Rôles et organisation
Chacun ses droits. Chaque demande arrive chez la bonne personne.
Dès que l'entreprise dépasse quelques personnes, le gérant ne peut plus tout valider seul. Avec Cloketa, vous répartissez les droits entre propriétaire, administrateurs, RH et managers, et vous découpez l'entreprise en équipes : chaque manager traite les corrections de ses équipes au quotidien, l'administration et les RH gardent la main sur la paie et les exports. Chaque travailleur ne voit que ses propres données.
Qui fait quoi dans Cloketa
Les rôles se donnent entreprise par entreprise. Une même personne peut être travailleur dans une entreprise et manager dans une autre.
Propriétaire
La personne qui crée l'entreprise et accepte le contrat. Il peut tout faire : abonnement et facturation (souscrire, changer de formule, résilier, portail de paiement), paramètres de l'entreprise, équipe, rapports, corrections, horaires, clôtures du mois et tous les exports. Il reçoit les e-mails de facturation et retrouve l'historique des conditions générales acceptées. Son rôle est protégé : il ne peut être ni attribué ni retiré dans l'application. Un transfert de propriété se fait sur demande au support, après vérification.
Administrateur
Les mêmes droits que le propriétaire, abonnement et facturation compris, sauf ce qui touche à la propriété : il ne peut ni modifier le propriétaire, ni réinitialiser sa double authentification, ni se nommer lui-même propriétaire. Avec le propriétaire, il est l'interlocuteur du support Cloketa.
RH
Gère le personnel et les équipes : invitations et désactivations, équipes, sous-équipes et managers. Voit toute l'entreprise, décide des corrections, des horaires et des clôtures du mois, et accède à l'export paie, au dossier d'inspection, aux archives et à l'export complet. Pas d'accès à l'abonnement ni aux paramètres de l'entreprise.
Manager
Supervise les pointages de ses équipes et de leurs sous-équipes : rapports, présence en direct, corrections à valider ou refuser (avec un motif obligatoire en cas de refus), contestations à trancher, dérogations aux horaires. Il est prévenu des corrections et des réserves de validation mensuelle de ses équipes. Il ne décide jamais pour lui-même. Pas d'export paie, pas de dossier d'inspection, pas de clôture du mois, pas de paramétrage, pas de gestion de l'équipe, pas d'abonnement.
Travailleur
Ne voit que lui-même. Il pointe en choisissant son lieu de travail, consulte ses heures (et les télécharge en CSV ou PDF), demande des corrections, peut contester une correction appliquée par l'employeur jusqu'à la clôture du mois (si l'entreprise l'a activé) et valide son relevé mensuel, éventuellement avec une réserve.
Travailleur sans compte. Un extra, un étudiant ou un ouvrier sans adresse e-mail peut être créé sans compte. Il pointe uniquement sur une borne de pointage, avec son QR personnel ou son matricule, puis son code PIN, et ne se connecte jamais à l'application. Remettez-lui les conditions d'utilisation en PDF : l'écran Équipe le rappelle, avec le lien de téléchargement. Comme il n'a pas de compte, il ne valide pas de relevé mensuel : vous pouvez lui remettre son relevé en PDF.
Le propriétaire, les administrateurs, les RH et les managers qui ne font que gérer ne comptent pas dans le prix. Ils ne comptent que s'ils pointent eux-mêmes. Voir les tarifs
Les données qui sortent de Cloketa restent entre de bonnes mains
- Propriétaire, administrateurs et RH : rapports, CSV, PDF, export paie, dossier d'inspection, archives de période et export complet de l'entreprise.
- Managers : présence en direct et rapports des travailleurs de leurs équipes et sous-équipes, consultables et téléchargeables en CSV ou PDF, sans export paie, dossier d'inspection, archives ni export complet.
- Travailleurs : leurs propres heures, en rapport, CSV ou PDF.
Des décisions toujours prises par quelqu'un d'autre
- Un manager ne valide jamais ses propres corrections : elles sont décidées par un autre responsable.
- Quand le propriétaire corrige sa propre journée, la correction est marquée comme auto-correction et signalée aux autres responsables.
- Un refus est toujours motivé, et chaque décision (acceptation, refus, contestation tranchée, clôture, réouverture) garde son auteur et sa date.
L'organigramme
Dessinez votre entreprise telle qu'elle fonctionne
Créez vos équipes et sous-équipes (un atelier, des équipes de chantier par région, un magasin, la cuisine et la salle…), rattachez chaque travailleur à son équipe (une seule par travailleur) et désignez ses managers : une équipe peut en avoir plusieurs, choisis parmi les personnes qui ont le rôle Manager. Chaque manager supervise ses équipes et leurs sous-équipes. La correction d'un ouvrier de l'équipe Namur arrive chez le chef d'équipe de Namur, pas chez le gérant.
- Rapports par équipe : chaque manager ne voit et ne télécharge que les rapports de ses équipes et sous-équipes.
- Le bon décideur : une demande va aux managers de l'équipe du travailleur. Si l'équipe n'a pas de manager, elle va à ceux de l'équipe parente, puis aux administrateurs et au propriétaire.
- Le rôle RH : il gère le personnel (invitations, désactivations, équipes et managers), voit toute l'entreprise, exporte les données (export paie et dossier d'inspection compris) et décide des corrections, des horaires et des clôtures, sans accès à l'abonnement ni aux paramètres de l'entreprise.
