Büros und Dienstleistungen
Ein klarer Rahmen für die Arbeitszeit. Keine Stempeluhr, die Erwachsene bevormundet.
Feste Arbeitszeiten, Telearbeit am Mittwoch, Schulung bei einem Kunden am Donnerstag: In einem Büro gleichen sich die meisten Tage. Mit Cloketa werden feste Arbeitszeiten von selbst erfasst, und nur Abweichungen erfordern eine Aktion.
Was kleine Büros befürchten
Eine unnötige Auflage hinzufügen
Menschen viermal am Tag stempeln lassen, die seit fünf Jahren von 8:30 bis 17:00 Uhr arbeiten? Darauf hat niemand Lust.
Eine Tabelle, die aus dem Ruder läuft
Die gemeinsame Datei für Überstunden wird von einigen ausgefüllt, von anderen vergessen, und niemand weiß, welche Version die richtige ist.
Die Unklarheit bei Telearbeit und Dienstreisen
Ein Tag beim Kunden, eine Schulung, die spät endet, Telearbeit: Nichts wird auf die gleiche Weise notiert.
Eine Woche in Thomas’ Agentur
Illustratives Beispiel.
- Montag 08:30
Léa, Grafikerin, hat einen festen Arbeitsplan (8:30 – 17:00 Uhr, 30 Minuten Pause): Ihr Tag folgt ihrem Arbeitsplan, sie muss nichts stempeln.
- Dienstag 08:30
Hugo, Entwickler mit variablen Arbeitszeiten, tippt bei seiner Ankunft an seinem Computer auf « Beginnen ».
- Dienstag 12:45
Hugo tippt auf « Pause » und um 13:20 auf « Fortsetzen »: 35 Minuten werden von seiner Arbeitszeit abgezogen.
- Mittwoch
Léa arbeitet von zu Hause. Ihr Arbeitsplan ist unverändert: nichts zu melden.
- Donnerstag 19:30
Léa ist bei einem Kunden bis 19:00 Uhr geblieben. Sie tippt in ihrer Übersicht auf « Unterschied melden »: Ende um 19:00, Grund « verlängerter Kundenworkshop ».
- Freitag 09:00
Im Bildschirm Korrekturen hat Thomas nur einen Antrag für die Woche. Er nimmt ihn mit zwei Klicks an.
Automatischer Arbeitsplan, Verwaltung nach Ausnahmen
Für Personen mit festem Arbeitsplan ist der Arbeitsplan maßgeblich: Sie müssen nichts stempeln. Sie melden nur Abweichungen (früheres Gehen, verlängerter Tag, Abwesenheit) mit « Unterschied melden »: Das ist eine Abweichung vom Arbeitsplan, die Sie genehmigen. Eine Abwesenheit wird auf die gleiche Weise gemeldet, mit einem neutralen Grund. Wenn Sie das Modul Urlaub aktivieren (im Enterprise-Angebot enthalten, in den anderen Tarifen als Option für 0,50 € zzgl. MwSt. pro aktivem Arbeitnehmer und Monat), wird Urlaub unter « Mein Urlaub » beantragt und entfernt nach der Genehmigung die geplanten Stunden des Tages.
Feiertage und Schließtage werden auf der Seite Unternehmen von Hand hinzugefügt. Der Modus wird für jeden Arbeitnehmer gewählt, wenn Sie ihm einen Arbeitsplan zuweisen, und kann zu einem bestimmten Datum geändert werden.
Einfache Zeiterfassung bei variablen Arbeitszeiten
Wer unterschiedlich verlaufende Tage hat, stempelt mit einem Klick am Computer oder Telefon: « Beginnen », « Pause », « Fortsetzen », « Beenden ». Keine App zu installieren.
Eine Antragsliste statt E-Mails
Abweichungen vom Arbeitsplan und Korrekturen landen in einem einzigen Bildschirm. Sie vergleichen vorher und nachher, Sie nehmen an oder lehnen ab (mit einem Grund bei Ablehnung), und der Verlauf bewahrt das Original, den Grund und die Entscheidung. Am Monatsende kann jeder seine Monatsaufstellung bestätigen (« Aufstellung bestätigen » oder « Mit Vorbehalt bestätigen »), danach schließen Sie den Monat ab.
