 46

Wie kündige ich mein Abonnement?

Accepted Answer

In der Anwendung oder schriftlich, vor dem Fälligkeitstermin. Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Zeitraums wirksam, und Sie behalten den Zugang bis zu diesem Datum. Der Eigentümer oder ein Administrator öffnet die Kachel „Abonnement“ → „Kündigen oder Anbieter wechseln“. Die Seite bietet zuerst „Vollständigen Export herunterladen“ an, dann die Wahl zwischen „Zum Laufzeitende“ und „Vorzeitig, zum gewählten Datum“ und schließlich die Schaltfläche „Kündigung bestätigen“. Sie können uns auch an info&#64;cloketa.eu schreiben. Denken Sie daran, Ihre Daten zu exportieren: Nach Vertragsende haben Sie dafür 30 Tage Lesezugriff (siehe „Was geschieht mit meinen Daten?“ ).

Question 47

Kann ich vor Ende meines Jahres aufhören? Bekomme ich eine Erstattung?

Accepted Answer

Sie können jederzeit aufhören, aber bei einem Jahrestarif bleiben die Beträge des laufenden Jahres geschuldet: Es gibt keine Erstattung. Bei einem Monatstarif ist keine Entschädigung geschuldet. Gemäß der europäischen Datenverordnung (Data Act) können Sie jederzeit mitteilen, dass Sie den Vertrag beenden möchten, zum Beispiel um den Anbieter zu wechseln. Die Kündigung wird zu dem von Ihnen angegebenen Datum wirksam, spätestens zwei Monate nach der Mitteilung. Darauf folgt die 30-tägige Übergangszeit, in der Sie Ihre Daten exportieren können. Beim Jahrestarif bleiben die Entgelte des laufenden Jahres als pauschale Entschädigung einbehalten. Das ist die Gegenleistung für die jährliche Bindung, durch die Sie rund zwei Monate geschenkt bekommen haben.

Question 48

Kann ich kostenlos kündigen, wenn Cloketa seine Bedingungen oder Funktionen ändert?

Accepted Answer

Ja, in bestimmten Fällen: wenn eine Änderung eine wesentliche Funktion erheblich und nachteilig einschränkt oder wenn eine Vertragsänderung Ihre Rechte beschneidet. Sie erhalten eine anteilige Erstattung. Eingeschränkte wesentliche Funktion : Wir informieren Sie mindestens 30 Tage im Voraus, außer bei Sicherheitsnotfällen oder gesetzlicher Verpflichtung (Art. 4.3). Vertragsänderung, die Ihre Rechte beschneidet : Sie wird Ihnen mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten mitgeteilt (Art. 30.3). Wenn Sie die Änderung ablehnen , können Sie schriftlich und kostenlos kündigen, mit Wirkung zum Datum der Änderung oder spätestens innerhalb der darauffolgenden 30 Tage. Die im Voraus gezahlten Entgelte für den nicht erbrachten Zeitraum werden Ihnen anteilig erstattet. Änderungen, die Ihre Rechte nicht beschneiden oder gesetzlich vorgeschrieben sind : Sie gelten ab ihrer Mitteilung (Art. 30.2).

Question 49

Und wenn das Gesetz von 2027 etwas vorschreibt, das Cloketa nicht leisten kann?

Accepted Answer

Wenn Cloketa nicht in zumutbarer Weise an eine wesentliche gesetzliche Anforderung angepasst werden kann, können Sie kostenlos kündigen und erhalten eine anteilige Erstattung. Wir verfolgen die Entwicklung der Vorschriften und bemühen uns, Cloketa innerhalb einer angemessenen Frist nach Veröffentlichung der endgültigen Texte anzupassen. Wir können nicht garantieren, dass der Dienst alle künftigen Anforderungen abdecken wird, ob gesetzlich, branchenbezogen oder tarifvertraglich, und auch nicht zu einem bestimmten Datum. Ist die Anpassung nicht in zumutbarer Weise möglich, kann jede Partei den Vertrag beenden (Art. 4.4 und 25.3).

Question 50

Was geschieht mit meinen Daten nach Vertragsende?

