Horeca en evenementen
De planning van maandag is nooit de echte week.
Een extra die om 17 u wordt opgeroepen, een dienst die uitloopt, een student die een collega vervangt, sluiten om 1 u 's nachts: Cloketa houdt de werkelijk gepresteerde uren bij, dienst per dienst, zonder tabel om op het einde van de week in te vullen.
Wat er wringt in een week in de zaal en in de keuken
Gesplitste diensten
11 u – 14 u 30, daarna 18 u – 23 u. Op papier wordt dat al snel “10 u – 23 u” of een benaderende duur.
Een team dat voortdurend verandert
Studenten, flexi-jobs, extra's voor één avond: een account aanmaken, de tool uitleggen en de uren verzamelen kost meer tijd dan de dienst zelf.
Late avonden
De laatste tafel vertrekt om half één. Met Cloketa wordt de prestatie geregistreerd zoals ze is, zonder herinvoer: de uren na middernacht tellen op de dag waarop ze gepresteerd worden, en het weektotaal blijft juist.
Een zaterdag in de brasserie van Sophie
Illustratief voorbeeld.
- Ochtend
Lucas staat in de keuken, met een vast uurrooster: zijn dag volgt zijn uurrooster, hij hoeft niets te prikken.
- 11:00
Emma, studente in de zaal, prikt op de prikklok: ze scant haar persoonlijke QR-code (of voert haar personeelsnummer in), typt haar pincode van 6 cijfers en tikt dan op “Starten”.
- 14:30
Emma tikt op “Stoppen” aan het einde van haar eerste dienst. De onderbreking telt niet als arbeidstijd.
- 17:30
Tom, flexi-jobber die als versterking is opgeroepen, heeft geen Cloketa-account: Sophie heeft hem zonder e-mailadres aangemaakt en hem zijn codes gegeven. Hij prikt zijn aankomst op de prikklok met zijn QR-code (of zijn personeelsnummer) en zijn pincode.
- 18:00
Emma tikt op “Starten” voor de avonddienst: tweede blok van de dag.
- 21:15
Emma en Tom tikken op “Pauzeren” voor een maaltijd van 20 minuten, en daarna op “Hervatten”. De pauze wordt afgetrokken van hun arbeidstijd.
- 00:40
Einde van de dienst. De uren van Emma tellen van 18:00 tot 24:00 op zaterdag en van 00:00 tot 00:40 op zondag. Haar weektotaal is juist, zonder enige herinvoer.
- Zondag 10:00
Lucas is zaterdag een uur vroeger vertrokken. Hij tikt op “Verschil melden” op zijn dashboard, en Sophie keurt de afwijking goed vanaf haar smartphone.
Een gedeelde prikklok aan de personeelsingang
Een tablet of een oude smartphone bij de kleedkamer of de kassa. Iedereen identificeert zich met zijn persoonlijke QR-code (of zijn personeelsnummer) en daarna zijn pincode van 6 cijfers; de sessie sluit vanzelf na 60 seconden. Niemand deelt een account, en uw werknemers hoeven hun eigen smartphone niet te gebruiken. Een extra voor één avond heeft zelfs geen e-mailadres nodig: u maakt hem aan zonder account, u toont of print zijn codes vanuit zijn fiche, en hij prikt uitsluitend op de prikklok. De prikklok is gekoppeld aan één vaste werkplek en moet verbonden blijven met het internet.
Inbegrepen in het Enterprise-aanbod; als optie in de andere formules, voor € 4,90 excl. btw per actieve prikklok per maand.
Gesplitste diensten, pauzes en nachten
Meerdere blokken op dezelfde dag, onbetaalde pauzes bij het prikken en betaalde of onbetaalde pauzes in de vaste uurroosters, prestaties die over middernacht lopen: elk moment blijft afzonderlijk. De uren na middernacht tellen op de dag waarop ze gepresteerd worden, en het weektotaal blijft juist.
Vast uurrooster voor het vaste team, prikken voor de anderen
Uw chef-kok met een vast uurrooster hoeft niets te doen: zijn dag volgt zijn uurrooster, en hij meldt enkel de afwijkingen, die u goedkeurt. Studenten, flexi's en extra's prikken echt. U kiest de modus voor elke werknemer, op het moment dat u hem een uurrooster toewijst.
Flexi-jobs, studenten, geregistreerd kassasysteem: wat Cloketa wel en niet doet
Flexi-jobs, studenten en extra's zijn al onderworpen aan specifieke aangiften (Dimona, studentencontingent, aangiften voor gelegenheidswerknemers). Die formaliteiten blijven te vervullen bij de sociale zekerheid, door u of uw sociaal secretariaat.
