Gleitzeit
Freie Arbeitszeiten, ein Stundenkonto, das immer stimmt.
Ihre Arbeitnehmer kommen und gehen, wann sie möchten, innerhalb der Grenzen, die Sie festlegen. Cloketa vergleicht jeden Tag mit der erwarteten Dauer, führt den Saldo jeder Person und lässt Sie entscheiden, was mit dem Überschuss geschieht.
Vier Schritte, nur ein einziges Mal.
Gleitzeit-Arbeitsplan erstellen
Für jeden Arbeitstag: die erwartete Dauer (zum Beispiel 7 Std. 36), den Gleitzeitrahmen, in dem der Arbeitnehmer seine Zeiten wählt (zum Beispiel 7 bis 19 Uhr), die Kernzeiten mit Anwesenheitspflicht und die Mindestpause. Als Höchstdauer werden die gesetzlichen Grenzen von 9 Stunden pro Tag und 45 Stunden pro Woche vorgeschlagen.
Mit tatsächlicher Zeiterfassung zuweisen
Im Bildschirm Arbeitszeiten weisen Sie den Arbeitsplan den betroffenen Arbeitnehmern zu, im Modus « Tatsächliche Zeiterfassung ». Gleitzeit wird immer gestempelt: Es zählen die tatsächlich geleisteten Stunden. Die übrigen Arbeitnehmer behalten ihren gewohnten Modus.
Der Arbeitnehmer stempelt frei
Er beginnt, macht Pause und beendet seinen Tag, wann er will, innerhalb des Gleitzeitrahmens. Auf seinem Stempelbildschirm sieht er seine heutige Zeit « von 07:36 erwartet », die Uhrzeit seiner Kernzeit und seinen Saldo vom Morgen. Kein Fehlalarm, wenn er um 9 statt um 8 Uhr kommt: Die Erinnerungen richten sich nach der Kernzeit.
Das Stundenkonto erledigt den Rest
Jeder abgeschlossene Tag fügt dem Saldo die gestempelte Zeit abzüglich der erwarteten Dauer hinzu. Am Ende des Bezugszeitraums wird der Saldo bis zu den von Ihnen festgelegten Höchstgrenzen übertragen. Was darüber hinausgeht, wird als « Zu regeln » zurückgestellt: Die Personalabteilung entscheidet mit Begründung, ob es übertragen, ausbezahlt (oder einbehalten) oder aufgegeben wird.
Eine Woche von Julie in der Verwaltung.
Illustratives Beispiel. Julie arbeitet in Gleitzeit mit 7 Std. 36 pro Tag, Gleitzeitrahmen 7 bis 19 Uhr, Kernzeiten 9:30 – 12:00 und 14:00 – 16:00 Uhr, Mindestpause 30 Minuten. Am Montagmorgen beträgt ihr Saldo +2 Std. 10.
| Tag | Beginn – Ende | Pause | Gestempelte Zeit | Abweichung des Tages | Saldo am Abend |
|---|---|---|---|---|---|
| Montag | 7:45 – 16:30 | 45 Min. | 8:00 | +0:24 | +2:34 |
| Dienstag | 8:30 – 17:30 | 30 Min. | 8:30 | +0:54 | +3:28 |
| Mittwoch | 9:15 – 16:00 | 30 Min. | 6:15 | −1:21 | +2:07 |
| Donnerstag | 7:30 – 16:45 | 45 Min. | 8:30 | +0:54 | +3:01 |
| Freitag | 8:00 – 16:00 | 30 Min. | 7:30 | −0:06 | +2:55 |
Über die Woche: 38 Std. 45 gestempelt bei 38 Std. 00 erwartet, also +0 Std. 45. Am Mittwoch geht Julie wegen eines Termins früher, bleibt aber während der Kernzeiten anwesend. Sie hätte diese Stunden auch als « Stundenausgleich » beantragen können: Die Wirkung auf das Stundenkonto ist dieselbe, aber die Abwesenheit wird im Voraus beantragt und genehmigt. Kein Tag überschreitet 9 Stunden, keine Woche 45 Stunden.
Was das Gesetz verlangt, was Cloketa beiträgt.
