Nachvollziehbare Korrekturen
Fehler passieren. Ihre Korrektur muss nachvollziehbar bleiben.
Eine vergessene Buchung sollte nicht in einem Austausch von Nachrichten enden, die niemand mehr findet. In Cloketa ist jede Korrektur eine Anfrage mit Begründung, die von einem Verantwortlichen bearbeitet wird, und die ursprüngliche Uhrzeit verschwindet nie.
Korrekturantrag
Marie D. · Dienstag
GrundEinstempeln bei Ankunft vergessen
- 08:42 · ursprüngliche Buchung bleibt erhalten
- 08:51 · Antrag an den Teammanager gesendet
Eine Anfrage, eine Entscheidung, ein Verlauf.
Der Arbeitnehmer schlägt vor
Unter « Berichte », Abschnitt « Erfasste Tage », wählt er « Tag korrigieren », gibt die richtigen Uhrzeiten an, erklärt den Grund und klickt auf « Zur Freigabe senden ». Unter « Meine Korrekturen und Abweichungen » verfolgt er seine Anfragen.
Der richtige Manager wird benachrichtigt
Die Anfrage erscheint im Bildschirm Korrekturen der Manager des Teams des Arbeitnehmers, mit einer E-Mail und einer Push-Benachrichtigung. Hat das Team keinen Manager, geht sie an die Manager des übergeordneten Teams, dann an die Administratoren und den Eigentümer.
Er vergleicht und entscheidet
Vorher und nachher nebeneinander, Begründung sichtbar. Er nimmt an oder lehnt ab, wobei er im Fall einer Ablehnung zwingend eine Begründung angeben muss.
Alles bleibt im Verlauf
Die ursprüngliche Uhrzeit, der Vorschlag, die Begründung, der Urheber, die Entscheidung und ihr Datum bleiben erhalten.
Die vergessene Pause von Marie.
Illustratives Beispiel.
Marie hat vergessen, ihre Mittagspause zu stempeln. Ihr Arbeitstag zeigt 9 Std. statt 8 Std. 30 Min. an. Noch am selben Abend klickt sie auf « Tag korrigieren » und fügt ihre Pause hinzu: « Pause von 12:00 bis 12:30 Uhr vergessen ». Am nächsten Tag sieht ihr Vorgesetzter die Anfrage, vergleicht die beiden Versionen und nimmt sie an. Wenn in drei Monaten jemand nachfragt, ist die Antwort da: was erfasst worden war, was geändert wurde, von wem und warum.
Eine Korrektur darf niemals löschen.
- Nichts wird überschrieben: Der ursprüngliche Wert bleibt einsehbar, auch nach einer angenommenen Korrektur.
- Jede Entscheidung hat einen Urheber und ein Datum.
- Die Genehmigungen werden delegiert: Die Manager bearbeiten die Anfragen im Alltag, der Eigentümer und die Administratoren behalten die Kontrolle. Rollen und Organisation
- Niemand ist Richter in eigener Sache: Ein Manager entscheidet nie über seine eigenen Korrekturen. Korrigiert der Eigentümer seinen eigenen Arbeitstag, handelt es sich um eine Selbstkorrektur, die den anderen Verantwortlichen gemeldet wird.
- Die berechtigten Verantwortlichen können den Arbeitstag eines Arbeitnehmers auch direkt korrigieren; ihr Eingreifen wird auf dieselbe Weise nachverfolgt.
- Wenn Ihr Unternehmen dies aktiviert, kann der Arbeitnehmer eine vom Arbeitgeber vorgenommene Korrektur bis zum Monatsabschluss anfechten. Ein Verantwortlicher entscheidet, und die Entscheidung wird nachverfolgt. Monatsbestätigung und Monatsabschluss
- Die Korrekturen erscheinen Schritt für Schritt in der Inspektionsakte.
- Bei einem Arbeitnehmer mit festem Arbeitsplan läuft eine Abweichung nicht über eine Korrektur des Arbeitstags, sondern über eine Abweichung von seinem Arbeitsplan, die mit « Unterschied melden » vorgeschlagen und im selben Bildschirm Korrekturen genehmigt wird. Automatische Arbeitspläne
Ein verlässliches Erfassungssystem erlaubt keine Änderung der Daten, ohne Spuren zu hinterlassen. Das ist einer der Grundsätze der für 2027 angekündigten Pflicht.