Telearbeit, Vertrauenspositionen und fester Arbeitsplan: was der Vorentwurf sagt
Die für 2027 angekündigte allgemeine Erfassungspflicht würde alle Arbeitgeber betreffen, doch der Vorentwurf erwähnt mögliche Ausnahmen: leitende Funktionen und Vertrauenspositionen, Handelsvertreter, Arbeitnehmer in Telearbeit oder Heimarbeit. Ihre genaue Tragweite ist noch nicht festgelegt.
Für Arbeitnehmer mit festem Arbeitsplan würde der Vorentwurf erlauben, nur die Abweichungen vom Arbeitsplan zu erfassen, sofern sich daraus die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ableiten lässt. Das ist das Prinzip des automatischen Arbeitsplans von Cloketa.
Der Text ist noch nicht verabschiedet: Lassen Sie von Ihrem Sozialsekretariat bestätigen, welche Arbeitnehmer Ihres Büros betroffen wären.
Cloketa erfasst die Arbeitszeit, nicht die Zeit pro Projekt. Die Zuordnung von Stunden zu Kunden oder Projekten sowie die Abrechnung werden derzeit nicht angeboten.
Ein Büro mit 3 Personen? 79 € zzgl. MwSt. pro Jahr.
Bis zu 3 aktive Arbeitnehmer, Tarif Micro: 79 € zzgl. MwSt. pro Jahr oder 7,90 € zzgl. MwSt. pro Monat. Eine Agentur mit 12 Personen wechselt zu Team: 299 € zzgl. MwSt. pro Jahr. Der Geschäftsführer zählt nicht mit, wenn er nicht selbst stempelt.
Häufige Fragen aus der Branche
Müssen meine Arbeitnehmer mit festem Arbeitsplan jeden Tag stempeln?
Nein. Bei festem Arbeitsplan folgt ihr Tag ihrem Arbeitsplan, ganz ohne Stempeln. Sie melden nur Abweichungen, die Sie genehmigen.
Wird Telearbeit unterstützt?
Ja. Ein Arbeitnehmer mit festem Arbeitsplan muss nichts tun, und ein Arbeitnehmer, der stempelt, tut dies an seinem Computer, wo auch immer er ist. Telearbeit könnte laut Vorentwurf zudem von der Pflicht ausgenommen werden: Klären Sie dies mit Ihrem Sozialsekretariat.
Kann ich die Zeit pro Projekt oder pro Kunde erfassen?
Nein. Cloketa erfasst die gesetzliche und organisatorische Arbeitszeit. Die Aufteilung nach Projekten und die Abrechnung werden nicht angeboten.
Ist das eine Form der Überwachung?
Nein. Cloketa erfasst weder die Bildschirmaktivität noch das Surfverhalten noch den Standort fortlaufend. Es erfasst Beginn, Pausen und Ende der Arbeit sowie deren Korrekturen.
Muss ein selbstständiger Berater in Cloketa erscheinen?
Nein, die Erfassung betrifft Ihre angestellten Arbeitnehmer. Sie können ihn hinzufügen, wenn Ihre Organisation es verlangt, aber er zählt dann als aktiver Arbeitnehmer.
Kann ich einen Arbeitnehmer vom automatischen Arbeitsplan auf Zeiterfassung umstellen?
Ja. Die Änderung gilt ab einem von Ihnen gewählten Datum, zum Beispiel wenn sich seine Funktion oder sein Vertrag ändert.
Kostenlose Testphase
Stellen Sie Ihr Büro in 15 Minuten auf automatischen Arbeitsplan um
Erfassen Sie die üblichen Arbeitszeiten, laden Sie das Team ein und lassen Sie Cloketa 14 Tage lang laufen. Sie sehen nur noch die Ausnahmen.
Wichtiger Hinweis Cloketa ist ein Werkzeug zur Arbeitszeiterfassung. Es leistet keine Rechts- oder Sozialberatung und ersetzt keine offizielle Meldung oder Anwendung. Jeder Arbeitgeber bleibt für seine Pflichten verantwortlich: Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihr Sozialsekretariat oder einen Berater.