Funktionsweise im Alltag
Wie funktioniert ein Zeiterfassungsterminal?
Es ist ein gemeinsam genutztes Gerät (Tablet, Computer), das einem einzigen Arbeitsort zugeordnet ist. Jeder Arbeitnehmer identifiziert sich dort, indem er seinen persönlichen QR-Code scannt oder seine Personalnummer eingibt, und tippt dann seine 6-stellige PIN ein, ohne sich bei einem Konto anzumelden. Gemeinsame Zeiterfassungsterminals sind im Enterprise-Angebot enthalten und in den anderen Tarifen als Option für 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat erhältlich.
Die Option aktivieren: Außerhalb von Enterprise aktiviert der Eigentümer oder ein Administrator die Option « Gemeinsame Zeiterfassungsterminals » unter Unternehmen › Optionen (4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat, kostenlos während der Testphase) und setzt dann auf derselben Seite das Häkchen bei « Gemeinsame Zeiterfassungsterminals aktivieren ».
Ein Terminal aktivieren (Eigentümer oder Administrator):
- Öffnen Sie die Kachel « Zeiterfassungsterminals » im Dashboard. Es muss mindestens ein aktiver Arbeitsort vorhanden sein.
- Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie den Arbeitsort und erzeugen Sie dann den Link.
- Ein Link und sein QR-Code werden nur ein einziges Mal angezeigt und sind 15 Minuten gültig.
- Öffnen Sie diesen Link (oder scannen Sie den QR-Code) auf dem Gerät, das als Terminal dienen soll, und bestätigen Sie.
- Das Gerät bleibt ein Jahr lang als Terminal erkannt. Bei einem Problem erzeugen Sie einen neuen Link oder deaktivieren das Terminal.
Gut zu wissen:
- Der Arbeitsort eines Terminals ist fest vorgegeben und kann nicht geändert werden: Für einen anderen Arbeitsort legen Sie ein neues Terminal an.
- QR-Code und PIN jedes Arbeitnehmers werden vom Eigentümer oder einem Administrator verwaltet, der sie im Profil des Arbeitnehmers anzeigt oder ausdruckt und ihm aushändigt. Hat das Gerät keine Kamera, gibt der Arbeitnehmer seine Personalnummer ein.
- Nach jeder Buchung wird die Sitzung nach 60 Sekunden automatisch geschlossen.
- Ein Arbeitnehmer kann sogar ganz ohne Konto auskommen: Er stempelt dann ausschließlich am Terminal (siehe « Kann man einen Arbeitnehmer ohne E-Mail-Adresse hinzufügen? »).
- Die Zeiterfassung bleibt persönlich: Die Codes werden nicht weitergegeben.
- Das Terminal benötigt eine Internetverbindung. Es liegt in Ihrer Verantwortung, das Gerät und seinen Standort abzusichern.
Fundstelle : Art. 1, Art. 6.5, Art. 18.2 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen