Berichte und Inspektionsexport
Die Stunden des Monats, bereit, wenn Sie sie brauchen.
Für die Lohnabrechnung, für eine interne Kontrolle oder für eine Inspektion finden Sie die Arbeitstage jedes Arbeitnehmers mit ihren Pausen und Korrekturen, ohne etwas rekonstruieren zu müssen.
Filtern, prüfen, exportieren.
Wählen Sie den Zeitraum und die Arbeitnehmer
Eine Woche, ein Monat, eine Person oder das ganze Team.
Prüfen Sie
Summen pro Tag und pro Woche, Detail der Buchungen (mit dem gewählten Ort) und der Pausen, gekennzeichnete Korrekturen, Bestätigungsstatus der Monatsaufstellung. Ein offen gebliebener Arbeitstag wird als unvollständig gekennzeichnet, behält die Stunden wie erfasst und bleibt bis zu seiner Korrektur unter « Zu berichtigende Zeiterfassungen ».
Exportieren Sie für die Lohnabrechnung
Laden Sie den Lohnexport herunter, eine CSV-Datei, die Sie an Ihr Sozialsekretariat weitergeben oder in Ihre Lohnsoftware importieren können. Die Berichte lassen sich auch als CSV oder PDF herunterladen (« PDF-Nachweis »).
Erzeugen Sie die Inspektionsakte
Ein vollständiger Datensatz des Zeitraums mit einem Manifest und einer Integritätsprüfung. Jeder abgeschlossene Monat wird außerdem automatisch in einer signierten Inspektionsakte archiviert.
Eine Datei, die Ihr Sozialsekretariat lesen kann.
Der Lohnexport ist eine CSV-Datei, die sich direkt in Excel öffnen lässt, einschließlich Umlauten und Akzenten. Sie wählen zwischen zwei Darstellungen:
Pro Tag: eine Zeile pro Arbeitnehmer und Tag, mit den geleisteten Stunden, den Pausen, den laut Arbeitsplan vorgesehenen Stunden, der Abweichung zwischen beiden sowie den noch offenen oder korrigierten Arbeitstagen.
Summen: eine Zeile pro Arbeitnehmer für den Zeitraum, mit der Anzahl der geleisteten Tage, den Summen der Stunden und Pausen, der Abweichung vom Arbeitsplan, den korrigierten Arbeitstagen und, bei einem vollständigen Monat, dem Bestätigungsstatus der Monatsaufstellung.
- Dauern in Minuten und in Dezimalstunden (7,50 für 7 Std. 30 Min.).
- Tatsächliche Stunden, ohne Rundung.
- Teilzeit und verspätete Eingaben werden gekennzeichnet.
- Jeder Download wird protokolliert.
Eine vollständige, überprüfbare Akte.
Die Inspektionsakte enthält die Buchungen, die Arbeitspläne, die Pausen und die Korrekturen mit ihren ursprünglichen Werten, Begründungen und Entscheidungen sowie die Bestätigungen der Arbeitnehmer. Das Manifest beschreibt ihren Inhalt, und mit der Integritätsprüfung lässt sich nachweisen, dass die Dateien nach dem Export nicht verändert wurden.
Monatliche Archive: Bei jedem Monatsabschluss erzeugt Cloketa automatisch die signierte Akte des Monats (ZIP mit JSON- und CSV-Daten, PDF-Zusammenfassung und signiertem Manifest). Sie wird für die Dauer des Vertrags aufbewahrt, höchstens 5 Jahre. Monatsbestätigung und Monatsabschluss
Cloketa garantiert nicht, dass ein Bericht oder ein Export von einer Inspektion oder einem Gericht anerkannt wird. Es liefert Ihnen strukturierte und nachvollziehbare Daten; die Bewertung obliegt der Behörde.
Monatsanfang in einer Autowerkstatt.
Illustratives Beispiel.
Am 3. öffnet Pierre den Oktoberbericht für seine fünf Arbeitnehmer. Vier haben ihre Monatsaufstellung bestätigt, einer hat einen Vorbehalt zu einem Samstag angemeldet. Pierre korrigiert den Arbeitstag, schließt den Monat ab und lädt dann den Lohnexport für sein Sozialsekretariat herunter. Drei Monate später kommt eine Frage zu einem Liefersamstag auf: In wenigen Sekunden findet er den Arbeitstag, die Korrektur und die Person, die sie beschlossen hat.
Laden Sie herunter und bewahren Sie selbst auf.
