Allgemeine Geschäftsbedingungen Cloketa — Kundenvertrag

Identifizierung und Präambel

Version 2026-10-21-v6 — in Kraft ab dem 21. Oktober 2026

Übersetzung. Bei Abweichungen ist die französische Fassung maßgeblich (Artikel 32.5).

Anbieter: Be The Wave SRL, Gesellschaft mit beschränkter Haftung belgischen Rechts, mit Sitz in rue Albert et Louis Curvers 34, 4053 Embourg, Belgien, eingetragen in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) unter der Nummer 0839.986.742 (MwSt. BE 0839.986.742), Herausgeberin des Dienstes Cloketa. Kontakt: [email protected] — Datenschutz: [email protected].

Präambel

A. Be The Wave SRL entwickelt und betreibt Cloketa, eine online zugängliche Software („Software as a Service“), mit der Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen, planen, korrigieren, aufbewahren und exportieren können.

B. Der Kunde ist ein Unternehmen, das Cloketa für seine beruflichen Zwecke und insbesondere zur Organisation der Arbeitszeiterfassung seines Personals nutzen möchte.

C. Die Parteien erkennen an, dass die in Belgien für den 1. Januar 2027 angekündigte allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zum Datum der vorliegenden Version noch nicht endgültig verabschiedet ist und dass sich ihre Modalitäten ändern können. Der Kunde wählt Cloketa in Kenntnis der Sachlage.

D. Der Kunde vertraut Be The Wave SRL die Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Arbeitnehmer an. Die Parteien beabsichtigen, diese Verarbeitung gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) und die Bedingungen für den Anbieterwechsel gemäß der Verordnung (EU) 2023/2854 („Datenverordnung“) zu regeln.

Es wird Folgendes vereinbart.

Titel I — Vertragsrahmen

Artikel 1. Begriffsbestimmungen

Die folgenden großgeschriebenen Begriffe haben im Singular wie im Plural die nachstehende Bedeutung.

• Administrator: Nutzer, dem der Kunde in Cloketa die umfassendsten Rechte über den Unternehmensbereich einräumt, insbesondere die Verwaltung der Nutzer, der Regeln, des Abonnements und der Exporte.
• Kunde: die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit handelnde juristische oder natürliche Person, die bei der Erstellung des Unternehmensbereichs identifiziert wird, den Vertrag annimmt und die Arbeitnehmer beschäftigt.
• Vertrag: die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen, ihre Anhänge, der gebuchte Tarif und gegebenenfalls jedes von beiden Parteien unterzeichnete besondere Dokument.
• Dokumentation: die vom Anbieter veröffentlichten Informationen zur Nutzung von Cloketa, insbesondere auf www.cloketa.eu und in der Anwendung.
• Kundendaten: alle Daten, einschließlich personenbezogener Daten, die vom Kunden oder seinen Nutzern in Cloketa eingegeben oder durch deren Nutzung des Dienstes für Rechnung des Kunden erzeugt werden (Zeitbuchungen, Arbeitszeitpläne, Korrekturen, Begründungen, Entscheidungen, Standorte, Anhänge, Audit-Protokolle zum Unternehmensbereich).
• Exportierbare Daten: die Kundendaten und die damit verbundenen Metadaten, die im Sinne der Datenverordnung extrahiert werden können, mit Ausnahme der Elemente, die durch Rechte des geistigen Eigentums oder Geschäftsgeheimnisse des Anbieters oder Dritter geschützt sind.
• Unternehmensbereich: die logisch abgetrennte, dem Kunden eigene Umgebung von Cloketa, die seine Einstellungen und seine Kundendaten enthält.
• Tarif: das vom Kunden gewählte Preisangebot (insbesondere Micro, Small, Team oder Enterprise) mit seiner monatlichen oder jährlichen Laufzeit.
• Nichtverfügbarkeit: Zeitraum, in dem die Funktionen zur Zeitbuchung und zur Einsichtnahme von Cloketa für sämtliche Nutzer des Kunden aus einer der Infrastruktur des Anbieters zurechenbaren Ursache nicht zugänglich sind, wie in Artikel 14 definiert.
• Kiosk: ein gemeinsam genutztes, vom Kunden konfiguriertes und einem Standort zugeordnetes Gerät, an dem die Arbeitnehmer ihre Zeiten mittels eines persönlichen QR-Codes oder PIN-Codes buchen.
• Standort: ein vom Kunden festgelegter Arbeitsort (zum Beispiel ein Büro, ein Betriebsgelände, eine Baustelle oder die Telearbeit), mit oder ohne Adresse oder geografische Koordinaten, sowie, sofern der Kunde dies aktiviert, die vom Gerät eines Nutzers zum Zeitpunkt einer Zeitbuchung erfasste geografische Position.
• Anbieter: Be The Wave SRL.
• Dienst oder Cloketa: die online und als progressive Webanwendung (PWA) bereitgestellte Software Cloketa, ihre Dokumentation, ihre Aktualisierungen und, sofern gebucht, die Begleitdienste wie Cloketa Start.
• Dauerhafter Datenträger: jedes Medium, das es ermöglicht, eine Information zu speichern und unverändert wiederzugeben, insbesondere eine E-Mail oder ein PDF-Dokument.
• Arbeitnehmer: jede Person, deren Arbeitszeit der Kunde in Cloketa erfasst oder erfassen lässt, unabhängig von ihrem Status (Angestellter, Arbeiter, Leiharbeitnehmer, Student oder sonstiger).
• Aktiver Arbeitnehmer: jede aktive oder eingeladene Person, die einen Platz im Unternehmensbereich belegt und den Dienst nutzen kann; dies ist die Berechnungseinheit des Preises.
• Nutzer: jede natürliche Person, die vom Kunden zum Zugriff auf den Unternehmensbereich ermächtigt ist, unabhängig von ihrer Rolle (Administrator, Manager, Arbeitnehmer).
• Datenschutzverletzung: eine Verletzung der Sicherheit im Sinne von Artikel 4 Nummer 12 der DSGVO, die Kundendaten betrifft.

Artikel 2. Gegenstand und Vertragsunterlagen

2.1. Der Vertrag legt die Bedingungen fest, unter denen der Anbieter dem Kunden den Dienst zur Verfügung stellt, sowie die Rechte und Pflichten der Parteien.

2.2. Der Vertrag besteht in absteigender Rangfolge aus: (i) jedem von beiden Parteien unterzeichneten besonderen Dokument; (ii) dem gebuchten Tarif und seiner Bestellübersicht; (iii) Anhang 1 (Auftragsverarbeitungsvertrag), der in allen Fragen des Datenschutzes Vorrang hat; (iv) den vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen; (v) den Anhängen 2 und 3; (vi) der Dokumentation.

2.3. Der Vertrag stellt die gesamte Vereinbarung der Parteien dar. Er ersetzt jeden früheren Austausch. Allgemeine Einkaufsbedingungen oder sonstige Bedingungen des Kunden sind nicht anwendbar, auch wenn sie nachträglich mitgeteilt werden.

Artikel 3. Vertragsabschluss, Vertretungsbefugnis und Beweis

3.1. Ausschließlich berufliche Nutzung. Cloketa ist Unternehmen im Sinne von Artikel I.1 Nr. 1 des Wirtschaftsgesetzbuches vorbehalten. Der Kunde erklärt, zu beruflichen Zwecken zu handeln. Die Vorschriften zum Verbraucherschutz finden auf den Vertrag keine Anwendung.

3.2. Vertretungsbefugnis. Die Person, die den Unternehmensbereich erstellt und den Vertrag annimmt, erklärt, rechtlich befugt zu sein, den Kunden als Organ oder Bevollmächtigter zu verpflichten. Andernfalls steht sie dafür ein, dass der Kunde den Vertrag genehmigt, und haftet bis zu dieser Genehmigung persönlich für die sich daraus ergebenden Verpflichtungen. Die Nutzung des Dienstes oder die Zahlung einer Rechnung gilt als Genehmigung.

3.3. Identifizierung des Kunden. Der Kunde macht genaue und vollständige Angaben, insbesondere zu seiner Bezeichnung, seiner Unternehmensnummer, seiner Adresse und der Identität des Unterzeichners. Der Anbieter kann diese Angaben anhand der Zentralen Datenbank der Unternehmen vorausfüllen; der Kunde überprüft und berichtigt diese Daten in eigener Verantwortung.

3.4. Elektronische Annahme. Der Vertrag wird durch die elektronische Annahme des Kunden bei der Erstellung des Unternehmensbereichs geschlossen, mittels eines nicht vorab angekreuzten Kontrollkästchens und einer gesonderten Annahmehandlung. Der Anbieter speichert die Identität des Kontos, Datum und Uhrzeit, die angenommene Version, ihren digitalen Fingerabdruck (Hash), die IP-Adresse und die Kennung des Unternehmensbereichs.

3.5. Beweis. Zwischen Unternehmen gilt die freie Beweisführung. Die Parteien vereinbaren, dass die in Artikel 3.4 genannten Aufzeichnungen und die Protokolle des Dienstes bis zum Beweis des Gegenteils als Beweis für die Annahme und ihren Inhalt gelten. Der Kunde kann jederzeit aus Cloketa eine Kopie der angenommenen Version auf einem dauerhaften Datenträger herunterladen.

3.6. Vorvertragliche Information. Der Kunde erkennt an, vor der Annahme den Vertrag, den Tarif, den Preis, das Verfahren für den Anbieterwechsel und den Export gemäß Artikel 27 sowie die Liste der Unterauftragsverarbeiter in Anhang 2 eingesehen haben zu können.

