Gastronomie und Events
Der Dienstplan vom Montag ist nie die tatsächliche Woche.
Eine Aushilfe, die um 17:00 Uhr gerufen wird, ein Service, der länger dauert, ein Studierender, der einen Kollegen vertritt, Schluss um 1:00 Uhr nachts: Cloketa hält die tatsächlich geleisteten Stunden fest, Dienst für Dienst, ohne Tabelle, die am Wochenende ausgefüllt werden muss.
Was in einer Woche im Saal und in der Küche hakt
Die geteilten Dienste
11:00 – 14:30, dann 18:00 – 23:00. Auf einem Zettel wird daraus schnell « 10:00 – 23:00 » oder eine ungefähre Dauer.
Ein Team, das ständig wechselt
Studierende, Flexi-Jobs, Aushilfen für einen Abend: ein Konto anlegen, das Tool erklären und die Stunden einsammeln dauert länger als der Service.
Das Ende des Abends
Der letzte Tisch geht um halb eins. Mit Cloketa wird die Leistung so erfasst, wie sie war, ohne erneute Eingabe: Die Stunden nach Mitternacht werden an dem Tag gezählt, an dem sie geleistet werden, und die Wochensumme bleibt korrekt.
Ein Samstag in Sophies Brasserie
Illustratives Beispiel.
- Morgen
Lucas arbeitet in der Küche mit festem Arbeitsplan: Sein Tag folgt seinem Arbeitsplan, er muss nichts stempeln.
- 11:00
Emma, Studentin im Service, stempelt am Zeiterfassungsterminal: Sie scannt ihren persönlichen QR-Code (oder gibt ihre Personalnummer ein), tippt ihren 6-stelligen PIN-Code ein und tippt dann auf « Beginnen ».
- 14:30
Emma tippt am Ende ihres ersten Dienstes auf « Beenden ». Die Unterbrechung wird nicht als Arbeitszeit gezählt.
- 17:30
Tom, als Verstärkung gerufener Flexi-Jobber, hat kein Cloketa-Konto: Sophie hat ihn ohne E-Mail-Adresse angelegt und ihm seine Zugangscodes gegeben. Er stempelt seine Ankunft am Zeiterfassungsterminal mit seinem QR-Code (oder seiner Personalnummer) und seinem PIN-Code.
- 18:00
Emma tippt für den Abenddienst auf « Beginnen »: zweiter Zeitblock des Tages.
- 21:15
Emma und Tom tippen für ein 20-minütiges Essen auf « Pause » und danach auf « Fortsetzen ». Die Pause wird von ihrer Arbeitszeit abgezogen.
- 00:40
Dienstende. Emmas Stunden werden von 18:00 bis 24:00 am Samstag und von 00:00 bis 00:40 am Sonntag gezählt. Ihre Wochensumme ist korrekt, ganz ohne erneute Eingabe.
- Sonntag 10:00
Lucas ist am Samstag eine Stunde früher gegangen. Er tippt in seiner Übersicht auf « Unterschied melden », und Sophie genehmigt die Abweichung über ihr Telefon.
Ein gemeinsames Zeiterfassungsterminal am Personaleingang
Ein Tablet oder ein altes Telefon in der Nähe der Umkleide oder der Kasse. Jeder identifiziert sich dort mit seinem persönlichen QR-Code (oder seiner Personalnummer) und dann mit seinem 6-stelligen PIN-Code; die Sitzung schließt sich nach 60 Sekunden von selbst. Niemand teilt ein Konto, und Ihre Arbeitnehmer müssen nicht ihr eigenes Telefon verwenden. Eine Aushilfe für einen Abend braucht nicht einmal eine E-Mail-Adresse: Sie legen sie ohne Konto an, zeigen ihre Zugangscodes über ihr Profil an oder drucken sie aus, und sie stempelt ausschließlich am Zeiterfassungsterminal. Das Terminal ist einem einzigen, fest vorgegebenen Ort zugeordnet und muss mit dem Internet verbunden bleiben.
Im Enterprise-Angebot enthalten; in den anderen Tarifen als Option für 4,90 € zzgl. MwSt. pro aktivem Terminal und Monat erhältlich.
Geteilte Dienste, Pausen und Nächte
Mehrere Zeitblöcke am selben Tag, unbezahlte Pausen bei der Zeiterfassung und bezahlte oder unbezahlte Pausen in festen Arbeitsplänen, Leistungen über Mitternacht hinaus: Jeder Moment bleibt getrennt. Die Stunden nach Mitternacht werden an dem Tag gezählt, an dem sie geleistet werden, und die Wochensumme bleibt korrekt.
Fester Arbeitsplan für das feste Team, Zeiterfassung für die anderen
Ihr Küchenchef mit festem Arbeitsplan muss nichts tun: Sein Tag folgt seinem Arbeitsplan, und er meldet nur Abweichungen, die Sie genehmigen. Studierende, Flexis und Aushilfen stempeln tatsächlich. Sie wählen den Modus für jeden Arbeitnehmer, wenn Sie ihm einen Arbeitsplan zuweisen.