- Clôture par l'administration : la clôture du mois revient au propriétaire, aux administrateurs et aux RH.
- Vue d'ensemble préservée : le propriétaire, les administrateurs et les RH voient toute l'entreprise.
Inclus dans l'offre Enterprise ; en option dans les autres formules, pour 0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois.
Une entreprise d'installation de 14 personnes
Julie, la gérante, est propriétaire. Son associé Marc est administrateur. Nadia gère le personnel et les plannings : elle a le rôle RH. L'entreprise a deux équipes : Chantiers (manager : Karim, chef de chantier, qui pointe aussi ses propres journées) et Atelier (manager : Nadia).
Exemple illustratif.
- Lundi, 17:30
Tom a oublié de pointer son retour de pause. Il clique sur « Corriger la journée » depuis son téléphone et envoie sa demande pour validation. Karim, manager de l'équipe Chantiers, est prévenu par e-mail et par notification.
- Lundi, 17:32
Karim compare avec ce qu'il a vu sur le chantier et accepte la demande.
- Mardi
Karim demande à corriger sa propre arrivée : il ne peut pas la décider lui-même. La demande passe à l'équipe parente puis à l'administration, et c'est Marc qui l'accepte.
- Mardi
Lucas, apprenti à l'atelier sans adresse e-mail, pointe sur la borne de pointage de l'atelier avec son matricule et son code PIN.
- Début du mois suivant
Chacun valide son relevé. Une réserve arrive par e-mail chez Karim, qui corrige la journée concernée. Nadia clôture le mois et télécharge l'export paie pour le secrétariat social.
Prix : 12 travailleurs actifs, dont Karim et Lucas (Julie, Marc et Nadia ne pointent pas) → formule Team, 299 € HTVA / an.
Des droits répartis, sans perte de contrôle
- Le rôle du propriétaire est protégé : personne d'autre que lui ne peut le modifier, et un administrateur ne peut pas se nommer propriétaire.
- La double authentification d'un membre peut être réinitialisée par le propriétaire ou un administrateur. Celle d'un propriétaire, uniquement par un propriétaire.
- Lorsque le support Cloketa doit accéder à votre espace pour vous aider, c'est encadré : motif obligatoire, nouvelle authentification, journalisation et notification à la personne concernée. Sécurité et données
Quelques conseils pour bien répartir les droits
- Désignez au moins deux personnes avec des droits étendus (propriétaire et administrateur) : si l'une s'absente ou quitte l'entreprise, l'accès n'est pas bloqué.
- Donnez les droits étendus avec parcimonie : ce que fait un administrateur dans Cloketa engage l'entreprise.
- Confiez le rôle de manager aux personnes qui suivent les équipes sur le terrain : elles traitent les corrections de leurs équipes sans accéder à la paie ni à l'abonnement. Une équipe peut avoir plusieurs managers, pour assurer les remplacements.
- Confiez le rôle RH à la personne qui gère le personnel et la paie : elle prépare les exports et clôture le mois sans toucher à l'abonnement.
- Retirez sans attendre les accès de quelqu'un qui quitte l'entreprise ou change de fonction. Depuis l'écran Équipe, ouvrez sa fiche et utilisez « Mettre fin à l'emploi et désactiver l'accès » : vous choisissez le dernier jour, l'accès est coupé (QR et PIN compris) et ses pointages sont conservés. La personne peut être réinvitée plus tard.
- Votre fiduciaire ou votre secrétariat social peut recevoir un accès si vous le souhaitez. Ce n'est jamais automatique, et vous pouvez le retirer à tout moment.
Questions fréquentes
Quels rôles existent dans Cloketa ?
Cinq rôles : Propriétaire, Administrateur, RH, Manager et Travailleur. Vous les attribuez librement, entreprise par entreprise.
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Comment déléguer les validations à des managers par équipe ?
Dans l'organigramme, vous découpez l'entreprise en équipes et sous-équipes, et vous désignez leurs managers. Les demandes d'un travailleur arrivent chez les managers de son équipe. Les équipes et leurs managers sont inclus dans l'offre Enterprise et disponibles en option dans les autres formules, pour 0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois.
Lire la réponse complète : Comment déléguer les validations à des managers par équipe ?
Un manager voit-il toute l'entreprise ?
Non. Un manager est limité à ses équipes et à leurs sous-équipes. Seuls le propriétaire, les administrateurs et les RH voient toute l'entreprise. Les équipes et leurs managers sont inclus dans l'offre Enterprise et disponibles en option dans les autres formules, pour 0,50 € HTVA par travailleur actif et par mois.
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Un manager peut-il valider ses propres corrections ?
Non. Un manager ne décide jamais pour lui-même : ses propres demandes sont traitées par un autre responsable.
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Peut-on ajouter un travailleur sans adresse e-mail ?
Oui. Vous pouvez créer un travailleur sans adresse e-mail : il pointe uniquement sur une borne de pointage, avec son QR personnel (ou son matricule) et son code PIN, et ne se connecte jamais à un compte.
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Un administrateur peut-il modifier le propriétaire ? Comment transférer la propriété ?
Non. Le rôle du propriétaire ne peut être modifié que par lui-même. Un administrateur ne peut ni le rétrograder, ni se promouvoir propriétaire, ni réinitialiser sa double authentification.
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