Artikel 4. Beschreibung und Grenzen des Dienstes

4.1. Funktionen. Der Dienst ermöglicht insbesondere: die tatsächliche Zeitbuchung (Beginn, Pause, Wiederaufnahme, Ende) über einen Browser, eine PWA oder einen Kiosk; die automatische Erfassung fester Arbeitszeitpläne; die Verwaltung von Pausen, geteilten Arbeitszeiten und über Mitternacht hinausgehenden Arbeitsleistungen; das Vorschlagen, Genehmigen und Nachverfolgen von Korrekturen; die Anwesenheitsübersicht; die Verwaltung von Standorten und, sofern der Kunde dies aktiviert, die Geolokalisierung bei der Zeitbuchung; die Erstellung von Berichten und eines Inspektionsexports mit Manifest und Integritätsprüfung; die Verwaltung mehrerer Unternehmen und der Zugriffsrechte. Die aktuelle Beschreibung ist in der Dokumentation enthalten.

4.2. Standarddienst. Der Dienst ist eine Standardsoftware, die allen Kunden desselben Tarifs in identischer Form angeboten wird, vorbehaltlich der gemäß Artikel 10.5 aktivierten Optionen. Der Anbieter verpflichtet sich nicht, spezifische Funktionen zu entwickeln, außer aufgrund eines unterzeichneten besonderen Dokuments.

4.3. Weiterentwicklungen. Der Anbieter kann den Dienst weiterentwickeln sowie Funktionen aus technischen, sicherheitsbezogenen oder rechtlichen Gründen oder zur Verbesserung des Produkts hinzufügen, ändern oder entfernen. Schränkt eine Änderung eine für den Kunden wesentliche Funktion erheblich und nachteilig ein, informiert der Anbieter ihn mindestens dreißig Tage im Voraus, außer bei Sicherheitsnotfällen oder gesetzlichen Verpflichtungen; der Kunde kann den Vertrag dann gemäß Artikel 25.3 kündigen.

4.4. Entwicklung des Rechtsrahmens. Der Anbieter verfolgt die Entwicklung der Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung und bemüht sich, den Dienst innerhalb einer angemessenen Frist nach Veröffentlichung der endgültigen Texte anzupassen. Er garantiert nicht, dass der Dienst alle künftigen, sektoriellen oder tarifvertraglichen Anforderungen, die für den Kunden gelten, oder diese zu einem bestimmten Zeitpunkt abdecken wird. Kann der Dienst nicht in zumutbarer Weise an eine wesentliche gesetzliche Anforderung angepasst werden, kann jede Partei den Vertrag gemäß Artikel 25.3 kündigen.

4.5. Was Cloketa nicht ist. Cloketa ist weder eine offizielle Anwendung einer Behörde noch ein Sozialsekretariat, eine Lohnbuchhaltungssoftware oder ein Prüfungs-, Zertifizierungs- oder Beratungsdienst. Berechnungen, Warnungen, Summen, Standortvorschläge, Berichte und Exporte sind technische Hilfsmittel, die der Kunde vor jeder Verwendung überprüft.

4.6. Beta-Funktionen. Als „Beta“, „Vorschau“ oder „experimentell“ gekennzeichnete Funktionen werden im Ist-Zustand zu Testzwecken bereitgestellt, ohne Zusage hinsichtlich Verfügbarkeit oder Fortbestand, und können jederzeit entfernt werden.

Titel II — Konten, Nutzer und Pflichten des Kunden

Artikel 5. Unternehmensbereich und Administratoren

5.1. Der Kunde benennt mindestens einen Administrator. Er bestimmt frei die Rollen und Rechte jedes Nutzers in seinem Unternehmensbereich.

5.2. Die in Cloketa von einem Administrator oder von einem Nutzer mit den erforderlichen Rechten erteilten Anweisungen (Einladungen, Einstellungen, Genehmigungen, Exporte, Löschungen, Tarifwechsel) gelten als vom Kunden erteilt und verpflichten ihn.

5.3. Der Kunde hält die Liste der Administratoren auf dem neuesten Stand. Im Falle des Ausscheidens eines Administrators oder eines Zugangsverlusts kann der Anbieter auf schriftlichen Antrag einer zur Vertretung des Kunden befugten Person und nach angemessener Überprüfung einer anderen Person die Administratorrechte zuweisen.

Artikel 6. Nutzer und Arbeitnehmer

6.1. Der Kunde ist alleinige Vertragspartei. Der Vertrag wird ausschließlich mit dem Kunden geschlossen. Die Nutzer, einschließlich der Arbeitnehmer, werden nicht Vertragsparteien und erwerben keine eigenen Rechte auf dessen Erfüllung, unbeschadet ihrer Rechte als betroffene Personen im Sinne der DSGVO.

6.2. Vom Kunden gewährter Zugang. Der Kunde gewährt seinen Nutzern ein persönliches, nicht übertragbares Zugangsrecht, das auf die Vertragsdauer und die Nutzung des Unternehmensbereichs beschränkt ist. Dieses Recht endet, wenn der Kunde den Nutzer deaktiviert oder wenn der Vertrag endet.

6.3. Nutzungsbedingungen für die Nutzer. Bei seiner ersten Anmeldung nimmt jeder Nutzer die Nutzungsbedingungen in Anhang 3 zur Kenntnis und akzeptiert sie und erhält die Informationen zum Datenschutz. Diese Bedingungen regeln die redliche und sichere Nutzung des Dienstes. Sie erlegen dem Nutzer weder einen Preis noch eine finanzielle Verpflichtung auf und ersetzen nicht die Pflichten des Kunden gegenüber seinen Arbeitnehmern.

6.4. Haftung des Kunden für seine Nutzer. Der Kunde haftet gegenüber dem Anbieter für die Handlungen und Unterlassungen seiner Nutzer wie für seine eigenen. Er sorgt dafür, dass sie den Vertrag und Anhang 3 einhalten.

6.5. Persönliche Zugangsdaten. Jeder Zugang ist streng persönlich. Die gemeinsame Nutzung eines Kontos, eines PIN-Codes oder eines QR-Codes durch mehrere Personen ist untersagt. Der Kunde informiert seine Nutzer darüber, dass eine für einen Kollegen vorgenommene Zeitbuchung die Arbeitszeiterfassung verfälscht.

6.6. Konten für mehrere Unternehmen. Ein und dieselbe Person kann über ein Konto verfügen, das in mehreren Unternehmensbereichen verwendet wird. Ihre Rollen, Personalnummern und Arbeitsdaten bleiben jedem Unternehmensbereich eigen und sind für andere Kunden nicht zugänglich.

Artikel 7. Pflichten des Kunden als Arbeitgeber

7.1. Sozialrechtliche Verantwortung. Der Kunde bleibt alleiniger Arbeitgeber und allein verantwortlich für die Einhaltung des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts, der kollektiven und sektoriellen Arbeitsabkommen, seiner Arbeitsordnung, der Arbeitszeiten und Arbeitsregelungen, der Pausen, der Entlohnung, der Meldungen und der Pflichten zur Aufbewahrung der Sozialdokumente. Er bestimmt, ob der Dienst und seine Konfiguration für seine Situation geeignet sind, und konsultiert bei Bedarf sein Sozialsekretariat oder einen qualifizierten Berater.

7.2. Information und Konsultation des Personals. Vor der Inbetriebnahme erfüllt der Kunde die nach dem Gesetz und den anwendbaren Abkommen erforderlichen Schritte, insbesondere:

1. die vorherige, klare und vollständige Information der Arbeitnehmer über die Verarbeitung ihrer Daten (Artikel 13 und 14 der DSGVO), einschließlich über eine etwaige Geolokalisierung bei der Zeitbuchung;
2. die Information und gegebenenfalls die Konsultation des Betriebsrats, des Ausschusses für Gefahrenverhütung und Schutz am Arbeitsplatz oder der Gewerkschaftsvertretung, insbesondere bei Einführung einer neuen Technologie;
3. die Anpassung der Arbeitsordnung nach dem gesetzlichen Verfahren, wenn das Erfassungssystem oder seine Modalitäten darin aufgeführt werden müssen;
4. die Einhaltung der auf die Arbeitsbeziehungen anwendbaren Sprachengesetzgebung, insbesondere im niederländischen oder deutschen Sprachgebiet, durch Wahl der geeigneten Sprache der Benutzeroberfläche und der den Arbeitnehmern ausgehändigten Dokumente.

7.3. Geolokalisierung und Standorte. Die Geolokalisierung bei der Zeitbuchung ist standardmäßig deaktiviert. Der Kunde entscheidet allein, sie deaktiviert zu lassen, sie optional oder verpflichtend zu machen. Aktiviert er sie, so:

1. verfügt er über einen festgelegten Zweck und eine gültige Rechtsgrundlage, die schriftlich dokumentiert sind, und prüft die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme, insbesondere im Hinblick auf die vom Dienst angebotenen weniger einschneidenden Lösungen (Standorte ohne Koordinaten, einem Betriebsgelände zugeordneter Kiosk);
2. führt er eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, wenn diese erforderlich ist;
3. verwendet er die Geolokalisierung weder zur Verfolgung der Bewegungen der Arbeitnehmer außerhalb der Zeitbuchungen noch für einen unvereinbaren Zweck.

Der automatische Standortvorschlag beruht auf der vom Browser des Nutzers mit dessen Erlaubnis bereitgestellten Ortung. Er kann ungenau sein; der Nutzer und der Kunde überprüfen das Ergebnis.

7.4. Geräte der Arbeitnehmer. Der Kunde darf die Nutzung eines privaten Geräts nicht ohne geeignete gesetzliche oder vertragliche Grundlage vorschreiben. Er stellt bei Bedarf eine Alternative zur Verfügung, zum Beispiel einen Kiosk oder ein dienstliches Gerät.