Geregistreerd kassasysteem: is uw zaak daaraan onderworpen, ga dan met uw sociaal secretariaat na hoe de registraties die het oplegt en die van Cloketa zich tot elkaar verhouden.
Algemene registratie van de arbeidstijd: de verplichting die voor 2027 is aangekondigd, zou alle werkgevers betreffen. Volgens het voorontwerp zou het voor werknemers met een vast uurrooster kunnen volstaan om de afwijkingen van hun uurrooster te registreren. De tekst is nog niet aangenomen.
Cloketa vervangt geen enkele officiële aangifte. Noch de Dimona, noch Student@work, noch het geregistreerd kassasysteem. Het structureert uw interne uren en hun historiek.
8 mensen in de zaal en de keuken? € 199 excl. btw per jaar.
Een brasserie met 5 vaste krachten en 3 studenten telt 8 actieve werknemers: dat is de formule Small, aan € 199 excl. btw per jaar of € 19,90 excl. btw per maand. Sophie telt niet mee als ze niet prikt. Een extra telt mee zolang hij actief of uitgenodigd is in uw omgeving, ook wanneer zijn uitnodiging nog openstaat.
Na het seizoen beëindigt u zijn tewerkstelling vanuit zijn fiche (“Tewerkstelling beëindigen en toegang intrekken”) om zijn plaats vrij te maken. Zijn historiek blijft bewaard, en u kunt hem opnieuw uitnodigen.
Veelgestelde vragen uit de sector
Moeten mijn studenten een app installeren?
Nee. Ze openen een link in hun browser en kunnen Cloketa aan het startscherm van hun smartphone toevoegen. Ze kunnen ook op uw prikklok prikken met hun QR-code (of hun personeelsnummer) en hun pincode.
Kan een extra zonder e-mailadres prikken?
Ja. Maak hem aan als werknemer zonder account: hij prikt uitsluitend op de prikklok met zijn QR-code (of zijn personeelsnummer) en zijn pincode, zonder ooit in te loggen. Omdat hij de gebruiksvoorwaarden niet op het scherm ziet, bezorgt u ze hem als pdf. Cloketa herinnert u daaraan op het scherm Team.
Telt een extra die maar één avond komt mee in de prijs?
Hij telt mee zolang hij actief of uitgenodigd is in uw omgeving. Beëindig zijn tewerkstelling wanneer hij niet meer voor u werkt (Team → zijn fiche → “Tewerkstelling beëindigen en toegang intrekken”): zijn toegang wordt afgesloten, QR-code en pincode inbegrepen, en zijn historiek blijft bewaard.
Hoe wordt een sluiting na middernacht verwerkt?
De prestatie wordt geregistreerd zoals ze is, zonder herinvoer. De uren na middernacht tellen op de dag waarop ze gepresteerd worden: een dienst van 18:00 tot 00:40 telt zes uur op zaterdag en 40 minuten op zondag. Het weektotaal blijft juist. Bij een vast nachtrooster wordt het einde gemarkeerd als “volgende dag” en blijft het blok op de begindag staan.
Kan er zonder internet geprikt worden als de wifi tijdens de dienst uitvalt?
Nee. De registratie moet door de server gevalideerd worden. Bij een onderbreking noteert u de uren en regulariseert u ze achteraf met “Dag corrigeren” en een reden.
Doet Cloketa de aangifte van mijn flexi-jobs of studenten?
Nee. De Dimona-aangiften en de opvolging van het studentencontingent blijven te vervullen bij de sociale zekerheid, door u of uw sociaal secretariaat.
Kan ik personeel met een vast uurrooster en personeel dat prikt combineren?
Ja. De modus wordt per werknemer gekozen en kan op een bepaalde datum veranderen, wanneer zijn functie verandert.
Gratis proefperiode
Test Cloketa tijdens een echt dienstweekend
Installeer de prikklok, voeg uw studenten en vaste krachten toe en bekijk wat het totaal op zondagavond geeft.
Belangrijke informatie Cloketa is een tool voor de registratie van de arbeidstijd. Het geeft geen juridisch of sociaal advies en vervangt geen enkele officiële aangifte of applicatie. Elke werkgever blijft verantwoordelijk voor zijn verplichtingen: raadpleeg bij twijfel uw sociaal secretariaat of een adviseur.