Accepted Answer

30 Tage lang ist Ihr Bereich schreibgeschützt, damit Sie Ihre Daten exportieren können. Danach werden sie gelöscht. Auf Anfrage bestätigen wir Ihnen die Löschung schriftlich. Übergangszeit von 30 Kalendertagen : Einsicht und Export, mit angemessener Unterstützung unsererseits, ohne Gebühren für den Anbieterwechsel. Löschung : Am Ende der Übergangszeit oder früher auf schriftlichen Antrag werden die Daten aus der Produktionsumgebung gelöscht. Aus den Sicherungskopien verschwinden sie am Ende ihres Rotationszyklus (35 Tage) und können in der Zwischenzeit nicht wiederhergestellt werden, außer bei gesetzlicher Verpflichtung. Ihre Verantwortung : Ihre Exporte vor Ende der Übergangszeit durchzuführen. Wir bewahren Ihre Daten darüber hinaus nicht auf. Achtung: Cloketa ist kein System zur gesetzlichen Archivierung. Dokumente, die Sie während der gesetzlichen Frist aufbewahren müssen, müssen Sie selbst exportieren und aufbewahren.

Question 51

Wie wechsle ich den Anbieter? Fallen Gebühren an?

Accepted Answer

Es fallen weder Gebühren für den Anbieterwechsel noch für die Datenextraktion an. Sie können Ihre Daten jederzeit in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format exportieren. Während der gesamten Vertragslaufzeit können Sie Ihre Daten über die Berichte, die CSV- und PDF-Exporte, den vollständigen Export, den Lohnexport, die Inspektionsakte (mit Manifest und Integritätsprüfung) und die Monatsarchive abrufen. Der vollständige Export des Unternehmens (JSON &#43; CSV) lässt sich über die Kachel „Abonnement“ → „Kündigen oder Anbieter wechseln“ herunterladen. Die Formate, die exportierbaren Datenkategorien und das Verfahren sind auf unserer Seite Anbieterwechsel (öffnet in einem neuen Fenster) beschrieben. Für Unterstützung, die über die Standardexporte hinausgeht, kann ein Angebot erstellt werden, das Sie vorab annehmen.

Question 52

Und wenn Cloketa eingestellt wird?

Accepted Answer

Sie würden mindestens 60 Tage im Voraus informiert, könnten Ihre Daten exportieren und erhielten eine anteilige Erstattung dessen, was Sie im Voraus bezahlt haben. Während der Ankündigungsfrist bleibt der Dienst unter angemessenen Bedingungen zugänglich, einschließlich der Exportfunktionen. Die 30-tägige Übergangszeit beginnt dann mit dem Datum der Einstellung. Die anteilige Erstattung ist der einzige im Fall einer Einstellung geschuldete Betrag, ohne weitere Entschädigung, außer bei grobem oder vorsätzlichem Fehlverhalten.

Question 53

Und wenn Cloketa von einer anderen Gesellschaft übernommen wird?

Accepted Answer

Der Vertrag kann auf den Übernehmer übertragen werden, der unsere Verpflichtungen übernimmt, auch im Bereich Datenschutz. Verschlechtern sich die Bedingungen erheblich, können Sie kostenlos kündigen. Mit der Annahme des Vertrags stimmen Sie zu, dass er bei einer Übertragung von Cloketa, einer Fusion oder einer Umstrukturierung übertragen wird. Sie werden spätestens 30 Tage nach der Übertragung darüber informiert. Führt sie zu einer wesentlichen und nachteiligen Änderung, zum Beispiel einem Hosting außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, können Sie mit anteiliger Erstattung kündigen (Art. 25.3).

Question 54

Mein Unternehmen fusioniert oder wird übernommen: Was geschieht mit dem Vertrag?

Accepted Answer

Bei einer Fusion oder Spaltung geht der Vertrag automatisch über: Es genügt, uns innerhalb von 30 Tagen zu informieren. Für eine andere Form der Übertragung ist unsere vorherige schriftliche Zustimmung erforderlich.

Vollständige Antwort lesen → : Mein Unternehmen fusioniert oder wird übernommen: Was geschieht mit dem Vertrag?

Question 55

Kann Cloketa meinen Zugang aussetzen oder kündigen?