7.5. Richtigkeit und Kontrolle. Der Kunde gewährleistet die Richtigkeit, Rechtmäßigkeit und Erheblichkeit der Kundendaten. Er konfiguriert seine Regeln, Arbeitszeitpläne, Pausen, Standorte, Rechte und Genehmigungsabläufe. Er kontrolliert die Ergebnisse, insbesondere die automatischen Erfassungen fester Arbeitszeitpläne und die Korrekturen, vor jeder Lohnabrechnung, Meldung, Entscheidung oder Mitteilung an eine Behörde.

7.6. Aufbewahrung und Exporte. Der Kunde exportiert und bewahrt während der geltenden gesetzlichen Dauer selbst die Dokumente und Daten auf, die er gegenüber einer Inspektion oder einem Gericht nachweisen können muss. Der Dienst ist kein gesetzliches Archivierungssystem.

Artikel 8. Zulässige Nutzung

8.1. Der Kunde und seine Nutzer unterlassen es insbesondere:

• den Dienst zu rechtswidrigen, betrügerischen oder den Rechten der Arbeitnehmer zuwiderlaufenden Zwecken zu nutzen;
• besondere Kategorien von Daten (Artikel 9 der DSGVO), insbesondere Gesundheitsdaten oder medizinische Gründe, in Freitextfelder, Korrekturbegründungen, Kommentare oder Anhänge einzugeben;
• die Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen, die Verwundbarkeit des Dienstes zu testen oder ihn ohne vorherige schriftliche Zustimmung Lasttests zu unterziehen;
• Daten in großem Umfang mit anderen automatisierten Mitteln als den zur Verfügung gestellten Exporten und Schnittstellen zu extrahieren;
• den Dienst zu dekompilieren, zu disassemblieren oder zu vervielfältigen, außer in den vom Gesetz streng erlaubten Grenzen;
• den Dienst weiterzuverkaufen, unterzulizenzieren oder Dritten außerhalb des Unternehmens des Kunden zur Verfügung zu stellen;
• schädliche oder die Rechte Dritter verletzende Inhalte einzugeben.

8.2. Der Kunde meldet dem Anbieter unverzüglich jede unbefugte Nutzung, jede Kompromittierung von Zugangsdaten und jeden Sicherheitsvorfall, von dem er Kenntnis erlangt, und wirkt in angemessener Weise an dessen Analyse mit.

Titel III — Finanzielle Bedingungen

Artikel 9. Testzeitraum

9.1. Der Kunde kann ab der Erstellung des Unternehmensbereichs einen kostenlosen Testzeitraum von vierzehn Tagen in Anspruch nehmen, ohne Verpflichtung zum Abschluss eines Abonnements.

9.2. Während des Testzeitraums wird der Dienst im Ist-Zustand bereitgestellt, ohne Verfügbarkeitsziel und ohne garantierten Support. Im Übrigen gilt der Vertrag, insbesondere Anhang 1.

9.3. Wird nach Ablauf des Testzeitraums kein Abonnement abgeschlossen, wird der Zugang eingeschränkt. Die Kundendaten bleiben dreißig Tage lang exportierbar und werden anschließend gemäß Artikel 27.5 gelöscht. Der Anbieter kann wiederholte Testzeiträume für ein und dasselbe Unternehmen verweigern oder beschränken.

Artikel 10. Preise und Tarife

10.1. Es gelten die Preise des gewählten Tarifs und der aktivierten Optionen, wie sie auf www.cloketa.eu veröffentlicht oder in der Bestellübersicht angegeben sind. Sie verstehen sich in Euro, ohne MwSt. und ohne sonstige Steuern, die zu Lasten des Kunden gehen.

10.2. Der Preis wird je Unternehmensbereich nach der Anzahl der aktiven Arbeitnehmer festgelegt. Die Anzahl der Administratoren und Manager hat keinen Einfluss auf den Preis, es sei denn, sie sind auch aktive Arbeitnehmer.

10.3. Wechsel der Preisstufe. Übersteigt die Anzahl der aktiven Arbeitnehmer die Stufe des Tarifs, wechselt der Kunde in den höheren Tarif. Andernfalls kann der Anbieter ihn nach einer vorherigen Information mit einer Frist von vierzehn Tagen, auf die keine Regularisierung erfolgt ist, von Amts wegen in diesen Tarif überführen. Die Differenz wird anteilig für den laufenden Zeitraum in Rechnung gestellt. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif wird zum nächsten Fälligkeitstermin wirksam, ohne Rückerstattung.

10.4. Tarif Enterprise und Zusatzleistungen. Die Bedingungen des Tarifs Enterprise (16 aktive Arbeitnehmer und mehr) und der Begleitdienste wie Cloketa Start (99 EUR zzgl. MwSt., optional und gesondert in Rechnung gestellt) sind im entsprechenden Angebot festgelegt. Ein Begleitdienst ist eine Mittelverpflichtung, die auf seinen beschriebenen Inhalt beschränkt ist.

10.5. Optionen. Die gemeinsamen Stempelterminals, die Teamverwaltung und die Urlaubsverwaltung sind Optionen. Sie sind im Tarif Enterprise enthalten. In den anderen Tarifen aktiviert oder deaktiviert ein Administrator sie im Dienst, zu den auf www.cloketa.eu veröffentlichten und vor der Aktivierung angezeigten Preisen: je aktivem Terminal für die Terminals, je aktivem Arbeitnehmer für die Teams und den Urlaub. Eine Option ist während der Testphase kostenlos. Danach wird sie mit dem Tarif im selben Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt; eine Aktivierung während eines Zeitraums wird anteilig berechnet. Die Anzahl der Terminals und der aktiven Arbeitnehmer wird täglich erfasst: Eine Erhöhung wird anteilig für den laufenden Zeitraum berechnet, eine Verringerung wird zum nächsten Fälligkeitstermin wirksam, ohne Erstattung. Eine deaktivierte Option bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums verfügbar, ohne Erstattung; die zugehörigen Daten bleiben erhalten. Rabatte und Aktionscodes gelten auch für die Optionen, sofern nicht anders angegeben. Eine vom Anbieter angebotene Option wird nicht berechnet.

Artikel 11. Rechnungsstellung und Zahlung

11.1. Die Entgelte sind für den gewählten jährlichen oder monatlichen Zeitraum im Voraus zahlbar. Die Zahlung erfolgt über die im Dienst angebotenen Zahlungsmittel, insbesondere über den Zahlungsdienstleister Stripe. Der Kunde genehmigt die entsprechenden wiederkehrenden Abbuchungen.

11.2. Die Rechnungen werden in elektronischer Form ausgestellt, gegebenenfalls über das Peppol-Netzwerk gemäß den belgischen Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung. Der Kunde teilt seine Rechnungsdaten mit und hält sie auf dem neuesten Stand.

11.3. Sofern auf der Rechnung nicht anders angegeben, sind die Rechnungen zum angegebenen Fälligkeitstermin und spätestens innerhalb von vierzehn Tagen ab ihrem Datum zahlbar. Jede Beanstandung ist innerhalb von fünfzehn Tagen ab der Rechnung schriftlich und mit Begründung einzureichen; andernfalls gilt die Rechnung als angenommen, unbeschadet des Nachweises eines materiellen Fehlers.

11.4. Jeder bei Fälligkeit unbezahlte Betrag bringt von Rechts wegen und ohne Inverzugsetzung Verzugszinsen zu dem im Gesetz vom 2. August 2002 zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs im Handelsverkehr vorgesehenen Satz sowie die in diesem Gesetz vorgesehene Pauschalentschädigung für Beitreibungskosten mit sich, unbeschadet ordnungsgemäß nachgewiesener höherer Beitreibungskosten.

11.5. Gezahlte Entgelte werden nicht erstattet, außer in den im Vertrag ausdrücklich vorgesehenen Fällen (Artikel 14.5, 23.3, 25.3, 25.4, 28 und Punkt 5.3 von Anhang 1) oder aufgrund einer zwingenden Bestimmung.

11.6. Empfehlungsprogramm. Der Kunde kann Cloketa einem anderen Unternehmen zu den im Dienst veröffentlichten Bedingungen des Empfehlungsprogramms (Bildschirm „Empfehlung“) empfehlen, die Bestandteil des Vertrags sind. Das empfohlene Unternehmen erhält einen Rabatt auf seine erste Rechnung, der nicht mit einem anderen Aktionscode kombinierbar ist. Die Prämie des Kunden besteht in einer Gutschrift in Höhe eines Monatsentgelts ohne MwSt. des Abonnements des empfohlenen Unternehmens, höchstens eines Monatsentgelts ohne MwSt. seines eigenen Abonnements, die automatisch mit seinen nächsten Entgeltrechnungen verrechnet wird. Die Gutschrift wird niemals erstattet, ausgezahlt oder in Geld umgetauscht; sie ist nicht verzinslich und nicht übertragbar. Ein noch nicht verrechnetes Guthaben verfällt ohne Entschädigung, wenn der Vertrag aus welchem Grund auch immer endet, insbesondere wenn der Kunde sein Abonnement nicht verlängert. Der Anbieter kann eine missbräuchliche oder den Bedingungen widersprechende Empfehlung ablehnen und das Programm für die Zukunft ändern oder beenden; bereits gewährte Gutschriften bleiben verrechenbar, solange der Vertrag in Kraft ist.

Artikel 12. Zahlungsverzug und Aussetzung

12.1. Bei Nichtzahlung bei Fälligkeit sendet der Anbieter eine Zahlungserinnerung. Erfolgt die Zahlung nicht innerhalb von sieben Tagen nach dieser Erinnerung, kann er die Verwaltungsfunktionen des Unternehmensbereichs aussetzen.

