Zorg en begeleiding
Uw team zorgt voor anderen. De urenregistratie mag hen geen tijd kosten.
Onthaal om 7 u 30, consultaties tot 19 u, permanentie op zaterdag, een nacht in een kleine woonvoorziening: Cloketa registreert de onregelmatige uren van uw team, eenvoudig, zonder HR-dienst.
Wat de opvolging bemoeilijkt in een kleine zorgvoorziening
Uurroosters die roteren
Ochtend, avond, weekend, nacht: de planningen veranderen elke week en wissels tussen collega's worden niet altijd genoteerd.
Niemand heeft tijd
De coördinatrice is ook verpleegkundige, assistente of psychologe. De urenregistratie komt na de patiënten.
Gevoelige gegevens vlakbij
Een patiëntendossier, een attest, een afwezigheid: u hebt een urentool nodig die niet alles door elkaar haalt.
Een dinsdag in het wijkgezondheidscentrum van Claire
Illustratief voorbeeld.
- 07:30
Sarah, medisch secretaresse, heeft een vast uurrooster: haar dag volgt haar uurrooster, ze hoeft niets te prikken.
- 07:45
Marc, verpleegkundige, prikt op de computer van het onthaal, die als prikklok dient. De computer heeft geen webcam: hij voert zijn personeelsnummer in, typt zijn pincode van 6 cijfers en tikt op “Starten”. De werkplek “Wijkgezondheidscentrum” ligt vast op de prikklok.
- 12:15
Marc tikt op “Pauzeren”: 30 minuten pauze, afgetrokken van zijn arbeidstijd.
- 12:45
Op zijn bedrijfssmartphone kiest Marc “Huisbezoeken” in “Waar werkt u?” en tikt op “Hervatten”. Hij vertrekt op ronde: zijn dag blijft open tijdens de verplaatsingen tussen patiënten.
- 16:30
Sarah moet 1 u vroeger vertrekken. Ze tikt op “Verschil melden” op haar dashboard en geeft de reden “toegestane afwezigheid” op: dat is een afwijking van haar uurrooster. Er wordt geen medische reden vermeld.
- 19:10
Marc tikt op “Stoppen”. Het nettototaal wordt berekend, pauzes afgetrokken.
- 19:15
Claire opent het scherm Correcties: één enkele afwijking te behandelen, die van Sarah. Ze keurt ze goed.
Automatisch uurrooster voor vaste functies
Het onthaal, het secretariaat of de directie werken vaak met een vast uurrooster. Hun dag volgt hun uurrooster, zonder enige registratie: ze melden enkel de afwijkingen, die de verantwoordelijke goedkeurt. Wie wisselende dagen heeft, prikt echt.
Nachten, weekends en gesplitste uurroosters
Meerdere blokken op dezelfde dag, onbetaalde pauzes bij het prikken, betaalde of onbetaalde pauzes in de vaste uurroosters. Een nacht die in een vast uurrooster gepland is, blijft één enkel blok, met een einde gemarkeerd als “volgende dag”. Een geprikte nacht wordt geregistreerd zoals hij is: de uren na middernacht tellen op de dag waarop ze gepresteerd worden, en het totaal blijft juist.
Cloketa past geen regels toe die eigen zijn aan de zorgsector, zoals een andere verloning van wachtdiensten of oproepbaarheid: die regels blijven de bevoegdheid van uw sociaal secretariaat.
Rechten en gegevens goed gescheiden
Iedereen ziet enkel wat zijn rol toelaat: de werknemer ziet enkel zijn eigen uren, de manager superviseert de registraties van zijn dienst zonder toegang tot de loonexport of het inspectiedossier, en de administratie beheert de rest. In een organisatie met meerdere diensten kan elke dienst één of meer managers hebben, en een HR-rol beheert het personeel. Teams en hun managers zijn inbegrepen in het Enterprise-aanbod en als optie beschikbaar in de andere formules, voor € 0,50 excl. btw per actieve werknemer per maand. Op het einde van de maand kan iedereen zijn maandoverzicht bevestigen (“Overzicht bevestigen” of “Bevestigen met voorbehoud”).