Cloketa ist kein gesetzliches Archivierungssystem. Die monatlichen Archive bleiben für die Dauer des Vertrags verfügbar (höchstens 5 Jahre) und werden an dessen Ende gelöscht. Laden Sie sie herunter und bewahren Sie Ihre Exporte für die gesetzliche Dauer auf, die für Ihr Unternehmen gilt. Nähere Angaben zur Aufbewahrung könnten im endgültigen, für 2027 angekündigten Text enthalten sein.
Wer worauf Zugriff hat.
Zugriff
- Eigentümer, Administratoren und Personalabteilung: alle Berichte als CSV und PDF, der Lohnexport, die Inspektionsakte, die Archive der Zeiträume und der vollständige Export des Unternehmens (JSON + CSV).
- Manager: die Berichte der Arbeitnehmer ihrer Teams und Unterteams, einsehbar und als CSV und PDF herunterladbar, ohne Lohnexport, ohne Inspektionsakte, ohne Archive und ohne vollständigen Export.
- Arbeitnehmer: ihre eigenen Stunden, als Bericht, CSV oder PDF.
Grenzen
Keine Lohnberechnung, keine Lohnzuschläge und keine Sozialmeldungen. Keine Summen pro Ort oder Baustelle: Der Ort erscheint im Detail der Buchungen und in den Exporten. Die Exporte sind technische Hilfsmittel: Prüfen Sie sie vor jeder Verwendung.
Vollständiger Export
Der Eigentümer oder ein Administrator kann jederzeit alle Daten des Unternehmens herunterladen (JSON + CSV). Das ist auch die richtige Antwort, wenn Sie etwas « rückgängig machen » möchten: Die Sicherungen von Cloketa dienen der Kontinuität des Dienstes und ermöglichen es nicht, einen früheren Zustand für ein einzelnes Unternehmen wiederherzustellen.
Anbieterwechsel
Ihre Daten lassen sich kostenlos in einem strukturierten Format exportieren (Abonnement → « Kündigen oder Anbieter wechseln » → « Vollständigen Export herunterladen »). Nach einer Kündigung bleibt der Bereich noch 30 Tage lang einsehbar und exportierbar. Ausführliches Verfahren
Häufige Fragen zu Berichten und Exporten
Welche Berichte und Exporte gibt es?
Berichte pro Arbeitnehmer und Zeitraum, CSV- und PDF-Exporte, ein Lohnexport, eine Inspektionsakte mit Manifest und Integritätsprüfung sowie Monatsarchive, die bei jedem Abschluss erzeugt werden.
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Erstellen Sie Sicherungen? Kann ich eine Wiederherstellung beantragen?
Ja. Jeden Tag wird eine verschlüsselte Kopie der gesamten Datenbank erstellt, getrennt von der Produktionsumgebung gespeichert und 35 Tage aufbewahrt. Sie dient der Kontinuität des Dienstes: Die Daten eines einzelnen Kunden können nicht auf dessen Wunsch wiederhergestellt werden.
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Wird ein Cloketa-Bericht von der Inspektion akzeptiert?
Das können wir nicht garantieren: Die Beurteilung obliegt der Inspektion. Mit Cloketa können Sie einen vollständigen und überprüfbaren Verlauf vorlegen.
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Wie lange muss ich die Daten aufbewahren? Archiviert Cloketa für mich?
Es ist Ihre Aufgabe, die Daten, die Sie benötigen könnten, während der geltenden gesetzlichen Frist aufzubewahren. Cloketa ist kein gesetzliches Archivierungssystem: Exportieren Sie regelmäßig.
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Was enthält das Monatsarchiv?
Es ist eine signierte Inspektionsakte des Monats im ZIP-Format, die bei jedem Abschluss automatisch erzeugt wird. Sie wird während der Vertragsdauer, höchstens 5 Jahre lang, in Cloketa aufbewahrt: Laden Sie sie herunter.
Wie wechsle ich den Anbieter? Fallen Gebühren an?
Es fallen weder Gebühren für den Anbieterwechsel noch für die Datenextraktion an. Sie können Ihre Daten jederzeit in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format exportieren.
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Kostenlose Testphase
Ihr nächstes Monatsende, ohne Rekonstruktion.
Lassen Sie Cloketa während der Testphase zwei Wochen laufen und öffnen Sie dann Ihren ersten Bericht. Sie werden den Unterschied zu Stundenzetteln sehen.