12.2. Um den Arbeitnehmern ihr Erfassungsinstrument nicht zu entziehen, bleiben die Funktionen zur Zeitbuchung und zum Export während dreißig Tagen nach der Aussetzung der Verwaltungsfunktionen verfügbar.

12.3. Erfolgt nach Ablauf dieser Frist keine Regularisierung, kann der Anbieter den gesamten Dienst aussetzen und den Vertrag gemäß Artikel 25.5 kündigen. Die Aussetzung setzt die geschuldeten Beträge nicht aus.

Artikel 13. Preisänderung

13.1. Der Anbieter kann seine Preise aus einem triftigen Grund ändern, insbesondere aufgrund der Entwicklung seiner Kosten, des Gesundheitsindex, des Funktionsumfangs oder des Rechtsrahmens. Die Änderung gilt ab dem nächsten Fälligkeitstermin.

13.2. Der Anbieter teilt jede Erhöhung auf einem dauerhaften Datenträger mindestens sechzig Tage vor ihrem Inkrafttreten für einen Jahrestarif und dreißig Tage vorher für einen Monatstarif mit.

13.3. Der Kunde, der die Erhöhung nicht akzeptiert, kann den Vertrag kostenlos mit Wirkung zum Datum des Inkrafttretens des neuen Preises beenden. Andernfalls gilt der neue Preis als angenommen.

Titel IV — Dienstgüte, Wartung und Support

Artikel 14. Verfügbarkeit des Dienstes

14.1. Mittelverpflichtung. Der Anbieter setzt angemessene Mittel ein, damit der Dienst ständig zugänglich ist. Er garantiert keinen ununterbrochenen oder fehlerfreien Betrieb.

14.2. Verfügbarkeitsziel. Der Anbieter strebt eine monatliche Verfügbarkeit der Funktionen zur Zeitbuchung und zur Einsichtnahme von 97 % an, das heißt, als Richtwert, eine kumulierte Nichtverfügbarkeit von etwa 21 Std. 36 Min. in einem Monat mit dreißig Tagen. Die Quote wird wie folgt berechnet: (Minuten des Monats − nicht ausgenommene Minuten der Nichtverfügbarkeit) / Minuten des Monats. Berücksichtigt werden nur Nichtverfügbarkeiten von mindestens fünfzehn aufeinanderfolgenden Minuten, die von den Überwachungswerkzeugen des Anbieters festgestellt werden.

14.3. Ausnahmen. Nicht als Nichtverfügbarkeit gerechnet werden: geplante oder dringende Wartungsarbeiten (Artikel 15); höhere Gewalt (Artikel 23); Ausfälle der Kommunikationsnetze, Geräte, Browser, Betriebssysteme oder Verbindungen des Kunden oder der Nutzer; Ausfälle von Diensten Dritter, die nicht zur Hosting-Infrastruktur des Dienstes gehören (insbesondere Benachrichtigungs-, E-Mail-, Zahlungs-, DNS-Auflösungs-, Content-Delivery- oder Angriffsschutzdienste); Cyberangriffe trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen; Aussetzungen gemäß dem Vertrag; die nicht vertragsgemäße Nutzung des Dienstes; Beta-Funktionen und der Testzeitraum.

14.4. Keine Vertragsstrafe. Das Verfügbarkeitsziel ist ein Qualitätsziel. Seine Nichteinhaltung gibt keinen Anspruch auf Service-Gutschriften, Vertragsstrafen, Preisminderungen oder Schadensersatz, einzig vorbehaltlich Artikel 14.5.

14.5. Schwerwiegender Ausfall: einziger Rechtsbehelf. Ein schwerwiegender Ausfall liegt vor, wenn (a) die Verfügbarkeit während zwei aufeinanderfolgender Monate oder während drei Monaten innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten unter 97 % liegt oder (b) eine nicht ausgenommene ununterbrochene Nichtverfügbarkeit zweiundsiebzig Stunden überschreitet. Der Kunde kann den Vertrag dann innerhalb von dreißig Tagen nach dem schwerwiegenden Ausfall schriftlich mit sofortiger Wirkung kündigen. Der Anbieter erstattet ihm die im Voraus gezahlten Entgelte für den noch nicht abgelaufenen Zeitraum prorata temporis. Diese Kündigung und diese Erstattung sind der einzige und ausschließliche Rechtsbehelf des Kunden für jede Nichtverfügbarkeit, Leistungsverschlechterung oder mangelnde Verfügbarkeit, vorbehaltlich Artikel 22.6.

14.6. Notfallverfahren. Der Kunde erkennt an, dass kein Online-Dienst ständig verfügbar ist. Er richtet ein Notfallverfahren ein, das es ermöglicht, die Arbeitszeit während einer Nichtverfügbarkeit zu erfassen (zum Beispiel eine Aufstellung auf Papier oder eine Tabellenkalkulation) und sie anschließend im Wege einer nachvollziehbaren Korrektur wieder in Cloketa einzupflegen.

14.7. Information. Bei einem größeren Vorfall bemüht sich der Anbieter, die Administratoren per E-Mail, in der Anwendung oder auf einer Statusseite zu informieren, ohne Verpflichtung zu einer Frist.

Artikel 15. Wartung und Störungen

15.1. Geplante Wartung. Der Anbieter bemüht sich, geplante Wartungsarbeiten außerhalb der Zeit von 7 bis 19 Uhr (Brüsseler Zeit) an Werktagen durchzuführen und die Administratoren mindestens achtundvierzig Stunden im Voraus darüber zu informieren, wenn die voraussichtliche Unterbrechung dreißig Minuten überschreitet.

15.2. Dringende Wartung. Der Anbieter kann den Dienst ohne Vorankündigung unterbrechen, wenn die Sicherheit, die Integrität der Daten oder die Stabilität des Dienstes dies erfordern.

15.3. Störungen. Der Kunde meldet jede Störung mit einer genauen Beschreibung, die es ermöglicht, sie nachzuvollziehen. Der Anbieter bestimmt nach seiner angemessenen Beurteilung der Schwere und der Auswirkungen, ob und wann er eine Störung durch eine Aktualisierung, eine Umgehungslösung oder eine Dokumentation behebt. Es wird keine Frist für die Behebung garantiert.

15.4. Keine Entschädigung. Eine Störung, ein Programmfehler, eine Verlangsamung oder eine Fehlfunktion gibt keinen Anspruch auf Entschädigung, vorbehaltlich der Artikel 14.5, 22.4 und 22.6. Der Kunde überprüft die Ergebnisse des Dienstes gemäß Artikel 7.5.

Artikel 16. Support

16.1. Kanäle und Zeiten. Der Support ist per E-Mail ([email protected]) und über das integrierte Support-Modul an belgischen Werktagen von 9 bis 17 Uhr auf Französisch, Niederländisch, Deutsch und Englisch erreichbar.

16.2. Keine Dienstgüte. Der Support wird im Rahmen einer Mittelverpflichtung erbracht, ohne garantierte Frist für Bearbeitung, Antwort oder Lösung. Der Anbieter bearbeitet die Anfragen nach ihrer Schwere und der Reihenfolge ihres Eingangs.

16.3. Umfang. Der Support betrifft die Nutzung und die Funktionsweise des Dienstes. Er umfasst weder rechtliche, sozialrechtliche oder lohnbezogene Beratung noch Konfiguration für Rechnung des Kunden noch Schulungen, es sei denn, ein Begleitdienst wurde gebucht. Der Anbieter kann sich darauf beschränken, nur Administratoren zu antworten.

16.4. Zugriff des Supports auf die Daten. Das Personal des Anbieters greift auf Kundendaten nur in dem Umfang zu, der zur Bearbeitung einer Anfrage, für die Sicherheit oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Diese Zugriffe werden protokolliert. Anhänge zu Support-Anfragen sind nur befugten Personen zugänglich.

Titel V — Daten, Sicherheit und Eigentum

Artikel 17. Kundendaten und Datenschutz

17.1. Eigentum an den Kundendaten. Der Kunde behält alle Rechte an den Kundendaten. Er räumt dem Anbieter für die Dauer des Vertrags und der Vorgänge bei Vertragsende das Recht ein, sie ausschließlich in dem Umfang zu hosten, zu vervielfältigen und zu verarbeiten, der für die Erbringung des Dienstes, seine Sicherheit und die Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

17.2. Rollen. Für personenbezogene Kundendaten handelt der Kunde als Verantwortlicher und der Anbieter als Auftragsverarbeiter, unter den Bedingungen von Anhang 1, der integraler Bestandteil des Vertrags ist.

17.3. Eigene Verarbeitungen des Anbieters. Der Anbieter handelt als eigenständiger Verantwortlicher für: die Erstellung und Verwaltung der Zugangskonten, die Authentifizierung und die Sicherheit der Plattform; die Verwaltung der Vertragsbeziehung, die Rechnungsstellung und die Beitreibung; die Verhinderung von Betrug und Missbrauch; die Mitteilungen in Bezug auf den Dienst; die Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten; die Reichweitenmessung der Website auf Grundlage einer Einwilligung. Diese Verarbeitungen sind in seiner Datenschutzerklärung beschrieben, die über den Dienst zugänglich ist. Der Kunde leitet diese Information bei Bedarf an seine Nutzer weiter.

17.4. Anonymisierte Daten. Der Kunde weist den Anbieter an, aus den Kundendaten unumkehrbar anonymisierte und aggregierte Daten zu erstellen, die weder die Identifizierung einer natürlichen Person noch des Kunden ermöglichen. Der Anbieter darf diese Daten während und nach dem Vertrag verwenden, um Statistiken zu erstellen, die Nutzung zu messen, den Dienst zu verbessern und abzusichern und neue Funktionen zu entwickeln. Diese Daten sind weder Kundendaten noch personenbezogene Daten. Der Anbieter verkauft sie nicht und veröffentlicht sie nur in einer aggregierten Form, die die Identität des Kunden nicht offenlegt.

17.5. Dienstmitteilungen. Der Anbieter kann den Nutzern die für den Betrieb des Dienstes erforderlichen Nachrichten senden (Einladungen, Benachrichtigungen, Sicherheitswarnungen, Zurücksetzungen). Jede kommerzielle Mitteilung an die Nutzer entspricht den geltenden Vorschriften und kann jederzeit abgelehnt werden.

Artikel 18. Sicherheit, Hosting und Sicherungen

18.1. Sicherheitsmaßnahmen. Der Anbieter setzt die in Anhang 2 beschriebenen, dem Risiko angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen um. Er kann sie weiterentwickeln, sofern das Gesamtschutzniveau nicht verringert wird. Da kein vernetztes System unverwundbar ist, garantieren diese Maßnahmen nicht, dass keine Sicherheitslücke, kein Eindringen und kein Datenverlust auftritt.

18.2. Geteilte Sicherheit. Der Kunde sichert seine Konten, Geräte, Kiosks, Netzwerke und Zugangscodes, wendet das Prinzip der minimalen Rechte an und entzieht nicht mehr benötigte Zugänge unverzüglich. Der Anbieter kann für Konten mit erweiterten Rechten die Multi-Faktor-Authentifizierung oder einen Passkey vorschreiben.

18.3. Hosting. Der Dienst, seine Produktionsdaten und seine Sicherungen werden im Europäischen Wirtschaftsraum gehostet, derzeit bei OVHcloud. Der Anbieter kann unter Einhaltung von Anhang 1 zu einem anderen Hosting-Anbieter wechseln, dessen Lösung ein insgesamt gleichwertiges Sicherheitsniveau bietet.

18.4. Sicherungen. Der Anbieter erstellt verschlüsselte Sicherungen, die getrennt von der Produktionsumgebung gespeichert und während 35 gleitender Tage aufbewahrt werden, und testet deren Wiederherstellung regelmäßig nach einem risikobasierten Ansatz. Die Sicherungen dienen der Kontinuität des Dienstes; sie stellen keine Archivierung für Rechnung des Kunden dar. Eine Wiederherstellung kann zum Verlust der jüngsten Daten führen; es wird weder ein Wiederherstellungspunktziel noch ein Wiederherstellungszeitziel garantiert.

18.5. Aufbewahrung im Dienst. Der Kunde legt die Aufbewahrungsfristen innerhalb der vom Dienst gebotenen Grenzen und unter Berücksichtigung seiner gesetzlichen Pflichten fest. Vom Kunden verlangte Löschungen werden in der Produktionsdatenbank und anschließend in den Sicherungen nach Ablauf ihres Rotationszyklus endgültig. Die Audit-Protokolle und die ursprünglichen Werte der Korrekturen werden aufbewahrt, solange der Eintrag, auf den sie sich beziehen, besteht, um die Integrität des Prüfpfads zu wahren.

Artikel 19. Geistiges Eigentum

19.1. Der Anbieter und seine Lizenzgeber behalten sämtliche Rechte des geistigen Eigentums an Cloketa, insbesondere an der Software, ihrem Code, ihren Datenbanken, Schnittstellen, Exportvorlagen, Marken, Logos und der Dokumentation. Der Vertrag bewirkt keine Übertragung von Rechten.

19.2. Der Anbieter räumt dem Kunden ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung des Dienstes für seine internen Zwecke ein, das auf die Vertragsdauer und den gebuchten Tarif beschränkt ist.

19.3. Der Anbieter kann die vom Kunden oder seinen Nutzern mitgeteilten Vorschläge, Rückmeldungen und Ideen frei und unentgeltlich verwenden, ohne ihnen gegenüber verpflichtet zu sein.

19.4. Sofern der Kunde nicht jederzeit per E-Mail widerspricht, kann der Anbieter den Namen und das Logo des Kunden unter seinen kommerziellen Referenzen nennen, ohne Kundendaten offenzulegen.

Artikel 20. Vertraulichkeit

20.1. Jede Partei behandelt die nicht öffentlichen Informationen der anderen Partei, die sie im Rahmen des Vertrags erhalten hat, vertraulich. Sie verwendet sie nur zur Erfüllung des Vertrags und teilt sie nur Personen mit, die sie kennen müssen und einer gleichwertigen Vertraulichkeitspflicht unterliegen.

20.2. Diese Pflicht gilt nicht für Informationen, die ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich sind, ihr bereits bekannt sind, unabhängig entwickelt wurden oder deren Mitteilung durch das Gesetz oder eine Behörde vorgeschrieben ist, in letzterem Fall nach Information der anderen Partei, soweit dies zulässig ist.

20.3. Die Vertraulichkeitspflicht besteht fünf Jahre über das Ende des Vertrags hinaus fort. Personenbezogene Kundendaten bleiben gemäß Anhang 1 zeitlich unbegrenzt geschützt.

Titel VI — Gewährleistungen und Haftung

Artikel 21. Gewährleistungen

21.1. Der Anbieter gewährleistet, dass er über die zur Erbringung des Dienstes erforderlichen Rechte verfügt und dass er ihn mit der Sorgfalt eines normal umsichtigen und sorgfältigen Fachmanns erbringt.

21.2. Soweit gesetzlich zulässig, ist jede andere ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung ausgeschlossen, insbesondere jede Gewährleistung der Eignung für einen bestimmten Zweck, der Übereinstimmung des Dienstes oder seiner Konfiguration mit den gesetzlichen, sektoriellen oder tarifvertraglichen Pflichten des Kunden, der Annahme eines Berichts oder eines Exports durch eine Inspektion, ein Gericht oder eine Behörde sowie der Fehlerfreiheit.

21.3. Der Kunde gewährleistet, dass er über alle Rechtsgrundlagen, Informationen und Genehmigungen verfügt, die erforderlich sind, um die Kundendaten in den Dienst einzugeben und deren personenbezogene Daten gemäß dem Vertrag verarbeiten zu lassen.

Artikel 22. Haftung

22.1. Grundsatz. Die Pflichten des Anbieters sind Mittelverpflichtungen. Seine Haftung kann nur für einen nachgewiesenen, ihm zurechenbaren Fehler begründet werden, und nur für den unmittelbaren, vorhersehbaren und persönlichen Schaden des Kunden, der sich daraus mit Gewissheit ergibt.

22.2. Ausgeschlossene Schäden. Der Anbieter haftet nicht für mittelbare oder immaterielle Schäden wie entgangenen Gewinn, Umsatz-, Betriebs-, Kundschafts-, Chancen- oder Imageverluste, zusätzliche Personalkosten, Kosten für die Wiederherstellung von Daten, die der Kunde durch eigene Exporte hätte vermeiden können, oder Regressansprüche Dritter.

22.3. Sozialrechtliche und verwaltungsrechtliche Folgen. Soweit gesetzlich zulässig, trägt der Anbieter weder Geldbußen, verwaltungsrechtliche oder strafrechtliche Sanktionen, Sozialbeiträge oder sozialrechtliche Regularisierungen, Lohnrückstände, den Arbeitnehmern geschuldete Entschädigungen noch die Folgen einer Kontrolle oder einer Entscheidung einer Behörde, die mit der Arbeitsorganisation des Kunden und seinen Pflichten als Arbeitgeber verbunden bleiben. Er haftet auch nicht für die Folgen ungenauer Daten, einer unzureichenden Konfiguration oder Kontrolle, rechtswidriger Anweisungen, einer nicht vertragsgemäßen Nutzung, des Fehlens eines Notfallverfahrens (Artikel 14.6) oder eines Dienstes Dritter.

22.4. Verlust oder Veränderung von Daten. Im Falle eines dem Anbieter zurechenbaren Verlusts oder einer ihm zurechenbaren Veränderung von Kundendaten verpflichtet sich dieser, angemessene Mittel einzusetzen, um sie aus der letzten verfügbaren Sicherung wiederherzustellen. Diese Wiederherstellung ist der einzige Rechtsbehelf des Kunden für diesen Schaden, vorbehaltlich Artikel 22.6.

22.5. Höchstbetrag. Die gesamte und kumulierte Haftung des Anbieters aus dem Vertrag oder im Zusammenhang mit diesem ist, für alle Ursachen und Ansprüche zusammen, auf den Betrag der Entgelte ohne MwSt. begrenzt, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem ersten schadensbegründenden Ereignis tatsächlich für den Dienst gezahlt hat.

22.6. Gesetzliche Grenzen. Keine Bestimmung des Vertrags schließt die Haftung des Anbieters aus oder beschränkt sie im Falle von Arglist, Betrug, vorsätzlichem Fehler oder schwerem Fehler, die von ihm selbst oder seinen Angestellten begangen wurden, bei Verletzung des Lebens oder der körperlichen Unversehrtheit oder in jedem anderen Fall, in dem das Gesetz dies verbietet. Keine Bestimmung hat zur Folge, eine wesentliche Verpflichtung des Vertrags ihrer Substanz zu berauben. Die Rechte, die betroffene Personen aus Artikel 82 der DSGVO herleiten, bleiben unberührt; im Verhältnis zwischen den Parteien erfolgt die Aufteilung nach dem jeweiligen Verantwortungsanteil.

22.7. Mitverursachung. Haben mehrere Ursachen, darunter eine Handlung des Kunden oder eines Dritten, zum Schaden beigetragen, haftet der Anbieter nur im Umfang seines eigenen Beitrags.

22.8. Klagefrist. Jede Klage des Kunden gegen den Anbieter muss bei sonstigem Ausschluss innerhalb eines Jahres ab dem Tag erhoben werden, an dem der Kunde von dem schädigenden Ereignis Kenntnis erlangt hat oder bei vernünftiger Betrachtung hätte erlangen müssen, sofern keine gegenteilige zwingende Bestimmung besteht.