Accepted Answer

Ja, in bestimmten Fällen: anhaltender Zahlungsverzug, ernsthaftes Sicherheitsrisiko, rechtswidrige Nutzung oder Anordnung einer Behörde. Die Aussetzung ist auf das unbedingt Notwendige beschränkt und wird aufgehoben, sobald ihr Grund entfällt. Wir informieren Sie über die Aussetzung und ihren Grund, wenn möglich im Voraus. Eine Kündigung unsererseits ist möglich bei anhaltendem Zahlungsverzug, bei einer schwerwiegenden Pflichtverletzung, die nicht innerhalb von 15 Tagen nach einer Inverzugsetzung behoben wird, oder sofort bei betrügerischer Nutzung, die die Sicherheit des Dienstes oder anderer Kunden gefährdet. Die gezahlten Entgelte bleiben dann einbehalten.

Question 56

Ist die Erfassung der Arbeitszeit bereits Pflicht?

Accepted Answer

Allgemein noch nicht. Eine Pflicht ist für den 1. Januar 2027 angekündigt, doch der Text ist ein Vorentwurf eines Gesetzes, der weder verabschiedet noch veröffentlicht ist. Derzeit geplanter Zeitplan : Inkrafttreten am 1. Januar 2027, mit einer angekündigten Übergangszeit bis zum 31. März 2027. Ein geeignetes System würde also zum 1. April 2027 erwartet. Stellungnahme des Nationalen Arbeitsrats : abgegeben am 30. September 2026 (Stellungnahme Nr. 2.499), ohne Einigung zwischen den Sozialpartnern. Inhalt und Daten können sich noch ändern. Bereits bestehende Pflichten : Einige gelten bereits, je nach Ihrer Branche oder Ihren Arbeitsregelungen (variable Teilzeit, Flexi-Jobs, Studenten, Checkinatwork …). Lassen Sie Ihre Situation von Ihrem Sozialsekretariat prüfen. Siehe unsere Seite Pflicht 2027 .

Question 57

Was genau wird man erfassen müssen?

Accepted Answer

Nach dem Vorentwurf, wie er vorgestellt wurde, die von jedem Arbeitnehmer tatsächlich geleistete Arbeitszeit, mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System. Die genauen Modalitäten stehen noch nicht fest. Dieser Grundsatz ergibt sich aus der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union (Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18). Mehrere Punkte werden noch diskutiert: Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit, der Pausen, Aufbewahrungsdauer, Zugang der Arbeitnehmer. Cloketa erfasst bereits heute Arbeitsbeginn, Pausen, Wiederaufnahmen und Arbeitsende sowie die Korrekturen mit ihrer Begründung. Es wird nach der Verabschiedung des Textes an die endgültigen Anforderungen angepasst.

Question 58

Muss man eine Stempeluhr installieren?

Accepted Answer

Nein, nach dem, was angekündigt ist: Der Arbeitgeber würde sein System frei wählen, solange es objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Eine physische Stempeluhr würde nicht vorgeschrieben. Cloketa funktioniert ohne Hardware: Browser, Telefon oder ein gemeinsam genutztes Gerät als Zeiterfassungsterminal. Lassen Sie von Ihrem Sozialsekretariat bestätigen, dass das gewählte System zu Ihrer Situation passt.

Question 59

Müssen meine Arbeitnehmer mit festen Arbeitszeiten jeden Tag stempeln?

Accepted Answer

Vielleicht nicht. Der Vorentwurf, wie er vorgestellt wurde, würde es Arbeitgebern mit festgelegten Arbeitszeiten erlauben, nur die Abweichungen zu erfassen, sofern sich die tatsächlich geleistete Zeit daraus ableiten lässt. Dieser Punkt muss durch den endgültigen Text noch bestätigt werden. Das ist das Prinzip des automatischen Arbeitsplans von Cloketa. Für einen Arbeitnehmer mit festem Arbeitsplan ist der Arbeitsplan maßgeblich: Er muss nichts stempeln. Nur die Abweichungen (Verspätung, Überstunden, Abwesenheit) werden über eine Abweichung vom Arbeitsplan gemeldet, die ein Verantwortlicher genehmigt. Sie bleiben dafür verantwortlich, diese Aufzeichnungen vor jeder Lohnabrechnung oder Meldung zu kontrollieren (Art. 7.5).

Question 60

Wer wäre von der Pflicht ausgenommen?