Flexi-Jobs, Studierende, Registrierkasse: was Cloketa tut und was nicht
Flexi-Jobs, Studierende und Aushilfen unterliegen bereits besonderen Meldungen (Dimona, Studentenkontingent, Meldungen für Gelegenheitsarbeitnehmer). Diese Formalitäten sind weiterhin bei der sozialen Sicherheit zu erledigen, von Ihnen oder Ihrem Sozialsekretariat.
Registrierkassensystem: Wenn Ihr Betrieb diesem unterliegt, klären Sie mit Ihrem Sozialsekretariat, wie die dort vorgeschriebenen Erfassungen und die von Cloketa zusammenspielen.
Allgemeine Arbeitszeiterfassung: Die für 2027 angekündigte Pflicht würde alle Arbeitgeber betreffen. Laut Vorentwurf könnte es bei Arbeitnehmern mit festem Arbeitsplan genügen, die Abweichungen von ihrem Arbeitsplan zu erfassen. Der Text ist noch nicht verabschiedet.
Cloketa ersetzt keine offizielle Meldung. Weder Dimona noch Student@work noch das Registrierkassensystem. Es strukturiert Ihre internen Arbeitszeiten und deren Verlauf.
8 Personen in Service und Küche? 199 € zzgl. MwSt. pro Jahr.
Eine Brasserie mit 5 Festangestellten und 3 Studierenden zählt 8 aktive Arbeitnehmer: Das ist der Tarif Small, für 199 € zzgl. MwSt. pro Jahr oder 19,90 € zzgl. MwSt. pro Monat. Sophie zählt nicht mit, wenn sie nicht stempelt. Eine Aushilfe zählt, solange sie in Ihrem Bereich aktiv oder eingeladen ist, auch wenn ihre Einladung noch aussteht.
Beenden Sie nach der Saison ihre Beschäftigung über ihr Profil (« Beschäftigung beenden und Zugang entziehen »), um ihren Platz freizugeben. Ihr Verlauf bleibt erhalten, und Sie können sie erneut einladen.
Häufige Fragen aus der Branche
Müssen meine Studierenden eine App installieren?
Nein. Sie öffnen einen Link in ihrem Browser und können Cloketa zum Startbildschirm ihres Telefons hinzufügen. Sie können auch an Ihrem Zeiterfassungsterminal mit ihrem QR-Code (oder ihrer Personalnummer) und ihrem PIN-Code stempeln.
Kann eine Aushilfe ohne E-Mail-Adresse stempeln?
Ja. Legen Sie sie als Arbeitnehmer ohne Konto an: Sie stempelt ausschließlich am Zeiterfassungsterminal mit ihrem QR-Code (oder ihrer Personalnummer) und ihrem PIN-Code, ohne sich jemals anzumelden. Da sie die Nutzungsbedingungen nicht am Bildschirm sieht, geben Sie ihr diese als PDF. Cloketa erinnert Sie im Bildschirm Team daran.
Zählt eine Aushilfe, die nur einen Abend kommt, beim Preis mit?
Sie zählt, solange sie in Ihrem Bereich aktiv oder eingeladen ist. Beenden Sie ihre Beschäftigung, wenn sie nicht mehr für Sie arbeitet (Team → ihr Profil → « Beschäftigung beenden und Zugang entziehen »): Ihr Zugang wird gesperrt, einschließlich QR-Code und PIN, und ihr Verlauf bleibt erhalten.
Wie wird ein Schluss nach Mitternacht behandelt?
Die Leistung wird so erfasst, wie sie war, ohne erneute Eingabe. Die Stunden nach Mitternacht werden an dem Tag gezählt, an dem sie geleistet werden: Ein Dienst von 18:00 bis 00:40 zählt sechs Stunden am Samstag und 40 Minuten am Sonntag. Die Wochensumme bleibt korrekt. Bei einem festen Nachtarbeitsplan wird das Ende mit « Folgetag » markiert, und der Zeitblock bleibt beim Anfangstag.
Kann man ohne Internet stempeln, wenn das WLAN während des Service ausfällt?
Nein. Die Buchung muss vom Server bestätigt werden. Notieren Sie bei einem Ausfall die Uhrzeiten und berichtigen Sie sie anschließend mit « Tag korrigieren » und einem Grund.
Meldet Cloketa meine Flexi-Jobs oder meine Studierenden an?
Nein. Die Dimona-Meldungen und die Überwachung des Studentenkontingents sind weiterhin bei der sozialen Sicherheit zu erledigen, von Ihnen oder Ihrem Sozialsekretariat.
Kann ich Personal mit festem Arbeitsplan und Personal, das stempelt, mischen?
Ja. Der Modus wird für jeden Arbeitnehmer gewählt und kann zu einem bestimmten Datum geändert werden, wenn sich seine Funktion ändert.
Kostenlose Testphase
Testen Sie Cloketa an einem echten Service-Wochenende
Richten Sie das Zeiterfassungsterminal ein, fügen Sie Ihre Studierenden und Festangestellten hinzu und sehen Sie sich die Summe am Sonntagabend an.
Wichtiger Hinweis Cloketa ist ein Werkzeug zur Arbeitszeiterfassung. Es leistet keine Rechts- oder Sozialberatung und ersetzt keine offizielle Meldung oder Anwendung. Jeder Arbeitgeber bleibt für seine Pflichten verantwortlich: Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihr Sozialsekretariat oder einen Berater.