22.9. Außervertragliche Klage und Hilfspersonen. Die Ausschlüsse und Beschränkungen des vorliegenden Artikels gelten unabhängig von der vertraglichen oder außervertraglichen Grundlage der Klage gemäß Buch 6 des Zivilgesetzbuches. Die Geschäftsführer, Arbeitnehmer, Subunternehmer und sonstigen Hilfspersonen des Anbieters können sich gegenüber dem Kunden darauf berufen.

22.10. Garantie des Kunden. Der Kunde stellt den Anbieter von allen Ansprüchen, Klagen oder Sanktionen von Arbeitnehmern, Nutzern, Behörden oder sonstigen Dritten frei, die sich aus den Kundendaten, seinen Anweisungen, seiner Konfiguration, einem Verstoß gegen die Artikel 7 und 8 oder seiner Rolle als Verantwortlicher ergeben, und ersetzt ihm die angemessenen Verteidigungskosten, außer soweit der Schaden auf einem Fehler des Anbieters beruht.

Artikel 23. Höhere Gewalt

23.1. Keine Partei haftet für eine Nichterfüllung, die auf einem Ereignis beruht, das sich ihrer angemessenen Kontrolle entzieht, das bei Vertragsabschluss vernünftigerweise nicht vorhersehbar war und dessen Auswirkungen nicht durch geeignete Maßnahmen vermieden werden können, insbesondere: Naturkatastrophe, Brand, Überschwemmung, Epidemie, Krieg, Terrorakt, behördliche Entscheidung, externer Streik, allgemeiner Ausfall der Telekommunikations- oder Energienetze, schwerwiegender Ausfall des Hosting-Anbieters oder eines kritischen Lieferanten, der dem Anbieter nicht zurechenbar ist, groß angelegter Cyberangriff trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen.

23.2. Die verhinderte Partei informiert die andere so bald wie möglich und setzt angemessene Mittel ein, um die Auswirkungen des Ereignisses zu begrenzen. Die Erfüllung der betroffenen Pflichten wird für die Dauer der Verhinderung ausgesetzt. Die Pflicht zur Zahlung bereits fälliger Beträge wird nicht ausgesetzt.

23.3. Dauert die Verhinderung länger als sechzig Tage, kann jede Partei den Vertrag schriftlich und ohne Entschädigung kündigen. Der Anbieter erstattet dann prorata temporis die im Voraus gezahlten Entgelte für den nicht erbrachten Zeitraum.

Titel VII — Laufzeit, Vertragsende, Einstellung des Produkts und Abtretung

Artikel 24. Laufzeit und Verlängerung

24.1. Der Vertrag wird mit seiner Annahme wirksam. Nach dem Testzeitraum läuft er ab der ersten Zahlung für die Laufzeit des gebuchten Tarifs (ein Monat oder ein Jahr) weiter.

24.2. Zu jedem Fälligkeitstermin verlängert sich der Vertrag stillschweigend um einen Zeitraum gleicher Dauer, sofern er nicht vom Kunden vor dem Fälligkeitstermin über den Dienst oder schriftlich gekündigt wird. Bei einem Jahrestarif erinnert der Anbieter mindestens dreißig Tage im Voraus auf einem dauerhaften Datenträger an den Fälligkeitstermin.

Artikel 25. Kündigung

25.1. Kündigung zum Fälligkeitstermin. Der Kunde kann den Vertrag jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Zeitraums kündigen. Er behält den Zugang zum Dienst bis zu diesem Datum.

25.2. Vorzeitige Kündigung durch den Kunden. Gemäß der Datenverordnung kann der Kunde jederzeit seinen Willen mitteilen, den Vertrag vor dem Fälligkeitstermin zu beenden, insbesondere um den Anbieter zu wechseln. Die Kündigung wird zu dem vom Kunden angegebenen Datum wirksam, spätestens jedoch zwei Monate nach der Mitteilung, und wird anschließend von der Übergangsfrist gemäß Artikel 27 begleitet. Bei einem Jahrestarif verbleiben die Entgelte für den laufenden Jahreszeitraum dem Anbieter als pauschale und verhältnismäßige Entschädigung für die vorzeitige Kündigung: Sie entsprechen der Gegenleistung für die jährliche Bindung, aufgrund derer der Kunde im Vergleich zum Monatstarif einen um etwa zwei Monate ermäßigten Preis erhalten hat. Bei einem Monatstarif ist keine Entschädigung geschuldet.

25.3. Kündigung wegen wesentlicher Änderung. In den in den Artikeln 4.3, 4.4, 29.3 und 30.3 vorgesehenen Fällen kann der Kunde den Vertrag kostenlos schriftlich mit Wirkung zum Datum des Inkrafttretens der Änderung oder spätestens innerhalb der darauffolgenden dreißig Tage kündigen. Der Anbieter erstattet dann prorata temporis die im Voraus gezahlten Entgelte für den nicht erbrachten Zeitraum. Im Fall von Artikel 4.4 verfügt der Anbieter über dasselbe Kündigungsrecht mit derselben Erstattung.

25.4. Pflichtverletzung des Anbieters. Bei einer schwerwiegenden Verletzung einer wesentlichen Pflicht durch den Anbieter, die nicht innerhalb von dreißig Tagen nach einer schriftlichen und genauen Inverzugsetzung behoben wird, kann der Kunde den Vertrag schriftlich kündigen. Der Anbieter erstattet prorata temporis die im Voraus gezahlten Entgelte für den nicht erbrachten Zeitraum, unbeschadet von Artikel 22.

25.5. Pflichtverletzung des Kunden. Der Anbieter kann den Vertrag schriftlich und ohne Entschädigung kündigen: (a) bei anhaltender Nichtzahlung unter den Bedingungen von Artikel 12.3; (b) bei einer schwerwiegenden Pflichtverletzung des Kunden, die nicht innerhalb von fünfzehn Tagen nach einer Inverzugsetzung behoben wird; (c) mit sofortiger Wirkung bei rechtswidriger oder betrügerischer Nutzung des Dienstes oder bei einem schwerwiegenden Verstoß gegen Artikel 8, der die Sicherheit des Dienstes oder anderer Kunden gefährdet. Die gezahlten Entgelte verbleiben dem Anbieter, und die geschuldeten Beträge werden fällig.

25.6. Zahlungsunfähigkeit. Vorbehaltlich der zwingenden Vorschriften von Buch XX des Wirtschaftsgesetzbuches kann jede Partei den Vertrag im Falle des Konkurses, der Liquidation oder der Einstellung der Tätigkeit der anderen Partei kündigen.

25.7. Wirkungen. Das Ende des Vertrags, gleich aus welchem Grund, beendet die Zugangsrechte des Kunden und der Nutzer, vorbehaltlich der Übergangs- und Exportfrist gemäß Artikel 27. Die Artikel 11, 17.4, 19, 20, 22, 27, 33 sowie Anhang 1, für die Dauer der Verarbeitungen, gelten über das Ende des Vertrags hinaus fort.

Artikel 26. Aussetzung

26.1. Der Anbieter kann den Zugang zum Dienst ganz oder teilweise in dem unbedingt erforderlichen Umfang aussetzen bei einem ernsthaften Risiko für die Sicherheit oder Integrität des Dienstes oder der Daten, bei rechtswidriger oder gegen Artikel 8 verstoßender Nutzung, bei Anordnung einer Behörde oder bei Zahlungsverzug gemäß Artikel 12.

26.2. Der Anbieter informiert den Kunden über die Aussetzung und deren Grund, vorab, wenn die Umstände es erlauben, und hebt sie auf, sobald ihr Grund entfallen ist. Eine gerechtfertigte Aussetzung begründet keinen Anspruch auf Entschädigung.

Artikel 27. Anbieterwechsel, Rückgabe und Löschung der Daten

27.1. Ständiger Export. Während der gesamten Vertragsdauer kann der Kunde seine exportierbaren Daten mittels der Funktionen des Dienstes, insbesondere der Berichte und des Inspektionsexports mit Manifest und Integritätsprüfung, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format exportieren.

27.2. Übergangsfrist. Mit Wirksamwerden der Kündigung, gleich aus welchem Grund, geht der Unternehmensbereich für eine Frist von dreißig Kalendertagen in einen eingeschränkten Modus über. Während dieser Frist kann der Kunde seine exportierbaren Daten einsehen und exportieren. Der Anbieter leistet ihm angemessene Unterstützung, ohne Wechselentgelte, um ihm die Migration zu einem anderen Anbieter oder in seine eigenen Systeme zu ermöglichen. Ist diese Frist technisch nicht durchführbar, informiert der Anbieter den Kunden innerhalb von vierzehn Werktagen nach dessen Antrag unter Angabe von Gründen und legt eine alternative Frist von höchstens sieben Monaten fest.

27.3. Übertragbarkeit und Schnittstellen. Der Anbieter beschreibt in der Dokumentation die Exportformate, die Kategorien exportierbarer Daten und das Verfahren für den Anbieterwechsel. Er stellt keine Wechselentgelte und keine Entgelte für die Datenextraktion in Rechnung. Eine über die Standard-Exportfunktionen hinausgehende Unterstützung kann Gegenstand eines gesonderten, vom Kunden angenommenen Kostenvoranschlags sein.

27.4. Verantwortung für den Export. Es obliegt dem Kunden, seine Exporte vor dem Ende der Übergangsfrist durchzuführen. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, die Kundendaten darüber hinaus aufzubewahren.