In Belgien ist die Gleitzeit durch Artikel 20ter des Arbeitsgesetzes vom 16. März 1971 geregelt. Er sieht insbesondere Kernzeiten und Gleitzeiten vor, Grenzen von 9 Stunden pro Tag und 45 Stunden pro Woche, die Einhaltung der durchschnittlichen Wochenarbeitszeit über einen Bezugszeitraum, ein Zeiterfassungssystem und Regeln in einer Anlage zur Arbeitsordnung.
Cloketa liefert die Zeiterfassung: Jede Stempelung, jede Korrektur, jede Anpassung des Stundenkontos und jede Entscheidung wird datiert, begründet und aufbewahrt. Die Arbeitsordnung bleibt in Ihrer Verantwortung: Unser Leitfaden bietet ein Muster für eine Anlage, das Sie mit Ihrem Sozialsekretariat anpassen.
Was Sie einstellen können.
Der Arbeitsplan
- Eine erwartete Dauer, ein Gleitzeitrahmen, keine, eine oder mehrere Kernzeiten und eine Mindestpause, Tag für Tag. Die erwartete Wochensumme wird berechnet und mit der vertraglichen Arbeitszeit verglichen.
- Höchstdauern pro Tag und pro Woche: standardmäßig 9 und 45 Stunden. Sie können sie senken. Eine Erhöhung ist nur in einem besonderen Fall möglich (zum Beispiel durch ein kollektives Arbeitsabkommen oder eine Branchenregelung): Cloketa warnt Sie und verlangt eine ausdrückliche Bestätigung, die im Audit-Protokoll gespeichert wird.
- Mehrere Gleitzeit-Arbeitspläne in einem Unternehmen, neben festen Arbeitsplänen und Arbeitnehmern, die ohne Arbeitsplan stempeln.
Das Stundenkonto
- Ein Bezugszeitraum von 1, 2, 3, 4, 6 oder 12 Monaten ab dem Monat Ihrer Wahl, der immer am Monatsende endet.
- Höchstgrenzen für den Übertrag von Guthaben und Fehlstunden am Ende des Zeitraums. Der Rest ist « Zu regeln » und wird nie automatisch gelöscht.
- Ein höchstes ansammelbares Guthaben, optional (zum Beispiel 16 Stunden): Darüber hinaus kommen keine Stunden mehr zum Saldo hinzu. Je nach Ihrer Wahl verfallen sie oder bleiben von der Personalabteilung zu regeln.
- Begründete Anpassungen (ausbezahlte Stunden, Korrektur, Übertrag über die Höchstgrenze, verfallene Stunden) und das Zurücksetzen auf null zu einem bestimmten Datum, zum Beispiel zum Jahresende oder nach Auszahlung der Stunden.
- Die Übernahme der Anfangssalden aus einem anderen Tool, Zeile für Zeile oder per CSV-Import (Personalnummer; Saldo; Datum).
- Warnschwellen für Guthaben und Fehlstunden in der Teamansicht.
Warnungen und Berichte
- Eine Erinnerung, wenn der Arbeitnehmer während einer Kernzeit nicht eingestempelt ist, wenn er die Höchstdauer des Tages oder der Woche erreicht oder wenn ein Tag von mehr als 6 Stunden ohne die Mindestpause endet.
- Eine Warnung, wenn ein Saldo Ihre Schwellen überschreitet, einmal pro Bezugszeitraum.
- Berichte, die die gestempelte Zeit mit der erwarteten Dauer vergleichen und die Tage und Wochen über den Höchstdauern auflisten, ohne etwas zu verändern.
- Die Salden zu Beginn und am Ende des Zeitraums und der zu regelnde Überschuss im Lohnexport mit Summen.
Urlaub stundenweise
- Mit dem Modul « Urlaub » wird jede Urlaubsart in Tagen und halben Tagen oder in Stunden gezählt. Eine Art in Stunden kann auch für einige Stunden an einem Tag genommen werden (von… bis…).
- Die Art « Stundenausgleich » greift direkt auf das Stundenkonto zu: Der Arbeitnehmer kann nicht mehr beantragen als seinen verfügbaren Saldo.
- Das Modul « Urlaub » ist im Enterprise-Angebot enthalten; in den anderen Tarifen ist es eine Option für 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat. Gleitzeit und Stundenkonto sind in allen Tarifen enthalten.
Gut zu wissen
- Das Stundenkonto betrifft nur die Tage in Gleitzeit. Tage mit festem Arbeitsplan fließen nicht ein.