De toegang kan beveiligd worden met tweestapsverificatie of een passkey. De gegevens worden gehost in de Europese Economische Ruimte. Cloketa is niet bedoeld om gezondheidsgegevens te bevatten: de redenen blijven neutraal.
Onregelmatige uren, gezondheidsgegevens en de verplichting van 2027
Registratie van de arbeidstijd: de algemene verplichting die voor 2027 is aangekondigd, zou ook kleine zorgvoorzieningen betreffen. Nacht- en weekenduren en wachtdiensten worden vaak geregeld door regels van uw paritair comité: uw sociaal secretariaat blijft uw referentie. De tekst is nog niet aangenomen.
Gezondheidsgegevens: een reden voor afwezigheid of correctie mag nooit medische informatie bevatten, noch over uw werknemers, noch over uw patiënten. Schrijf “gewettigde afwezigheid” in plaats van de reden. Dat is een regel uit de Algemene Voorwaarden van Cloketa (art. 8.1) en, voor de werknemers, uit punt 4 van de gebruiksvoorwaarden.
Cloketa is geen medische software en geen tool voor zorgplanning. Het registreert de arbeidstijd. De patiëntendossiers blijven in uw daarvoor bestemde tools.
Een wijkgezondheidscentrum met 9 mensen? € 199 excl. btw per jaar.
Van 4 tot 10 actieve werknemers is het de formule Small: € 199 excl. btw per jaar of € 19,90 excl. btw per maand. Zelfstandige zorgverleners die niet in Cloketa prikken, tellen niet mee.
Veelgestelde vragen uit de sector
Mag de medische reden van een afwezigheid vermeld worden?
Nee. Er mogen geen gezondheidsgegevens in Cloketa staan, niet in een reden, niet in een opmerking en niet in een bijlage. Gebruik een neutrale formulering zoals “gewettigde afwezigheid”. De facultatieve module Verlof biedt overigens geen enkel type ziekte aan.
Wordt een nachtdienst om middernacht gesplitst?
Dat hangt af van de modus. In een vast nachtrooster wordt het einde gemarkeerd als “volgende dag” en blijft de nacht één enkel blok. Bij echte registratie wordt de prestatie geregistreerd zoals ze is, maar tellen de uren na middernacht op de dag waarop ze gepresteerd worden. In beide gevallen blijft het totaal juist.
Moeten zelfstandige artsen prikken?
Cloketa registreert de arbeidstijd van uw werknemers in loondienst. Zelfstandigen hoeven er niet in te staan, tenzij u dat wenst voor uw organisatie.
Kan de computer van het onthaal gebruikt worden om te prikken?
Ja. Hij kan dienen als prikklok, gekoppeld aan één werkplek: iedereen identificeert zich door zijn persoonlijke QR-code te scannen of zijn personeelsnummer in te voeren, en daarna zijn pincode van 6 cijfers te typen, zonder een account te delen. Om de QR-code te scannen heeft het toestel een camera nodig; zonder camera volstaat het personeelsnummer.
Waar worden de gegevens gehost?
In de Europese Economische Ruimte, bij OVHcloud. De back-ups zijn versleuteld.
Mag een collega in noodgevallen in de plaats van een andere prikken?
Nee. De toegang is persoonlijk. Is er iets vergeten, dan corrigeert de betrokken persoon zelf haar dag (“Dag corrigeren”, met een reden), en keurt de verantwoordelijke goed.
Gratis proefperiode
Test Cloketa op twee weken echte planning
Zet uw vaste functies op een automatisch uurrooster, laat de anderen prikken, en zie hoeveel aanvragen er echt nog te behandelen zijn.
Belangrijke informatie Cloketa is een tool voor de registratie van de arbeidstijd. Het geeft geen juridisch of sociaal advies en vervangt geen enkele officiële aangifte of applicatie. Elke werkgever blijft verantwoordelijk voor zijn verplichtingen: raadpleeg bij twijfel uw sociaal secretariaat of een adviseur.