27.5. Löschung. Nach Ablauf der Übergangsfrist oder früher auf schriftlichen Antrag des Kunden löscht der Anbieter die Kundendaten aus der Produktionsumgebung. Sie verschwinden aus den Sicherungen nach Ablauf ihres Rotationszyklus, ohne zwischenzeitlich wiederhergestellt werden zu können, außer bei gesetzlicher Verpflichtung. Auf Anfrage bestätigt der Anbieter die Löschung schriftlich. Die Daten, für die der Anbieter Verantwortlicher ist (Artikel 17.3), werden während der in seiner Datenschutzerklärung vorgesehenen Fristen aufbewahrt.

Artikel 28. Einstellung des Dienstes durch den Anbieter

28.1. Der Anbieter kann jederzeit beschließen, die Erbringung des Dienstes ganz oder teilweise aus beliebigem Grund endgültig einzustellen, unter Einhaltung einer Frist von mindestens sechzig Tagen, die dem Kunden auf einem dauerhaften Datenträger mitgeteilt wird.

28.2. Während der Frist bleibt der Dienst unter angemessenen Bedingungen zugänglich und der Kunde verfügt über die Exportfunktionen. Artikel 27 gilt nach Ablauf der Frist, wobei die Übergangsfrist von dreißig Tagen ab dem Datum der Einstellung läuft.

28.3. Der Anbieter erstattet dem Kunden prorata temporis die tatsächlich im Voraus gezahlten Entgelte für den Zeitraum nach dem Datum der Einstellung. Diese Erstattung ist die einzige aufgrund der Einstellung des Dienstes geschuldete Leistung, ohne weitere Entschädigung, vorbehaltlich Artikel 22.6.

28.4. Der vorliegende Artikel schränkt die nach dem Vertrag oder dem Gesetz zulässige Aussetzung oder sofortige Kündigung nicht ein, insbesondere im Falle höherer Gewalt.

Artikel 29. Abtretung

29.1. Abtretung durch den Anbieter. Der Kunde stimmt bereits jetzt zu, dass der Anbieter den Vertrag und die sich daraus ergebenden Rechte und Pflichten ganz oder teilweise an einen Dritten abtritt oder überträgt, insbesondere im Rahmen einer Übertragung von Cloketa, eines Handelsgeschäfts oder eines Tätigkeitszweigs, einer Fusion, einer Spaltung, einer Einbringung oder jeder anderen Umstrukturierung.

29.2. Der Anbieter informiert den Kunden spätestens dreißig Tage nach ihrem Vollzug auf einem dauerhaften Datenträger über die Abtretung. Der Zessionar übernimmt die Pflichten des Anbieters aus dem Vertrag, einschließlich derjenigen aus Anhang 1. Ab der Abtretung ist der Anbieter für die Zukunft von seinen Pflichten befreit.

29.3. Führt die Abtretung zu einer wesentlichen und nachteiligen Änderung der Bedingungen des Dienstes oder der Datenverarbeitung, insbesondere zu einem Hosting außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, kann der Kunde den Vertrag gemäß Artikel 25.3 kündigen.

29.4. Abtretung durch den Kunden. Der Kunde darf den Vertrag nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters abtreten, die dieser nicht ohne berechtigten Grund verweigern darf. Diese Zustimmung ist im Falle einer Fusion oder Spaltung des Kunden nicht erforderlich, sofern der Anbieter innerhalb von dreißig Tagen darüber informiert wird.

Titel VIII — Änderungen und Schlussbestimmungen

Artikel 30. Änderung des Vertrags

30.1. Der Anbieter kann den Vertrag aus einem triftigen Grund ändern, insbesondere aufgrund der Entwicklung des Dienstes, der Gesetzgebung, der Rechtsprechung, der Empfehlungen einer Behörde, seiner Subunternehmer oder seiner Sicherheitspraktiken.

30.2. Änderungen, die die Rechte des Kunden nicht einschränken oder die gesetzlich vorgeschrieben sind, werden mit ihrer Mitteilung oder zu dem angegebenen Datum wirksam.

30.3. Jede andere Änderung wird dem Kunden mindestens dreißig Tage vor ihrem Inkrafttreten auf einem dauerhaften Datenträger mitgeteilt. Der Kunde, der sie ablehnt, kann den Vertrag gemäß Artikel 25.3 kündigen. Erfolgt keine Kündigung vor dem Inkrafttreten oder wird die Änderung im Dienst angenommen, gilt die neue Version.

30.4. Jede Version wird durch eine Nummer, ein Datum des Inkrafttretens und einen digitalen Fingerabdruck gekennzeichnet. Die angenommenen Versionen bleiben für den Kunden im Dienst einsehbar.

Artikel 31. Mitteilungen

31.1. Mitteilungen an den Kunden werden rechtsgültig per E-Mail an die Administratoren, an die Rechnungsadresse oder durch Benachrichtigung im Dienst übermittelt. Der Kunde hält diese Adressen auf dem neuesten Stand.

31.2. Mitteilungen an den Anbieter sind an [email protected] oder über das Support-Modul zu richten. Mitteilungen zum Datenschutz sind an [email protected] zu richten.

31.3. Eine Inverzugsetzung oder eine Kündigung kann per E-Mail mit Empfangsbestätigung, über die im Dienst vorgesehene Funktion oder per Einschreiben mitgeteilt werden.

Artikel 32. Verschiedene Bestimmungen

32.1. Unabhängigkeit. Die Parteien handeln als unabhängige Vertragspartner. Der Vertrag begründet zwischen ihnen weder ein Unterordnungsverhältnis noch ein Mandat, eine Gesellschaft oder eine Vertretung.

32.2. Teilnichtigkeit. Wird eine Bestimmung für nichtig oder nicht entgegenhaltbar befunden, gilt sie als auf die gesetzlich maximal zulässige Tragweite reduziert oder durch die gültige Bestimmung ersetzt, die ihrem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt. Die übrigen Bestimmungen bleiben anwendbar.

32.3. Kein Verzicht. Die Nichtgeltendmachung eines Rechts gilt nicht als Verzicht auf dieses Recht.

32.4. Änderung der Umstände. Jede Partei trägt das Risiko einer Änderung der Umstände im Sinne von Artikel 5.74 des Zivilgesetzbuches, dessen Anwendung ausgeschlossen ist. Preis- und Dienstanpassungen bleiben durch die Artikel 4, 13 und 30 geregelt.

32.5. Sprachen. Der Vertrag kann auf Französisch, Niederländisch, Englisch und Deutsch zur Verfügung gestellt werden. Bei Abweichungen ist die französische Fassung maßgeblich.

Artikel 33. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

33.1. Der Vertrag unterliegt belgischem Recht.

33.2. Vor jeder gerichtlichen Klage, außer in dringenden Fällen oder bei einem Verfahren zur Beitreibung einer unbestrittenen Forderung, teilt die zuerst handelnde Partei die Streitigkeit schriftlich mit. Die Parteien verfügen über dreißig Tage, um eine gütliche Lösung zu suchen; sie können auf eine Mediation zurückgreifen.

33.3. Kommt keine Einigung zustande, fällt jede Streitigkeit in Bezug auf den Vertrag in die ausschließliche Zuständigkeit der Gerichtshöfe und Gerichte des Gerichtsbezirks des Gesellschaftssitzes des Anbieters.

Anhang 1 — Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 der DSGVO)

Der vorliegende Anhang regelt die Verarbeitungen, die der Anbieter (der „Auftragsverarbeiter“) im Auftrag des Kunden (des „Verantwortlichen“) durchführt. Er hat in Fragen des Datenschutzes Vorrang vor jeder anderen Bestimmung des Vertrags.

1. Beschreibung der Verarbeitung

2. Dokumentierte Weisungen

2.1. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch in Bezug auf Übermittlungen, sofern er nicht nach dem Recht der Union oder dem belgischen Recht dazu verpflichtet ist; in diesem Fall teilt er dies dem Kunden vor der Verarbeitung mit, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

2.2. Dokumentierte Weisungen des Kunden sind: der Vertrag, die von befugten Nutzern im Dienst vorgenommenen Einstellungen und Handlungen sowie jede ergänzende schriftliche Weisung, die vom Auftragsverarbeiter angenommen wird. Eine Weisung, die eine spezifische Entwicklung oder spezifische Kosten mit sich bringt, kann Gegenstand eines Kostenvoranschlags sein.

2.3. Der Auftragsverarbeiter informiert den Kunden unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder gegen andere Datenschutzbestimmungen verstößt. Er kann die Ausführung dieser Weisung bis zu ihrer Bestätigung oder Änderung aussetzen.

3. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen einer vertraglichen oder gesetzlichen Vertraulichkeitspflicht unterliegen, nur im erforderlichen Umfang auf die Daten zugreifen und für den Datenschutz sensibilisiert sind.

4. Sicherheit

Der Auftragsverarbeiter setzt die in Anhang 2 beschriebenen Maßnahmen gemäß Artikel 32 der DSGVO um. Der Kunde erkennt an, dass sie unter Berücksichtigung der Art der verarbeiteten Daten ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau bieten.

5. Unterauftragsverarbeiter

5.1. Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für die Inanspruchnahme der in Anhang 2 aufgeführten Unterauftragsverarbeiter sowie ihrer Ersatz- oder Ergänzungsdienstleister.

5.2. Der Auftragsverarbeiter informiert den Kunden über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung mindestens dreißig Tage im Voraus per E-Mail an die Administratoren oder im Dienst, außer in Notfällen in Bezug auf Sicherheit oder Kontinuität; in diesem Fall informiert er den Kunden unverzüglich.

