Validation et clôture du mois
Un mois vérifié par ceux qui l'ont travaillé.
Dès le 1er du mois suivant, chaque travailleur relit son relevé et le valide. S'il n'est pas d'accord, il émet une réserve. Vous corrigez si nécessaire, puis vous clôturez le mois : Cloketa l'archive dans un dossier d'inspection signé. Les discussions sur les heures ont lieu maintenant, pas trois mois plus tard.
Quatre temps, chaque mois.
Le relevé apparaît
Le 1er du mois suivant, un bandeau s'affiche sur le tableau de bord de chaque travailleur : « Votre relevé de [mois] attend votre validation », avec le bouton « Voir et valider ». Il reste visible tant que le relevé du mois écoulé n'est pas validé. Le travailleur y retrouve ses journées, ses pauses et ses corrections, puis clique sur « Valider le relevé », ou sur « Valider avec réserve » en expliquant ce qui ne va pas (le commentaire est alors obligatoire).
Les réserves sont traitées
Une réserve déclenche un e-mail aux managers de l'équipe du travailleur. Le responsable lit la réserve et son commentaire dans le rapport du travailleur et corrige la journée si nécessaire, avec un motif. Le relevé passe alors à « À revalider », et le travailleur est invité à le valider de nouveau. Un responsable ne décide jamais pour lui-même.
Les contestations sont tranchées
Si votre entreprise a activé l'option, un travailleur peut contester une correction appliquée par l'employeur sur sa journée, jusqu'à la clôture du mois. Un responsable tranche, et la décision est tracée. Corrections et contestations sont notifiées par e-mail et par notification push.
Le mois est clôturé
La clôture génère automatiquement l'archive mensuelle, un dossier d'inspection signé. L'export paie pour votre secrétariat social se télécharge ensuite séparément, depuis les rapports.
La clôture et la réouverture d'un mois reviennent au propriétaire, aux administrateurs et aux RH. Les réserves vont directement aux managers de l'équipe du travailleur (ou, si l'équipe n'en a pas, à ceux de l'équipe parente, puis à l'administration).
Début novembre chez un commerçant de 7 personnes.
Exemple illustratif.
- 1er novembre
Le relevé d'octobre apparaît sur l'accueil de chaque travailleur.
- 2 novembre
Cinq travailleurs valident sans remarque.
- 2 novembre
Léa valide avec réserve : « Le samedi 18, j'ai fini à 19 h, pas à 18 h. » Les managers de son équipe reçoivent un e-mail.
- 3 novembre
Hugo, le responsable du magasin, vérifie le planning de fermeture et corrige la journée avec un motif. Le relevé de Léa passe à « À revalider » ; elle le valide le soir même.
- 3 novembre
Samir conteste une correction appliquée sur sa pause du 12. Hugo la réexamine et maintient sa décision en expliquant pourquoi. Tout reste dans l'historique.
- 4 novembre
Plus aucune demande ni contestation en attente : la gérante clôture octobre. L'archive du mois est générée, puis elle télécharge l'export paie pour son secrétariat social.
Moins de litiges, des données plus solides.
- Les erreurs sont repérées par la personne qui les connaît le mieux : le travailleur lui-même.
- Une réserve est une demande écrite et datée, pas une remarque orale vite oubliée.
- Après la clôture, le mois est figé, sauf réouverture motivée et tracée : la paie et les exports partent d'une base stable.
- Chaque mois clôturé est archivé dans un dossier d'inspection signé, que vous pouvez télécharger.
Le principe annoncé pour 2027 est un enregistrement objectif, fiable et accessible. Donner à chaque travailleur l'accès à ses heures, et la possibilité de les valider ou de les contester, va dans ce sens. Les modalités exactes dépendront du texte adopté.
Ce qu'il faut savoir.
Statuts et clôture
- Chaque relevé a un statut : validé, validé avec réserve, à revalider ou en attente. Vous le retrouvez dans le rapport du travailleur, dans l'export paie (totaux d'un mois) et dans le dossier d'inspection.
- La validation est une confirmation de lecture : elle ne bloque ni la clôture ni les exports. Un relevé non validé n'empêche donc pas de clôturer.
- Ce qui bloque la clôture : une demande de correction en attente ou une contestation ouverte.
- Le bandeau de rappel ne concerne que le mois précédent. Le relevé ne déclenche ni e-mail ni notification.
Archive et réouverture
- L'archive mensuelle est un fichier ZIP signé. Il contient les pointages, les corrections étape par étape, les totaux journaliers et les validations (en JSON et en CSV), une synthèse PDF et un manifeste signé.
- Elle est conservée pendant la durée du contrat, au maximum 5 ans, puis supprimée à la fin du contrat. Pensez à la télécharger.
- Un mois clôturé peut être rouvert, avec un motif obligatoire inscrit dans l'audit, par le propriétaire, un administrateur ou un RH. Une nouvelle clôture crée une révision : l'archive précédente est conservée et la nouvelle s'y ajoute.
Travailleurs sans compte
- La validation mensuelle demande un compte personnel. Un travailleur qui pointe uniquement sur une borne de pointage (QR personnel ou matricule, puis code PIN) n'y a pas accès : vous pouvez lui remettre son relevé en PDF.
À régler, à garder en tête
- Activation de la contestation des corrections par les travailleurs.
- Avant de clôturer, passez en revue les « Pointages à régulariser » (écran Corrections) : Cloketa y signale les oublis de pointage, et une journée restée ouverte reste incomplète tant qu'elle n'a pas été corrigée ou que l'alerte n'a pas été marquée comme vérifiée. Rien n'est corrigé automatiquement.
- La validation par le travailleur ne remplace pas votre propre contrôle : vérifiez les journées avant la paie.
Questions fréquentes sur la validation et la clôture
Comment fonctionne la validation mensuelle du relevé ?
À partir du 1er du mois suivant, chaque travailleur qui dispose d'un compte peut valider son relevé d'heures du mois écoulé, éventuellement avec une réserve. Une réserve est envoyée par e-mail aux managers de son équipe.
Lire la réponse complète : Comment fonctionne la validation mensuelle du relevé ?
Comment valider mon relevé du mois ?
À partir du 1er du mois suivant, le bandeau « Votre relevé de [mois] attend votre validation » s'affiche sur votre accueil. Cliquez sur Voir et valider, vérifiez vos journées, puis choisissez Valider le relevé ou Valider avec réserve.
Lire la réponse complète : Comment valider mon relevé du mois ?
Un travailleur peut-il contester une correction faite par l'employeur ?
Oui, si vous activez cette option dans les paramètres de l'entreprise. Le travailleur peut alors contester une correction appliquée par un responsable, jusqu'à la clôture du mois.
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Qu'est-ce que la clôture mensuelle ?
C'est l'étape qui arrête un mois une fois vérifié. Elle génère automatiquement l'archive mensuelle du mois. Le propriétaire, les administrateurs et les RH peuvent clôturer.
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Peut-on rouvrir un mois clôturé ?
Oui. Le propriétaire, un administrateur ou un RH peut rouvrir un mois clôturé, avec un motif obligatoire. La réouverture est tracée dans l'audit.
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Que contient l'archive mensuelle ?
C'est un dossier d'inspection signé du mois, au format ZIP, généré automatiquement à chaque clôture. Il est conservé dans Cloketa pendant la durée du contrat, au maximum 5 ans : téléchargez-le.
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