Zeiterfassungen kontrollieren: eine Routine von 15 Minuten pro Woche

Warum jede Woche kontrollieren

Fehler bei der Zeiterfassung sind normal: ein vergessenes Arbeitsende, eine nie beendete Pause, ein Arbeitsplan, der nicht aktualisiert wurde. Problematisch ist, sie drei Wochen später zu entdecken, kurz bevor die Leistungen an das Sozialsekretariat geschickt werden.

Eine wöchentliche Prüfung hat drei Vorteile:

• die Tage sind noch frisch in Erinnerung;
• Korrekturen sind in wenigen Minuten erledigt;
• das Monatsende wird zu einer einfachen Bestätigung.

Die wöchentliche Routine (15 Minuten)

Wählen Sie einen festen Zeitpunkt, zum Beispiel Montagmorgen für die Vorwoche. Gehen Sie der Reihe nach durch:

1. Die unvollständigen Tage

Ein Beginn ohne Ende, eine Pause ohne Wiederaufnahme, ein leerer Tag bei einer Person, die anwesend war. Kontaktieren Sie die Person und bitten Sie sie, den Tag zu korrigieren. Diese Kontrolle bleibt Ihre Aufgabe: Ein Tool kann diese Tage melden, es darf sie aber nicht an Ihrer Stelle korrigieren. In Cloketa löst eine vergessene Buchung eine Erinnerung an den Arbeitnehmer und seinen Vorgesetzten aus, und ein offen gebliebener Tag wird unter „Zu berichtigende Zeiterfassungen“ aufgeführt, bis er korrigiert ist.

2. Die offenen Korrekturen

Jeder Antrag, der seit mehr als ein paar Tagen unbearbeitet ist, muss angenommen oder abgelehnt werden. Ein liegen gebliebener Antrag schafft Unsicherheit für den Arbeitnehmer und für Sie.

3. Die Abweichungen vom Arbeitsplan

Vergleichen Sie die erfassten Stunden mit den geplanten Arbeitszeiten. Achten Sie auf größere Abweichungen: ein Tag mit 11 Stunden, eine Woche deutlich über der vertraglichen Arbeitszeit, systematisch fehlende Pausen. Ziel ist nicht zu sanktionieren, sondern zu verstehen: Überlastung, unrealistische Einsatzplanung, wiederholtes Vergessen?

4. Die Abweichungen bei automatischen Arbeitsplänen

Prüfen Sie bei Personen mit automatischem Arbeitsplan, ob bekannte Abwesenheiten, Urlaube und spätere Ankünfte tatsächlich gemeldet wurden. Ein nicht korrigierter automatischer Arbeitsplan erfasst einen normalen Tag, der nicht stattgefunden hat.

5. Neue Mitarbeitende und Austritte

Hat ein neuer Arbeitnehmer seinen Arbeitsplan und seine Erfassungsmethode? Wurde eine ausgeschiedene Person deaktiviert (Ende des Arbeitsverhältnisses und Zugänge gesperrt)?

Veranschaulichendes Beispiel für ein Team von 8 Personen: 2 unvollständige Tage, 3 offene Korrekturen, 1 zu klärende Abweichung. Gesamtzeit: etwa 12 Minuten, davon die Hälfte im Austausch mit den betroffenen Personen.

Die monatliche Routine (30 bis 45 Minuten)

Am Monatsende, bevor Sie die Leistungen übermitteln:

1. Prüfen Sie, dass für den Monat kein unvollständiger Tag und kein offener Antrag mehr übrig ist.
2. Lassen Sie die Aufstellung von jedem Arbeitnehmer bestätigen: Nach Ablauf des Monats bestätigt jeder seine Stunden, gegebenenfalls mit einem Vorbehalt („meine Pause vom Dienstag fehlt“). Ein Vorbehalt wird vor dem Monatsabschluss bearbeitet, nicht nach der Lohnabrechnung: Korrigieren Sie den betreffenden Tag und bitten Sie den Arbeitnehmer dann, erneut zu bestätigen. Personen ohne persönliches Konto erhalten ihre Aufstellung auf Papier oder als PDF.
3. Bearbeiten Sie Anfechtungen: Wenn ein Arbeitnehmer eine Korrektur des Arbeitgebers anficht, entscheiden Sie darüber vor dem Abschluss, idealerweise durch eine andere Person als den Urheber der Korrektur.
4. Kontrollieren Sie die Summen pro Arbeitnehmer: geleistete Stunden, eventuelle Überstunden, Abwesenheiten.
5. Überprüfen Sie die automatischen Arbeitspläne: Entsprechen sie noch der Realität? Ein Arbeitsplan, der jede Woche eine Korrektur erfordert, muss überarbeitet werden.
6. Schließen Sie den Monat ab, exportieren Sie dann, was Sie benötigen (Lohnabrechnung, Archiv), und bewahren Sie es gemäß Ihrer Archivierungsrichtlinie auf. Das Tool ist keine gesetzliche Archivierung: Es ist Sache des Arbeitgebers, seine Unterlagen während der vorgeschriebenen Dauer aufzubewahren. Zeigt sich nach dem Abschluss ein Fehler, öffnen Sie den Monat mit einer Begründung wieder, statt außerhalb des Tools zu korrigieren.
7. Notieren Sie wiederkehrende Probleme: ein ungünstig platziertes gemeinsam genutztes Gerät, systematisches Vergessen nach der Pause, eine missverstandene Regel.

Die Indikatoren, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen

Wer kontrolliert?

In einem kleinen Unternehmen ist es oft der Geschäftsführer. Sobald das Team mehr als 5 bis 6 Personen umfasst, ist es sinnvoll, pro Team einen Verantwortlichen und für Urlaubszeiten eine Vertretung zu benennen. Die Bestätigungsrechte müssen dieser Organisation entsprechen: Wer im Alltag die Korrekturen bestätigt (ein Manager), ist nicht unbedingt derjenige, der den Monat abschließt und die Lohnabrechnung vorbereitet (die Geschäftsleitung oder die Personalabteilung).

Häufige Fehler

• Nur am Monatsende kontrollieren.
• Einen Tag selbst korrigieren, ohne mit dem Arbeitnehmer darüber zu sprechen.
• Veraltete automatische Arbeitspläne monatelang weiterlaufen lassen.
• Die Monatsberichte weder exportieren noch aufbewahren.
• Die Kontrolle als Überwachungsinstrument statt als Instrument der Zuverlässigkeit nutzen: Das Team spürt es, und die Akzeptanz sinkt.

Wöchentliche Checkliste zum Ausdrucken

• Unvollständige Tage bearbeitet
• Offene Korrekturen angenommen oder abgelehnt
• Größere Abweichungen geklärt
• Abweichungen von automatischen Arbeitsplänen geprüft
• Eintritte und Austritte von Personal aktuell

Und 2027?

Die derzeit angekündigte Erfassungspflicht zielt auf ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System. Eine regelmäßige Kontrollroutine trägt unmittelbar zu dieser Zuverlässigkeit bei. Da der Text noch nicht verabschiedet ist, verfolgen Sie unsere Seite Zeiterfassung ab 2027.