Accepted Answer

Mehrere Ausnahmen werden genannt, ohne endgültig zu sein: leitende Funktionen und Vertrauenspositionen, Handelsvertreter, Heim- oder Telearbeitnehmer, mobile Arbeitnehmer. Ihre genaue Tragweite hängt vom verabschiedeten Text ab. Auch für ausgenommene Arbeitnehmer kann eine Zeiterfassung sinnvoll bleiben oder durch andere Regeln vorgeschrieben sein: Teilzeit, Branche, Arbeitsordnung. Klären Sie das mit Ihrem Sozialsekretariat.

Question 61

Garantiert Cloketa, dass mein Unternehmen alle Vorschriften einhält?

Accepted Answer

Nein. Cloketa ist ein Werkzeug zur Erfassung der Arbeitszeit. Die Einhaltung Ihrer Pflichten als Arbeitgeber bleibt Ihre Verantwortung. Sie bleiben alleiniger Arbeitgeber und allein verantwortlich für das Arbeitsrecht, die Branchentarifverträge, Ihre Arbeitsordnung, die Pausen, die Entlohnung und die Meldungen. Es ist auch Ihre Aufgabe zu bestimmen, ob Cloketa und seine Einstellungen zu Ihrer Situation passen (Art. 7.1). Der Vertrag schließt jede Gewähr dafür aus, dass der Dienst oder seine Einstellungen Ihren gesetzlichen, branchenbezogenen oder tarifvertraglichen Pflichten entsprechen (Art. 21.2). Cloketa ist für eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung ausgelegt und wird nach der Verabschiedung des endgültigen Textes an diesen angepasst.

Question 62

Ersetzt Cloketa mein Sozialsekretariat, meine Lohnabrechnung, Dimona oder Checkinatwork?

Accepted Answer

Nein. Cloketa ist weder eine offizielle Anwendung noch ein Sozialsekretariat noch eine Lohnsoftware. Es nimmt keine Meldungen an Ihrer Stelle vor. Dimona, Checkinatwork (Bau, Reinigung), die Sozialmeldungen und die Lohnabrechnung bleiben gesonderte Pflichten, die mit den offiziellen Werkzeugen und Ihrem Sozialsekretariat erledigt werden. Cloketa hilft Ihnen, über eine klare und nachvollziehbare Erfassung der Arbeitszeit zu verfügen. Seine Berechnungen, Summen, Berichte und Exporte sind technische Hilfsmittel, die vor jeder Verwendung zu prüfen sind.

Question 63

Wird ein Cloketa-Bericht von der Inspektion akzeptiert?

Accepted Answer

Das können wir nicht garantieren: Die Beurteilung obliegt der Inspektion. Mit Cloketa können Sie einen vollständigen und überprüfbaren Verlauf vorlegen. Die Inspektionsakte enthält die relevanten Daten, ein Manifest und eine Integritätsprüfung. Bei jedem Monatsabschluss wird außerdem automatisch eine signierte Inspektionsakte des Monats archiviert. Korrekturen bewahren den ursprünglichen Wert, die Begründung, den Urheber und die Entscheidung. Der Vertrag schließt jedoch jede Garantie aus, dass ein Bericht oder Export von einer Inspektion, einem Gericht oder einer Behörde akzeptiert wird (Art. 21.2).

Question 64

Was muss ich tun, bevor ich Cloketa in meinem Unternehmen einführe?

Accepted Answer

Ihre Arbeitnehmer informieren, gegebenenfalls die Personalvertretungen konsultieren und, falls nötig, Ihre Arbeitsordnung anpassen. Ihr Sozialsekretariat kann Sie dabei begleiten. Der Vertrag listet die Schritte auf, die vor der Inbetriebnahme zu erledigen sind: Die Arbeitnehmer informieren , klar und vollständig, über die Verarbeitung ihrer Daten (DSGVO), einschließlich einer eventuellen Geolokalisierung. Informieren und gegebenenfalls konsultieren : den Betriebsrat, den Ausschuss für Gefahrenverhütung und Schutz am Arbeitsplatz oder die Gewerkschaftsvertretung, insbesondere bei der Einführung einer neuen Technologie. Die Arbeitsordnung anpassen , nach dem gesetzlichen Verfahren, wenn das Erfassungssystem darin aufgeführt sein muss. Die Sprachengesetzgebung einhalten , indem Sie die für Ihre Region passende Sprache für die Oberfläche und die Dokumente wählen.

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