- Der angezeigte Saldo ist der vom Morgen: Der laufende Tag wird nach seinem Abschluss gezählt. Es wird die tatsächliche Zeit verwendet, nie gerundet.
- Beim Abschluss des letzten Monats eines Zeitraums schließt Cloketa die Stundenkonten ab: Anfangssaldo, Abweichung, Anpassungen, Endsaldo, Übertrag und Überschuss werden mit einem Fingerabdruck festgeschrieben. Wird ein Monat wieder geöffnet, werden sie beim nächsten Abschluss neu berechnet.
- Anpassungen und Entscheidungen sind dem Eigentümer, den Administratoren und der Personalabteilung vorbehalten, nie für das eigene Stundenkonto. Eine Anpassung lässt sich nicht ändern: Ein Fehler wird durch eine Gegenbuchung korrigiert.
- Der Arbeitnehmer sieht seinen eigenen Saldo; jeder Manager sieht die Salden seiner Teams.
- Cloketa qualifiziert die Stunden nicht (Überstunden, Zuschläge) und ersetzt nicht Ihre Arbeitsordnung: Prüfen Sie Ihre Regeln mit Ihrem Sozialsekretariat.
Häufige Fragen zur Gleitzeit
Unterstützt Cloketa Gleitzeit?
Ja. Ein Gleitzeit-Arbeitsplan legt für jeden Tag eine erwartete Dauer, einen Gleitzeitrahmen, Kernzeiten und eine Mindestpause fest. Der Arbeitnehmer stempelt frei innerhalb des Gleitzeitrahmens, und Cloketa vergleicht seine gestempelte Zeit mit der erwarteten Dauer.
Wie funktioniert das Stundenkonto?
Jeder Tag in Gleitzeit fügt dem Saldo des Arbeitnehmers seine gestempelte Zeit abzüglich der erwarteten Dauer hinzu. Am Ende des Bezugszeitraums wird der Saldo bis zu den von Ihnen festgelegten Höchstgrenzen übertragen; der Rest ist zu regeln.
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Was geschieht am Ende des Zeitraums mit den Stunden über dem Übertrag?
Sie werden nie automatisch gelöscht. Cloketa stellt sie als « Zu regeln » zurück, und die Personalabteilung trifft eine begründete Entscheidung: trotz Höchstgrenze übertragen, die Stunden auszahlen oder einbehalten oder sie aufgeben.
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Kann man das Stundenguthaben begrenzen, das ein Arbeitnehmer ansammelt?
Ja. Sie können ein höchstes ansammelbares Guthaben festlegen, zum Beispiel 16 Stunden. Darüber hinaus kommen keine Stunden mehr zum Saldo hinzu: Je nach Ihrer Wahl verfallen sie oder bleiben von der Personalabteilung zu regeln.
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Wie gleicht ein Arbeitnehmer sein Stundenguthaben aus?
Mit der Urlaubsart « Stundenausgleich » des Urlaubsmoduls. Der Arbeitnehmer beantragt einige Stunden, einen halben Tag oder einen Tag; der Antrag darf seinen verfügbaren Saldo nicht überschreiten und folgt dem üblichen Genehmigungsweg.
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Kann man einige Stunden Urlaub nehmen?
Ja, für Urlaubsarten, die in Stunden gezählt werden. Jede Art wird entweder in Tagen und halben Tagen oder in Stunden gezählt; eine Art in Stunden kann auch für einige Stunden an einem Tag genommen werden (von… bis…).
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Kann man Stundensalden aus einem anderen Tool übernehmen?
Ja. Die Personalabteilung importiert eine CSV-Datei (Personalnummer; Saldo; Datum) oder erfasst den Anfangssaldo jedes Arbeitnehmers. Jede Zeile wird zu einer datierten und nachvollziehbaren Anpassung « Übernahme des Saldos ».
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Kostenlose Testphase
Testen Sie Ihre Gleitzeit über einen echten Zeitraum.
Erstellen Sie Ihren Gleitzeit-Arbeitsplan, übernehmen Sie die aktuellen Salden Ihres Teams und lassen Sie das Stundenkonto während der Testphase laufen. Wenn Sie es lieber für sich einrichten lassen möchten, gibt es Cloketa Start.