Vergessene Buchungen werden erkannt, aber nie an Ihrer Stelle korrigiert.
Alle 5 Minuten erkennt Cloketa wahrscheinlich vergessene Buchungen: nicht gestempelte Ankunft oder nicht gestempelter Abgang, keine Pause nach 6 Std. ununterbrochener Arbeit, lange Pause, nicht abgeschlossene Erfassung. Der Arbeitnehmer erhält eine Erinnerung (Push-Benachrichtigung, sonst E-Mail), und jeder Manager wählt in seinem Profil, was er für seine Teams erhält: nichts, nur nicht abgeschlossene Erfassungen, alles sofort oder eine Zusammenfassung jeden Morgen. Die Fristen werden unter Unternehmen › Vergessene Zeiterfassungen eingestellt.
Nichts wird jemals automatisch korrigiert. Ein offen gebliebener Arbeitstag behält die Stunden wie erfasst, wird als unvollständig gekennzeichnet und bleibt unter « Zu berichtigende Zeiterfassungen » im Bildschirm Korrekturen aufgeführt, bis er korrigiert oder die Meldung als geprüft markiert wurde.
Keine Meldung an Urlaubs-, Schließ- oder Feiertagen und auch nicht für Arbeitnehmer mit automatischem Arbeitsplan.
Ein paar einfache Regeln.
- Schreiben Sie eine sachliche Begründung: « Verspätung im Verkehr », « verlängerte Kundenbesprechung ».
- Geben Sie in einer Begründung oder einem Kommentar niemals einen medizinischen Grund oder eine sensible Information an. Schreiben Sie « entschuldigte Abwesenheit » statt des Grundes.
- Legen Sie fest, wer was genehmigt: Das ist Ihre Organisation, Cloketa wendet die Rollen an, die Sie vergeben.
- Eine Korrektur eines Arbeitstags kann keine bezahlte Pause erzeugen: Bezahlte Pausen gibt es nur in festen Arbeitsplänen.
Häufige Fragen zu den Korrekturen
Wie funktioniert eine Korrektur?
Der Arbeitnehmer öffnet Berichte → « Erfasste Tage » → « Tag korrigieren », gibt den korrekten Tagesablauf und eine Begründung an und klickt dann auf « Zur Freigabe senden ». Ein Verantwortlicher (ein Manager des Teams des Arbeitnehmers, die Personalabteilung (HR), ein Administrator oder der Eigentümer) vergleicht den Tag vorher und nachher und nimmt dann an oder lehnt ab. Eine Ablehnung wird immer begründet.
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Kann ein Arbeitnehmer eine Korrektur durch den Arbeitgeber anfechten?
Ja, wenn Sie diese Option in den Unternehmenseinstellungen aktivieren. Der Arbeitnehmer kann dann eine von einem Verantwortlichen vorgenommene Korrektur bis zum Monatsabschluss anfechten.
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Verschwindet der ursprüngliche Wert nach einer Korrektur?
Nein. Die ursprünglichen Werte der Korrekturen und die Audit-Protokolle werden so lange aufbewahrt wie die Erfassung, auf die sie sich beziehen.
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Darf man den medizinischen Grund einer Abwesenheit in eine Korrektur schreiben?
Nein, niemals. Gesundheitsdaten und andere sensible Daten sind in Begründungen, Kommentaren und Anhängen verboten.
Ich habe vergessen zu stempeln oder mich vertan: Was tun?
Beantragen Sie die Korrektur des betreffenden Tages mit der genauen Uhrzeit und einer kurzen Begründung. Ein Verantwortlicher Ihres Unternehmens (ein Manager, ein Administrator oder der Eigentümer) nimmt sie an oder lehnt sie ab. Sie werden über die Entscheidung informiert.
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Ersetzen Sie Nachrichten durch eine Liste von Anfragen.
Testen Sie es mit einem echten vergessenen Arbeitstag: In zwei Minuten sehen Sie, wie die Anfrage ankommt und wie sie dokumentiert bleibt.