5.3. Der Kunde kann der Änderung innerhalb von fünfzehn Tagen nach der Information schriftlich und aus einem angemessenen, mit dem Datenschutz zusammenhängenden Grund widersprechen. Die Parteien suchen nach Treu und Glauben eine Lösung. Andernfalls kann der Kunde den Vertrag vor dem Inkrafttreten der Änderung kündigen, mit Erstattung prorata temporis der im Voraus gezahlten Entgelte für den nicht erbrachten Zeitraum; dieses Recht ist sein einziger Rechtsbehelf.

5.4. Der Auftragsverarbeiter erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich Datenschutzpflichten auf, die hinreichende Garantien bieten und denen des vorliegenden Anhangs mindestens gleichwertig sind. Er haftet gegenüber dem Kunden für die Erfüllung dieser Pflichten gemäß Artikel 28 Absatz 4 der DSGVO.

6. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

6.1. Die Produktionsdaten und die Sicherungen werden im Europäischen Wirtschaftsraum gehostet.

6.2. Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wenn sie in Anhang 2 angegeben ist und auf einem Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einer anderen in Kapitel V der DSGVO vorgesehenen Garantie beruht, erforderlichenfalls ergänzt durch zusätzliche Maßnahmen.

6.3. Für Push-Benachrichtigungen übermittelt der Auftragsverarbeiter an die Benachrichtigungsdienste der Browser- und Betriebssystemanbieter nur einen minimalen, gemäß dem Web-Push-Protokoll Ende-zu-Ende-verschlüsselten Inhalt sowie technische Kennungen.

7. Unterstützung des Kunden

7.1. Rechte der betroffenen Personen. Der Auftragsverarbeiter stellt im Dienst Funktionen zur Verfügung, mit denen der Kunde Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit beantworten kann. Er leitet jeden direkt von einer betroffenen Person erhaltenen Antrag unverzüglich an den Kunden weiter und beantwortet ihn nicht selbst, außer auf Weisung des Kunden.

7.2. Folgenabschätzungen und Konsultationen. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Kunden die vernünftigerweise verfügbaren Informationen zur Verfügung, um ihn bei der Durchführung einer Folgenabschätzung oder einer vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde zu unterstützen.

7.3. Kosten. Die Unterstützung ist kostenlos, wenn sie auf den Standardfunktionen des Dienstes und der Dokumentation beruht. Eine darüber hinausgehende umfangreiche Unterstützung kann zu einem angemessenen, vorab mitgeteilten Tarif in Rechnung gestellt werden, es sei denn, sie wird durch eine Pflichtverletzung des Auftragsverarbeiters erforderlich.

8. Datenschutzverletzungen

8.1. Der Auftragsverarbeiter meldet dem Kunden jede Datenschutzverletzung so bald wie möglich und spätestens achtundvierzig Stunden, nachdem sie ihm bekannt geworden ist.

8.2. Die Meldung beschreibt, soweit diese Informationen verfügbar sind, die Art der Verletzung, die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Die Informationen können schrittweise bereitgestellt werden.

8.3. Der Kunde bleibt allein verantwortlich für die Meldung an die Datenschutzbehörde und an die betroffenen Personen. Die Meldung durch den Auftragsverarbeiter stellt kein Haftungsanerkenntnis dar.

9. Nachweis der Einhaltung und Audits

9.1. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung von Artikel 28 der DSGVO erforderlich sind, vorrangig durch den vorliegenden Anhang, Anhang 2, einen Standard-Sicherheitsfragebogen und die Bescheinigungen oder Zertifizierungen seiner Unterauftragsverarbeiter.

9.2. Reichen diese Informationen nicht aus, kann der Kunde höchstens einmal pro Zeitraum von zwölf Monaten, unter Einhaltung einer schriftlichen Vorankündigung von dreißig Tagen, ein Audit durch einen unabhängigen, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen lassen, der kein Wettbewerber des Auftragsverarbeiters ist. Das Audit findet während der Geschäftszeiten statt, ohne den Dienst zu stören oder die Sicherheit oder Vertraulichkeit der Daten anderer Kunden zu gefährden. Es geht zu Lasten des Kunden, einschließlich der vom Auftragsverarbeiter angemessenerweise aufgewendeten Zeit.

9.3. Die Häufigkeitsbeschränkung gilt nicht für ein Audit, das von einer Aufsichtsbehörde verlangt wird oder auf eine dem Auftragsverarbeiter zurechenbare Datenschutzverletzung folgt.

10. Anfragen von Behörden

Der Auftragsverarbeiter informiert den Kunden über jede Anfrage einer Behörde auf Zugang zu den Daten, sofern dies nicht gesetzlich verboten ist. Er übermittelt nur die unbedingt erforderlichen Daten und ficht offensichtlich rechtswidrige Anfragen an.

11. Ende der Verarbeitung

Bei Vertragsende ermöglicht der Auftragsverarbeiter den Export und löscht anschließend die Daten gemäß Artikel 27 des Vertrags, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

12. Verzeichnis und Haftung

Der Auftragsverarbeiter führt das in Artikel 30 Absatz 2 der DSGVO vorgesehene Verzeichnis. Die Haftung der Parteien aus dem vorliegenden Anhang richtet sich nach Artikel 22 des Vertrags, unbeschadet der Rechte der betroffenen Personen und der unmittelbaren Pflichten jeder Partei gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Anhang 2 — Sicherheitsmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter

A. Technische und organisatorische Maßnahmen

B. Unterauftragsverarbeiter, die Kundendaten verarbeiten

C. Dienstleister für die eigenen Verarbeitungen des Anbieters

Für die Verarbeitungen, für die er Verantwortlicher ist (Artikel 17.3), nimmt der Anbieter insbesondere Stripe (Stripe Payments Europe Limited, Irland) für die Zahlungen und Brevo für die Mitteilungen in Anspruch. Diese Dienstleister sind in der Datenschutzerklärung des Anbieters beschrieben.

Die aktuelle Liste ist im Dienst und auf www.cloketa.eu einsehbar. Ihre Änderungen folgen dem Verfahren gemäß Punkt 5 von Anhang 1.

Anhang 3 — Nutzungsbedingungen für die Nutzer

Willkommen bei Cloketa. Ihr Arbeitgeber nutzt Cloketa, einen Dienst der Be The Wave SRL (ZDU 0839.986.742), zur Erfassung der Arbeitszeit. Diese Bedingungen erläutern, wie Sie Cloketa ordnungsgemäß nutzen. Sie kosten Sie nichts und ändern Ihren Arbeitsvertrag nicht.

1. Wer macht was? Ihr Arbeitgeber entscheidet, wie Cloketa in Ihrem Unternehmen genutzt wird: Arbeitszeiten, Pausen, Arbeitsorte, Geolokalisierung, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen. Er ist der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer Arbeitsdaten. Be The Wave SRL hostet und betreibt Cloketa in seinem Auftrag. Be The Wave SRL ist verantwortlich für die Daten Ihres Kontos, die für die Anmeldung und die Sicherheit verwendet werden.

2. Ihr Zugang ist persönlich. Behalten Sie Ihre Zugangsdaten, PIN-Codes und QR-Codes für sich. Buchen Sie niemals Zeiten für einen Kollegen und lassen Sie niemanden Zeiten für Sie buchen. Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung, wenn sie Ihnen angeboten wird. Melden Sie Ihrem Arbeitgeber jeden Verlust eines Geräts und jeden verdächtigen Zugriff.

3. Genaue Erfassungen. Erfassen Sie Ihre Arbeitsleistungen nach Treu und Glauben. Ist ein Tag nicht korrekt, schlagen Sie eine Korrektur mit einer klaren Begründung vor. Der ursprüngliche Wert, Ihre Begründung und die Entscheidung bleiben im Verlauf sichtbar.

4. Keine sensiblen Daten in Kommentaren. Geben Sie niemals medizinische Informationen, Diagnosen oder andere sensible Daten in einer Begründung, einem Kommentar oder einem Anhang an. Schreiben Sie zum Beispiel „entschuldigte Abwesenheit“ statt des medizinischen Grundes.

5. Standort. Ihr Arbeitgeber kann Arbeitsorte festlegen und, wenn er dies beschließt, Ihre Position zum Zeitpunkt der Zeitbuchung abfragen. In diesem Fall muss er Sie vorher darüber informieren. Cloketa verfolgt Ihre Bewegungen außerhalb der Zeitbuchungen nicht. Ihr Browser fragt Sie vor jeder Ortung nach Ihrer Erlaubnis; eine Ablehnung kann die Zeitbuchung verhindern, wenn Ihr Arbeitgeber die Ortung verpflichtend gemacht hat.

6. Redliche Nutzung. Versuchen Sie nicht, die Sicherheit zu umgehen, auf Daten zuzugreifen, die nicht für Sie bestimmt sind, oder den Dienst zu stören.

7. Verfügbarkeit. Cloketa ist ein Online-Dienst, der vorübergehend nicht verfügbar sein kann. Folgen Sie in diesem Fall dem Notfallverfahren Ihres Arbeitgebers und tragen Sie Ihre Zeitbuchungen anschließend nach.

8. Ihre Daten und Ihre Rechte. Um Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit) in Bezug auf Ihre Arbeitsdaten auszuüben, wenden Sie sich zunächst an Ihren Arbeitgeber. Für die Daten Ihres Kontos schreiben Sie an [email protected]. Sie können eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen. Die Datenschutzerklärung von Cloketa und die von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellten Informationen beschreiben die Verarbeitungen.

9. Ende des Zugangs. Ihr Arbeitgeber kann Ihren Zugang deaktivieren, zum Beispiel am Ende Ihres Vertrags. Wenn Sie Cloketa für mehrere Unternehmen nutzen, wird jeder Zugang getrennt verwaltet.

10. Änderungen und anwendbares Recht. Diese Bedingungen können sich ändern; eine neue Version wird Ihnen vorgelegt. Sie unterliegen belgischem Recht.